Business Grammar

Usando artigos (a / an / a)

07 Jul 2019

As dicas a seguir definem as regras básicas para os artigos de uso (a / an / a). Durante a próxima semana, consulte as dicas sempre que você ler um documento de negócio, um artigo de revista, uma página web, etc Localize um poucos substantivos na leitura e use as dicas para analisar o uso do artigo.

Usando artigos corretamente é uma habilidade que se desenvolve ao longo do tempo através de muita leitura, escrita, fala e escuta. Pense sobre as regras abaixo e suportá-las em mente ao ler e ouvir a língua em torno de você. Logo você vai achar que você não tem que pensar mais as regras. Uso vai se tornar natural para você.

Regras Gerais de Uso


um / uma


nenhum artigo

E plural

uma carta
uma factura

a carta
a factura


E plural


as letras
as facturas




as informações


O uso do artigo indefinido (a / s)

  • Use um ou quando é a primeira vez que mencionar ou falar alguma coisa.
  • Use um ou uma com singular, substantivos contáveis.

Você poderia me deixe ter um envelope?

Eu comprei uma máquina de fax ontem.

uma carta para você.

O uso do artigo definido (a)

  • Use quando o leitor é claro sobre o que está a ser referido.

Por favor, feche a porta.

Na sequência da reunião de 04 de dezembro ... ...

Enviamos o arquivo que você solicitou ao Departamento de Vendas.

  • Use a quando o substantivo já foi mencionado.
Recebi uma carta de um cliente reclamando uma pessoa de vendas no nosso ramo de Mongkok. O cliente disse que o vendedor foi rude com ela quando ela tentou fazer uma pergunta. Vou passar a letra para você.
  • Use o quando é evidente que há apenas um de alguma coisa.
O Gerente Geral veio ao nosso escritório ontem.

Zero artigo

Nós podemos omitir os artigos com a generalização sobre plural substantivos contáveis e também com substantivos incontáveis.

O Departamento de Atendimento ao Cliente trata das reclamações. (Todas e quaisquer reclamações)

Funcionários que não cumprem as normas da empresa receberá avisos). (Todo o pessoal; empresa todas as normas

A produção começará em maio. (Substantivo incontável)


Using Precise Active Verbs

05 May 2019

Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.


John Smith will contact you at 11.30 p.m.


John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.


John Smith will visit you at 11.30 p.m.



We must consider this problem.


We must resolve this problem.



The report is a summary of previous research on drinking.


The report summarises research on drinking.



The copy editor made an improvement to the draft.


The copy editor improved the draft.



John is responsible for the distribution of the daily marketing report.


John distributes the daily marketing report.



Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.


Jane Smith will improve the invoicing system.



Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.


Human Resources interviews and employs all candidates.



All credit card approval is done by Jane Smith.


Jane Smith approves credit cards.


Using Prepositions of Place

10 Mar 2019

Prepositions are used to relate things or people to various ways of time, place, direction and distance. It is difficult to use prepositions correctly as most of them have a variety of uses and meaning.

Reading through the examples below will help you to become more familiar with the uses and meanings of prepositions of place.

About (approximate position)

I have left the file lying about somewhere.


The accounts department is around the corner.

At (place)

He spent Saturday afternoon at work.
He's staying at the Sheraton Hotel.
I'll meet you at the airport.

At (direction)

We have aimed our campaign at young professionals.

By (close to)

The warehouse is by the main post-office.
The new airport is located by the harbour.

From (source)

This car was imported from Japan.
Where did you get this software from?

In (three-dimensional space)

Los Angeles is in California
The money is kept in the safe.

On (two-dimensional line or surface)

The file is on the desk.
The notice is on the wall.
California is on the Pacific coast.

Through (direction between two points in space)

It can take a long time to clear goods through customs.
Once we're through the city, we'll be able to drive faster.

To (movement, destination)

I have to go to Singapore next week.
The taxi will take you to the airport.
I will bring you to the conference tomorrow.

"For" vs. "Since" vs. "Ago"

10 Feb 2019


We use for when we are talking about the duration of an action or state, i.e. how long something takes:

I have lived in London for seven years. (This tells us how long I have lived in London.)

For is a preposition here. Although generally used with the present perfect tense, for is also used with other tenses.


We use since when we are talking about the time the action or state started:

I have lived in London since 1997. (This tells us when I started living in London.)

Since can be a preposition (since five o'clock) or a conjunction (since I met her). Since is usually used with the present perfect tenses.


Ago is used to say when past events happened, going back from today to the past:

I came to Japan seven years ago.
I passed my driving test two months ago.

Ago is an adverb and is used with the past tense.


Vertical Lists: Using Bullets or Numbers

13 Jan 2019

Use numbered lists when working with instructions that are to be carried out in sequence. If the sequence of items is not essential, use bullets.

Example of a Numbered List:

Follow these general steps when you plan a database:

  1. Decide on which categories of information you want to work with, and plan a separate database file for each category.
  2. Analyze your current information management system to determine the tasks to perform.
  3. Decide on the data you want the file to contain, and plan the fields to hold the data.
  4. Determine the relationship between your file and other files containing useful data.

Example of a Bulleted List:

Keep these points in mind:

  • Merge fields by typing the field name with symbols.
  • Use a text field to set data in the browser.
  • Add symbols among merged fields on the layout.
  • Format merged fields with the formatting option.

Removing Unnecessary Verb-Noun Combinations

30 Dec 2018

There is something about writing that makes us express ourselves more formally than we would do in speech. For example, you might chat with a co-worker about how you are going to evaluate a marketing campaign. But when you sit down to write a report about it, for some reason you find yourself writing about "the evaluation of the marketing campaign".

This habit, which we call nominalisation, is very common in all areas of government and the business world. What happens is that instead of using a verb, for example, to evaluate, the writer uses the related noun, evaluation.

You're probably thinking that there's nothing wrong with that, but nominalisations appear all over our writing. They lengthen our sentences and make the writing less lively, less human and more official. They prevent our writing being clear as actions are hidden in the nouns.

Here's an example:

Example: The programmer will be a new addition to our staff's expertise.
The programmer will add to our staff's expertise.

Example: On this site you will learn how to find solutions to your writing problems.
Revised: helps you solve your writing problems.

Of the verb-noun problems the "made" trap stands out as the most common:

  • made a suggestion (suggested)
  • made a recommendation (recommended)
  • made a choice (chose)
  • made an agreement (agreed)
  • made a presentation (presented)
  • made a proposition (proposed)
  • made a decision (decided)
  • made a revision (revised)

Other common verb-noun problems include:

  • gave an explanation (explained)
  • submitted a resignation (resigned)
  • expressed opposition (opposed)
  • took under consideration (considered)
  • provided maintenance (maintained)
  • reached a conclusion (concluded)
  • provided information (informed)
  • provided a quotation (quoted)
  • came to a realization (realized)
  • conducted an investigation (investigated)
  • put on a performance (performed)
  • led to a reduction (reduced)
  • had a suspicion (suspected)
  • had an expectation (expected)
  • used exaggeration (exaggerated)
  • gave authorization (authorized)



Usage of Commas

16 Dec 2018



to separate independent clauses

The following conjunctions are used in such cases:

and, but, for, nor, or, so & yet¹

The workers demanded extra pay, but the management refused to give it.


after introductory

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

a) If you don't finish it tonight, you'll be late.
b) As a matter of fact, I'm going on vacation to Singapore next week.
c) Unfortunately, we aren't able to agree to all your demands.



a) sub-clauses

b) phrases
c) words

appear in the middle of the sentence.

a) Jill, who was sitting behind her desk, gave Tim a smile.
b) We, as a matter of course, will contact your former employer.
c) We have, however, found a number of errors.


to set off three or more words, phrases or main clauses in a series.

She went into the office, sat down at her desk, and started surfing the Net.
He's lived in London, Paris, Hong Kong, Tokyo and New York.


to set off two or more coordinate adjectives if the meaning does not change when the order is altered.

We had to travel over several narrow, winding, dangerous roads.


at the end of a sentence in order to indicate a pause.

He was just ignorant, not stupid.


to set off a nonrestrictive (also non-defining) relative clause².

Unitech, which was established in 1992, employs over 750 workers.


when someone is addressed directly.

Richard, can you do me a big favour?


to show an appositive³.

Chris Patton, former governor of Hong Kong, is still very popular in Hong Kong.


in dates.

Yes, May 11, 20xx, was the date of the last AGM.


in front of tag questions.

You've met this client before, haven't you?


after digits indicating thousands.


¹ Note that 'but' and 'and' do not take a comma when both clauses are relatively short.
restrictive relative clauses = they tell us which person or thing, or which kind of person or thing, is meant;
non-restrictive relative clauses = they tell us more about a person or thing that is already identified.
When an appositive is only one word, no comma is needed.


Isso que vs

07 Oct 2018
Quais e que são difíceis de aprender para quem estuda Inglês como segunda língua, porque ninguém, nem mesmo as pessoas que deveriam saber melhor, está no sítio certo!

Tudo tem a ver com restritivas (ou explicitar) frases e cláusulas.

Você usar isso para introduzir uma frase ou cláusula restritiva que descreve um lugar ou coisa. Outro termo para restritiva é "definir". "Definição" é uma maneira mais fácil de lembrar a regra. Frases que definem e cláusulas adicionar detalhes essenciais para uma sentença. Eles nunca são introduzidos com uma vírgula, porque eles são essenciais para a descrição.

Por exemplo:

A: Qual pasta pertence a você?
B: A pasta que está marcado "KF" pertence a mim.

Nota: "que está marcado", descreve a maleta.

Que introduz frases sem restrições ou undefining e cláusulas. Estas frases adicionar detalhes extras que você pode omitir sem alterar a sentença. Eles são introduzidos e concluídos com vírgulas.

Por exemplo:

R: Conte-me sobre o livro que você leu.
B: O livro, que eu tenho da biblioteca na semana passada, é um mistério muito emocionante.

Nota: "que eu tenho a partir da biblioteca" é um detalhe desnecessário.


Dica pontuação: Colon vs Semicolon

23 Sep 2018


Tanto o cólon (:) eo ponto e vírgula (;) são usados ​​muito comumente na escrita do negócio, no entanto, há muitas vezes uma grande confusão sobre qual deles usar e quando usá-los. Para evitar confundi-lo ainda mais, aqui vamos apenas olhar para o principal uso de cada um.

Um cólon é mais comumente usado para introduzir uma lista (muitas vezes depois ", por exemplo ',' saber ',' i.e '.' Da seguinte forma 'como a seguir", etc.) Olhe para estes exemplos:

A citação foi dividido nas seguintes seções: curso de desenvolvimento, ensino e pré / pós-curso testes.

O Departamento de Recursos Humanos é composta por duas seções, a saber: o Departamento de Pessoal e do Departamento de Formação.

Oferecemos vários tipos de oportunidades de investimento, por exemplo: títulos de renda, trusts e moeda estrangeira.

No entanto, se os itens em uma lista a seguir os dois pontos são longos ou conter vírgulas, eles devem ser separados uns dos outros usando ponto e vírgula. Isso ajuda a fazer a frase mais clara e fácil de ler. Por exemplo:

Por favor, envie esta carta para as seguintes empresas: Hon, Wang e Staunton Ltd.; Baxter-Mackenzie, e Zerox Co. Ltd.

O seminário escrita do negócio irá cobrir três áreas principais: clara, concisa e moderna Inglês; de layout, estrutura e organização de textos comerciais, e, estilos de escrita do negócio.



Usando verbos modais para expressar Possibilidade

26 Aug 2018
Há momentos em que escritores são incertos sobre o que vai acontecer e precisa se ​​referem a eventos futuros como possibilidades ou probabilidades, e não como certezas futuras.

Aqui, vamos rever brevemente a linguagem usada para mostrar como "provável" são eventos futuros, ou seja, qual é a chance que eles vão acontecer.

Podemos usar certos verbos modais seguido pelo infinitivo nu (ou seja, o infinitivo sem 'to') para se referir ao futuro. Esses verbos modais pode ser usado na voz ativa e passiva.

Maio / Might + infinitivo bare

. Pode e poderia são usados ​​para expressar a possibilidade incerta de uma ação no futuro. De maio expressa forte possibilidade de poder.

As taxas de juros pode aumentar nos próximos meses.
As taxas de juros pode ser aumentado nos próximos meses.

Poderia / Can + infinitivo bare

Usamos pode e poderia expressar possibilidade futura, quando a possibilidade está relacionada com sugestões, planos ou projectos.

Os advogados da empresa acho que poderia levar muito tempo para redigir o contrato.
Estamos expandindo no exterior, para que eu pudesse ser enviado para a China ou Taiwan nos próximos meses.

Pode expressa forte possibilidade do que poderia. No entanto, como a possibilidade de pode ser facilmente confundida com a lata de capacidade, pode / poderia são normalmente utilizados para evitar confusão.

Eles podem entregar amanhã na hora. (Eles são capazes de entregar a tempo)
Eles podem entregar amanhã na hora. (É possível para eles para entregar a tempo)

Qual o significado se destina? Para evitar o uso essa confusão pode.

Eles podem / poderiam entregar amanhã na hora. (É possível para eles para entregar a tempo)
Eles podem / puderam comparecer à reunião de sexta-feira.

Poderia também é utilizado para expressar uma possibilidade condicional, isto é, a possibilidade de ocorrência de algo ou não depende outra coisa acontecendo.

Nós poderíamos ir para Macau na próxima semana, se você tomar segunda-feira de folga.
A companhia poderia se expandir se tivesse mais capital.

Usando o Past Perfect Tense

15 Jul 2018
O pretérito perfeito é usado para se referir às ações que ocorreram e foram concluídas no passado. Passado perfeito é frequentemente usado para enfatizar que uma ação, evento ou condição terminou antes de outra ação passada, evento ou condição começou.

Cada um dos verbos destacados nas frases a seguir está em perfeito passado.

John chegou a 17:00 mas o Sr. Turner tinha fechado a loja

Todos os eventos nesta sentença ocorreu no passado, mas o ato de fechar a loja tem lugar antes de João chega à loja.

Depois encontramos o restaurante que Anne tinha-nos dito sobre, nós comemos o jantar lá toda sexta-feira.

Aqui o elogio ("tinha dito") precede a descoberta ("encontrado") do restaurante. Ambas as ações tiveram lugar algum tempo antes do momento de falar ou escrever.

Bill tinha esgotado todo o papel colocado para que uma nova ordem.

Nesta frase, ambas as ações têm lugar no passado, mas a usar a do papel ("tinha usado up") precedeu a ordenação do novo papel.

Erros comuns de uso

Um erro comum é usar o pretérito perfeito desnecessariamente para se referir a eventos passados.

Sim, eu já tinha dado a eles a minha resposta. incorrect

No exemplo acima, passado perfeito é usada desnecessariamente em vez do presente perfeito, talvez porque tinha dado parece mais "passado" do que ter dado.

Aqui está outro exemplo de misuage do passado perfeito:

Vários anos atrás, tínhamos vendido máquinas de fax, mas não mais. incorrect

Aqui, o passado simples vendidos é suficiente (mesmo que vendemos máquinas de fax é antes de nós não mais), porque você não está comparando os dois tempos passados.

DICA: É melhor evitar o pretérito perfeito a menos que você tem certeza de como usá-lo. Na verdade, não é muito usada na escrita do negócio.


Problemas com Preposições

17 Jun 2018


Regra n º 1

Você pode terminar uma frase com uma preposição. Só não use preposições extra quando o significado é claro sem eles.

tick1 Isso é algo que não posso concordar.
tick1 Como muitos de vocês eu posso contar?
tick1 Aonde ele (a)?
tick1 Onde você conseguiu isso (at)?
tick1 Eu vou mais tarde (em).
tick1 Tire os sapatos (de) a cama.
tick1 Você não pode olhar para fora (de) a janela.
tick1 Cortá-lo (para cima) em pedaços pequenos.

Regra 2

Use a com expressões que indicam o tempo de uma ocorrência.

Ele nasceu em 23 de Dezembro.
Vamos chegar no quarto.

Regra 3

0f nunca deve ser usado no lugar de ter.

tick1 Eu deveria ter feito isso.
incorrect Eu deveria fazer isso.

Regra 4

Entre refere-se a dois. Entre é usado por três ou mais.

Dividir o dinheiro entre os dois de você.
Dividir o dinheiro entre os três de você.

Regra 5

Para entrada implica, em não o faz.

Sally entrou no escritório.
Sally estava esperando no escritório.
Corte o bolo em seis fatias. (A faca entra no bolo.)

Comparação dos Adjetivos

20 May 2018
Quando você estava na escola que você provavelmente foram perfurados na comparação dos adjetivos: interessante, mais interessante, mais interessante, justo, justo o mais justo, etc

Os dois exemplos acima são de regular as formas de comparação. No entanto, um problema comum é não saber quando usar-er,-est-ou - mais. Adj +-,-mais + adj.

Na verdade, há uma regra muito simples para ajudar a lembrar que comparativa forma de usar. Contar o número de sílabas em um adjetivo. Sílabas são os sons que compõem uma palavra. Por exemplo:

grande tem um som ou uma sílaba,
cle ver tem duas sílabas,
um gant rro tem três sílabas e
em dizer i gent tem quatro sílabas.

Adjetivos que contêm uma ou duas sílabas seguir o-er,-est-, a forma. Por exemplo: grande, maior, maiores, e inteligente, mais esperto inteligente,.

Adjetivos que contêm mais de duas sílabas seguir a forma mais-,-mais. Por exemplo: arrogante, mais arrogante, mais arrogante, inteligente, mais inteligente, mais inteligente.

Isso é uma regra fácil de lembrar!


Evite usar Negativos Too Many

06 May 2018
Se você quer irritar um leitor, use palavras negativas. Não são apenas palavras negativas chato, mas a pesquisa mostra que o cérebro leva mais tempo para entender uma afirmação negativa do que positiva. Eles causam confusão!

Por escrito, negativos incluem 'un' palavras como 'desnecessária' e 'menos'; verbos com associações negativas como 'evitar' e 'deixar', bem como as mais óbvias, como 'não', 'não', 'exceto' , 'menos de' e 'não mais'. Quando os leitores são confrontados com uma negativa, eles devem primeiro imaginar a alternativa positiva, em seguida, mentalmente anulá-lo.

A única negativa é pouco provável que cause problemas, embora muitos eleitores uma eleição fez uma pausa confrontada com o desafio cabine de votação:

Vote por não mais de um candidato. (Claro)
Votar em um candidato apenas. (Claro)

Mas quando dois, três ou mais negativos estão reunidos na mesma sentença, o que significa pode tornar-se incerto, assim como nesta nota de um advogado ao seu cliente, um subscritor:

Subscritores são, consideramos, livre para formar a visão de que James Irmãos ainda não mostrou a sua satisfação que os sacos de curto desembarcou não foram descarregados do navio, e não foram perdidos em trânsito entre Hong Kong e Cingapura, quando não estavam coberto por esta apólice.

A frase acima é muito confuso, devido ao número de palavras negativas!

Aqui estão alguns exemplos de como reescrever frases negativas mais positivamente:

Nós não vai ajudar a menos que você dê-nos uma menção especial.
Nós vamos ajudar se você dar-nos uma menção especial

A empresa não vai pagar menos que os funcionários também contribuem.
A empresa pagará somente se empregados contribuem.

Seu crédito não será prorrogado até que você paga-nos o que você deve.
Vamos estender-lhe crédito, se você pagar o que deve.
Ficaríamos felizes de estender o seu crédito, uma vez que receber o pagamento para o que você deve.

Não estamos abertos aos sábados ou domingos.
Estamos abertos de segunda a sexta-feira.

Não estávamos preparados para o seu pedido.
O seu pedido nos pegou de surpresa.


Uso de pronomes para evitar escrever Sexista

18 Mar 2018

Pronomes como ele, ela, ele, nós, eles, e você está em para substantivos e, portanto, deve coincidir com os substantivos que estão substituindo, em número (singular ou plural) e gênero (masculino ou feminino). Se o substantivo está no singular, o pronome deve ser também.

incorrect Todo mundo precisa remover seus pertences. (Todo mundo é singular, a sua é plural.)
tick1 Todo mundo precisa remover seus pertences.

  • Não use only 'seu' para se referir a um substantivo - esta é considerada como linguagem sexista!
  • Em um breve documento com uma referência único pronome, recomendamos que você use a sua no lugar do substantivo.
  • Em um longo documento com referências pronome múltiplos, você pode alternar entre ela e seus todo o documento para evitar a repetição constante. Se isso não funcionar para você, simplesmente reescrever a frase para que você não precisa fazer a escolha.

A frase acima poderia também ser reescrita como:

tick1 Você precisará remover seus pertences.
Mudando de assunto para um plural também funciona:
tick1 Os funcionários precisam retirar seus pertences.