Ao falar ou escrever em um contexto de negócios, é muito importante estar ciente do tom. Tom tem a ver não com o significado de palavras, mas como elas são ditas ou escritas. Por exemplo, se você convidou três amigos para assistir um jogo de futebol, o idioma que você pode usar com eles seria muito diferente do idioma que você pode usar se você se encontrou com a rainha da Inglaterra ou um político muito conhecido. A diferença na maneira que você diria coisas para a rainha e seus amigos é chamada de tom.

Pense por um minuto sobre o seu idioma nativo. Como você pode dizer estas frases (em sua língua nativa) de forma diferente, dependendo de quem você estava com:

Dá-me essa caneta.
Pare de falar e ouvir.
Sente-se agora.

Fazemos as coisas mais formais, é claro, pela adição de palavras como "por favor" e "gentilmente". Nós também torná-lo mais formal, acrescentando frases como "Você poderia ...."," Você se importaria ...," "Eu estava pensando se você poderia ..." etc

Às vezes, o tom tem que fazer, então, de ser mais educado. Às vezes, porém, não é uma questão de polidez, mas de formalidade. Algumas palavras são apenas mais formal do que outros. Considere a seguinte lista de palavras, por exemplo, que são bastante informal. À direita estão as palavras que são semelhantes em significado, mas refletem um tom mais formal.

informal formal
realmente muito
melhor melhorado
ir partir
a princípio inicialmente
sortudo afortunado
vazio esgotados
perguntar inquirir
próximo seguinte
ajuda assistência
necessidade requerer
no final finalmente
inteiro todo
errado incorreto
chance oportunidade
barato barato
não tão bom inferior
uma e outra vez repetidamente
obter obter

Tenha em mente que este não é certamente uma lista completa. Embora seja incorreto dizer que as palavras à esquerda são impolite, eles são menos formal. Isso significa que você quase nunca usa essas palavras em uma carta comercial formal, mas você não usaria as palavras formal sobre o direito se estivesse passando o tempo com seus amigos em casa. Observe também que na América do Norte e do Reino Unido / Austrália / Sul Africano círculos de negócios, geralmente é bom ser um pouco informal quando se fala, o que não é o caso quando se trata de escrever, no entanto.

 
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