ใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่า e - mail ของคุณสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณภายใน บริษัท ของคุณ :

1 บริษัท e - mail เป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับเอกสารนี้ e - mail ซึ่งอาจอยู่ในหน่วยความจำระบบของคุณและสามารถเข้าถึงได้กับคนอื่น ๆ นอกเหนือจากผู้อ่านที่ตั้งใจไว้.
  • ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะรับผิดชอบในงานของคุณหรือให้กับ บริษัท ที่ได้รับการอนุมัติฟังก์ชั่น คุณปฏิบัติตามแนวทางของ บริษัท สำหรับการใช้อีเมลสำหรับการสื่อสารส่วนบุคคล
  • ไม่มีข้อมูลที่เป็นความลับหรือมีความละเอียดอ่อน มันอาจจะทำให้ประชาชนหรือโดยไม่ต้องลำบากใจ subpoenaed ให้กับ บริษัท ของคุณหรือคุณนักเขียน
  • ไม่ได้เป็นวิธีการหลีกเลี่ยงการพูดคุยกับคนในคนหรือทางโทรศัพท์ อย่าปล่อยให้ e - mail แทนที่ปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ที่สร้างความสัมพันธ์และช่วยให้คุณสามารถสังเกตเห็นหรือได้ยินปฏิกิริยาของผู้คนเพื่อสิ่งที่คุณพูด
  • ไม่มีถ้อยคำกล่าวหาหรืออารมณ์ วิจารณ์ที่สร้างสรรค์จะได้รับที่ดีที่สุดในหนึ่งไปยังหนึ่งในคนระยะเวลาการฝึก
  • ต้องตอบสนองทันที
  • ไม่ได้เป็นข้อมูลที่จำเป็นโดยใช้เครื่องอ่านสำหรับการอ้างอิงในระยะยาว

2 รายชื่อการแจกจ่ายที่เหมาะสม :

  • ทุกคนที่ควรได้รับข้อมูลที่ได้ถูกคัดลอก ตัวอย่างเช่นคุณไม่ได้อาศัยแก่ผู้อ่านหลักในการแจกจ่ายข้อมูลให้กับเขา / เธอรายงานโดยตรงหากคุณต้องการให้พวกเขามีข้อมูลที่
  • บรรดาผู้ที่ไม่จำเป็นต้องทราบข้อมูลที่ยังไม่ได้รับการคัดลอก

3 คุณมีความเคารพทุกครั้งที่ผู้อ่านของคุณและที่แก้ไข e - mail เพื่อความชัดเจนคุณ.

  • ตัด wordiness; กรอบใด ๆ "ลำธารของสติ."
  • ใช้คำสั้น ๆ ประโยคและย่อหน้า
  • ใช้แม่นยำถ้อยคำที่เป็นข้อเท็จจริง
  • ศัพท์แสงทางเทคนิคการแปลและย่อตามความเหมาะสมสำหรับรายชื่อการแจกจ่าย
  • ที่ถูกลบใด ๆ ที่ไม่จำเป็น"ทางเอกสาร."

4 คุณได้ใช้งานนำเสนอแบบมืออาชีพ, เสียงและมารยาทคุณ.

  • ใช้รูปแบบง่ายๆที่จะแปลงที่ดีให้กับทุกระบบคอมพิวเตอร์โปรแกรม /
  • ที่ใช้บนและตัวอักษรที่ต่ำกว่าในกรณีที่มากกว่าเงินทุนทั้งหมด บนและล่างตัวอักษรกรณีที่มีความง่ายต่อการอ่านจะใช้เงินทุนทั้งหมดดูเหมือนว่าเสียงตะโกน กฎของหัวแม่มือคือการใส่ไม่เกินแปดคำในเมืองหลวงทั้งหมดที่คุณได้บันทึกเงินทุนทั้งหมดเพื่อเน้นย้ำหรือหัวเรื่อง
  • ได้เขียน e - mail จากจุดที่ผู้อ่านของคุณในมุมมองของ ถ้อยคำของคุณคือการมีน้ำใจและสุภาพ; มันเป็นไปตามวัตถุประสงค์และตรงโดยไม่ต้องทันทีทันใด
  • คำที่ใช้ที่เหมาะสมสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

5 คุณมีการจัด e - mail กลยุทธ์ คุณมั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่ถูกต้องและเสร็จสมบูรณ์คุณ.

  • ให้อยู่ภายใต้หัวเรื่องและการเปิดคำสั่งวัตถุประสงค์ที่คาดการณ์เนื้อหาของเอกสาร
  • และคาดว่าจะตอบคำถามของผู้อ่านของคุณให้ข้อมูลพื้นหลังเมื่อมันช่วยให้ผู้อ่านของคุณเข้าใจข้อความของคุณ
  • สองตรวจสอบความถูกต้องของข้อเท็จจริงและตัวเลขที่
  • ถามอย่างชัดเจนและอย่างชัดเจนสำหรับการกระทำหรือการอธิบายสิ่งที่คุณจะทำอย่างไรต่อไป

6 คุณได้พิสูจน์อักษร e - mail ของคุณ.

  • ใช้ที่ถูกต้อง, เครื่องหมายวรรคตอนที่สอดคล้องกัน
  • ที่ใช้ตรวจสอบการสะกดและดับเบิลตรวจสอบการสะกดของชื่อของผู้คนและผลิตภัณฑ์ของ บริษัท และการให้บริการของคุณ
  • แทนที่ตัวอักษรย่อ"มือสั้น"เช่น"w /"และ"ข้อมูล"กับการสะกดมาตรฐาน
  • มั่นใจการใช้งานที่แม่นยำของคุณของคำศัพท์โดยเฉพาะอย่างยิ่งของคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคยใด ๆ gleaned จากพจนานุกรมของคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • ไวยากรณ์การตรวจสอบ (โดยเฉพาะข้อตกลงเรื่อง verb) และการใช้งาน (ตัวอย่างเช่นสับสนทั่วไปคำเช่น"มี"และ"พวกเขา")
  • โครงสร้างประโยคตรวจสอบ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการแก้ไขชิ้นส่วนใด ๆ หรือเรียกใช้ในประโยค)
 
Menu