Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

三种常用的标点符号问题

29 Mar 2020
标点符号是很重要的,因为那些小标志是沿着一条巷道的迹象一样,帮助你的读者浏览你的文件。 当你把标点符号错了地方,它可以改变你的句子要表达的意思,并发送你的读者,在错误的方向。

这里有三种常用的标点符号问题。

1)把一个逗号之前? 和?系列中的(或省略逗号)

该公司生产的袖珍计算器,电子键盘,和Pocket翻译。
该公司生产的袖珍计算器,电子键盘和袖珍翻译。

这是正确的吗 两者都是。 无论您使用的串行逗号是完全取决于你。 关键是要一致。 请给它的决定,并坚持整个文档 不一致是语法错误。

2)使用一段时间后或结肠两个空格

这两个空间的规则是一个从天印刷机和打字机时使用的字母都相同的宽度超过举行。 今天,计算机弥补字母的不同宽度,只有一个空间后结束标点符号的偏好。

3)把主题和动词之间的逗号

incorrect 我认为比利,皮特和玛丽,参加本次会议。
?
在这句话,一个逗号分割的动词子句的主题比利,彼得和玛丽,参加
?
tick1 我认为比利,彼得和玛丽出席会议。
?
一个逗号后, 彼得也将确定在上面的句子。
 

如何给英语演讲

22 Mar 2020
每一个演讲或演示文稿主要有两个方面
  • 你说什么(内容)

  • 你怎么说(交付)

你明明有很多对内容的控制,因为你可以计划你想说什么 但你也可以做很多事情,以确保您的交货是有效。 的意见,认为如下将有助于您提供了强大的讲话
  • 请记住,通常只有一个监听器有一个机会了解你在说什么,所以你必须尽一切你可以很容易让他或她按照你的想法
  • 做到这一点的最好办法是?路标?,你的发言 。,在开始的时候,说你的发言将会如何瓜分。 在演讲中,清楚时,其中一部分已经完成,并已开始下一部分。 (例如,?现在,我已解释过一些空气污染的成因,我想告诉你我们能做些什么来减少问题。?)在你的发言结束时,要明确你完成(简单地说?谢谢!?)。
  • 讲话最重要的部分是开头和结尾。想约一个强大的第一句,将捕获的听者注意 保持冷静和自信,给人的印象,你做好准备,有一些有趣的话。 具有较强的一句话结束:让人发笑,或给他们挑衅性的东西去思考
  • 练习前的大日子,你的发言,尤其是,它是有用的思考如何以及在哪里,你会站/坐,和,在那里你会把你的材料之前和之后 ,都使用它们。 练习使用您的语音卡。
  • 大声说话和清楚。记住,你的声音(你的语调)必须做的工作,标点符号在你的写作 尽量不说话太快。 永远只是阅读完整的句子说明-这是枯燥,使您的演讲非常难以遵循
  • 确保你可以看到以及听到。不要隐藏你的床单或投影仪。 重要的是,每一个听者觉得你说话的他或她个人。 因此环顾房间,并与观众至少一次在你的发言都尽量让眼睛接触。
  • 要小心不要分散摆动的椅子上,你的听众,窃听你的脚
  • 它是有用的,包括视觉与你的发言材料。例如,如果你对说话的地方,显示出地图。 如果您使用的号码,他们看到写。 (这是非常困难的听众保持在他们的头大或许多数字。)
  • 如果你想有观众的参与是非常明确的,正是你希望从他们。,如果你问一个问题,准备好奇怪的答案,并期望有它自己来回答。
 

一个小小的?与?小?与?少数?与?很少

15 Mar 2020

一点点

使用一点与不可数名词,例如一点点帮助,一点点进步一点点的信息,一点点意见等

使用数与复数可数名词,如几天,几个会议几个员工,几个销售

很少,很少

很少很少 ,往往是相当消极的,因为他们的意思没有太大的并不 多,而小和一些更积极, 意味着一些。 例如:

? incorrect 我们有几个客户 (音负面)
?
tick1 我们有几个客户 (听起来更积极)

incorrect 很少有时间来完成这个 (音负面)
tick1 我们有一点点的时间来完成 (听起来更积极)

当你给别人讲,最好是使用没有太大的/不是很多只有一小/而不是数很少很少,很少 ,很少往往声音更正式和写作中更好地使用 例如:

我们还没有很多我们的新产品的 查询(不是很多/非正式/口语
我们的新产品,我们有几个查询 (数/正式/书面)

在过去的一个月,我们没有出售的许多特性 。(没有很多/非正式/口语
我们在过去一个月内已售出数 (数/正式/写 属性。)

 

电话接听技巧

08 Mar 2020
电话接听技巧是非常重要的业务。 电话仍然是对于大多数企业与客户的联系点。 而你回答贵公司的电话,将形成你的客户的业务的第一印象。 这些电话接听技巧将确保来电者知道他们用专业的业务处理:

回答三环之前的所有电话呼入

当你接听电话的话,温暖和热情,在你在电话线年底的声音,有时来电者将得到贵公司的唯一印象。

当接听电话,礼貌地欢迎来电者 ,并确定自己和您的组织。 说,例如:

早上好。 Cypress的技术。 苏珊发言。 我如何可以帮助您?

任何人都不应该不断有询问他们是否已经达到了这样或那样的业务。

清楚地阐明 ,保持你的音量适中,接听电话时,说话缓慢而清晰,使您的来电者可以很容易理解你。

控制你的语言,在接听电话时,不要使用俚语或行话。 , for instance, say "Certainly" , "Very well" , or "All right" . 而是说,?确定?,?没问题?,例如,说?当然?,?很好??所有权利?。 or "you know" , train yourself carefully not to use these when you speak on the phone. 如果你使用填料发言时, 如?嗯?,?嗯 ?,或短语, 如?喜欢??你知道 ?,一个人,仔细训练自己不使用这些,当你在手机上发言

训练你的语音和词汇,要积极当接听电话,即使是在?下?的一天。 例如,而不是说:?我不知道?,说:

让我为您找到了

完整地,准确地采取电话消息 ,如果有什么你不明白或不会拼写,如一个人的姓,要求呼叫者重复或拼写为您。 然后确保消息得到预期的收件人。

在一个工作日内回答所有邮件

总是询问来电者,如果它搁置在这样做之前,他/她的所有权利,不离开搁置了很长的主叫。 搁置提供主叫方与进度报告,每30至45秒 。 为他们提供选择,如果可能的话,如 :

该行还在忙碌。 你继续持有,或者我应该有?XXX?你回电话?

 

一般语法和写作技巧

01 Mar 2020
主题词和标题

关于标题和业务文件的主题标题,请记住,第一个和最后一个词总是大写的,因为都是名词,代词,动词,形容词和副词。

四个或更多的字母(或五,对引导您使用的样式而定)介词也大写。

?A?,?安?和??不大写,除非它们是第一个字或跟随一个冒号。

该协调连词:?和?,?或?,?也不是?,?但是?,?对?,?如此,?和?却?不大写,除非它们是第一个字或跟随一个冒号,但其他?小?字样,如?它?,?是?和?是?资本化。

形容词的比较级

为了使一个音节形容词的比较形式,加上?儿?和?- EST?,而不是使用的字眼是?多?和?最?。 例如:?纯净?和?最纯洁?,而不是?更纯?和?最纯洁的。?

短语开始用?包括?

阿语与?包括?,它通常在句子的末尾开始,几乎总是设置从句子的其余部分关闭一个逗号。 例:?提供一个包括预计成本和进度的详细解释。?

无论....或不

在大多数情况下,将?或不?字之后?是否?,如无用的句子:?我不能告诉是否海岸是明确的。? 这一判决是完全清楚无?或不?。 然而,在下面的句子,?或不?是必要的语法:?我们的目标是确保所有参加者从workshop?#21463;益??不管他们是否参加所有的会议?。

很多

?很多?总是写成两个词。 许多人写的一个字吧,也许是因为诸如?中?,?关于?和?沿?。 作为一个主题,?很多?是复数时,指的是一个复数词(?人在排队等候了很多?),但它是单数时,指的是单数字(?A大量信息时丢失计算机崩溃?)。

只有

而?只?字应放在它之前的词修改。 在讲话中,我们很少注意这个规则。 在写作中,我们应该的。 例如:?主席是只给一个星期的时间拿出一个计划?(不是?主席是只给一个星期的时间拿出一个计划?)。 ?只有?中明确强调?一个星期。?

 

制作礼貌的请求

23 Feb 2020

当你问别人为你做什么或试图影响他们的行动,你经常可以显示出你想要说,在以间接的方式礼貌的事情:

  1. 帮助我的文件这些文件(请)(非常直接的-超过要求的需求)。
  2. (请)你会帮我的文件这些文件?(不直接)
  3. 你能帮助我的文件这些文件(请)?(中性)
  4. 你认为你可能可以帮助我的文件这些文件?(间接)
  5. 我想知道如果你能帮助我的文件可能这些文件?(非常间接)
    一般来说,比较间接的表达你使用,你会显得更有礼貌。 如果你太直接你可能会认为是不礼貌。 然而,更多的间接表达听起来?太客气?。 在决定采用何种表现形式都适合的情况下,它是非常有用的问一些问题。
  • 什么是之间的扬声器和听者的关系?更直接的表现形式往往是朋友之间或当扬声器的权威地位被使用。

  • 如何重要的是对音箱的行动?通常情况下,更重要的行动,更间接的表达。

  • 多少不便,为听众行动的原因?如果,例如,听者被要求作出了很多努力,或做一些他们通常不会做,扬声器可能会使用更间接表达。
 

标点符号 - 短划线( - )和括号()

16 Feb 2020
破折号( - )

使用破折号来表示思想的转变,或强调并更加重视其他信息插入一个句子

所有的人员-简,苏西,布伦特,和迈克尔-将出席会议。
所有的官员将出席会议-简,苏西,布伦特,和迈克尔。
玛丽-谁是客户忙于处理-不参加销售研讨会。

破折号也可用于抵销句子的信息在战争的结束。

我们都签订了合同-终于。

括号(.....)

使用方括号(?括号?美国英语),以减轻刑罚的影响的相关信息被添加到。 这些额外的信息不应该被视为重要的,因为句子的信息研究。

玛丽(她才加入该公司上周)决定不再去公司烧烤。

注:句子本身,而不是使用逗号来分隔括号内的信息是关于在重要的信息。

还用括号如果你给一个冗长的名称或文件的公司,然后给的缩写,例如, 员工援助计划(EAP)。 方括号应附缩写形式时,第一次出现。 然后,您可以参考缩写形式而已,没有括号,其余各地的信。 这是一种方法可以使用字母的缩写在你和你的读者肯定知道他们的意思。

 

参与商务会议

09 Feb 2020
在商务会议上,有两个困难情况下,人们往往把运行。 这是当你想打断别人说话的原因是谁,不管是什么,当你被要求评论的东西你不想评论(要么是因为你没有足够的信息,让你的意见,或者是因为你
不想为自己说话的原因)。

如果您需要中断,这里有一些有用的短语,你会发现(请记住你的时间考虑使用它们时,也!):

?
你介意我中断? 我只想说,...
只要一分钟...
我想补充的东西吗?
在这里我可以中断?
我只想说,在这点东西?
?
或者用那美妙的一句话,?对不起?:
?
?
对不起,我必须指出,只是...
对不起,我能打断一下吗?
很抱歉,但我必须说...
对不起,我能说几句话?
?
?对不起?的礼貌使中断会议多一点。

但为了避免使问题发表评论,?我很害怕?效果更好:

?
恐怕我不能在此刻发表评论...(然后给出一个理由:... 因为我需要查询最新信息/ ...因为我想在这个问题上多一点澄清从梁女士等 )
恐怕我不能说。(+理由)
恐怕我宁愿不详细在这里,如果你不介意。
?
使用?我害怕?在这里比好?对不起?,因为?对不起?把对你的指责,并指出这是你的错,而?我怕?只是表示您可能感觉有些遗憾,但这不一定是你的错。

其他选项包括:

?
你是否介意我们谈论那后来呢?
我们可以把它推迟到以后?
我不认为有任何一点要详细到在这个阶段。
该信息尚未公布,但我们可以谈论它...(给日期或时间)
我宁可不说。(简单和直接,但诚实)
 

应比应然不得不与必须与

02 Feb 2020
情态动词应,应该,而且必须用来显示所有义务。 实力的语气和义务的依据可以改变的模式正在被使用。

应与无用的 (轻度义务/强烈劝喻)

请看下面的句子:

应该去医院,伤口的。
应该去医院,伤口的。

在这两个句子中的功能应该,应是可互换的。 这两种义务集中强大的可取性,或者说一个温和。 您有责任照顾自己。 如今,使用应该是已经减弱,并在其常用的地方使用。

要与必须 (强义务/必要性)

下面是相同的句子情态动词使用,而且必须有

必须去医院,伤口的。
必须去医院,伤口的。

必须考虑,而且必须是强于应该应该做的 这两种模态进行必要的咨询职能,义务,甚至,但必须要 ,一般法律保留的表达式的相关。 例如:如果你拥有一辆汽车,你必须支付每年的道路税。 另一方面, 必须是通常保留给服从命令,人们有责任。 这里是典型的用法更多一些进一步的例子,而且必须有 :被认为是最强的模式。

必须缴纳所得税。
你要通过你的驾驶考试,才能单独驾驶。
必须出示护照入境时通过。

必须去工作,到9点。
必须得到这个报告30月完成。
必须出席了会议。

 

有效谈判技巧

26 Jan 2020
关系

尝试建立与你的对手瞬间从你的第一个良好的默契配合,你是否已经知道对方。 一些一般性的社会谈论'是一个很好的冰在这方面的断路器。

简单

让你的语言简单明了。 把你的时间和使用简单的字和句子,你是舒适的-没有复杂的语言点,与困难一个困难的任务。

明晰

不要害怕问问题,如果有什么事情你不明白。 至关重要的是要避免任何误解可能危害您的谈判会取得成功。

听力和反应

专注的聆听您的每一个谈判阶段,将有助于避免误解和建立了合作精神。 也回应一下你的对立面,是这样说的话或短语:?我明白你的意思是?或者?你有一个点?。

回顾

概述计划和定期检讨谈判的间隔期间您的进展情况。 这将使双方有机会了解和检查,如果必要澄清和纠正任何误解。

 

每个句子包含一个理念

19 Jan 2020

你有没有收到信件或电子邮件所在句子继续下去,一个接一个流中的其他逗号,只有将它们分开? 这些句子通常包含一个相关的点数,其中一些可能。 这使得他们难以阅读和理解。 下面是一个用户的电子邮件的例子,我们收到来自之一:

我在迪拜工作作为一个经理,客户的沟通与我们的英语,所以我要发送电子邮件,信件等,你知道,但问题是我想了解更多如何写,我觉得我在写作很糟糕,所以我需要你这个帮助,我怎么能发展自己,我从你的网站,但我需要更多的,如果可能的话,感谢您的帮助提前,我期待着你听到。

随着观念的每一句话清晰,简洁,消息可能会读这样的:

我的工作作为迪拜经理英寸 ?沟通与客户?,?电子邮件,信件等?是英文。 问题是,我非常写坏英寸 我想学习如何编写更好,我需要你这个帮助英寸 虽然我从你的网站学习,我需要更多,如果可能的。 我如何发展自己?

我期待着你听到。 谢谢您为您的帮助。

我们确实有一个以上的句子在两个这样的想法的消息,就不会觉得不连贯。 但他们密切相关的思想。

所以,这里的信息是:只包括在每一个句子的想法。 有时,它包括一个可以接受的句子中,但只有两个想法,如果他们有密切的关系。

 

解释程序 - 序词语

12 Jan 2020
为了帮助你解释的程序,你可以使用特定的语言来显示事件的序列。
为了解释顺序做某些事情

第一...
首先...
最初...
下一步...
接下来的事情你必须做的是...
然后...
之后...
当你(那样做/做到这一点)...
终于...
终于... ...然后
最后...
后来...

要添加另一点

确保你(不要忘记)...
哦,对了,别忘了...
哦,小心不要...
确保你... /确保你不...

要检查其他人跟着你,或者已经明白

好了,明白吗?
这是否有意义?
因此,我们是/就是这样。 你有什么问题吗?

 

Open Punctuation /Full Blocked Layout Style

05 Jan 2020

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

  • No punctuation at the end of lines in the inside address
  • No punctuation following the salutation and complimentary closing
  • No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

  • No indentation of the salutation and complimentary closing
  • No indentation in the paragraphs of the letter
  • No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Sunshine Holidays
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
I
P29 7HG

Our Ref SLS/RWT

2 April 20xx

Mr K Francis
29 Darlington Mews
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Dear Mr Francis

HOLIDAY ENQUIRY

Thank you for your recent enquiry. Please find enclosed our holiday brochure containing weekend breaks in Rome.

We are very proud of our weekend breaks and feel sure you will find just what you are looking for.

If you would like to make a booking, or require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely


John Jackson
Manager

Enc

cc Susan James

 

在电话中说英语

29 Dec 2019

如果你要谈的英文手机在,不要怕! 第二个担心的语言上的电话交谈中会消失,如果你经常练习。 该不是你自己最困难的部分是有关使用手机的语言是事实,你不能看到其他人的眼睛,嘴和身体语言。 虽然你可能不知道它,在面对面的交谈,你唇读,看的微笑,皱眉,和移动指针,所有这些都可以帮助我们理解的意思。

此外,这是事实,也许是电话互动足够的教室不教英语,也不是教科书适当治疗的电话交谈。 这些缺陷会给英语学习者的一个严重问题,给多少每个人的生活依赖于日常的电话英寸 电话交谈似乎是一个领域,英语学习者特别敏感,因为他们经常状态,很难在电话交谈,他们要么避免或限制这种相互作用。

这是这几个电话一讲英语的秘诀:

说话慢一点,清楚

通过电话收听第二语言的人来说,可以在一个非常具有挑战性的,因为你不能看到你的人是想听到的。 但是,它可能是更困难的人,你是会说话的了解你。 您可能没有意识到,你的发音不清晰,因为你的老师和同学知道并了解你。 要特别注意你的薄弱环节(如?R的?和?L的?或?b的?和?V的?),当你手机上的。 如果你是英国紧张电话在使用,您可能会发现自己说话非常快。 实践或写下你要说的话,并采取几个深呼吸,然后再打电话。

确保你了解对方议长

不要假装什么都懂你在电话中听到过的。 即使是母语的人问对方重复和确认时间信息不时。 这一点尤其重要,如果你正在为别人的消息。 学习英语的人适当的表达式时使用他们没有听到的东西正确。 不要害怕,提醒该放慢不止一次。 让您的电视电话在一个领域是远离其他噪音干扰,如收音机或。

请另一位学生练习,你用手机上聊天。 您可以选择每周一晚打电话一定的时间轮流在对方。 试图说服至少15分钟。 你可以谈社会,或角色扮演的营商环境在不同的场景。 如果您没有访问一个电话,您可以设置两个做法椅子背对背。 执业电话英语最重要的的是,你是不是能够看到对方的嘴巴。 令人吃惊的是有多少人唇读没有实现。

使用企业和录音

有很多方法可以得到免费的电话英语练习。 营业时间后,您可以调用,听录音信息。 写下你所听到的第一次,然后再打一次,然后检查,看看是否你 ​​的笔记是准确的。 使用手机的生命在你的每一天。 呼吁吃比萨外卖,而不是走出去。 打电话给沙龙,头发任命书。 你甚至可以在电影院的电话,要求报纸的上市,而不是使用。 一些大型城市,你可以免费咨询电话录音,如每日星座,天气(请确保你不会得到的数字为这些第一)。 有些产品具有呼叫免费电话号码的信息,在包装上,你可以。 想想一个问题,你可能要问,并呼叫免费电话! 例如,调用箱号,对谷物的背面,并要求券。 您必须提供您的姓名和地址。 确保你有笔方便,让您可以重复的信息,并检查你的理解。

学习电话礼仪(礼仪)

这样,你说你最好的朋友的手机上是非常不同的方式,你应该说商业环境中的人。 许多英语语系的电话错误被过于直接的。 这是该行有可能在其他人会认为你是生存的目的是不礼貌的,如果你不使用正式语言的某些情况研究。 有时候,只是一个像Word这样的?可能?或?可能?是必要的,以健全的礼貌。 你应该使用相同的情态动词,你会用正式的?面对面?的局面。 花时间来学习如何接电话,说声再见用礼貌的方式,以及所有的各种方法可以开始和结束谈话随便。

实践日期和数字

你应该练习大声说日期和数字。 您和朋友可以编写出的日期和编号列表和他们轮流在每个阅读其他手机。 记录你所听到的。 外汇票据的第二天,检查你的答案。

 

处理时间和日期介词

22 Dec 2019
介词用于有关的事物或人的时间,地点,方向和距离的各种方法。 这是很难正确地使用介词因为他们多数有多种用途和意义。

通读下面的例子将帮助你成为更熟悉的日期和时间的使用和意义的介词。

使用 AT +一特定时间


十一点半
下午二时三十分
此刻 ,他的辞职时间在

(但不是在以下方面:时间是什么'这是8点15分'。)

期间的一天

不, 介词与... 今晚

我很忙,今天早晨/下午/傍晚/今晚。

昨天没有介词与... 最后一个/下一个 ...

她对我说昨天下午。
我有一个请他从上周。
该会议已改于下周二。

但是请注意: 夜间

电源关闭夜间进行。

使用一个特殊的日子+ /日期

我发出的信息周一上午。
我们的新办公室 15日开幕。
德博拉忙到很晚星期三和星期五。
我们关闭办公室早圣诞节前夕。

在时间,在时间上的时候,在年底,年底前,就在最后

这些词组似乎类似,但有不同的含义。 看看下面的例子:

我的飞机抵达北京的时间 (它的到来在计划的时间。)
我的会议时间 (我在会议开始前到达。)
该报告完成是由于当时的客户在香港抵达香港。 (有什么别的事情之前结束。)
杰拉德是留 5 月底 (约30或31日。)
杰拉德将离开 5 月底 (5月31日前的任何日期。)

最后的手段'终于/作为一个最终的结果'

那里有很多的合同问题的, 所以最后我们没有签字。
 
Menu