Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

在文档中使用可理解的词

14 Jul 2019
当你在写商业文件,说清楚你的意思,用最简单的适合字。 这并不一定意味着只使用简单的话-说说而已,读者会明白的。

对于大多数的话,你就可以自己决定他们是否是合适的。最重要的是,不要使用行话就是你的工作生活的一部分,除非你在写的人谁使用相同的术语。如果一个教师写的教育主任,行话单词'SAT考试,可能是非常有用的空间节省时间和金钱。 但你不会使用它时,写入的父母。 因此,在一般情况下,坚持日常英语只要有可能。

这里有一个单词列表,你应该尽量避免,给你一个基本概念是指什么。 尝试使用' 使用 '列的替代品,我们建议在。

避免

使用

额外

额外

建议

告诉

申请人

开始

开始

完成

填写

遵守

坚持

因此

所以

确保

确保

向前

发送

在超过

以上

在尊重

在事件

如果

在收到

当我们/你

根据要求

如果你问

详情

详情

每年

一年

购买

关于

关于

如果你希望

如果你想

终止

结束

 

使用的物品(1 / 1 /的)

07 Jul 2019

下面的提示,为使用物品的基本规则(1 / 1 /的)。 在接下来的一周,指的是当你阅读提示商业文件,杂志文章,网页,等等,在阅读中找到一些名词和使用技巧来分析文章的使用。

正确使用物品是一种技能,超过通过阅读大量的时间开发,写作,口语和听力。 想想下面的规则和铭记他们在阅读时,听你周围的语言。 很快你会发现你不必再对规则的思考。 用法将成为自然的你。

一般使用规则

名词

1 / 1

没有文章

可数
与复数

一信
发票


发票


可使

可数
与复数


可使

信件
发票

信件
发票

不可数的

不允许带入

信息

信息

(使用不定冠词1 / 1)

  • 使用或当它是我们第一次提到或谈论的东西。
  • 使用或名词奇异,可数。

难道你让我有一个信封?

我昨天了传真机。

你一封信。

(使用定冠词)

  • 使用时,读者是要明确什么是被提及。

请关闭大门

12月4日... ...

我们寄给您文件,要求在销售部。

  • 使用名词时已经提到了。
我收到一封信旺角分行我们从一个销售人员的客户抱怨1。客户说 ,推销员粗鲁的她,当她试图提出一个问题。 我会通过你的信上。
  • 使用只有一个事物时,它是明确的。
总经理来到我们办公室昨天。

零冠词

我们可以省略的文章时,可数名词复数generalising有关,也与不可数名词。

客户服务部负责处理投诉。(所有,任何投诉)

员工谁不遵守公司的规定将给予警告。(所有工作人员,所有公司的规定)

在5月开始生产。(不可数名词)

 

避免问题的词语

30 Jun 2019

在本周的商务英语中,我们将指出几个单词和词组是商务写作最好避免英寸 请记住,你的目的是让你的信息传达给你的读者清楚,简明扼要。 尝试使用语言,会不会引起混乱。

阿禁毒处亦

这往往是多余的。 使用自己和省略

至于是否

单Word 是否意味着同样的事情是否

基本上,基本上完全

这些话很少添加任何有用的一个句子。 试试他们没有和句子,几乎总是,你会看到一句改善。

被认为 成为

这些话是非标准或代替,因为至今 例如,我们可以写,他们是作为老客户,我们给他们特别优惠条款因为他们是老客户,我们给了他们特殊的信贷条件

由于这样的事实:

使用这句话是一个明确的信号,你的句子麻烦有没有在。 难道你的意思是因为

同样作为

有些东西是同样重要一样重要 ,但不是同样重要

他/她

他/她写一个或性别歧视的公约,以避免产生,但它不工作非常好,如果它变得恼人经常出现。 他或她或使用复数(如适用),可以完全避免性别歧视的问题。

第一,第二,第三等

数东西与第一,第二,第三种形式等,不符合这些状语。

许多作家方面得到了作为一个丑陋的字眼,他们有一个点。 如果你能避免写进去,这样做。 例如: 我得马上开始学习。 和:我两次会议今天下午举行。

排序

这些都是确定在非正式场合,但在正式文件中使用更多一些,而不是代替或相当 例如:我们的结果相当满意。

 

打开一个商务会议

23 Jun 2019
小谈

无论您是举办会议或出席会议,这是礼貌使闲聊,而你等待会议开始。 你应该讨论的事情无关的周末计划会议,如天气,家庭,或。 这里有一个简短的示例对话:

嗨杰克。 你好吗?

杰克

太好了,谢谢,你呢?

嗯,我现在好温暖的天气终于到来了。

杰克

我知道你的意思。 我认为冬天是永远不会结束。

你撒过您的高尔夫俱乐部吗?

杰克

有趣的你应该问。 我得走了我的弟弟在星期六法律年的第一轮。

欢迎

一旦每个人都已经来临,主席或会议是谁负责,应正式欢迎大家出席会议,并感谢与会者的到来。

  • 那么,既然每个人都在这里,我们应该有一个开始。
  • 你好,大家。 谢谢您今天的到来。
  • 我认为我们现在就开始。 首先,我想向你表示欢迎所有。
  • 谢谢大家今后在这样短的通知。
  • 我真的很感激大家出席今天。
  • 我们有很多,今天,我们真的应该开始。

这里有一个会议样本欢迎来自主席:

我认为我们现在就开始。 首先,我想向你表示欢迎,并感谢所有为通知大家来,特别是在这样短的。 我知道你们都很忙,很难抽出时间远离你的日常任务的会议。
 

商务会议常用短语

16 Jun 2019
在这里,我们要为您介绍了一些有用的短语1)看时间,2)恢复在业务会议的焦点。

看着时间

约持有有效满足最困难的事情之一是停留在时间限制。 一个好的议程将概述每个项目应该多长时间服用。 一个好的主席将尽其最大的限度内停留。 下面是一些可以用来保持在适当的会议步伐流畅的表达。

我想我们已经花了足够的时间在这个主题。
我们正在运行的时间短,所以让我们继续前进。
我们正在运行的进度落后,所以我们必须跳过下一个项目。
我们只有15分钟的剩余,有剩下的盖了很多。
如果我们不继续前进,我们将运行到午餐的权利。
我们已经花了太长时间就这个问题,所以我们将离开现在。
我们将要回来以后到这一点。
我们可以整天谈论这个,但我们要到达的下一个项目。

收复焦点

这是很容易下车主题当你一个人在同一个房间号。 这是主席的责任,保持讨论的重点。 下面是一些表达式来不断的项目为中心,因为它们在议程出现了会议。

让我们坚持到手头的任务,是吗?
我认为我们正在转向题外话这一点。
恐怕我们已经从手头的事情偏离。
你可以自己在讨论中其他时间的。
我们已经失去了视线点这里。
这件事情上没有今天的议程。
让我们节省了另一次会议的。
获得回第5号。
现在我们在哪儿? 哦,是的,我们的投票。

 

商业项目符号列表写作

09 Jun 2019

你可以使用你的垂直名单号码或要点。 垂直列是一个复杂的信息清楚地提出更多的好方法。 这里,我们只是要告诉你三种类型的项目符号列表。 三种类型之间的区别在于名单是间断的方式。

1型

以下条件是完全资助的培训是必要的:

  • 这是你第一次培训课程。
  • 您的雇主签署附上的表格。
  • 你有一个清洁的驾驶执照。

    最初的说法是一个完整的句子,但以冒号结束(:)来表明,名单如下。 列表中的每个点是一个完整的句子,所以它以一个大写字母和一个句号结束。

    2型

    费用包括:

    • 课程教材
    • 准备时间
    • 交通费。

      最初的说法是一个完整的句子,但以冒号结束(:)来表明,名单如下。 列表中的每个点短(词组),因此点不以大写字母开始,只有最后一点有一个句号。

      第3类

      该课程是专为学员谁:

      • 有一个会计学学位;
      • 需要工作经验;
      • 住在伦敦地区。

        最初的说法是一个完整的句子,但以冒号结束(:)来表明,名单如下。 列表中的每个点是一个连续的句子的一部分。 该点不以大写字母开始,有一个分号(;)分隔每个点。 在最后一点上是'和'以表明它是一个连续的句子的一部分。

        有了这个类型的列表,小心点推出后未来的语法一致。 需要在一个语法不一致的名单下面的例子看看。

        不正确的版本:

        的人:

        • 谁住在伦敦;
        • 谁是超过25;及
        • 有度;

        有资格申请。

        这个清单是不正确的,因为你需要另一个'谁'在第三点语法一致作出判决。

        正确的版本:

        谁的人:

        • 住在伦敦;
        • 有超过25条;和
        • 有度;

        有资格申请。

        这份名单是正确的,因为?谁住?,?谁是?和?谁拥有?的结局都是复数匹配'人'。 这份名单是语法上是一致的。

         

        如何开始对话

        02 Jun 2019

        现在开始,问问题的人是很容易回答。

        一个良好的平衡是围绕着两个或三个封闭性问题,具有短的答案,然后一个悬而未决的问题,他们必须去思考和说话。 在早期,它是一种更好,即使开放式问题,让他们简单和容易。

        小贴士

        • 问他们对自己的东西。
        • 如果你不知道他们的名字,然后从那里开始。
        • 赞扬他们对自己的外观。 问问他们在那里他们得到了那可爱的衣服,手表,帽子或什么的。
        • 他们的好心情评论,问他们为什么,他们正在寻找一些比较好。 说他们愣,问为什么。
        • 询问他们是否有家庭,子女,他们是多么老,它们是如何做学校等的名称。
        • 询问他们的职业,他们的事业和未来的计划。
        • 询问爱好,兴趣,以及他们用自己的业余时间做。
        • 注意,当他们给你一个答案。 不仅表现出兴趣,但他们的答案作为一个人,以及
        • 当他们告诉你一些事情,表现出了兴趣。 跟进更多的问题。

        手艺不错

        • 一般起动器

        嗨,我是保罗。

        对不起,我不明白你的名称。

        我喜欢你的衣服。 你在哪里买的?

        尼斯的帽子!

        你看起来很担心。

        什么事? 你往下看。

        这有什么错? 你好像心不在焉。

        • 天气 (特别是在气候变化的地方经常)。

        美好的一天,是不是?

        今天天气真好,是不是?

        你能相信这雨,我们已经拥有一切?

        它看起来的要下雪了。

        我们不能要求一个更好的日子,可我们?

        这样的天气怎么样?

        • 最新消息 (但要小心,以避免深知政治和宗教的人,你不)。

        你抓住今天的新闻?

        你有没有听说过关于第四次圣火?

        你怎么看待这条铁路罢工的看法?

        我看了今天的文件西尔斯商场正在关闭。

        我听到电台今天,他们终于要开始建立新的桥梁。

        如何团结? 你认为他们会赢得今晚?

        • 家庭 (兄弟姐妹,他们在那里生活,等等)

        你有孩子吗?

        你来自一个大家庭?

        你有兄弟或姐妹吗?

        你的家人住在附近?

        你的孩子去当地的学校?

        • 历史 (什么学校,他们去了,他们在那里住,等)

        你是从这儿?

        你不是在这里,是吗?

        您在这里住很久了吗?

        你是从伦敦吗?

        你是哪里人?

        多久你打算住在这里?

        你住哪儿来新加坡之前?

        你在这里上学?

        你去哪个学校的?

        你如何找到住在新加坡?
        • 工作 (他们做什么,等人,在工作中)

        展望周末?

        你在这里工作很久了吗?

        我真不敢相信我们今天有多忙,可以吗?

        你看起来像你可以用一杯咖啡。

        你的新电脑看?

        • 假期

        你要走了今年夏天的任何地方?

        你有什么计划去什么地方?

        你有什么特别的周末?

        纵观今年的假期?
        • 爱好和体育

        你对足球感兴趣吗?

        哪些运动对你最喜欢?

        我的激情是打高尔夫球。 你怎么样?

        你是任何俱乐部的成员?

        你怎么度过你的空闲时间?

        你打算今晚的比赛?

        上周六,大赢曼联。

        你最喜欢什么运动?

        ?

         

        知道何时使用被动语态

        26 May 2019

        如果使用语法检查功能,你的句子可能会得到标记 在名为?被动语态。?故障时间通常这个标志是伴随着意见?考虑用主动语态动词重写。?

        这是故障严重吗?不! 事实上,我们的语法检查器已标记的句子的三个这一商业写作技巧开始,我们不担心了一下。

        我们并不担心,但我们千万要注意 。 这是因为有一个关于限制使用的被动动词很多好的建议。 例如,我们被告知要改变:

        ?表面应催芽 ?(被动)以? 总理的面?(活动),这种改变是有意义的。 读者需要精确的指示。

        ?你的礼物是赞赏 ?(被动)到?非常感谢您的礼物?(活动),这是另一个优秀的建议。 ?表示赞赏?听起来人情味,而?我们非常感谢?感到温暖。

        当我们把这些变化,我们正在取代以简洁,直接言词罗嗦的,模糊的词语 。 这是优秀的。
        但有四个地方被动动词配合得恰到好处:


        1。 当你不知道谁执行的行动。

        被动:

        她的车被偷了两次。

        不:

        有人偷了她的车两次。

        2。 当它不是谁执行的动作。

        被动:

        该板是预切

        不:

        一名工人预切板。

        3。 当我们想避免指责别人。

        被动:

        图纸丢失了

        不:

        安迪失去了图纸。

        4。 当我们想软化指令。

        被动:

        本段可以缩短

        不:

        缩短这一段。

        被动动词这四个实例完美。 同样,在我们的开放句子的被动动词也很好(?GET标记?和?通常是伴随着?)。

        知道动词属于无源器件,你会不会被你的语法检查软件吓倒了。 我们的语法检查器只是标记的前一句,但我们知道的被动动词有适合我们的目的和声音恰到好处!

         

        控制与母语的电话

        19 May 2019
        最大的问题之一是速度。 母语的人,尤其是商务人士,往往在电话中说话很快。 作为非母语,你需要开发的技术,这将使您能够利用呼叫控制。 下面是一些实用技巧:
        • 直接请这个人慢点说

        你能说得慢一点,好吗?
        请您讲慢一点,好吗?
        你慢一点,好吗?

        • 以信息时注意到一个名字或者重要的,每个信息重复一块该人说话。

        所以,你说你可以给我们一个10%的折扣?
        好,你愿意延长保修至30天,对不对?
        您的电话号码是2718 3892和您的电子邮件地址是.....
        让我确认这一点。 你的名字是安迪霍格和你的公司是所谓的'Gtech有限公司'。
        让我重复你的话。
        我只是想确认你刚刚告诉我的。

        这是一个很有效的工具。 通过重复每一个重要信息,或每个数字或字母时,会自动慢下来的扬声器。
        • 别说你懂了,如果你没有。 让这个人重复一下直到你懂了。

        对不起,我不明白你在说什么。
        恐怕我不知道你的意思。
        我很抱歉,但我不跟着你。
        你介意我翻看了一遍?
        能否请你再说一遍,好吗?
        你能再说一遍,好吗?
        你能解释一下你的意思?

          请记住,其他人需要自己的/她的理解,并在他/她的利益,以确保你已经理解的。 如果你问一个人解释两次以上,通常会放慢。
        • 如果这个人不慢下来开始讲自己的语言!
        另一种语言的一个快速的说一两个句子会提醒打电话的人他们是很幸运的,因为他们并不需要讲不同的语言来沟通。 谨慎使用,这种羞辱对方可能会是非常有效的锻炼。 所以要确定你使用的同事而不是老板呢!

         

        Showing Empathy in Business Situations

        12 May 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        Reflecting - Reflecting on how you can see what someone is feeling:

        I can see that you're really upset about this.
        You seem to be upset.
        You seem upset.
        You don't seem to be very happy at the moment.
        You seem to have made your decision already.
         

        Legitimizing - Putting yourself in the other person's situation:

        I'd be upset, too.
        I can understand why you would be upset about that.
        I can definitely see why that would be frustrating.
        I'm sure that irritated you!
        I can understand your concerns, but.
        I understand that.
        I can see how hearing those comments might annoy you.
        It's not very nice to hear comments like that, is it?
        I can understand your feeling betrayed by my not talking to you directly.
        I can definitely see why that would upset you.
         

        Supporting - Offering to help in a specific way:

        I'll be here if you have any questions.
        If you are unhappy here, I am here to discuss it with you.
         

        Partnership-building - Offering to work together as a team to solve a problem

        Maybe we can focus on,,,,
        Let's see what we can do to resolve this problem together.
         

        Respecting - Expressing admiration for how another person is coping with a situation

        You don't seem to be too upset about this.

        You are dealing with this very well.

         

        Using Precise Active Verbs

        05 May 2019

        Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.

        Example

        John Smith will contact you at 11.30 p.m.

        Revised

        John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.

        Revised

        John Smith will visit you at 11.30 p.m.

         

        Example

        We must consider this problem.

        Revised

        We must resolve this problem.

         

        Example

        The report is a summary of previous research on drinking.

        Revised

        The report summarises research on drinking.

         

        Example

        The copy editor made an improvement to the draft.

        Revised

        The copy editor improved the draft.

         

        Example

        John is responsible for the distribution of the daily marketing report.

        Revised

        John distributes the daily marketing report.

         

        Example

        Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith will improve the invoicing system.

         

        Example

        Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.

        Revised

        Human Resources interviews and employs all candidates.

         

        Example

        All credit card approval is done by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith approves credit cards.

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Expressing Opinions and Agreement

        21 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for expressing opinions and agreement in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        ASKING FOR OPINIONS

        What do you think about...?
        What's your opinion of...?
        Do you think that...?
        Tell me what you think about...
        How do you feel about...?
         

        EXPRESSING OPINIONS

        I think that...
        I don't think that ....
        In my opinion...
        In my view...
        It's my belief that...
        I reckon that...
        I don't reckon that ...
        I feel that...
        I don't feel that ...
        I believe that ...
        I don't believe that ...
        If you ask me, I think/feel/reckon that...
        As far as I'm concerned...
         

        CHECKING AN OPINION

        Do you think so?
        Do you feel that?
        Is that what you think?
        Do you really believe that?
         

        AGREEING

        I think you're right.
        I agree with you.
        You're right.
         

        STRONG AGREEMENT

        I couldn't agree with you more.
        You're absolutely right.
        I agree entirely.
        I totally agree.
        I completely agree with you.
         

        AGREEMENT IN PART

        I agree with you up to a point, but...
        That's quite true, but...
        I agree with you in principle, but...
         

        DISAGREEMENT

        Note that when you disagree with someone, you can often sound more polite by using a phrase such as 'I'm afraid...'

        I'm not sure I agree with you.
        (I'm afraid) I don't agree.
        (I'm afraid) I disagree.
        (I'm afraid) I can't agree with you.
        (I'm afraid) I don't share your opinion.
         

        DISAGREEING STRONGLY

        I don't agree at all.
        I totally disagree.
        I couldn't agree with you less.
         

        Confusing Words - "Allow" vs "Permit" vs "Let" vs "Enable"

        14 Apr 2019

        These four verbs are all similar, but have different shades of meaning and use.

        Allow and permit can be followed by an object, and optionally, a verb or another object:

        Until recently, the club would not allow women to enter.
        Until recently, the club would not permit women to enter.

        Let needs a different construction; the object is followed by an infinitive without to:

        Until recently, the club would not let women enter.
        Please let me know urgently.

        Note the use of allow to politely introduce something you want to say:

        Allow me to point out that ...
        Allow me to introduce myself. My name is ...

        If you allow for problems, extra expenses etc. you include extra time or money to be able to deal with them:

        If you are self-employed, do not forget to allow for tax and national insurance.

        To enable means 'to make something possible'; Allow also has this meaning as in:

        During the 19th Century road and rail transport allowed/enabled commerce to expand.

        Enable is often preferable if there is no idea of 'permission':

        A rights issue enabled the company to raise extra capital.
        A word processor enables a secretary to type faster than on a typewriter.

        Note that these verbs must be followed by a personal object before an infinitive. We cannot say:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows to satisfy demand.

        The correct version is:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows us to satisfy demand.
         

        Handling Difficult Requests

        07 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for handling difficult requests at work. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        SAYING WHY YOU'RE CALLING

        The reason I'm calling is:
        I was calling to ask a favour:..
        I'm calling to ask if you could:..
        I'm calling because we need some help......
         

        EXPLAINING THE PROBLEM

        The situation is this....
        Here's the problem.....
        Let me explain the situation......
         

        REFUSING A REQUEST

        I'm afraid that's not possible.
        I'm sorry but we just can't do that.
        I wish we could help you, but:..
        I'm sorry, but I'm not in a position to do that.
         

        STATING YOUR POSITION

        I understand your situation, but we really must request:..
        Our company policy is to:..
        It's not our company policy to.....
        We always demand .....
        We never allow.....
         

        MAKING A POLITE REQUEST

        Would it be possible to.:?
        We were wondering if you could possibly.:?
        Would you be able to:.?
        Could you please.....?
        We'd appreciate it if you could.....
        We'd be grateful if you could.....
         

        SUGGESTING A COMPROMISE

        How about if we......?
        What (about if we...?
        If we were to ....... would you....?
        We'd also be willing to.....
        How would you feel if we...?
        Why don't we/you:...?
         

        AGREEING TO A REQUEST

        We could probably accept that.
        We might be able to agree to that.
        We could agree to that on condition that......
        I suppose we could accept that.
        That is a possibility, but I'd have to check with....
         
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