Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

Vertical Lists: Using Bullets or Numbers

13 Jan 2019

Use numbered lists when working with instructions that are to be carried out in sequence. If the sequence of items is not essential, use bullets.

Example of a Numbered List:

Follow these general steps when you plan a database:

  1. Decide on which categories of information you want to work with, and plan a separate database file for each category.
  2. Analyze your current information management system to determine the tasks to perform.
  3. Decide on the data you want the file to contain, and plan the fields to hold the data.
  4. Determine the relationship between your file and other files containing useful data.

Example of a Bulleted List:

Keep these points in mind:

  • Merge fields by typing the field name with symbols.
  • Use a text field to set data in the browser.
  • Add symbols among merged fields on the layout.
  • Format merged fields with the formatting option.
 

Agreeing to and Declining Requests

06 Jan 2019

When agreeing to a request, agree to it in a positive manner. Don't just say 'Ok' or 'All right.' Use these positive phrases:


Absolutely.
Sure.
Yes, I'd be happy to.
No problem.
That should be OK.

Sometimes, you may be undecided and unable to give a definite answer at that moment. In such cases, use these phrases to buy yourself a little time:


Can I think about that?
I'll get back to you. Let me have a think.
If you don't mind, can I give you an answer this afternoon?
Give me some time to consider it.

At other times, you may agree to a request but with certain conditions. Then you can use these phrases:


OK. But only with the following conditions:
Yes, that's fine. But only if...
Sure, but I'd prefer it if you...

Declining a request is more difficult. Don't decline a request directly. Use one of tentative the phrases below and follow it up with a good reason:


I'm afraid I can't.
That's really not possible, I'm afraid.
I wish I could but...
I'd really love to help you, but...
I'm not sure if that's a good idea.
I don't know about that. You see...

 

Removing Unnecessary Verb-Noun Combinations

30 Dec 2018

There is something about writing that makes us express ourselves more formally than we would do in speech. For example, you might chat with a co-worker about how you are going to evaluate a marketing campaign. But when you sit down to write a report about it, for some reason you find yourself writing about "the evaluation of the marketing campaign".

This habit, which we call nominalisation, is very common in all areas of government and the business world. What happens is that instead of using a verb, for example, to evaluate, the writer uses the related noun, evaluation.

You're probably thinking that there's nothing wrong with that, but nominalisations appear all over our writing. They lengthen our sentences and make the writing less lively, less human and more official. They prevent our writing being clear as actions are hidden in the nouns.

Here's an example:

Example: The programmer will be a new addition to our staff's expertise.
Revised:
The programmer will add to our staff's expertise.

Example: On this site you will learn how to find solutions to your writing problems.
Revised:
AdminWriting.com helps you solve your writing problems.

Of the verb-noun problems the "made" trap stands out as the most common:

  • made a suggestion (suggested)
  • made a recommendation (recommended)
  • made a choice (chose)
  • made an agreement (agreed)
  • made a presentation (presented)
  • made a proposition (proposed)
  • made a decision (decided)
  • made a revision (revised)

Other common verb-noun problems include:

  • gave an explanation (explained)
  • submitted a resignation (resigned)
  • expressed opposition (opposed)
  • took under consideration (considered)
  • provided maintenance (maintained)
  • reached a conclusion (concluded)
  • provided information (informed)
  • provided a quotation (quoted)
  • came to a realization (realized)
  • conducted an investigation (investigated)
  • put on a performance (performed)
  • led to a reduction (reduced)
  • had a suspicion (suspected)
  • had an expectation (expected)
  • used exaggeration (exaggerated)
  • gave authorization (authorized)

 

 

Making Polite Requests: Different Requests for Different Situations

23 Dec 2018

When you are asking someone to do something for you or trying to influence their actions, you can often show that you want to be polite by saying things in an indirect way:

Help me file these documents please. (Very Direct - more demand than request)

Please will you help me file these documents? (Less Direct)

Could you help me file these documents please? (Even Less Direct)

Do you think you could possibly help me file these documents? (Indirect)

I was wondering if you could possibly help me file these documents. (Very Indirect)

Generally speaking, the more indirect the expression you use, the more polite you will seem. If you are too direct you may be considered impolite. However, the more indirect expressions can sound "too polite". When deciding which expressions are suitable for which situations it is useful to ask certain questions.

  1. What is the relationship between the speaker and the listener? More direct expressions are often used between friends or when the speaker is in a position of authority.
  1. How important is the action to the speaker? Usually, the more important the action, the more indirect the expression.
  1. How much inconvenience will the action cause for the listener? If, for example, the listener is being asked to make a lot of effort or do something which they do not usually do, the speaker will probably use a more indirect expression.
 
 

Usage of Commas

16 Dec 2018

 

1)

to separate independent clauses

The following conjunctions are used in such cases:

and, but, for, nor, or, so & yet¹

The workers demanded extra pay, but the management refused to give it.

2)

after introductory

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

a) If you don't finish it tonight, you'll be late.
b) As a matter of fact, I'm going on vacation to Singapore next week.
c) Unfortunately, we aren't able to agree to all your demands.

3)

when

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

appear in the middle of the sentence.

a) Jill, who was sitting behind her desk, gave Tim a smile.
b) We, as a matter of course, will contact your former employer.
c) We have, however, found a number of errors.

4)

to set off three or more words, phrases or main clauses in a series.


She went into the office, sat down at her desk, and started surfing the Net.
He's lived in London, Paris, Hong Kong, Tokyo and New York.

5)

to set off two or more coordinate adjectives if the meaning does not change when the order is altered.

We had to travel over several narrow, winding, dangerous roads.

6)

at the end of a sentence in order to indicate a pause.

He was just ignorant, not stupid.

7)

to set off a nonrestrictive (also non-defining) relative clause².

Unitech, which was established in 1992, employs over 750 workers.

8)

when someone is addressed directly.

Richard, can you do me a big favour?

9)

to show an appositive³.

Chris Patton, former governor of Hong Kong, is still very popular in Hong Kong.

10)

in dates.

Yes, May 11, 20xx, was the date of the last AGM.

11)

in front of tag questions.

You've met this client before, haven't you?

12)

after digits indicating thousands.


10,000
9,999,999

¹ Note that 'but' and 'and' do not take a comma when both clauses are relatively short.
²
restrictive relative clauses = they tell us which person or thing, or which kind of person or thing, is meant;
non-restrictive relative clauses = they tell us more about a person or thing that is already identified.
³
When an appositive is only one word, no comma is needed.

 

Introducing Yourself at Work Part 2

09 Dec 2018

There are a number of ways of making a self introduction. It usually needs to be on a case-by-case basis; however, here's some more basic advice and sample dialogues to get someone's attention and finally make an acquaintance.

Making a Comment

Make a comment to someone about the situation you're in or the environment. Once they've responded, introduce yourself.


A: You wouldn't have any change on you for the coffee machine, would you?
B: I might have. Let me just check.
A: Can you change a $10 bill?
B: Sure. Here you go.
A: Thanks a lot. I'm Ken Carlson by the way. I work in the IT Department just down the corridor.
B: I'm Sheila Thomas. Nice to meet you, Ken. (shakes hands)
A: Nice to meet you too, Sheila.

Use a Third Person to Get an Introduction

If the person you want to introduce yourself to is speaking to someone you already know, then take it as a chance to get acquainted. Walk towards them and say hello to your friend or the person you know. An introduction can then follow naturally. This isn't strictly a self-introduction.


A: Hi, Warren. How are things?
B: Fine, Jeff. And you?
A: Great!
B: This is my colleague, Veronica. Veronica, this is Jeff. Jeff works in the Design Department.
A: Pleased to meet you, Veronica. (shakes hands)
C: Pleased to meet you too, Jeff.

When You Know the Person's Name

If you want to introduce yourself to a person you only know by name, you can start a conversation by confirming their name - "Mr Reynolds?' Once you get their attention, continue by stating how you know about them and then introduce yourself.


A: Henry Warne. Hello. I saw you speaking at the conference last week. That's how I recognized you.
B: Oh, I hope you found it interesting!
A: I certainly did. You gave an excellent presentation. I'm Karen Booth from Production.
B: Pleased to meet you, Karen. (shakes hands)
A: Pleased to meet you too, Henry.

 

形容词+介词组合

02 Dec 2018
其次是一个特定的介词许多形容词。 下面是一个列表形容词+介词组合,通常业务中使用。

这些形容词可以遵循两个或两个以上的介词之一,有时略有变化的意义。 在其他情况下,决定由一个人或一件事是否遵循如下的形容词介词。

现在,组合和例句通读下面的列表。 然后尝试完成工作,在页面底部点击?下一步?按钮,如下。


/与下属

你与具有相同名称的其他公司所属/?

生气对某

她在工作中的新规则的愤怒。

愤怒与

他们与他们的供应商的愤怒,不按时交货。

我们已经与他们在过去的二十多年。

知道

他知道公司的问题。

坏/好东西

他是坏,看到大局。

关心/担心/担心

我们关心员工流失的崛起。

关注 (参与)

他们所关心的可再生能源。

自信的


他们对产品的成功充满信心。

/ 到不同 某事/某人

这种模式从以前在两个主要方面之一是不同的。

失望,一个人/东西

我们最近决定感到失望。

在董事会及其处理情况,他感到失望。

熟悉

市场尚未熟悉我们的产品。

高兴/高兴/满意与某人/某物

我们是我们收到的服务感到满意。

某些东西感兴趣

我有兴趣在您的办公家具的范围。

参与/

化学研究中,他们密切参与。

开来

我开你可能有任何的建议。

准备的东西/人

该帐户将被检查准备在本周结束。

有关

这个问题密切相关,我们遇到了去年。

负责某事/某人

仓库经理,你将负责统筹的交货时间。

敏感

她是一个小的批评敏感。

专业

他是一家专业从事闪存编程。

适合

这些笔记本电脑轻,运输,适合经常出差的人。

典型的

她为你做,这是典型的-她总是提供帮助。
 

第1部分介绍自己工作

25 Nov 2018
有一些做自我介绍的方式。 它通常需要对案件逐案的基础上,然而,这里有一些基本的意见和样品的对话,以引起别人的注意,并最终使一个熟人。

直接引进

直接的方法适用于大多数的人有信心这样做。 只是去的人,你想介绍自己。 说?你好?,提供了一个握手,并告诉他们你的名字。


A:嗨。 我彼得?#38669;顿。 我从帐户。 你怎么办?(握手)
A:您好。 很高兴见到你,彼得。 我贾森瓦里克。

但是,如果你接近它是一组,礼貌地询问是否可以加入他们的行列。


A:您好。 它好吧,如果我加入你们吗?
B:当然,没问题。
答:我的名字的戈登品牌。 我是新来的。
A:很高兴见到你戈登。 我汤姆贝文。 (握手)
很高兴见到你,汤姆:一个。
C,还有你,戈登。
乙:这是本杰明?#26222;拉特。
本杰明:很高兴见到你,一个。 (握手)

给予赞赏

给人一种恭维,是一个很好的战术。 记得给你真正的意思恭维。 诚信是这里的关键。 你可以开始对话,这样的语句:?我喜欢你的衬衫?或?你有一个漂亮的手表?。 另一方可以回答了:?谢谢你。?从这一点出发,准备谈 ​​论的对象,你称赞证明你真的很佩服。后一两分钟,或在适当的时候,开始自我介绍。


答:我喜欢你的鞋子。 你从哪儿弄来的?
乙:哦。 谢谢。 我从哈维就在昨天。
答:什么样的皮革是他们提出的呢? 它有一个非常好的模式。
A:鳄鱼,实际上。
答:我不敢问你花多少钱。 不过,他们看起来很昂贵。
B:不是像你以为。 我在下拉出售闭幕。
答:真的吗? 我的方式弗朗西斯Tomlins。
A:我叫罗伯特?#21776;宁。 很高兴见到你,弗朗西斯。
答:很高兴见到你,罗伯特(握手)

 

专业描述人格的形容词

18 Nov 2018
无论你在接受采访时描述自己,写简历/简历,或谈论被考虑晋升的下属或同事的个性,你会发现它有用到自己熟悉下面的20个常见的形容词。 所有这些形容词描述人的个性,特别是人的个性决定他们是否适合某项工作或工作领域的具体方面。

下面的形容词有类似的含义。 这一点很重要,因此,你要学会在意义上的细微差别,如果你要准确地使用他们。 如果你约分歧不清楚,咨询良好的先进的单语学习者的字典。

决心

想要做的东西非常多,并没有让任何人阻止你

勤劳

做一个对工作认真负责了很多努力

勤奋

努力与关怀和努力

可靠

介绍的人是善良,不会伤害你

动机

热心做事

可靠

能够被信任或相信

忠诚

总是喜欢和支持某人或某事,有时当其他人不

细心

听或仔细观看,并表明你有兴趣

有良心

一直做了很多关心你的工作

持久性

介绍保持的东西推不轻易放弃的人

动态

精力充沛,有力有很多的想法和热情;

有活力

有或涉及大量的能量

进取

善于思考和做新的和困难的事情,尤其是会赚钱的东西,

热情

呈现出东西的兴趣很大,愿意参与

侵略性

志在必得或成功,并用有力的行动取得胜利或成功

一贯

总是表现或发生在一个类似的,特别是积极的,方法

举办

介绍的人能够仔细计划的事情,并保持整洁:

主动

介绍的人,谁造成变化的行动,不仅反应改变当它发生

有条不紊

描述了在一个非常有序,谨慎的方式做事情的人

多情

具有很强的感情或情绪

注:参加面试时,或写简历/履历,确保您选择最适合你的潜在位置的形容词。 ?进取?的可能赶上一家律师事务所的眼睛,但可能会吓跑雇主,在客户服务领域。

有用的短语:

下面是一些有用的短语可以用在这上面的形容词:

你认为自己是......?
你怎么能成为更多......?
怎么被............. 在工作中有用吗?
谁是最........... 人,你知道吗?
你会形容为自己.........?
在你的简历中,你自己形容为........... 给我一个你如何发现这个例子。
我会形容为自己.........
我相信这个位置需要的人..........
我们正在寻找的人.........
如果你不.........,请不要申请。
保罗已经证明自己是.............
 

为客户服务的?六步战略

11 Nov 2018
1。 积极听取和Empathise

不要试图为自己辩护或公司。 让顾客发泄。 表示理解。

什么似乎是这个问题呢?
你能否解释一下吗?
你能给我的细节?
那一定是很刺激。
我了解你一定觉得。

2。 承认错误,并Apologise

不要把客户在防守上,或质疑他的判断。 立即承认错误。

我真的很抱歉。
似乎出了问题在这里。
这肯定有一个问题,在这里,我们需要处理。
我对此深表遗憾。
此,我必须代表公司道歉。

3。 承担个人责任

对于客户来说,你是该公司。 他们并不关心它是谁的错。 你有对付它。 如果这个问题只能与人更高层次的处理,保持与客户,直到它是明确的,问题正在解决。

我会确保这是处理。
让我看看我能做些什么。

4。 立即行动

你正在服用他们的投诉,严重的客户。

我会马上到。
让我看看我们能做些什么,以帮助您立即。
我会马上处理。

5。 提供补偿(如果可能)

实际上,如果你能证明你的关注。 通常情况下,补偿的形式是不到重要的思想。

请接受这使一些不便。
你想喝杯咖啡,而你等待?

6。 感谢客户

我们应该感谢投诉。 它是一种方法,我们可以找出如何改善我们的服务。 还要记住,它获得一个新顾客成本的五倍之多,以保持一个老。

非常感谢你为我们注意。
谢谢。 这将有助于我们在未来改善我们的服务。

 

与美国和英国英语的拼写差异

04 Nov 2018
1)或与我们
英式英语往往在形容词,而美国英语使用

例如: 颜色 (GB)和颜色 (美国); 邻居 (GB)和邻居 (美国)
2)-ER-RE
一些名词的结局是重新在英式英语,但ER在美国英语:

例如: 中心 (GB)和中心 (美国)
3)冰和ISE
有些话已经结束在英国英语中的动词名词和-ISE冰结束。 例如: 实践 (名词)和练习 (动词)。 然而,在美式英语中的名词和动词的拼写实践
4)-L-LL
在英式英语,一个字一个单一的辅音结束时,它增加了一倍时,我们添加了一个以元音开头的后缀:

例如: 旅客;夷为平地

然而,在美国英语中的?L?没有一倍:

例如: 游客,夷为平地
5)其他常用词
英国英语和美国英语的某些词有不同的拼法:

例如: 支票 (GB) - 支票 (美国); 方案 (GB) - 计划 (美国)
 

常见的面试问题类型

28 Oct 2018

知识的问题



你认为自己在你的领域的知识?
两个行业今天所面临的具有挑战性的问题是什么?

确保你回答这个问题的明确和彻底的。 简明,清晰和有组织。

人权问题

你认为自己是一个勤劳的人呢?
个人特质是你最值得骄傲的呢?
你做什么,当你不工作?

这些问题都问你是谁感。 现在还不是时候谈谈你如何复苏酒精或已经住监狱而感到自豪。 一些东西,让你听起来很有趣,智能和可靠的。 请记住,如果他们询问有关个人的事情,很简短,总是想,如果可以的话,将比分扳成一切回到你的职业生涯。

?如果?的问题

如果你的老板要求你做一些事情,你不同意,你会怎么做?
如果你被告知你不得不离开镇为企业明天的三个星期,你可能会说什么?

法则是老板永远是对的,总是与你的上司和讨论的问题你总是灵活。

?告诉我?的游戏

告诉我你的经验。
告诉我你为什么有兴趣在这家公司工作。
告诉我你最大的长处和短处。

再次,要清晰,简洁和有组织的。

轮到你

你对我有什么问题吗?

是的,你总是要问,至少有一个或两个问题。 表明你做你的功课:问公司,它的结构。 现在还不是时候问工资,或是否可以有一个公司的车!

反光答疑

如果您提供直你的答案,他们听起来可能不是完全自然的。 你不想让面试官认为你记住他们。

表明你想了一会儿才回答某些问题,暂停,然后开始你的答案用以下的短语之一:

我想...

我想最大的成就将是我的年终奖的员工,我感到十分自豪。

我觉得...

我觉得我学会了在这项工作中大量的,我很高兴有机会。

我想...

我想,当我仔细想想,我的工作中最难的部分是与客户打交道。

我想说...

我想说的信任与同事的关系是非常重要的组成部分。

注意:也可以组合使用这些短语:

我想我会说,在接待的士气可以改善,我觉得我们的时间太长。

 

在英文拼写规则

21 Oct 2018

有逻辑的英文拼写,也有一些有用的规律可循。

? 一些通用的建议

  • 提高您的拼写的最佳途径之一是通过阅读。 看到在打印的话,可以固定在你的心中拼写。 阅读尽可能多,尽可能广泛。 当你朗读自己,你也将成为更知道如何拼字,看他们如何在页面上。
    ?
  • 使用拼写检查器来帮助你识别-和正确的-的话,会造成问题。 有些话总是很难正确拼写,无论你的英语为母语或不。 如果你总是怀疑一个特定的单词拼写,确保您运行拼写检查器和你要特别注意的?难?字。
    ?
  • 练习写作的话,你有困难的拼写。 尽量不要完全避免使用这个词,但使用拼写检查字典,以帮助你拼写正确。 如果你经常用这个词,一段时间后你会开始写正确。
    ?
  • 如果你有困难,你必须经常写一个字,你可能会想,写在一张卡片上的字,并保持你的办公桌参考卡。
    ?
  • 使用一本字典。 好字典会告诉你如何在其他语法形式拼写的单词,以及给你一个词在上下文中的例子。

?

在英文拼写规则

1)我除了后C(在e与 C字押韵)
例子:相信,侄女,片,实现。

后C:接收,感知,欺骗

这一规则也有一些例外:

例如:抓住

有些名字异常:希拉,基思

你还可以看到?EI?组合时,字母?i?字押韵:

例如:身高,强夺

此外,当韵字母?A?是:
?
例子:货运,体重
2)当您使用的形容词?完整?,放弃一个'L'
精彩,有品位的,感激的例子:

请注意,当你变成一个副词由形容词加-LY,同时使用?L?。
?
例子:小心-小心;感谢-感谢
3)字母'E'
字母'E'结束前一个元音的后缀开始失去了'e'的话:

例子:要求-要求;状态-说明

但后缀辅音开始之前,他们保持了'e':
?
例子:状态-声明,要求-要求
4)使用和orous
在英国英语中,当一个字结束,我们和我们加入我们,我们成为
?
? 例子:幽默-幽默;魅力-迷人
5)使用-Y
当一个字一个辅音和'Y'结束之前增加一个后缀更改为'I''Y':

例子:饿-饿;尝试-尝试;婴儿-婴儿

但是,如果与元音和'Y'字结尾,保持前添加一个后缀?Y?:
?
例子:裁员-层;支付-支付
6)单,双辅音
当一个字结束,它是在一个单一的辅音增加一倍时,我们添加了一个以元音开头的后缀:

例子:

获得-获得;

旅行-旅行/旅游(在美国英语中,?L?不加倍);

承认,承认,承认-纳

船舶-航运

船舶-装运(后缀辅音开头)
 

就业面试技巧

14 Oct 2018
在今天的高节奏和竞争的商业环境中,很难找到好工作。 磨练你的求职,面试技巧,尤其是一个伟大的方式,以保持自己在竞争中。 要牢记,正在接受采访时最重要的事情之一是,你应该尽量放松。 如果你感到紧张和不舒服,你的面试官也会觉得不舒服。 所以重要的是微笑和尝试是自然的和友好的,你可以。

好消息是,在接受记者采访时,虽然部分是测试实际的答案,其中大部分是简单地得到了你作为一个人的感觉。 这意味着,而重要的是要以某种方式回答,也许是更重要的是友好的,自信和自然。

这里有一些提示:

  • 微笑,你可以尽可能多。 微笑壁垒休息,会让你和你的面试官觉得比较轻松。
  • 有信心-这并不意味着吹嘘自己或炫耀,但接受记者采访时,还不是时候要谦虚,或淡化你的经验或成就。 如果是在你的生命只有一次,当它很好地告诉你是多么伟大的人,采访的是时间!
  • 不要说谎,但不卖自己的短:不谈论什么经验,你没有! 总是转化为积极的这类问题。 例如,如果一位面试官问,如果您有任何簿记经验,你永远不希望简单地说,?号? 相反,认为任何连接可能涉及:?好吧,我没有任何直接的簿记经验,但我经常帮助簿记员,所以我很熟悉的条款,我觉得我很快学会了。? 或者说:?我从来没有做过任何簿记自己,但我花了两年会计课程,在大学和感觉,我理解它的基本原理。?
  • 扮靓部分:有句古话,人们应该打扮得像他们想要得到的位置。 这意味着一个专业的外观是非常重要的。 这在很大程度上将取决于,当然,你是在哪个国家,但永远不要担心接受记者采访时,太聪明了!
  • 尽可能详细:通常面试官会问你?假设?问题的问题(例如,?你会怎么做,如果你的老板要求你做一些事情,你不知道该怎么办??),它是在问题的重要像这些要尽可能详细。
 

这与

07 Oct 2018
其中,很难学习英语作为第二语言学习的人,因为没有人,而不是连人应该知道更好,它的权利!

这一切都做限制性(或定义)短语和从句。

它来 ​​引入限制性的短语或从句,描述了一个地方或事物。 另一个长期限制性?定义?。 ?定义?是一个简单的方法记住的规则。 定义短语和从句句子中添加必要的细节。 他们从来没有引进一个逗号,因为他们是必不可少的描述。

例如:

答:哪公文包属于你吗?
乙:?氟化钾?标记的公文包属于我。

注:?标记?描述的公文包。

引入了无限制的或未定义的短语和从句。 这些词组添加额外的细节,你可以省略不改变句子。 他们介绍,并用逗号结束。

例如:

答:我告诉你读的书。
乙:这本书, 从图书馆得到了上周,是一个非常激动人心的奥秘。

注:?我从图书馆?是一个不必要的细节。

 
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