Business Grammar

Usando gli articoli (a / an / i)

07 Jul 2019

I seguenti suggerimenti forniscono le regole di base per gli articoli utilizzando (a / an / i). Durante la settimana prossima, fare riferimento alle punte quando si legge un documento di lavoro, un articolo di giornale, una pagina web, ecc Individuare pochi sostantivi nella lettura e uso le punte per analizzare l'utilizzo dell'articolo.

Utilizzo di articoli è correttamente una capacità che si sviluppa nel tempo attraverso un sacco di leggere, scrivere, parlare e ascoltare. Pensate alle regole qui sotto e tenere a mente durante la lettura e l'ascolto della lingua intorno a voi. Presto vi accorgerete che non si deve pensare a delle regole più. Uso diventerà naturale a voi.

Regole generali di utilizzo


a / an


nessun articolo

E plurale

una lettera
una fattura

la lettera
la fattura


E plurale


le lettere
le fatture




le informazioni


L'uso del l'articolo indeterminativo (a / a)

  • Utilizzare una o quando è la prima volta che citiamo o parlare di qualcosa.
  • Utilizzare una o con singolari, sostantivi numerabili.

Potrebbe farmi avere una busta?

Ho acquistato un fax ieri.

C'è una lettera per te.

L'uso del l'articolo determinativo (la)

  • Utilizzare il quando il lettore è chiaro su cosa si sta riferendo.

Si prega di chiudere la porta.

A seguito della riunione del 4 dicembre ... ...

Abbiamo inviato il file richiesto per l'ufficio vendite.

  • Utilizzare il quando il nome è stato indicato in precedenza.
Ho ricevuto una lettera da un cliente lamentano di una persona di vendite nel nostro settore Mongkok. Il cliente ha detto che il venditore è stato scortese con lei quando ha cercato di porre una domanda. Passerò la lettera su di te.
  • Utilizzare il quando è chiaro che vi è un solo di qualcosa.
Il Direttore Generale è venuto al nostro ufficio di ieri.

Articolo Zero

Si può omettere articoli, con la generalizzazione su plurale sostantivi numerabili e anche con sostantivi non numerabili.

Il Servizio Clienti gestisce i reclami. (Tutti gli eventuali reclami)

Il personale che non osservano regolamenti aziendali riceveranno avvisi). (Tutto il personale; società tutti i regolamenti

La produzione inizierà a maggio. (Sostantivo non numerabile)


Using Precise Active Verbs

05 May 2019

Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.


John Smith will contact you at 11.30 p.m.


John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.


John Smith will visit you at 11.30 p.m.



We must consider this problem.


We must resolve this problem.



The report is a summary of previous research on drinking.


The report summarises research on drinking.



The copy editor made an improvement to the draft.


The copy editor improved the draft.



John is responsible for the distribution of the daily marketing report.


John distributes the daily marketing report.



Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.


Jane Smith will improve the invoicing system.



Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.


Human Resources interviews and employs all candidates.



All credit card approval is done by Jane Smith.


Jane Smith approves credit cards.


Using Prepositions of Place

10 Mar 2019

Prepositions are used to relate things or people to various ways of time, place, direction and distance. It is difficult to use prepositions correctly as most of them have a variety of uses and meaning.

Reading through the examples below will help you to become more familiar with the uses and meanings of prepositions of place.

About (approximate position)

I have left the file lying about somewhere.


The accounts department is around the corner.

At (place)

He spent Saturday afternoon at work.
He's staying at the Sheraton Hotel.
I'll meet you at the airport.

At (direction)

We have aimed our campaign at young professionals.

By (close to)

The warehouse is by the main post-office.
The new airport is located by the harbour.

From (source)

This car was imported from Japan.
Where did you get this software from?

In (three-dimensional space)

Los Angeles is in California
The money is kept in the safe.

On (two-dimensional line or surface)

The file is on the desk.
The notice is on the wall.
California is on the Pacific coast.

Through (direction between two points in space)

It can take a long time to clear goods through customs.
Once we're through the city, we'll be able to drive faster.

To (movement, destination)

I have to go to Singapore next week.
The taxi will take you to the airport.
I will bring you to the conference tomorrow.

"For" vs. "Since" vs. "Ago"

10 Feb 2019


We use for when we are talking about the duration of an action or state, i.e. how long something takes:

I have lived in London for seven years. (This tells us how long I have lived in London.)

For is a preposition here. Although generally used with the present perfect tense, for is also used with other tenses.


We use since when we are talking about the time the action or state started:

I have lived in London since 1997. (This tells us when I started living in London.)

Since can be a preposition (since five o'clock) or a conjunction (since I met her). Since is usually used with the present perfect tenses.


Ago is used to say when past events happened, going back from today to the past:

I came to Japan seven years ago.
I passed my driving test two months ago.

Ago is an adverb and is used with the past tense.


Vertical Lists: Using Bullets or Numbers

13 Jan 2019

Use numbered lists when working with instructions that are to be carried out in sequence. If the sequence of items is not essential, use bullets.

Example of a Numbered List:

Follow these general steps when you plan a database:

  1. Decide on which categories of information you want to work with, and plan a separate database file for each category.
  2. Analyze your current information management system to determine the tasks to perform.
  3. Decide on the data you want the file to contain, and plan the fields to hold the data.
  4. Determine the relationship between your file and other files containing useful data.

Example of a Bulleted List:

Keep these points in mind:

  • Merge fields by typing the field name with symbols.
  • Use a text field to set data in the browser.
  • Add symbols among merged fields on the layout.
  • Format merged fields with the formatting option.

Removing Unnecessary Verb-Noun Combinations

30 Dec 2018

There is something about writing that makes us express ourselves more formally than we would do in speech. For example, you might chat with a co-worker about how you are going to evaluate a marketing campaign. But when you sit down to write a report about it, for some reason you find yourself writing about "the evaluation of the marketing campaign".

This habit, which we call nominalisation, is very common in all areas of government and the business world. What happens is that instead of using a verb, for example, to evaluate, the writer uses the related noun, evaluation.

You're probably thinking that there's nothing wrong with that, but nominalisations appear all over our writing. They lengthen our sentences and make the writing less lively, less human and more official. They prevent our writing being clear as actions are hidden in the nouns.

Here's an example:

Example: The programmer will be a new addition to our staff's expertise.
The programmer will add to our staff's expertise.

Example: On this site you will learn how to find solutions to your writing problems.
Revised: helps you solve your writing problems.

Of the verb-noun problems the "made" trap stands out as the most common:

  • made a suggestion (suggested)
  • made a recommendation (recommended)
  • made a choice (chose)
  • made an agreement (agreed)
  • made a presentation (presented)
  • made a proposition (proposed)
  • made a decision (decided)
  • made a revision (revised)

Other common verb-noun problems include:

  • gave an explanation (explained)
  • submitted a resignation (resigned)
  • expressed opposition (opposed)
  • took under consideration (considered)
  • provided maintenance (maintained)
  • reached a conclusion (concluded)
  • provided information (informed)
  • provided a quotation (quoted)
  • came to a realization (realized)
  • conducted an investigation (investigated)
  • put on a performance (performed)
  • led to a reduction (reduced)
  • had a suspicion (suspected)
  • had an expectation (expected)
  • used exaggeration (exaggerated)
  • gave authorization (authorized)



Usage of Commas

16 Dec 2018



to separate independent clauses

The following conjunctions are used in such cases:

and, but, for, nor, or, so & yet¹

The workers demanded extra pay, but the management refused to give it.


after introductory

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

a) If you don't finish it tonight, you'll be late.
b) As a matter of fact, I'm going on vacation to Singapore next week.
c) Unfortunately, we aren't able to agree to all your demands.



a) sub-clauses

b) phrases
c) words

appear in the middle of the sentence.

a) Jill, who was sitting behind her desk, gave Tim a smile.
b) We, as a matter of course, will contact your former employer.
c) We have, however, found a number of errors.


to set off three or more words, phrases or main clauses in a series.

She went into the office, sat down at her desk, and started surfing the Net.
He's lived in London, Paris, Hong Kong, Tokyo and New York.


to set off two or more coordinate adjectives if the meaning does not change when the order is altered.

We had to travel over several narrow, winding, dangerous roads.


at the end of a sentence in order to indicate a pause.

He was just ignorant, not stupid.


to set off a nonrestrictive (also non-defining) relative clause².

Unitech, which was established in 1992, employs over 750 workers.


when someone is addressed directly.

Richard, can you do me a big favour?


to show an appositive³.

Chris Patton, former governor of Hong Kong, is still very popular in Hong Kong.


in dates.

Yes, May 11, 20xx, was the date of the last AGM.


in front of tag questions.

You've met this client before, haven't you?


after digits indicating thousands.


¹ Note that 'but' and 'and' do not take a comma when both clauses are relatively short.
restrictive relative clauses = they tell us which person or thing, or which kind of person or thing, is meant;
non-restrictive relative clauses = they tell us more about a person or thing that is already identified.
When an appositive is only one word, no comma is needed.


Quale vs Che

07 Oct 2018
Quali sono e che sono difficili da imparare per chi studia l'inglese come seconda lingua, perché nessuno, nemmeno le persone che dovrebbero conoscere meglio, diventa giusto!

Tutto ha a che fare con la restrittive (o definire) frasi e clausole.

Si utilizza, che per introdurre una frase o di una clausola restrittiva che descrive un luogo o una cosa. Un altro termine per restrittivo è "definire". "Definizione" è un modo più semplice per ricordare la regola. Definizione delle frasi e le clausole aggiungere dettagli essenziali per una frase. Non sono mai introdotti con una virgola, perché sono essenziali per la descrizione.

Ad esempio:

A: Quale borsa appartiene a voi?
B: La valigetta che è contrassegnato "KF" appartiene a me.

Nota: "contrassegnata" descrive la valigetta.

Che introduce frasi senza restrizioni oppure rendere indefiniti e le clausole. Queste frasi aggiungere dettagli EXTRA che si può omettere senza cambiare la sentenza. Essi sono introdotti e conclusi con una virgola.

Ad esempio:

A: Mi racconti il libro che hai letto.
B: Il libro, che ho preso dalla biblioteca la settimana scorsa, è un mistero molto eccitante.

Nota: "che ho preso dalla libreria" è un dettaglio inutile.


Punteggiatura Suggerimento: Colon vs punto e virgola

23 Sep 2018


Sia i due punti (:) e il punto e virgola (;) sono utilizzati abbastanza frequentemente in scrittura di affari, tuttavia, c'è spesso molta confusione su quale usare e quando usarli. Per evitare di confondere ulteriormente, qui ci basta guardare l'uso principale di ciascuno.

Un colon è più comunemente usato per introdurre una lista (spesso dopo 'per esempio', 'cioè', 'i.e'. 'Come segue' 'come nella seguente', ecc.) Guarda questi esempi:

La citazione è stato suddiviso nelle seguenti sezioni: sviluppo del corso, lezioni e pre / post-corso test.

La Direzione Risorse Umane si compone di due sezioni, vale a dire: la Direzione del Personale e il Dipartimento Formazione.

Offriamo diversi tipi di opportunità di investimento, per esempio: reddito, obbligazioni e fondi comuni di investimento in valuta estera.

Tuttavia, se le voci di un elenco che segue i due punti sono lunghi o contengono virgole, essi dovrebbero essere separati l'uno dall'altro con un punto e virgola. Ciò contribuisce a rendere la frase più chiara e facile da leggere. Ad esempio:

Si prega di inviare questa lettera alle seguenti società: Hon, Wang e Staunton Ltd.; Baxter-Mackenzie, e Zerox Co. Ltd.

Il seminario di scrittura di affari coprirà tre aree principali: chiaro, conciso e inglese moderno, la struttura, il layout e l'organizzazione di testi di business, e la scrittura, gli stili di lavoro.



Uso i verbi modali per esprimere possibilità

26 Aug 2018
Ci sono momenti in cui gli scrittori sono incerti su cosa accadrà e devono riguardare eventi futuri come la possibilità o probabilità, non come certezze future.

Qui, ci brevemente la lingua utilizzata per mostrare come «probabile» sono eventi futuri, vale a dire qual è la probabilità che accadrà.

Possiamo usare certi verbi modali seguiti dall'infinito nudo (cioè l'infinito senza 'a') per fare riferimento al futuro. Questi verbi modali possono essere utilizzati in forma attiva e passiva.

Maggio / Might infinito + nuda

. Può e potrebbe vengono utilizzati per esprimere la possibilità di un'azione incerta per il futuro. Maggio esprime forte possibilità di forza.

I tassi di interesse potrebbe aumentare nei prossimi mesi.
I tassi di interesse potrebbe essere aumentata nei prossimi mesi.

Potrebbe / Can Infinito + nuda

Usiamo può e potrebbe esprimere la possibilità di futuro in cui la possibilità è legata alla suggerimenti, piani o progetti.

Gli avvocati della società penso che potrebbe richiedere molto tempo per redigere il contratto.
Stiamo espandendo all'estero, così ho potuto essere inviato in Cina o Taiwan nei prossimi mesi.

Può esprime forte possibilità, più che poteva. Tuttavia, come la lattina di possibilità è facilmente confusa con la lattina di capacità, può / potrebbe solito vengono utilizzati per evitare confusione.

Sono in grado di fornire in tempo domani. (Essi sono in grado di consegnare in tempo)
Sono in grado di fornire in tempo domani. (È possibile per loro di consegnare in tempo)

Quale significato si intende? Per evitare tale confusione può.

Possono / domani potrebbe consegnare in tempo. (È possibile per loro di consegnare in tempo)
Essi possono / potrebbero partecipare alla riunione il Venerdì.

Potrebbe viene utilizzato anche per esprimere una possibilità condizionale, cioè la possibilità di accadere qualcosa o non dipende da qualcos'altro accadendo.

Potremmo andare a Macao la prossima settimana, se si prende Lunedi dal lavoro.
L'azienda potrebbe espandersi se avesse avuto più capitale.

Utilizzando il Past Perfect Tense

15 Jul 2018
Il passato perfetto è usato per riferirsi ad azioni che hanno avuto luogo e sono stati completati in passato. Il past perfect viene spesso utilizzata per sottolineare che una sola azione, evento o condizione finita prima di un'altra azione passata, un evento o condizione cominciato.

Ciascuno dei verbi evidenziati nelle frasi che segue è in perfetto passato.

Giovanni è arrivato alle 5:00 pm ma il signor Turner aveva chiuso il negozio

Tutti gli eventi in questa frase ha avuto luogo nel passato, ma l'atto di chiusura del negozio si svolge davanti a Giovanni arriva al negozio.

Dopo aver trovato il ristorante che Anna ci aveva parlato, abbiamo cenato lì ogni Venerdì.

Qui la lode ("aveva detto") precede il ritrovamento ("trovato") del ristorante. Entrambe le azioni si è svolta qualche tempo prima del momento di parlare o scrivere.

Bill aveva esaurito tutta la carta così abbiamo posto un nuovo ordine.

In questa frase, entrambe le azioni si svolgono nel passato, ma l'utilizzo di carta ("aveva esaurito") ha preceduto l'ordinamento della nuova carta.

Errori di sintassi comune

Un errore comune è quello di usare il tempo passato inutilmente perfetta per riferirsi a eventi passati.

Sì, avevo già dato la mia risposta. incorrect

Nell'esempio qui sopra, il perfetto passato viene usato inutilmente al posto del regalo perfetto, forse perché aveva dato sembra più 'passato' di quanto hanno dato.

Ecco un altro esempio di misuage del perfetto passato:

Diversi anni fa, avevamo venduto fax, ma non abbiamo più. incorrect

Qui, il passato semplice venduta è sufficiente (anche se abbiamo venduto macchine fax è prima di noi non più) perché non sono a confronto i due tempi.

SUGGERIMENTO: E 'meglio evitare il passato perfetto se non si è sicuri di come usarlo. In effetti non è molto usata nella scrittura di affari.


Problemi con preposizioni

17 Jun 2018


Regola 1

Si può finire una frase con una preposizione. Basta non usare le preposizioni in più quando il significato è chiaro senza di loro.

tick1 Questo è qualcosa che non sono d'accordo con.
tick1 Quanti di voi posso contare?
tick1 Dov'è andato (a)?
tick1 Dove hai preso questo (a)?
tick1 Io andrò più tardi (a).
tick1 Togliersi le scarpe (del) il letto.
tick1 L'utente non può guardare fuori (di) la finestra.
tick1 Tagliatela (up) in piccoli pezzi.

Regola 2

Usare con espressioni che indicano il tempo di un evento.

E 'nato il 23 dicembre.
Arriveremo al quarto.

Regola 3

0f non dovrebbe mai essere usato al posto di avere.

tick1 Ho dovuto farlo.
incorrect Dovrei di fatto.

Regola 4

Tra riferisce a due. Tra viene utilizzato per tre o più.

Dividere il denaro tra i due di voi.
Dividere i soldi tra i tre di voi.

Regola 5

Implica in ingresso, in non.

Sally entrò nell'ufficio.
Sally era in attesa in ufficio.
Tagliare la torta in sei fette. (Il coltello entra nella torta.)

Confronto di aggettivi

20 May 2018
Quando eri a scuola si erano probabilmente forato nel confronto di aggettivi: interessante, più interessante, più interessante, giusto, più equo, più giusto, ecc

I due esempi sopra riportati sono di regolare le forme di confronto. Tuttavia, un problema comune non è sapere quando usare-er-,-est-o - altro. Adj-+,-più-+ agg.

In realtà, c'è una regola molto semplice per aiutarvi a ricordare quale forma comparativa per l'uso. Contare il numero di sillabe in un aggettivo. Sillabe sono i suoni che compongono una parola. Per esempio:

grande ha un suono o una sillaba,
CLE ver ha due sillabe,
uno gant RRO ha tre sillabe e
a dire i gent ha quattro sillabe.

Gli aggettivi che contengono uno o due sillabe seguire le-er-,-est-forma. Ad esempio: grande, più grande, più grande e intelligente, più intelligente, più intelligente.

Gli aggettivi che contengono più di due sillabe seguire il-più-,-più-forma. Ad esempio: arrogante, più arrogante, più arrogante, intelligente, più intelligente, più intelligente.

Questa è una regola facile da ricordare!


Evitare l'utilizzo Negativi Too Many

06 May 2018
Se si vuole annoiare il lettore, usare parole negative. Non solo parole negative fastidioso, ma la ricerca dimostra che ci vuole il cervello più tempo per capire una dichiarazione negativa che positiva. Esse causano confusione!

Nella scrittura, negativi includono 'un-' parole come 'inutili' e 'meno'; verbi con le associazioni negative come 'evitare' e 'smettere', così come quelli ovvi come 'non', 'no', 'salvo' , 'meno' e 'non oltre'. Quando i lettori di fronte a un negativo, deve prima immaginare l'alternativa positiva allora mentalmente lo annullano.

Un singolo negativo è improbabile che a causare problemi, anche se molti un elettore elettorale è in pausa di fronte alla sfida cabina elettorale:

Votare per non più di un candidato. (Chiaro)
Votare per un candidato unico. (Chiaro)

Ma quando due, tre o più negativi sono riuniti nella stessa frase, nel senso può diventare poco chiaro, come in questa nota da un avvocato al suo cliente, un sottoscrittore:

I sottoscrittori sono, riteniamo, liberi di formare l'opinione che James Brothers non hanno ancora dimostrato la loro soddisfazione che a breve atterrato sacchetti non sono stati dimessi dalla nave, e non sono stati persi in transito tra Hong Kong e Singapore, quando non erano di cui alla presente polizza assicurativa.

La frase sopra è molto confusa a causa del numero di parole negative!

Ecco alcuni esempi di come riscrivere frasi negative più positivo:

Noi non vi aiuterà a meno che non ci danno una menzione speciale.
Vi aiuteremo se ci date una menzione speciale

La società non pagherà meno dipendenti anche contribuire.
La società pagherà solo se i lavoratori contribuire.

Il credito non sarà estesa fino a quando non ci pagano ciò che ti devo.
Vi estendere il credito se si paga quello che ti devo.
Saremo lieti di estendere il credito una volta ricevuto il pagamento per quello che ti devo.

Noi non siamo aperti anche il sabato o la domenica.
Siamo aperti dal Lunedi al Venerdì.

Non eravamo preparati per la tua richiesta.
La sua richiesta ci ha colto di sorpresa.


L'uso dei pronomi di evitare di scrivere sessista

18 Mar 2018

Pronomi come lui, ella, esso, noi, loro, e te ne stai per i nomi e deve quindi corrispondere i nomi che sostituiscono in numero (singolare o plurale) e il sesso (maschio o femmina). Se il sostantivo è singolare, il pronome deve essere troppo.

incorrect Tutti hanno bisogno di rimuovere i loro averi. (Ognuno è singolare, la loro è plurale.)
tick1 Tutti hanno bisogno di togliere cose sue.

  • Non utilizzare solo 'il suo' fare riferimento ad un sostantivo - questo è considerato come linguaggio sessista!
  • In un breve documento con un riferimento solo pronome, si consiglia di utilizzare il suo al posto del sostantivo.
  • In un documento lungo con riferimenti pronome multipli, è possibile alternare tra lui e per lei tutto il documento per evitare la ripetizione costante. Se questo non funziona per voi, è sufficiente riscrivere la frase in modo che non c'è bisogno di fare la scelta.

La frase precedente potrebbe anche essere riscritta come:

tick1 È necessario rimuovere le vostre cose.
Cambiando argomento ad un plurale opere anche:
tick1 I dipendenti hanno bisogno di rimuovere i loro averi.