O "Good News / Bad News" carta é uma das letras mais eficazes você pode escrever. Esta carta é recomendado quando você tem uma denúncia fundamentada e necessitam de resolução. Por exemplo, o hotel onde ficou não tinha água quente, e você tinha de tomar banho em água fria antes de sua reunião de negócios. Você sente que não deveria ter que pagar o valor total para o quarto, e gostaria de compensação.

Os elementos importantes da boa notícia / má notícia carta são a estrutura eo tom.

A estrutura tem quatro partes:

(1) um parágrafo de abertura de boas notícias
(2) a má notícia
(3) uma solução
(4) uma expressão de boa vontade.

O parágrafo de abertura deve preparar o seu leitor, através do reforço com boas notícias. Tente dizer algo positivo sobre sua experiência passada com a empresa, indivíduo ou produto. Boas notícias define o palco e coloca o leitor do seu lado.

O corpo da carta deve explicar a má notícia. Seja claro sobre o problema. Dê o máximo de detalhes que o leitor precisa, mas não dizer nada aos leitores que não se preocupa ou precisa saber.

Parágrafo Terceiro deve oferecer uma solução para o problema. Você quer um reembolso, uma troca, um crédito em sua conta corrente? Quando você oferece uma solução, você economiza o tempo do leitor. Ela não tem que chamá-lo para descobrir como você gostaria que o problema resolvido.

Fim da carta com uma expressão de confiança no problema a ser resolvido. Lembre-se que a pessoa a quem você está escrevendo não é responsável por criar o problema. Ela não tinha projeto, fabricação, embalagem, navio ou entregar a sua compra.

O tom da carta é importante. objetivo de som. Explicar os fatos sem julgar. Não culpe o leitor para o problema. Evite o pronome pessoal "você". Use a voz passiva, em vez de voz ativa.

Em vez de dizer "Você me enviou a parte errada", tente "O lado errado foi enviado para mim", ou "Eu recebi o lado errado." O tom deve incidir sobre o problema e não quem foi o responsável pelo erro.

Seja educado e diplomático. Se você som irritado ou rude, você não vai incentivar o leitor a resolver rapidamente o problema.

Aqui está um exemplo da boa notícia / letra más notícias.

Prezado Senhor ou Senhora

Tenho ficado no hotel, muitas vezes durante o seu motivo de negócios, e sempre fui satisfeito com o serviço e alojamento.

Infelizmente, durante minha recente visita a 11 de Janeiro de 20xx, não havia água quente disponível, e eu tive de tomar banho em água fria antes de uma reunião de negócios.

Tenho certeza que você vai concordar que o custo de $ 100 para uma sala sem água quente não é razoável. Gostaria muito de receber algum tipo de reembolso parcial do meu número de conta Visa 4526 8248 8594 7677, 12/xx data de validade.

Obrigado por sua consideração. Estou ansioso para ser um hóspede no hotel novamente.

Com os melhores cumprimentos

 
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