Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

在文档中使用可理解的词

14 Jul 2019
当你在写商业文件,说清楚你的意思,用最简单的适合字。 这并不一定意味着只使用简单的话-说说而已,读者会明白的。

对于大多数的话,你就可以自己决定他们是否是合适的。最重要的是,不要使用行话就是你的工作生活的一部分,除非你在写的人谁使用相同的术语。如果一个教师写的教育主任,行话单词'SAT考试,可能是非常有用的空间节省时间和金钱。 但你不会使用它时,写入的父母。 因此,在一般情况下,坚持日常英语只要有可能。

这里有一个单词列表,你应该尽量避免,给你一个基本概念是指什么。 尝试使用' 使用 '列的替代品,我们建议在。

避免

使用

额外

额外

建议

告诉

申请人

开始

开始

完成

填写

遵守

坚持

因此

所以

确保

确保

向前

发送

在超过

以上

在尊重

在事件

如果

在收到

当我们/你

根据要求

如果你问

详情

详情

每年

一年

购买

关于

关于

如果你希望

如果你想

终止

结束

 

使用的物品(一/一/下)

07 Jul 2019

下面的提示为使用条款的基本规则(一/一/下)。 在接下来的一周,指的是当你阅读提示业务文档,一本杂志的文章,网页等,在阅读中找到一些名词,并使用技巧来分析文章的使用。

文章正确地使用是一种技能,多年来通过大量的阅读时间的发展,写作,口语和听力。 想想下面的规则,并牢记他们在阅读,听你周围的语言。 很快你会发现你不必再想有关规则。 使用量将成为自然给你。

一般使用规则

名词

一/一

没有文章

可数
与复数

一信
发票


发票


允许

可数
与复数


允许

信件
发票

信件
发票

不可数的

允许不

信息

信息

不定冠词的使用(一/一)

  • 使用一个一个时候,恰恰是我们第一次提到或者谈论的东西。
  • 使用,可数名词与一个一个奇异。

你能不能让我有一个信封?

我购买了一台传真机昨天。

一个你的信。

本文使用的正定(下)

  • 使用时,读者是要明确什么是被提及。

关门。

12月会议的4 ... ...

我们发出文件要求在销售部。

  • 使用时,已经提到的名词了。
我收到的来信我们的旺角分行从一个销售人员的客户抱怨一。客户 ,推销员粗鲁她时,她试着问一个问题。 我会传给你信。
  • 使用 ,很明显只有一个东西。
总经理来到我们办公室昨天。

零冠词

我们可以省略的文章时generalising复数可数名词和有关名词与不可数也。

客户服务部负责处理投诉。(所有,任何投诉)

工作人员谁不遵守公司的规定将给予警告)。(所有工作人员,所有公司的规定

在五月开始生产。(不可数名词)

 

避免问题的词语

30 Jun 2019

在本周的商务英语技巧中,我们将指出几个单词和短语是商业写作最好避免研究。 记住,你的目的是让你的信息传达给你的读者清楚,简明扼要。 尝试使用的语言,会不会引起混乱。

阿届还

这往往是多余的。 使用自己和省略。

至于是否

一个单词是否意味着同样的事情是否像到

基本上,基本上完全

这些话很少添加任何有用的句子。 没有他们的尝试和句子,几乎总是,你会看到一句改善。

被认为 成为

这些话是非标准或取代,因为至今 例如,我们可以写是他们的老客户,我们给了他们特殊的信用条件的客户 ,而是因为他们是旧的,我们给了他们特殊的信贷条件

由于这样的事实:

使用这个短语是一个明确的信号,你的句子的问题是研究。 难道你的意思,因为

同样作为

同样重要的东西,可还是一样重要 ,但不是同样重要

他/她

他/她是性别歧视或书面约定,以避免产生,但它不能很好地工作,它成为恼人如果它出现频繁。 使用或使用他或她的复数(如适用),这样你可以完全避免性别歧视的问题。

第一,第二,第三等

数的东西, 第一,第二,第三等,而不是与这些副词形式。

得到

许多作家方面得到了作为一个丑陋的字,他们有一个点。 如果你能避免编写它,这样做。 例如: 我得马上开始学习。 和:我两次会议今天下午举行。

实物或样的

这些文件确定在非正式场合,但在正式使用更多一些,而不是代替或相当 例如:我们的结果相当满意。

 

打开一个商务会议

23 Jun 2019
小谈

无论您是举办会议或出席会议,这是礼貌使闲聊,而你等待会议开始。 你应该讨论的事情无关的周末计划会议,如天气,家庭,或。 这里有一个简短的示例对话:

嗨杰克。 你好吗?

杰克

太好了,谢谢,你呢?

嗯,我现在好温暖的天气终于到来了。

杰克

我知道你的意思。 我认为冬天是永远不会结束。

你撒过您的高尔夫俱乐部吗?

杰克

有趣的你应该问。 我得走了我的弟弟在星期六法律年的第一轮。

欢迎

一旦每个人都已经来临,主席或会议是谁负责,应正式欢迎大家出席会议,并感谢与会者的到来。

  • 那么,既然每个人都在这里,我们应该有一个开始。
  • 你好,大家。 谢谢您今天的到来。
  • 我认为我们现在就开始。 首先,我想向你表示欢迎所有。
  • 谢谢大家今后在这样短的通知。
  • 我真的很感激大家出席今天。
  • 我们有很多,今天,我们真的应该开始。

这里有一个会议样本欢迎来自主席:

我认为我们现在就开始。 首先,我想向你表示欢迎,并感谢所有为通知大家来,特别是在这样短的。 我知道你们都很忙,很难抽出时间远离你的日常任务的会议。
 

商务会议的常用词语

16 Jun 2019
在这里,我们将向你介绍几个有用的短语:1)看时间,2)重新会议的重点在企业。

看着时间

会议召开一个关于一个有效的最困难的事情下榻的时限内。 一个良好的议程将每个项目大纲多久应采取。 一个好的主席将尽其最大的限度内停留。 这里有一些速度表达式,可以用来保持在适当会议流淌。

我想我们已经花了足够的时间对这个话题。
我们正在运行时间短的,所以让我们继续前进。
我们正在执行进度落后,所以我们必须跳过下一个项目。
我们只有剩下的十五分钟,并有涵盖了很多了。
如果我们不继续前进,我们将运行到吃午饭。
我们花了太久这个问题,所以我们现在就要离开它。
我们将要回来以后在一本。
我们可以整天谈论这个,但我们要进入下一个项目。

收回焦点

这是很容易下车主题当你得到一个人在房间号码相同。 这是主席的责任,保持讨论的重点。 下面是一些表达式,以保持会议的中心议程上的项目,因为它们出现。

让我们坚持到手头的任务,好吗?
我想我们这个话题转向了位。
恐怕我们的手偏离在此事。
您可以讨论在另一个时间之间的这种自己。
我们失去了一点视线在这里。
这个问题不是今天的议程。
让我们再保存举行。
再回到5号项目。
现在,我们说到哪了? 哦,是的,我们的投票。

 

在商务写作项目符号列表

09 Jun 2019

你可以使用你的垂直名单号码或要点。 垂直链是一种更为复杂的信息清楚地介绍伟大的方式。 在这里我们只是要告诉你三种类型的符号列表。 三种类型之间的区别在于穿插方式的名单。

1型

以下条件是完全必要的资助的培训:

  • 这是你第一次培训课程。
  • 你的雇主的迹象所附表格。
  • 您有一个干净的驾驶执照。

    最初的短语是一个完整的句子,但有一个冒号(完:)显示一个列表如下。 列表中的每个点是一个完整的句子,因此它始于一个大写字母和一个句号结束。

    2型

    费用包括:

    • 课程教材
    • 准备时间
    • 交通费。

      最初的短语是一个完整的句子,但有一个冒号(完:)显示一个列表如下。 列表中的每个点是短(短语),所以点不以大写字母开始,只有最后一点有一个句号。

      类型3

      该课程旨在为学员谁:

      • 有一个会计学学位;
      • 需要工作经验;
      • 住在伦敦地区。

        最初的短语是一个完整的句子,但有一个冒号(完:)显示一个列表如下。 列表中的每个点是一个连续句子的一部分。 该点不大写字母开始,并有一个分号(;)分隔每个点。 在最后一点上是'和'表明它是一个连续句子的一部分。

        有了这个清单类型,讲究的是点后,未来引进的语法一致。 以在一个语法不一致的名单下面的例子看看。

        不正确的版本:

        人民:

        • 谁住在伦敦;
        • 谁超过25;和
        • 有一个度;

        有资格。

        这个清单是不正确的,因为你需要另一个'谁'中的第三点语法一致作出判决。

        正确的版本:

        人们谁:

        • 住在伦敦;
        • 有超过25条;和
        • 有一个度;

        有资格。

        这份名单是正确的,因为?谁住?,?谁是?和?谁拥有?都是复数词尾,以配合'人'。 这份名单是语法上是一致的。

         

        如何开始对话

        02 Jun 2019

        开始时,问问题的人是很容易回答。

        一个良好的平衡是围绕两个或三个封闭性问题,即短的答案,然后一个公开的问题,在那里他们必须思考和说话。 在早期,它是一种更好的公开问题,甚至让他们简单和容易。

        小贴士

        • 问他们对自己的东西。
        • 如果你不知道他们的名字,然后从那里开始。
        • 称赞他们对自己的外观。 问问他们在那里他们得到了那可爱的衣服,手表,帽子或别的什么东西。
        • 他们的好心情评论,问他们为什么看起来有点下降。 说他们愣,问为什么。
        • 询问他们是否有家庭,其子女的名字,多大了它们,它们是如何做好学校等。
        • 询问他们的职业,他们的事业和未来的计划。
        • 问爱好,兴趣,以及他们用自己的空闲时间做的事。
        • 注意当他们给你一个答案。 显示的兴趣不仅在回答,但在他们作为一个人,以及
        • 当他们告诉你一些事情,也表现出兴趣。 跟进更多的问题。

        谈话起动器

        • 一般起动器

        你好,我是保罗。

        对不起,我没有打扰你的名字。

        我喜欢你的衣服。 你从哪里得到它?

        尼斯的帽子!

        你看起来很担心。

        怎么回事? 你往下看。

        难道有什么错? 你似乎分心。

        • 天气的变化常常(尤其是在气候的地方)。

        愉快的日子,是不是?

        今天天气真好,是不是?

        你能相信这雨,我们已经拥有一切?

        它看起来像是要下雪。

        我们不能要求一个更好的一天,可以吗?

        这样的天气怎么样?

        • 最近的消息 (虽然要小心,以避免政治和宗教的人与你不很熟悉)。

        你有没有赶上今天的新闻?

        你听说,关于第四次圣火呢?

        你觉得这个铁路罢工?

        我今天在报纸上看到的西尔斯购物中心正在关闭。

        我从收音机听到今天,他们终于将开始建设新的桥梁。

        如何团结? 你认为他们会赢得今晚?

        • 家庭 (兄弟姐妹,他们身在何处,等等)

        你有孩子吗?

        你来自一个大家庭来吗?

        你有兄弟或姐妹吗?

        难道你的家人住在附近吗?

        你们的孩子到当地学校?

        • 历史 (什么学校他们去,他们在那里住,等)

        你是从在这里?

        你不是从这儿,是吗?

        您在这里住多久?

        你是从伦敦吗?

        你是哪里人?

        多久你打算住在这里?

        你在哪里住,才到新加坡?

        你在这里上学?

        你是哪个学校去?

        你觉得如何在新加坡的生活?
        • 工作 (他们做什么,人们在工作,等等)

        展望周末吗?

        你在这里工作多久?

        我真不敢相信我们今天有多忙,可以吗?

        你看起来像你可以使用一杯咖啡。

        你认为新电脑?

        • 假期

        难道你要离开这个地方夏天?

        你有没有计划去什么地方?

        你在周末做什么特别的吗?

        纵观今年的假期?
        • 爱好和体育

        你对足球感兴趣吗?

        哪些运动对你最喜欢?

        我的激情是打高尔夫球。 你怎么样?

        你是任何俱乐部的成员?

        你如何度过你的空闲时间?

        你今晚去游戏?

        上周六赢得大联合。

        你最喜欢什么运动?

        ?

         

        知道何时使用被动语态

        26 May 2019

        如果您使用语法检查功能,可能让你的句子标记 在被称为?被动故障时间。?这个标志通常是伴随着意见,?考虑用主动语态动词重写。?

        这是故障严重吗?不! 事实上,我们的语法检查器已标记的句子3于本企业开始写作技巧,我们不是有点担心。

        我们并不担心,但我们要留意 。 这是因为有一个关于限制使用被动动词很多好的建议。 举例来说,我们被告知要改变:

        ? 引物的表面 ?(被动)到? 总理的面?(活动)。这种改变是有意义的。 读者需要明确的指示。

        ?你的礼物是感谢 ?(被动)到?非常感谢您的礼物?(活动)。这又是一个很好的建议。 ?这是值得重视?的声音客观,而?我们非常感谢?感觉温暖。

        当我们做出这些转变,我们正在取代罗嗦,直接用简洁的话含糊短语 。 这是优秀的。
        但也有4个地方,正好适合被动动词:


        1。 当你不知道谁执行的操作。

        被动:

        她的车被偷了两次。

        没有:

        有人偷了她的车两次。

        2。 当它不关心谁执行的行动。

        被动:

        该议会是预先切开

        没有:

        一名工人预切板。

        3。 当我们想避免指责别人。

        被动:

        该画作被丢失

        没有:

        安迪失去了图纸。

        4。 当我们想要软化一个指令。

        被动:

        本段可以缩短

        没有:

        缩短这一段。

        被动动词是完美在这四个实例。 同样,在我们的开幕句子的被动动词也运作良好(?得到标记?和?通常是伴随着?)。

        知道属于无源动词,你将不会被软件所吓倒你的语法,再检查一次。 我们的语法标记的检查只是前一句,但我们知道被动动词有适合我们的目的和声音真是好!

         

        控制与母语的电话

        19 May 2019
        最大的问题之一是速度。 母语的人,尤其是商务人士,往往在电话中说话很快。 作为非母语,你需要开发的技术,这将使您能够利用呼叫控制。 下面是一些实用技巧:
        • 直接请这个人慢点说

        你能说得慢一点,好吗?
        请您讲慢一点,好吗?
        你慢一点,好吗?

        • 以信息时注意到一个名字或者重要的是,每一条信息的重复样的人说话。

        所以,你说你可以给我们一个10%的折扣?
        好,你愿意延长保修至30天,对不对?
        您的电话号码是2718 3892和您的电子邮件地址是.....
        让我确认这一点。 你的名字是安迪霍格和你的公司是所谓的'Gtech有限公司'。
        让我重复你的话。
        我只是想确认你刚刚告诉我的。

        这是一个很有效的工具。 通过重复每一个重要信息,或每个数字或字母时,会自动慢下来的扬声器。
        • 别说你懂了,如果你没有。 让这个人重复一下直到你懂了。

        对不起,我不明白你在说什么。
        恐怕我不知道你的意思。
        我很抱歉,但我不跟着你。
        你介意我翻看了一遍?
        能否请你再说一遍,好吗?
        你能再说一遍,好吗?
        你能解释一下你的意思?

          请记住,其他人需要自己的/她的理解,并在他/她的利益,以确保你已经理解的。 如果你问一个人解释两次以上,通常会放慢。
        • 如果这个人不慢下来开始讲自己的语言!
        另一种语言的一个快速的说一两个句子会提醒打电话的人他们是很幸运的,因为他们并不需要讲不同的语言来沟通。 谨慎使用,这种羞辱对方可能会是非常有效的锻炼。 所以要确定你使用的同事而不是老板呢!

         

        Showing Empathy in Business Situations

        12 May 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        Reflecting - Reflecting on how you can see what someone is feeling:

        I can see that you're really upset about this.
        You seem to be upset.
        You seem upset.
        You don't seem to be very happy at the moment.
        You seem to have made your decision already.
         

        Legitimizing - Putting yourself in the other person's situation:

        I'd be upset, too.
        I can understand why you would be upset about that.
        I can definitely see why that would be frustrating.
        I'm sure that irritated you!
        I can understand your concerns, but.
        I understand that.
        I can see how hearing those comments might annoy you.
        It's not very nice to hear comments like that, is it?
        I can understand your feeling betrayed by my not talking to you directly.
        I can definitely see why that would upset you.
         

        Supporting - Offering to help in a specific way:

        I'll be here if you have any questions.
        If you are unhappy here, I am here to discuss it with you.
         

        Partnership-building - Offering to work together as a team to solve a problem

        Maybe we can focus on,,,,
        Let's see what we can do to resolve this problem together.
         

        Respecting - Expressing admiration for how another person is coping with a situation

        You don't seem to be too upset about this.

        You are dealing with this very well.

         

        Using Precise Active Verbs

        05 May 2019

        Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.

        Example

        John Smith will contact you at 11.30 p.m.

        Revised

        John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.

        Revised

        John Smith will visit you at 11.30 p.m.

         

        Example

        We must consider this problem.

        Revised

        We must resolve this problem.

         

        Example

        The report is a summary of previous research on drinking.

        Revised

        The report summarises research on drinking.

         

        Example

        The copy editor made an improvement to the draft.

        Revised

        The copy editor improved the draft.

         

        Example

        John is responsible for the distribution of the daily marketing report.

        Revised

        John distributes the daily marketing report.

         

        Example

        Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith will improve the invoicing system.

         

        Example

        Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.

        Revised

        Human Resources interviews and employs all candidates.

         

        Example

        All credit card approval is done by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith approves credit cards.

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Expressing Opinions and Agreement

        21 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for expressing opinions and agreement in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        ASKING FOR OPINIONS

        What do you think about...?
        What's your opinion of...?
        Do you think that...?
        Tell me what you think about...
        How do you feel about...?
         

        EXPRESSING OPINIONS

        I think that...
        I don't think that ....
        In my opinion...
        In my view...
        It's my belief that...
        I reckon that...
        I don't reckon that ...
        I feel that...
        I don't feel that ...
        I believe that ...
        I don't believe that ...
        If you ask me, I think/feel/reckon that...
        As far as I'm concerned...
         

        CHECKING AN OPINION

        Do you think so?
        Do you feel that?
        Is that what you think?
        Do you really believe that?
         

        AGREEING

        I think you're right.
        I agree with you.
        You're right.
         

        STRONG AGREEMENT

        I couldn't agree with you more.
        You're absolutely right.
        I agree entirely.
        I totally agree.
        I completely agree with you.
         

        AGREEMENT IN PART

        I agree with you up to a point, but...
        That's quite true, but...
        I agree with you in principle, but...
         

        DISAGREEMENT

        Note that when you disagree with someone, you can often sound more polite by using a phrase such as 'I'm afraid...'

        I'm not sure I agree with you.
        (I'm afraid) I don't agree.
        (I'm afraid) I disagree.
        (I'm afraid) I can't agree with you.
        (I'm afraid) I don't share your opinion.
         

        DISAGREEING STRONGLY

        I don't agree at all.
        I totally disagree.
        I couldn't agree with you less.
         

        Confusing Words - "Allow" vs "Permit" vs "Let" vs "Enable"

        14 Apr 2019

        These four verbs are all similar, but have different shades of meaning and use.

        Allow and permit can be followed by an object, and optionally, a verb or another object:

        Until recently, the club would not allow women to enter.
        Until recently, the club would not permit women to enter.

        Let needs a different construction; the object is followed by an infinitive without to:

        Until recently, the club would not let women enter.
        Please let me know urgently.

        Note the use of allow to politely introduce something you want to say:

        Allow me to point out that ...
        Allow me to introduce myself. My name is ...

        If you allow for problems, extra expenses etc. you include extra time or money to be able to deal with them:

        If you are self-employed, do not forget to allow for tax and national insurance.

        To enable means 'to make something possible'; Allow also has this meaning as in:

        During the 19th Century road and rail transport allowed/enabled commerce to expand.

        Enable is often preferable if there is no idea of 'permission':

        A rights issue enabled the company to raise extra capital.
        A word processor enables a secretary to type faster than on a typewriter.

        Note that these verbs must be followed by a personal object before an infinitive. We cannot say:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows to satisfy demand.

        The correct version is:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows us to satisfy demand.
         

        Handling Difficult Requests

        07 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for handling difficult requests at work. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        SAYING WHY YOU'RE CALLING

        The reason I'm calling is:
        I was calling to ask a favour:..
        I'm calling to ask if you could:..
        I'm calling because we need some help......
         

        EXPLAINING THE PROBLEM

        The situation is this....
        Here's the problem.....
        Let me explain the situation......
         

        REFUSING A REQUEST

        I'm afraid that's not possible.
        I'm sorry but we just can't do that.
        I wish we could help you, but:..
        I'm sorry, but I'm not in a position to do that.
         

        STATING YOUR POSITION

        I understand your situation, but we really must request:..
        Our company policy is to:..
        It's not our company policy to.....
        We always demand .....
        We never allow.....
         

        MAKING A POLITE REQUEST

        Would it be possible to.:?
        We were wondering if you could possibly.:?
        Would you be able to:.?
        Could you please.....?
        We'd appreciate it if you could.....
        We'd be grateful if you could.....
         

        SUGGESTING A COMPROMISE

        How about if we......?
        What (about if we...?
        If we were to ....... would you....?
        We'd also be willing to.....
        How would you feel if we...?
        Why don't we/you:...?
         

        AGREEING TO A REQUEST

        We could probably accept that.
        We might be able to agree to that.
        We could agree to that on condition that......
        I suppose we could accept that.
        That is a possibility, but I'd have to check with....
         
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