Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

Взяв телефон сообщения

02 Sep 2018
Принимая телефонных сообщений также является навыком, который экономит время и для абонентов и приемником.

Если вам нужно принять сообщение для кого-то, получить столько информации, сколько возможно. Всегда включают в себя:

  • Дата и время вызова.
  • Полное имя звонящего (попросите правильное написание).
  • Компания вызывающего от.
  • Номер телефона и время, отведенное для обратного вызова.
  • Цель вызова.

Дайте достаточно информации, чтобы вызывающий, чтобы они знали, чего ожидать, например, когда человек, они пытаются достичь вернется.

При приеме сообщения, не сказать: ╚Я буду иметь его вам перезвонить, когда он вернется." Было бы лучше сказать: "Я сделаю, что он получает сообщение, когда он вернется".

Имейте в виду следующее при выходе телефона сообщение

  • Не говори слишком быстро!
  • Произнести заклинание и ваше имя ясно.
  • Замедление, когда говорят, ваш номер телефона и паузы где-то в последовательность предоставления свой ​​номер.
  • Дайте название компании, должность и причину вызова.
  • Пусть они знают, когда вам перезвонить.

 

Использование модальных глаголов для экспресс Возможность

26 Aug 2018
Есть времена, когда писатели не уверены в том, что произойдет, и необходимо обратиться к будущим событиям как возможности или вероятности, а не в будущем определенности.

Здесь мы кратко рассмотрим язык, используемый, чтобы показать, как ╚вероятный╩ будущих событий, то есть какова вероятность того, что они будут происходить.

Мы можем использовать некоторые модальных глаголов следует голый инфинитив (т.е. инфинитив без "к") для обозначения будущего. Эти модальных глаголов могут быть использованы в активном и пассивном залоге.

Май / Мощи + голый инфинитив

. Может и, возможно, используются для выражения неопределенности возможность действий в будущем. Мая выражается сильнее, чем возможность мощь.

Процентная ставка может увеличиться в ближайшие несколько месяцев.
Процентные ставки могут быть увеличены в ближайшие несколько месяцев.

Может / Can + голый инфинитив

Мы используем могут и могли выразить будущем возможность, когда возможность связана с предложения, планы и проекты.

Юристы компании считают это может занять много времени, чтобы составить договор.
Мы расширяем границы, так что я может быть отправлен в Китай и Тайвань в ближайшие несколько месяцев.

Может выражает сильные возможности, чем могли бы. Однако, как можно, возможность легко спутать с может способности, может / могут, как правило, используется, чтобы избежать путаницы.

Они могут доставить завтра в установленные сроки. (Они способны доставить на время)
Они могут доставить завтра в установленные сроки. (Вполне возможно, для их доставки на время)

Какой смысл предназначена? Чтобы избежать такой путаницы использование может.

Они могут / может доставить завтра в установленные сроки. (Вполне возможно, для их доставки на время)
Они могут / могли присутствовать на заседании в пятницу.

Может также использоваться, чтобы выразить условные возможности, то есть возможность что-то происходит или нет, зависит на что-то другое происходит.

Мы могли бы пойти в Макао на следующей неделе, если вы берете понедельник от работы.
Компания может расширить, если оно было больше капитала.
 

Приветствуя деловых посетителей - предлагают помощь

19 Aug 2018

Когда приветствуя посетителей вашего офиса, вы должны предложить, чтобы взять их пальто или зонтик (если они есть), предложить им место, и предложить им что-то выпить. Есть несколько способов сделать предложение на английском языке. Распространенные из них начинаются с этих фраз:


Хотели бы Вы ...?
Вы хотите, чтобы я ...?
Могу ли я вам? ...

Давайте посмотрим, как каждый из этих фраз, используемых в контексте:


Хотите чего-нибудь выпить?
Хотите любой кофе или чай?
Хотите холодный напиток?
Хотите занять место?
Хотите читать журнал, пока вы ждете?


Вы хотите, чтобы я свой ​​зонтик?
Хотите, я к вам журнал для чтения?
Хотите, я к вам выпить?


Могу ли я вам чаю или кофе?
Могу ли я вам воды?
Могу ли я вам холодный напиток?

Выбрать наиболее подходящую фразу в соответствии с контекстом, в котором предложение было принято.

 

Контрольный список для создания эффективных Письма

12 Aug 2018
Используйте следующий контрольный список, чтобы убедиться, что ваш адрес электронной почты отражают ваши профессионализм и повышает доверие к вам в вашей компании:

1. Компания электронная почта является подходящим выбором для этого документа по электронной почте, которое может находиться в памяти вашей системы и быть доступными для людей, не предназначенные читателя.:
  • Содержит информацию, которая относится только к вашей должностных обязанностей или в компании, утвержденных функций. Вы следуют компании рекомендации по использованию электронной почты для личного общения.
  • Не содержит конфиденциальную или секретную информацию. Это может быть обнародованы или вызваны в суд, не стесняясь в вашу компанию, или вы, писатель.
  • Разве это не способ избежать разговора с кем-то лично или по телефону. Не позволяйте электронной почты заменить человеческого общения, которая строит отношения и позволяет наблюдать или слышать реакцию людей на то, что вы говорите.
  • Не содержит выговор или эмоциональные формулировки. Конструктивная критика получил лучшее в один-к-одному, в лицо сессий коучинга.
  • Требует немедленного реагирования.
  • Не является ли информация, необходимая читателю для долгосрочного использования.

2. Список рассылки необходимо:

  • Все те, кто должен получить информацию, были скопированы. Например, вы не полагались на основной читатель распространять информацию на его / ее подчиненных, если вам требуется, чтобы они имели информацию.
  • Те, кто не должен знать информацию не были скопированы.

3. Вы уважаемый время вашего читателя и редактировать электронную почту для ясности Вы.:

  • Выбыли многословие, удалены все "потоки сознания".
  • Используется короткие слова, предложения и абзацы.
  • Используется точные фактические формулировки.
  • Перевод технических терминов и сокращений по мере необходимости для списка рассылки.
  • Удаленные ненужные "документ тропа".

4. Вы использовали профессиональную презентацию, тон и любезно Вы.:

  • Используется простой формат, который будет конвертировать хорошо для всех компьютерных систем / программ.
  • Используется верхнего и строчные буквы, а не всех столиц. Верхние и нижние буквы легче читать, с использованием всех столицах кажется кричать. Правило: поставить не более восьми слов во всех столицах, вы сохранили все столицы для выделения или заголовков.
  • Написали электронной почты с точки зрения вашего читателя зрения. Ваша формулировка тактичны и вежливы, это объективно и непосредственно, не будучи резкими.
  • Используется слова, которые подходят для бизнес-среды.

5. Вы организовали электронной почты стратегически. Вы обеспечили точные и полные содержимому.:

  • При условии, темой и целью открытия утверждение, что предсказать содержание документа.
  • Ожидаемые и ответил на вопросы читателя, предоставление справочной информации, когда она помогает читателю понять ваше сообщение.
  • Дважды проверить точность фактов и цифр.
  • Ясно и недвусмысленно попросил для принятия мер или описал то, что вы будете делать дальше.

6. Вы должны корректировать по электронной почте Вам.:

  • Используется правильной, последовательной пунктуации.
  • Используется вашей проверки орфографии и двойной проверкой написания имен людей и компании продукты и услуги.
  • Заменено "краткие стороны" сокращений, таких как "ш /" и "информация" со стандартным написания.
  • Обеспечение ваш точный использование всех лексики, особенно любой незнакомой лексики, почерпнутые из тезауруса компьютера.
  • Проверено грамматики (в особенности субъект-глагол соглашения) и использование (например, часто путают такие слова, как ╚там╩ и ╚своих╩).
  • Проверено структуры предложения (особенно для устранения любых фрагментов или выполнения на предложения).
 

Приветствуя деловых посетителей - открытые и закрытые вопросы

05 Aug 2018
На английском языке (как и в большинстве языков), мы можем попросить либо открытые вопросы и закрытые вопросы.

Закрытые вопросы это вопросы, которые обычно требуют только да / нет ответа. Если вас спросят, закрытый вопрос, попробуйте добавить некоторую дополнительную информацию, чтобы ваш ответ, в противном случае, разговоры могут быстро подошла к концу:


Понравилась ли вам ваша последняя поездка в Китай?
Да, я и сделал. У меня было очень хорошее время.

Хотите стакан воды?
Да, пожалуйста. Это очень любезно с вашей стороны может предложить.

Собираетесь ли вы увидеть группу на Peace Hotel сегодня вечером?
Нет, я сказал, что они не очень хорошо. Что вы думаете о них?

Вы остановиться в отеле Hilton?
Нет, я на самом деле остановиться в Carlton Towers.

Открытые вопросы это вопросы, часто используя WH-слово, в котором спикер просит для получения дополнительной информации, чем просто да или нет. Открытые вопросы являются очень полезными, помогая развиваться разговор. В некотором смысле, вы заставляете человека, вы говорите с, чтобы предоставить вам больше ответов:

Что вам больше всего нравится в вашей еде прошлой ночью?

Где бы вы хотели отправиться, пока вы здесь?

Почему вы только три дня пребывания в Шанхае на этот раз?

Когда приветствовать посетителей этого лучше всего использовать сочетание открытых и закрытых вопросов. Может быть, начнем с вопроса несколько закрытых вопросов о полете вашего посетителя, отель и т.д. Затем попросите несколько открытых вопросов, чтобы получить ваш посетитель открыться и говорить более экспансивно о вещах.

 

Легко спутать слова

29 Jul 2018
Есть много слов, которые кажутся похожими на английском языке. Для того чтобы избежать ошибок, которые вы должны учиться на своих ошибках. Узнайте, что требуемое слово, а затем использовать как правильные и неправильные слова в предложениях, так что вы можете помнить разницу.

Здесь мы будем смотреть на число пар слов, которые часто путают из-за близости их внешний вид. Каждое слово появляется с примером предложении четко показать, как его использование отличается от слово (а) его часто путают с.

Прошлое против Принят

После учебы она очень тяжело прошлом экспертизы. incorrect

После изучения очень трудно она прошла обследование. tick1

И вот почему: ╚прошлое╩ как существительное относится к периоду до настоящего времени. "Принят" прошедшее время глагола пройти относится к акту передачи. Важно отметить, что ╚прошлое╩ может также использоваться как прилагательное, наречие или предлог. Смотрите правильные примеры ниже:

Группа прошло, и толпа приветствовала. (Глагол)
Существует не нужно останавливаться, это все в прошлом. (Существительное)
Библиотека просто мимо церкви. (Предлог)
Войска вошли прошлом. (Наречие)
Майк сделал много упражнений в течение прошлого года. (Прилагательное)

Кроме против Кроме

Эй, другие рядом с вами хотим, чтобы пройти через эту линию контроля. incorrect

Эй, другие кроме того, Вы хотите, чтобы пройти через эту линию контроля. tick1

И вот почему: "Рядом" означает быть на стороне. "Кроме того" означает, в дополнение или более того, как в приведенном выше примере, где идея в том, что другие в дополнение к лицу упрекают хотели бы получить по линии. Другие правильные примеры:

Человек, который сидел рядом со мной на концерте держали зевая. Какая досада!
Кроме того Линн, там будет четыре человека собираются ежегодном обеде в эту субботу.
Пожалуйста, поставьте диван вниз рядом со стулом, или, может быть, у стола, или подождать "может быть рядом с окном.

Постоянное против Непрерывный

Телефон Либби позвонил непрерывно, пока ее отец отключен его. incorrect

Телефон Либби постоянно звонил, пока ее отец отключен его. tick1

И вот почему: Там очень тонкий оттенок разницы здесь. "Постоянно" относится к чему-то, что происходит без прерывания бы то ни было. "Постоянно" относится к чему-то, часто раздражают действия, которые повторяются через определенные промежутки времени. В этом случае смысл в том, что много звонков вошел, возможно, на короткие промежутки времени. Так 'постоянно' является правильным. Другие правильные примеры:

Дэйв почувствовал головокружение после выполнения упражнения непрерывно в течение двух часов.
Она утверждала, что она сделала постоянные усилия для достижения его.
В течение нескольких недель, ребенок умолял ее мать постоянно покупать ей новую игрушку.

Уважительное против Соответствующие

Как я могу быть соответствующие Ваших пожеланий, когда вы не скажете мне, что это такое? incorrect

Как я могу быть уважение к Вашим пожеланиям, когда вы не скажете мне, что это такое? tick1

И вот почему: ╚Соответствующие╩ является термином, разделения или сравнения, как в они пошли в свои места, и они были выплачены в соответствии с их рядах. "Уважительное╩ означает быть полным уважением. Так что в этом случае, когда уважение к пожеланиям один является вопрос: ╚уважительно╩ является подходящим выбором. Дополнительная правильные примеры:

Кот продолжал почтительном расстоянии от немецкого дога.
Иди к углам, а затем выйти качается.
Был ли ваш тон уважительный, когда вы говорили с председателем комитета?

 

Телефон Навыки - Опрос

22 Jul 2018
Вызов бизнес-телефон диалог - двусторонний обмен информацией. Когда вы не слушаете, вы, вероятно, либо объяснять что-то или задавать вопросы, чтобы получить информацию.

Опрос, как телефон навык

Опрос представляет собой систематический процесс, который позволяет вам узнать информацию. В деловых звонках телефон, задавать вопросы, чтобы выполнить две цели:

  1. Чтобы получить необходимую информацию.
  2. Чтобы проверить или подтвердить информацию вы получили.

Конечно, вы будете задавать эти вопросы в разговорной так, а не чтобы это прозвучало, как допрос. Есть два типа вопросов, часто используется в беседах бизнес телефон, а именно: прямые и косвенные.

Прямые вопросы

Иногда ваш телефонный звонок будет разработана, чтобы узнать очень специфических фрагментов информации. В таких звонков, которые вы должны задать ряд прямых вопросов.

"Какая дата вы выбрали для регионального совещания"? "Будет ли г-н Джонс сможет сделать его 2 вечера прием?" "Значит ли это время вас устраивает?"

Прямые вопросы прямо вперед. Они сосредоточены разговор на тему ограниченным, и они получают конкретную информацию.

Направить ваши вопросы (иногда называемых закрытых вопросов) можно ответить несколькими словами, например, "да" или "нет".

Косвенные вопросы

В некоторых телефонных разговоров, вам нужно найти более подробную общую информацию, обмениваться идеями и обсуждать мнения. В таких ситуациях, вы бы задать ряд косвенных вопросов.

"Почему вы решили остаться с вашего настоящего поставщика?" "Каковы ваши цели в этом году?" "Как Ваша компания организовала"? "Когда в прошлом у вас были встречи с нами?"

Косвенные вопросы поощрения общем, более широкий спектр ответов. Они открывают новые пути для дальнейшего обдумывания и обсуждения.

Косвенные вопросы (иногда называемые открытые вопросы) не может быть решен с слово или два. Они разработаны, чтобы получить другой человек свободно говорить, в какой-то длины, и в его или ее собственный путь.

Использование Прямые и косвенные вопросы

Когда каждый вопрос типа наиболее подходящим?

  • Направить ваши вопросы используются тогда, когда пытаются выяснить конкретную информацию, пришли к соглашению, или подтвердить полученную информацию.
  • Косвенные вопросы используются при попытке определить потребности, выявить проблемы и не понимает вопросов или проблем.

Руководящие принципы для эффективного Опрос

Научиться использовать вопросы эффективно на телефоне нужна практика. Вот несколько основных руководящих принципов.

1. Выберите соответствующие вопросы.

План генеральной линии допроса, прежде чем сделать звонок. В идеале, вы будете идентифицировать необходимую Вам информацию, а затем подготовить вопросы, чтобы беседа двигаться дальше. Вы не можете предвидеть все вопросы, но вы можете сделать обоснованное предположение.

2. Слушайте ответы на ваши вопросы.

Помните, что допрос является одним из более широких навыков, которые вы используете в профессиональной деловой беседы. Не привязывайте себя слишком сильно, чтобы строгие линии допроса. Не начать формировать ваш следующий вопрос, пока вы не слушали ответ на последний. Убедитесь, что вы не отвечаете на вопросы самостоятельно.

3. Сроки очень важно.

В телефонном разговоре, время решает все. Избегайте прерывания потока с разговорным вопрос из контекста, но воспользоваться разговорные возможности, когда они возникают.

4. Продолжите допрос, чтобы подтвердить или проверить информацию.

Проверка представляет собой особый аспект допроса. Чтобы проверить, обобщить сказанное (то, что вы слышали собеседника говорить), то запрос на подтверждение с вопросом. Вот несколько примеров: Подведите итог: "Так назначение состоится в четверг в 2.30 ...." Подтверждение: ╚... в том, что правильно?"

5. Избегайте проведения инквизиции.

Существует очень небольшая разница между интенсивным вопрос и ответа на вызов телефона, и инквизиции. Если задавать слишком много вопросов без добавления собственных комментариев, ваш слушатель будет чувствовать, как будто он / она в настоящее время допрашивают. Лучше признать, каждый ответ кратко или комментарий в соответствующим образом, прежде чем задавать другой вопрос.

6. Не думайте слишком много о том типы вопросов.

Хотя это полезно знать и использовать прямые и косвенные вопросы, не беспокойтесь слишком много о типах самих себя. В конце концов, это ответ, а не вопрос, который является наиболее важным. Помните, что ваш телефонный контакт может не реагировать так, как вы ожидаете. Не паникуйте, если он / она отвечает с одним словом ответить на ваши лучшие косвенный вопрос! Принять к сведению информацию и изменить ваши вопросы соответствующим образом.

 

Использование Past Perfect Напряженные

15 Jul 2018
Прошлого совершенного времени используется для обозначения действий, которые имели место и были завершены в прошлом. Past Perfect часто используется, чтобы подчеркнуть, что одно действие, событие или условие, закончилась прежде, чем другой прошлое действие, событие или состояние стало.

Каждый из выделенных глаголов в следующих предложениях в прошлом совершенным.

Иоанн прибыл в 5:00 вечера, но г-н Тернер закрыл магазин

Все события в этом предложении состоялась в прошлом, но и акт закрытия магазина происходит перед Джоном прибывает в магазин.

После того как мы нашли ресторан, который Анна рассказала нам о, мы ужинали там каждую пятницу.

Здесь похвалы (╚сказал╩) предшествует поиск ("найден") в ресторан. Обе акции прошли когда-то перед моментом речи или письма.

Билл использовал все бумаги, чтобы мы разместили новый заказ.

В этом предложении оба действия происходят в прошлом, но с использованием до бумаги ("израсходовали") предшествовал заказ новой бумаги.

Распространенные ошибки использования

Распространенной ошибкой является использование прошлого совершенного времени без необходимости обращаться к прошлым событиям.

Да, я уже дал им мой ответ. incorrect

В приведенном выше примере, Past Perfect используется излишне вместо настоящего совершенного, возможно, потому что дал кажется более ╚прошлое╩, чем дали.

Вот еще один пример misuage прошлого идеально:

Несколько лет назад мы продали факсы, но мы не больше. incorrect

Здесь, в прошлом простой продано достаточно (даже если мы продали факс машин, прежде чем мы не больше), потому что вы не сравниваете два прошлых времен.

СОВЕТ: Лучше всего, чтобы избежать прошлых перфект, если вы не уверены, как его использовать. На самом деле он не используется очень много в деловом письме.

 

Cut Out многословные фразы и избыточность из Вашего письма

08 Jul 2018
Более короткие, почти всегда лучше. Короткие слова яснее, чем их многословные альтернативы. Если у вас есть ряд многословные фразы в письме, памятки, электронная почта и т.д., документ теряет четкость. Короткие, не означает просто - это значит, что вы размышляете о языке, который вы используете тщательно с вашим читателем в виду.

Замените эти многословные фразы с их краткими альтернативы.

Многословные фразы
КРАТКОЕ
после заключения
после
в настоящее время
сейчас
несмотря на то, что
хотя
Доказано быть
является
в том случае,
если
в недалеком будущем
скоро
ввиду того, что
потому что / так / как
оказывается
является
находится в состоянии
может
в отношении
о

Вы также должны следить за увольнениями, как их ниже. Не повторяйте себе!

РЕЗЕРВИРОВАННОЕ Фразы
КРАТКОЕ
заблаговременного планирования
планирование
идентичны
идентичный
продвижение вперед
прогресс
совместного сотрудничества
сотрудничество
Необходимым требованием
требование
новый прорыв
прорыв
отложить до позже
откладывать
 

Использование заглавных букв в Вашем письме

01 Jul 2018
Международный бизнес страдает от серьезных чрезмерное и неправильное использование капитала (верхний регистр) букв. Вот несколько примеров неправильного капитализации.

incorrect Обязательно посетите наш веб-сайт.
incorrect Все сотрудники компании должны присутствовать на собрании.
incorrect Мы являемся крупнейшим провинции страны.
incorrect Наш бухгалтер заплатил счета-фактуры.
incorrect Она пошла в университет в Японии.

Вот некоторые рекомендации по использованию заглавных букв:

Имена людей

Г-жа Дженифер Карен Монтгомери
Г-жа Лиза Вероника Мэллори
Г-н Мин-ва Нгуен

Название Семья, как часть имени

Интересно, где тетя Сьюзен. ("Тетя" используется как часть ее имя.)
Интересно, где ваша тетя. ("Тетя" не используется как часть ее имя.)

Семья Название вместо имени

Я удивляюсь, почему мама сегодня поздно. ("Мать" используется в качестве ее имя.)
Я удивляюсь, почему твоя мать сегодня поздно. ("Мать" не используется в качестве ее имя.)

Дни недели

Понедельник, среда, суббота

Месяцы года

Апрель, сентябрь, декабрь

Каникулы

День святого Валентина, Рождество, китайский Новый год, Дивали, Тет

Примечание: названия сезонов не капитализируются.

tick1 Мое любимое время года осень.
incorrect Мое любимое время года Осень.

Города

Гонконг, Шанхай, Пекин, Токио, Лондон, Париж

Города / Провинции

Флорида, Калифорния, Гуандун, Шэньчжэнь

Здания, парки, зоопарки

Я побывал в зоопарке Сан-Франциско на мой отпуск. ("Зоопарк" используется как часть имени.)
Я посетил зоопарк на мой отпуск. ("Зоопарк" не используется как часть имени.)

Языки, страны, национальностей

Испанский, английский, китайский
Южная Корея, США
Немецкий, французский, японский

Капитализированы: Мы пошли в Южную Корею в отпуск (╚Юг╩ используется как часть имени.).
Нижнем регистре: Мы ехали на юг на диск Харбор ("юг" не используется как часть имени.).

Названия должностей и подразделений компании

Главный исполнительный директор
Коммерческий директор
Референт
Бухгалтерия
Отдел Разработки
 

Имея Осознание Тон

24 Jun 2018
Когда мы говорим или записи в бизнес-контексте, очень важно быть в курсе тон. Тон имеет отношение не смысл слов, но, как они сказали или написали. Например, если вы пригласили трех близких друзей, чтобы посмотреть футбольный матч, язык, который вы можете использовать с ними была бы совсем другой, чем язык, который вы могли бы использовать, если вы встретились с королевой Англии или очень известный политик. Разница в том, как вы бы сказал, что вещи, чтобы королева и ваши друзья называют тон.

Задумайтесь на минуту о вашем родном языке. Как вы могли бы сказать, что эти предложения (в вашем родном языке) по-разному, в зависимости от того, кто вы были с:

Дайте мне эту ручку.
Перестаньте говорить и слушать.
Сядьте прямо сейчас.

Мы делаем вещи, более формальные, конечно, добавляя слова, как ╚пожалуйста╩ и ╚любезно╩. Мы также сделать его более формальным, добавив такие фразы, как "Не могли бы вы ...."," Не могли бы вы ...," "Мне было интересно, если бы вы могли ..." и т.д.

Иногда тон должен делать, то, с быть более вежливым. Иногда, впрочем, это не вопрос из вежливости, но и формально. Некоторые слова просто более формальным, чем другие. Рассмотрим следующий список слов, например, которые весьма неформальным. На правом слова, которые сходны по смыслу, но отражают более формальный тон.

неформальный формальный
на самом деле очень
лучше улучшенный
идти отходить
сначала первоначально
счастливый счастливый
пустой обедненный
спрашивать спрашивать
следующий следующий
помощь помощь
необходимость требовать
в конце концов в конце концов
все весь
неправильно неправильный
шанс возможность
дешево недорогой
не так хорошо, низший
снова и снова неоднократно
получать получать

Имейте в виду, что это, конечно, не полный список. Хотя это неправильно сказать, что слова слева являются невежливыми, они менее формальны. Это означает, что вы почти никогда не используют эти слова в официальном письме бизнеса, но вам не нужно использовать формальные слова справа, если вы проводили время с друзьями у себя дома. Также отметим, что в Северной Америке и Великобритании / Австралии / южноафриканских деловых кругов, как правило, прекрасно, чтобы быть несколько неофициальных говоря, это не тот случай, когда дело доходит до написания, однако.

 

Проблемы с Предлоги

17 Jun 2018

prepositions

Правило 1

Вы можете закончить предложение с предлогом. Только не надо использовать дополнительные предлоги, когда смысл понятен и без них.

tick1 Это то, что я не могу согласиться.
tick1 Как многие из вас я могу рассчитывать?
tick1 Куда он делся (к)?
tick1 Где вы взяли это (на)?
tick1 Я пойду позже (далее).
tick1 Снять обувь (из) кровати.
tick1 Вы не можете смотреть (из) окна.
tick1 Сократите это (вверх) на мелкие кусочки.

Правило 2

Использование на выражениями, которые указывают на время возникновения.

Он родился 23 декабря.
Мы прибудем на четверть.

Правило 3

0f никогда не должны использоваться вместо есть.

tick1 Я должен был это сделать.
incorrect Я сделал это из.

Правило 4

Между относится к двум. Среди используется в течение трех или более.

Разделите деньги между вами двумя.
Разделите деньги между тремя из вас.

Правило 5

Into подразумевает вход, нет.

Салли вошла в офис.
Салли ждал в офисе.
Отрежьте торт на шесть ломтиков. (Нож входит торт.)
 

Затрудняя просит

10 Jun 2018
При выполнении запросов, нужно быть вежливым. В большинстве ситуаций, стандартных фраз запроса "Вы бы ...?" или "Не могли бы вы .....?" являются приемлемыми. Например:


Не могли бы вы принять эти чеки в банк?
Не могли бы вы ручкой мои звонки, пока я вне дома?
Хотите поговорить с Джейн об этом, пожалуйста?
Хотите сделать копию этого отчета для меня, пожалуйста?

Однако в некоторых ситуациях, когда запрос будет беспокоить или неудобства кому-то, это хорошая идея использовать более сильной, более вежливая просьба фразу. Наиболее распространенные фразы "Я был бы благодарен, если вы / мы могли бы ...." Вот несколько примеров:


Я был бы благодарен, если бы вы могли проверить этот документ на наличие ошибок при вас есть время.
Я был бы благодарен, если бы вы могли показать, Джим, как использовать новое программное обеспечение аудита.
Я был бы благодарен, если Вы могли бы продлить срок, в течение недели.

Если запрос очень сложно, использовать фразу "Я бы очень признательны, если это вы / мы могли бы ..." Слушайте эти примеры:


Я бы очень признателен, если бы вы заполнили наш заказ к 30 июня.
Я бы очень признательны, если Вы могли бы расширить наши кредитные еще ​​на 30 дней.
Я бы очень признателен, если бы мы могли отложить нашу встречу до следующей недели.

Примечание: мы не говорим ". Я бы очень признателен, если бы вы могли" Используйте "действительно" вместо "очень".

Другие общие фразы для принятия трудных запросов "Я был бы признателен, если Вы ..." Эта фраза используется таким же образом, как ╚Я был бы благодарен, если Вы могли бы ..." Слушайте эти примеры:


Я был бы признателен, если Вы могли бы проверить этого документа на предмет ошибок, когда у вас время.
Я был бы признателен, если Вы могли бы показать Джиму, как использовать новое программное обеспечение аудита.
Я был бы признателен, если Вы могли бы продлить срок, в течение недели.

А если запрос очень хлопотно для кого-то, использовать фразу "Я бы очень / очень признателен, если Вы ...." Эта фраза используется таким же образом, как "Я бы очень признателен, если вы ..." как в этих примерах:


Я был бы очень признателен, если бы вы заполнили наш заказ к 30 июня.
Я был бы очень признателен, если Вы могли бы расширить наши кредитные еще ​​на 30 дней.
Я был бы очень признателен, если бы мы могли отложить нашу встречу до следующей недели.

Почему мы должны быть настолько вежливым?

Вероятно, это культурная вещь. В западной культуре люди ожидают вежливости. Если ваш запрос звучит больше как команда, то вы, вероятно, причиной преступления, и есть хороший шанс, они скажут "нет". Если вы делаете запрос и указать Вашу оценку, ваш запрос имеет гораздо больше шансов быть само собой разумеющимся. Конечно, многое зависит от контекста разговора у вас есть и отношения у вас с человеком, которым вы разговариваете,.

 

Этикет электронной почты

03 Jun 2018

Отправка Тот, кто вас не знает

Есть несколько важных моментов, которые следует учитывать при письменном электронной почты, особенно когда по электронной почте, кто не знает вас.

  • Включите значимые заголовке темы, что помогает уточнить, что ваше сообщение о, а также может помочь получателю приоритеты чтения электронной почты.
  • Откройте письмо с приветствием типа ╚Уважаемый г-н Чан╩ или ╚Уважаемый г-жа Tam.
  • Используйте стандартные орфографических, пунктуационных, и капитализации. НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВСЕ CAPS. ЭТО КАК кричать!
  • Напишите ясно, короткие абзацы и быть прямым и по существу. Не пишите излишне длинные письма.
  • Будьте дружелюбны и вежливы, но не шутить или остроумные замечания.
Продолжение беседы Email

После того как вы обменялись письма с человеком на данную тему, это, вероятно, ОК, чтобы оставить приветствия из ваших последующих писем. Вот еще несколько пунктов, чтобы рассмотреть по поводу продолжающихся разговоров электронной почте:

  • Попробуйте дать ответ в течение разумного периода времени, хотя и "разумный" будет зависеть от ожиданий получателя и тема обсуждается.
  • Trim назад старые сообщения: большинство почтовых клиентов будет держать копирование старых сообщений в нижней части письма. Удаление старых сообщений таким образом, чтобы сохранить размер сообщения от получать слишком большие, и сохранить ваши сообщения глядя чистыми.
  • Если кто-то задает много вопросов, это может быть в порядке внедрить ваши ответы на сообщение отправителя скопирован в нижней части вашей электронной почты. Тем не менее, если вы собираетесь это сделать, не забудьте сказать об этом в верхней части, и оставить достаточно места, например:
> Есть ли у вас скидки для оптовых заказов?

Да. 10% при заказе более 100 единиц.

> Сколько времени обычно занимает доставка?

Около 10 дней с даты заказа.
 

Общие советы по улучшению вашей письменной форме

10 Sep 2017

В отзыв на этой неделе, мы дадим Вам несколько полезных советов о том, как улучшить ваши письма.

  • Время, проведенное на планировании связи будет выплачивать дивиденды. Сделайте набросок того, что вы хотите написать или сказать, так что вы можете экспериментировать с различными версиями. Помните, что язык очень важно, поскольку слова, которые вы выбираете передать ваше отношение, а также информацию. Впечатление, которое вы хотите передать является одним из полезности и эффективности.
  • Говорите по существу с самого начала. Cut светскую беседу и произвести хорошее впечатление, будучи четкие и бизнеса, как. Сделать это ясно с самого начала именно то, что вы хотите обсудить. Письма, которые не делают этого отходов читателей времени и может оказаться в мусорное ведро. Презентации, которые не захват аудитории, сосредоточив свое внимание быстро потерять, что внимания.
  • Используйте простой язык, а не жаргон. Люди предпочитают следует рассматривать в качестве человеческого существа, а не компьютеры! Технический язык имеет свое место, но это безличный и должны использоваться только при необходимости. Помните, что бизнес способствует личной тепла столько, сколько прибыли.
  • Использование предложения, которые кратко и по существу, а не предложений, что бродить по и не вполне может решить, что они хотят сказать и как сказать, что это - как этот!
  • Держитесь подальше от пассивного залога, так как это косвенно говорить и создает дистанцию между вами и вашей аудитории или читателя. Например, если вы говорите: "Мы будем присутствовать на ваш заказ оперативно", что способствует большей уверенностью, чем если бы вы говорите: "Ваш заказ примут участие в как можно скорее." Это не хватает личного контакта и может сложиться впечатление, что вы не хотят брать на себя ответственность в работе.
  • Очень важно, что вы думаете об аудитории вы пишете или говорить с и сделать реальные усилия, чтобы общаться с ними. Если вы говорите людям, у Вас должен быть гибким и об их реакции, так что вы можете изменить, как вы говорите, если они не реагируют на вас позитивно. Если вы пишете для делового партнера и у вас есть мысленно его или ее, вы будете писать более четко и прямо. Ваше письмо дойдет до них и заниматься их внимание.
  • Неправильное написание делает плохое впечатление. Если вы не уверены в написании любого слова, которые вы использовали стоит проблема запуска проверки орфографии на вашем компьютере. Однако, компьютерные словари часто ограничены, и поэтому многие технические термины могут по-прежнему должны быть проверены вручную. Более серьезным недостатком является то, что компьютер принимает любое слово он знает, независимо от того, имеет смысл вы хотели. Если вы пишете, "Сделать жесткие проект", но означает "грубый", ваш компьютер не будет поднять это. Это одна из причин, почему лучше, чтобы ваши документы проверяются специалистами.
  • Правильная грамматика также важно, как написание. Некоторые текстовые процессоры теперь грамматики, которые работают так же, как проверка правописания. Они могут быть использованы в качестве последней меры, но они все еще очень простой (stupid!) и пропустить много ошибок. Кроме того, они запроса многих сооружений, которые находятся в полном порядке. Это отходы вашего времени, и было бы лучше, чтобы кто-то с хорошей грамматикой посмотреть на вашу работу.
  • Наконец, всегда внимательно прочитать через или деловой документ говорить, чтобы проверить опечатки и другие ошибки. Факты и даты точной? Чтение вслух является хорошей идеей, потому что вы можете услышать, как связь звуков: уха обеспечивает перекрестную за то, что глаз, возможно, пропустили.
 
Menu