Use a seguinte lista de verificação para garantir que seu e-mail reflecte o seu profissionalismo e aumenta a sua credibilidade dentro da sua empresa:

1. Empresa de e-mail é a escolha apropriada para este documento O e-mail, que podem residir na memória do seu sistema e ser acessível a outras pessoas do que o leitor-alvo.:
  • Contém informações que são pertinentes apenas ao seu trabalho ou responsabilidades para funções aprovados pela empresa. Você seguiu as diretrizes da empresa para o uso de e-mail para comunicações pessoais.
  • Não contém nenhuma informação confidencial ou sensível. Poderia ser tornado público, ou intimado, sem embaraço para sua empresa ou você, o escritor.
  • Não é uma forma de evitar falar com alguém pessoalmente ou por telefone. Não deixe de e-mail substitui a interação humana que constrói relações e permite observar ou ouvir as reações das pessoas ao que você está dizendo.
  • Não contém palavras repreender ou emocional. A crítica construtiva é melhor recebido em um-para-um, sessões em pessoa coaching.
  • Requer resposta imediata.
  • Não é informação exigida pelo leitor de longo prazo de referência.

2. A lista de distribuição é apropriado:

  • Todos aqueles que devem receber as informações foram copiadas. Por exemplo, você não tenha invocado o leitor primário para distribuir as informações a seu / sua subordinados diretos se você exigir que eles têm a informação.
  • Aqueles que não precisam de saber as informações não foram copiados.

3. Você tem respeitado o tempo do seu leitor e editou o e-mail para maior clareza você.:

  • Eliminado wordiness; eliminou qualquer "fluxos de consciência."
  • Usou palavras curtas, sentenças e parágrafos.
  • Empregou uma formulação precisa, factual.
  • Traduzido jargão técnico e siglas conforme apropriado para a lista de distribuição.
  • Excluído qualquer "fuga de documentos." Desnecessário

4. Você usou apresentação profissional, o tom, e cortesia você.:

  • Utilizado um formato simples que irá converter bem a todos os sistemas de computador / programas.
  • Utilizado maiúsculas e minúsculas, em vez de todas as capitais. Letras maiúsculas e minúsculas são mais fáceis de ler, usando todas as capitais parece gritar. A regra de ouro é colocar no máximo, oito palavras em todas as capitais; que guardou todas as capitais para dar ênfase ou títulos.
  • Ter escrito o e-mail a partir do ponto do seu leitor de vista. Sua formulação é atencioso e educado, ele é objetivo e direto, sem ser abrupto.
  • Palavras usadas que são apropriadas para um ambiente de negócios.

5. Você organizou o e-mail de forma estratégica. Você assegurada conteúdo preciso e completo você.:

  • Desde um cabeçalho de assunto e abrindo declaração de propósito que predizem o conteúdo do documento.
  • Antecipados e responderam às perguntas do seu leitor, oferecendo informações básicas quando se ajuda o leitor a compreender a sua mensagem.
  • Duplo verificado a veracidade de fatos e números.
  • Clara e explicitamente solicitado para a ação ou descrito o que você vai fazer em seguida.

6. Você tenha revisado o e-mail você.:

  • Utilizado pontuação, correta consistente.
  • Usou seu verificador ortográfico e verificou duas vezes a grafia de nomes de pessoas e de produtos da empresa e serviços.
  • Substituídos "breve mão" abreviações, como "w /" e "info" com grafias padrão.
  • Assegurado o seu uso precisa de todo o vocabulário, especialmente de qualquer vocabulário desconhecido adquirida a partir do dicionário de sinônimos do seu computador.
  • Gramática verificados (especialmente sujeito-verbo acordo) e uso (por exemplo, comumente confundidas palavras como "lá" e "seu").
  • Estrutura da sentença marcada (especialmente para corrigir quaisquer fragmentos ou gerência das penas).
 
Menu