Business English Tip of the Week

欢迎你的办公室的访客时，你应该提供自己的大衣或雨伞（如果有），为他们提供一个座位，并给他们喝的东西。 有许多方式提供英语。 常见的启动与这些词组：

让我们来看看如何在上下文中使用这些短语：

选择最合适的词组，以适应该要约的情况。

• 包含的信息仅适用于您的工作职责或公司批准的功能 。 你是按照个人通信使用电子邮件的公司准则 。
  
• 不包含机密或敏感信息。 它可以是公开或传唤不尴尬你的公司或你，作家。
  
• 是不是避免亲自或通过电话与人交谈的方式 。 不要让电子邮件取代人类的互动，建立关系，并让您观察或听到人们的反应，你在说什么 。
  
• 包含没有谴责或情感的字眼。 建设性的批评是收到一到，人的辅导课 。
  
• 需要立即作出反应。
  
• 是不是长期参考的读者所需要的信息。

2。 分发列表是适当的：

• 所有那些应该收到的信息已经被复制。 例如，你有没有依靠的主要读者，他/她的直接报告，如果你需要他们有信息发布的信息 。
  
• 那些不需要知道的信息还没有被复制。

3。 你必须尊重你的读者的时间和编辑电子邮件的清晰度 。

• 淘汰华丽虚饰的语;消除任何?流的意识。?
  
• 采用短词，句子和段落。
  
• 使用精确的，事实的措辞。
  
• 翻译成适当的通讯组列表的技术术语和首字母缩写。
  
• 删除任何不必要的?文件线索? 。

4。 您已经使用了专业的演示，语气和礼貌 。

• 用一个简单的格式，将转换所有计算机系统/方案。
  
• 使用大写和小写字母，而不是全部大写。 大写和小写字母，更容易阅读;使用全部大写似乎像大喊大叫 。 经验法则是把不超过8个字，在所有国家的首都;已保存的重点或标题全部大写。
  
• 从读者的角度来看，写电子邮件 。 你的措辞是周到和礼貌，它是客观的，不被突然直接 。
  
• 使用的词汇是适合的营商环境。

5。 你组织的E - mail战略。 您保证准确和完整的内容。

• 提供一个主题，标题和开放目的的陈述预测文档的内容 。
  
• 预期，并回答读者的问题，提供背景资料时，它可以帮助你的读者了解你的消息 。
  
• 双重检查的事实和数字的准确性 。
  
• 清楚，明确要求采取行动或描述下一步你会做什么。
  

6。 您有校对您的电子邮件。

• 用正确的，一致的标点符号。
  
• 使用您的拼写检查和双重检查的人的名字和公司的产品和服务的拼写。
  
• 代替?简短的手?的缩写，如?W /?和?信息?与标准的拼法。
  
• 确保您的所有词汇，特别是从您的计算机的词库中收集的任何不熟悉的词汇 ，精确使用。
  
• 检查语法（尤其是主谓一致）和使用（例如，经常混淆的字，如?有?和?他们?）。
  
• 托运的句子结构（尤其是纠正任何的片段或运行句子） 。
  

封闭式问题，一般只需要一个是/否回答的问题 。 当你问一个封闭的问题，尝试添加一些额外的信息，你的答案，否则，对话可以很快走到了尽头：

开放式问题的问题，经常使用一个wh -词，其中一位发言者是要求不仅仅是yes或no的更多信息 。 开放式问题，帮助制定一个谈话非常有用。 在某种程度上，你是迫使你的人来说，提供较长的答案 ：

欢迎游客时，最好使用开放式和封闭式问题的结合 。 也许开始问了几个有关访问者的航班，酒店封闭式问题等，然后问几个悬而未决的问题得到您的访问者开放和谈论的东西更为宽泛。

在这里，我们来看看由于其外观的亲密程度经常被混淆的词数的对。 每个单词出现一个例子句话清楚地表明如何使用字（S），它通常是混淆不同 。

通过过去VS

这里的原因：?过去?作为一个名词，是指之前，目前的时期 。 ?通过的?通过动词的过去式是指传递的行为。 重要的是要注意的是?过去?，也可以作为一个形容词，副词或介词 。 正确的例子如下：

除了​​VS除了

这里的原因：?除了'是指在侧面。 ?除了'是指除，或此外，在上面的例子，在这里的想法是，除了被指责的人想打通行 。 其他正确的例子是 ：

不断VS连续

这里的原因：这里有一个非常微妙的色光差异。 ?不断地?是指东西，没有任何中断的情况下。 ?不断?，是指的东西，往往复发频繁的恼人的行动 。 在这种情况下，意思是，许多电话进来，可能在很短的间隔 ，。 因此，?不断?是正确的。 其他正确的例子是 ：

尊敬的VS各自

这里的原因：各自的?是一个长期的分离或比较，在他们到各自的座位，他们在按照各自的职级支付 。 ?尊敬?的意思是充满敬意。 因此，在这种情况下，尊重人的意愿的问题，?尊重?是合适的选择 。 附加正确的例子是 ：

质疑作为一个电话技巧

提问是一个系统过程，使您找出信息。 业务电话，问的问题，以实现两个目标 ：

1. 要获取您需要的信息。
2. 要验证或确认您收到的信息 。

当然，你会问这些问题，以对话的方式，并不能使它听起来像审讯。 有两类业务电话交谈经常使用的问题，即直接和间接。

直接的问题

有时，您的电话将设计找到了非常具体的信息。 在这样的电话，你要问了一系列直接的问题。

?有什么样的日期您选择的区域会议 ？? ?琼斯先生能够让他下午2时任命吗？? ?那个时候是否适合你呢？ ?

直接的问题是直线前进。 他们集中在一个有限的主题谈话，和他们取得的具体信息。

可以直接询问（有时也被称为封闭式问题）回答了几句话，如?是?或?否?。

间接的问题

在一些电话交谈中，你需要找出更多的一般信息，分享想法或讨论意见。 对于这些情况，你会问一系列间接的问题 。

?你为什么选择留在你现在的供应商？? ?什么是你的目标，今年呢？? ?贵公司是如何组织的？? ?当你与我们有预约？?

间接的问题，鼓励一般情况下，更广泛的广泛响应 。 他们打开了进一步的思考和讨论的渠道 。

间接问题（有时也被称为开放式问题），不能用一两句话回答 。 它们的设计，得到其他人自由交谈，在一定的长度，并在他或她自己的方式，。

使用直接和间接的问题

当每个问题类型最合适？

• 直接的问题是使用时，试图找出具体的信息，达成一致，或确认收到的信息。
• 试图确定需要时使用间接的问题，发现问题或了解问题或疑虑 。

有效的提问指南

学习如何使用手机的问题，有效的做法。 这里有一些基本准则。

1。 选择适当的问题。

计划的质疑您拨打电话之前的总路线 。 理想的情况下，你确定你需要的信息，然后准备问题的谈话沿着。 你不能预见的每一个问题，但可以使一个受过教育的猜测 。

2。 听你的问题的答案 。

请记住，质疑是在专业的商务交谈中使用的更广泛的技能之一。 不要自己过于紧密配合严格的质疑。 不要开始形成你的下一个问题，直到你聆听到最后一个的答案 。 要确保你不回答自己的问题。

3。 时机很重要。

在一次电话交谈中，时间就是一切 。 避免中断会话流与断章取义的问题，而是利用对话的机会出现时，他们的优势。

4。 继续追问确认或验证信息。

验证是一个特殊的质疑方面。 为了验证，总结说了些什么（你听到其他人说什么），然后问同一个问题的确认 。 下面是一些例子：总结：?所以，这项任命将在周四下午2时30 ...." 确认：?... ...是正确的吗 ？?

5。 避免进行勘验。

有一个很小的差异之间的强烈的问题和答案电话，和一个文字狱。 如果你问太多的问题，不添加自己的意见，你的听众会觉得仿佛他/她是被审问。 最好是承认每个简要回答或评论在问另外一个问题之前，相关的方式 。

6。 不要过多地思考问题的类型 。

虽然它是非常有用的了解和使用的直接和间接的问题，不关心自己太类型本身 。 毕竟，这是答案，不是问题，这是最重要的 。 请记住您的电话联系你期望的方式可能会不响应。 不要惊慌，如果他/她与一个字的回答给你最好的间接问题的答复！ 注意利用信息，并相应地更改您的问题。

下列句子中的突出动词是在过去的完美 。

这句话中的所有事件发生在过去的地方，但关闭店铺的行为发生之前，约翰在到达商店 。

这里的赞美（?曾对?）之前发现的餐厅（?发现?）。 这两项行动发生之前的某个时候说话或写作的时刻 。

在这个句子中，这两种行为在过去的地方，但纸张的使用（?使用了?）之前订购新的文件。

常见的用法错误

一个常见的错误是使用不必要的过去完成式是指过去的事件 。

是的， 我已经给了他们我的答复 。

在上面的例子，过去完美是不必要的，而不是目前完美的， 也许是因为给了似乎更多的?过去?比。

这里的另一个过去的完美misuage的例子：

几年前，我们已售出传真机，但我们没有任何。

在这里，过去单纯出售是足够的（即使我们卖传真机 ，是之前我们没有任何更多），因为你不是两相比较过去的时间 。

提示：这是最好的，除非你知道如何使用它，以避免过去完成式 。 其实，这是非常不使用在商业写作。

其简洁的替代品取代这些罗嗦的词组 。

你也应该留意下面这样这些裁员 。 不要重复自己！

请务必访问我们的网站。 本公司所有员工都出席了会议。 我们是全国最大的省。 我们的簿记员支付的发票 。 她去日本大学。

下面是使用大写字母的一些准则：

人名称

家庭作为名称的一部分的标题

家庭而不是名称标题

星期几

个月的年度

假期

注：季节的名字都没有大写。

我最喜欢的季节是秋天。 我最喜欢的季节是秋天。

城市

州/省

建筑物，公园，动物园

语言，国家，民族

职称和公司部门

想想一分钟对您的母语。 你会怎样说这些句子（在您的母语）不同，这取决于你是谁：

我们使事情变得更加正规，当然，像?请?字和?笑纳?。 我们也使其更正式加入词组，如?你....",?你介意...,"?我在想，如果你能... ... ? 等等。

有时音，已做的，然后比较客气， 。 然而，有时候，它不是一个礼貌问题，但流于形式。 有些话只是比其他人更正式。 考虑的话，例如下面的列表，而非正式的 。 在右边的词的含义是相似的，但反映了一个更加正式的语调。

请记住，这当然不是一个完整的列表。 虽然这是不正确的说，在左边的话是不礼貌的，他们不那么正式。 这意味着你几乎从来不使用这些词，在正式的商业信函，但如果你在家的时间花费与您的朋友，你不会使用右侧的正式。 另外还要注意，在北美和英国/澳大利亚/南非企业界，它通常是罚款有些非正式发言时;当谈到写作，然而事实并非如此。

第1条

您可能结束与一个介词的句子 。 只要不使用时，没有他们的意思是明确的额外介词 。

这是我不能同意 。 你们有多少人，我可以依靠 ？ 他去哪儿（ 地 ）？ 哪里弄来的（AT）？ 我会去后（ 上 ）。 把你的鞋脱下来（）的床。 您可能没有看出来（）的窗口。 削减IT（ 上 ）切成小块。

第2条

表明发生时，表情上使用 。

第3条

女生不应该有立足之地。

我应该做的 。 我应该这么做。

第4条

间是指两个， 其中用于三个或更多。

第5条

进入意味着入口，不。

然而，在某些情况下，请求将麻烦或不便的人，这是一个好主意，用一个更强大，更礼貌的请求短语 。 最常见的词组是?我很感激，如果你/我们可以 ... ...。 下面是一些例子：

如果请求是非常困难的，使用的短语?我真的很欣赏你/我们可以... ... ? 听这些例子：

请注意：我们不说?我非常欣赏它，如果你能? 使用?真?，而不是?非常。?

其他刁难请求的常用语是：?我将不胜感激，如果你能... ... ? 这句话是在以同样的方式使用?我会很感激，如果你能... ... ? 听这些例子：

而如果请求是很麻烦的人，用一句?我是真的/非常感谢，如果你能... ...。 这句话用在以同样的方式，?我真的很欣赏，如果你能... ...? 在这些例子：

我们为什么要这么客气？

这可能是一个文化的东西。 在西方文化中，人们期望的礼貌。 如果您的请求听起来更像一个命令，那么你很可能会导致犯罪，并有一个很好的机会，他们会说?没有。 ? 如果你提出要求，并说明你的欣赏，您的要求是更可能获得。 当然，在很大程度上取决于你有，你有你讲的与人的关系的谈话中。

的人不知道你发送电子邮件

写电子邮件时要考虑的有几个重要的点，尤其是当发送电子邮件的人谁不知道你 。

一旦你有一个人对某一问题交换电子邮件，它可能是确定离开你的后续电子邮件的问候 。 这里有一些其他的点考虑继续电子邮件会话 ：

首先，请记住，你并不孤单。 听力可能是最困难的任务几乎所有作为外语的英语学习者。 最重要的是尽可能多地练习听力。

下一步是要听你真的在广播，电视和互联网上感兴趣的资源 。

听力策略

一旦你开始定期听英语，你可能仍然觉得您的听力没有改善。 您应该怎么做呢 ？ 下面是一些建议：

• 首先，接受这样的事实，你是不会明白了一切。
• 不要担心，你可以不明白每个小词口语。
• 不要翻译成自己的语言。
• 听谈话的总体思路。 不要专注于细节，直到你明白的主要思路 。

上面的两个例子是经常比较的形式 。 然而，一个共同的问题是不知道什么时候使用- ER -，- EST -或- 更多- + ADJ，最+ ADJ。

其实，有一个非常简单的规则，以帮助您记住使用比较形式 。 统计形容词的音节数。 音节的声音一个字。 例如：

其中包含一个或两个音节的形容词后续- ER，EST，形式 。 例如： 大，做大，最大的和聪明，聪明，聪明的。

其中包含超过两个音节的形容词遵循的更多，最形式 。 例如： 傲慢，更加嚣张，最嚣张的;聪明，更聪明，最聪明的 。

这是一个简单的规则要记住！

虽然有肯定很多品种的英语，美国和英国英语在大多数英语外语（英语）的经验教训教的两个品种。 一般来说，大家都同意，没有一个版本是?正确的?，但是，也有一定的使用偏好。

这里仅仅是几个英语的两个主要品种之间的差异 ：

拼写的一致性

最重要的规则是尝试在您的使用是一致的。 如果您决定要使用美式英语的拼写，然后在您的拼写一致 。 例如：

橙色的颜色也是它的味道 。

颜色是美国的拼写和风味是英国 。 下面是一致的英国和美国拼写的句子 ：

橙色的颜色也是它的味道 。 橙色的颜色也是它的味道 。

目前完美的使用

目前在英式英语的完美是用来表达一个行动发生在最近的过去，有一个对目前的效果 。 例如：

以下是在美国英语也有可能：

在英式英语以上将被视为不正确的 。 然而，这两种形式是普遍接受的标准的美式英语。 包括已经涉及目前在美国英语，英国英语和简单的过去完美的使用的其他差异，公正 ，但。

英式英语：

美国英语：