Business Speaking

Abrindo uma reunião de negócios

23 Jun 2019
Small Talk

Se você está a realização da reunião ou participar da reunião, é educado para jogar conversa fora, enquanto você espera para a reunião começar. Você deve discutir coisas alheias à reunião, como o clima, a família ou os planos de fim de semana. Aqui está uma pequena amostra do diálogo:

Jane:

Oi Jack. Como você está?

Jack:

Ótimo, obrigado, e você?

Jane:

Bem, eu estou bem agora que o tempo quente chegou finalmente.

Jack:

Eu sei o que você quer dizer. Eu pensei que o inverno nunca vai acabar.

Jane:

Você tirou o pó de seus clubes de golfe ainda?

Jack:

Engraçado você perguntar. Eu estou indo com meu irmão-de-lei para a primeira ronda do ano no sábado.

Bem-vindo

Uma vez que todos chegaram, o presidente, ou quem está no comando da reunião, deverá formalmente acolher a todos para a reunião e agradecer os participantes por terem vindo.

  • Bem, já que todos estão aqui, deveríamos começar.
  • Olá a todos. Obrigado por terem vindo hoje.
  • Acho que vamos começar agora. Em primeiro lugar gostaria de saudar a todos vocês.
  • Obrigado a todos por terem vindo em tão curto prazo.
  • Eu realmente agradeço a todos vocês para assistir hoje.
  • Temos muito para cobrir hoje, então nós realmente deve começar.

Aqui está um exemplo de boas vindas do presidente da reunião:

Acho que vamos começar agora. Em primeiro lugar gostaria de saudar a todos e agradecer a todos por terem vindo, especialmente em tão curto prazo. Eu sei que vocês são todos muito ocupados e é difícil tomar tempo afastado de suas tarefas diárias para reuniões.
 

Frases úteis para reuniões de negócios

16 Jun 2019
Aqui, vamos apresentá-lo a algumas frases úteis para um fundo) assistindo ao tempo, e 2) reconquistar o foco em uma reunião de negócios.

Observando o Tempo

Uma das coisas mais difíceis sobre a realização de uma reunião eficaz é permanecer dentro dos limites do tempo. A agenda de boa vontade contorno quanto tempo cada item deve ter. Um bom presidente fará o seu melhor para permanecer dentro dos limites. Aqui estão algumas expressões que podem ser usados para manter a reunião que flui no ritmo adequado.

Acho que passamos tempo suficiente sobre este tema.
Nós estamos correndo em curto tempo, então vamos seguir em frente.
Estamos em atraso, por isso vamos ter que pular o próximo item.
Temos apenas quinze minutos restantes e há muito deixou de cobrir.
Se não mudar, nós vamos correr diretamente para o almoço.
Nós gastamos muito tempo sobre esta questão, então vamos deixar isso por agora.
Teremos que voltar a esta em um momento posterior.
Poderíamos passar o dia todo discutindo isso, mas temos de chegar ao próximo item.

Recuperar Focus

É fácil sair tópico quando você recebe um número de pessoas na mesma sala. É da responsabilidade do presidente para manter a discussão focada. Aqui estão algumas expressões para manter a reunião centrada sobre os itens que aparecem na agenda.

Let's stick para a tarefa em mãos, vamos?
Acho que estamos direção off-topic um pouco com isso.
Eu tenho medo que nós desvia do assunto em questão.
Você pode discutir este assunto entre vocês em outro momento.
Perdemos de vista o ponto aqui.
Este assunto não está na agenda de hoje.
Vamos guardar isso para outra reunião.
Voltando ao item número 5.
Agora, onde estávamos? Ah, sim, vamos votar.

 

Como Iniciar uma conversa

02 Jun 2019

Comece por fazer as perguntas pessoa que são fáceis de responder.

Um bom equilíbrio é de cerca de duas ou três perguntas fechadas, que têm respostas curtas e, em seguida uma pergunta aberta, onde eles têm que pensar e falar mais. No início, muitas vezes é melhor mesmo, com perguntas abertas para mantê-las simples e fácil.

Dicas

  • Pergunte-lhes algo sobre si mesmo.
  • Se você não sabe seu nome, em seguida, começar por aí.
  • Cumprimentá-los sobre sua aparência. Peça-lhes que eles têm que belo terno, relógio, chapéu ou qualquer coisa.
  • Comente sobre seu bom humor, perguntar por que eles estão olhando um pouco para baixo. Dizem que olhar distraído e perguntar porquê.
  • Pergunte se eles têm família, os nomes de seus filhos, como eles são velhos, como eles estão fazendo na escola e assim por diante.
  • Pergunte sobre sua profissão, sua carreira e planos para o futuro.
  • Pergunte sobre hobbies, interesses e que fazem com seu tempo livre.
  • Preste atenção quando eles dão-lhe uma resposta. Mostrar interesse não apenas na resposta, mas por eles como uma pessoa bem
  • E quando lhe dizem alguma coisa, mostrar interesse nele. Continuação com mais perguntas.

Conversa Starters

  • starters Geral

Oi, eu sou Paul.

Desculpe, não entendi o seu nome.

Eu gosto de seu vestido. Onde você conseguiu isso?

Nice chapéu!

Você parece preocupado.

Qual é o problema? Você olha para baixo.

Há algo de errado? Você parece distraído.

  • O clima (especialmente em climas onde as mudanças muitas vezes).

Bom dia, não é?

Lindo dia, não é?

Você pode acreditar em tudo desta chuva que temos tido?

Parece que vai nevar.

Não podíamos pedir um dia agradável, podemos?

Como sobre este tempo?

  • Notícias recentes (apesar de ter cuidado para evitar política e religião com as pessoas que você não conhece muito bem).

Será que você pegar as notícias de hoje?

Você já ouviu falar que o fogo em St Quarta?

O que você acha sobre esta greve ferroviária?

Eu li no jornal de hoje que a Sears Mall está se fechando.

Eu ouvi no rádio hoje que eles estão indo finalmente para começar a construir a nova ponte.

Como cerca Unidos? Você acha que eles vão vencer esta noite?

  • Família (irmãos, onde vivem, etc)

Você tem filhos?

Você vem de uma família grande?

Você tem algum irmão ou irmã?

Faça a sua família viver perto?

Os seus filhos vão à escola?

  • História (que escola eles foram, onde viveram, etc)

Você é daqui?

Você não é daqui, é você?

Você já morou aqui por muito tempo?

Você é de Londres?

De onde você é?

Quanto tempo você pretende viver aqui?

Onde você morava antes de vir para Portugal?

Você vai para a escola por aqui?

Que escola você freqüenta?

Como você acha que vivem em Portugal?
  • Trabalho (o que fazem, as pessoas no trabalho, etc)

Ansioso para o fim de semana?

Você já trabalhou aqui por muito tempo?

Eu não posso acreditar o quão ocupado estamos hoje, pode?

Parece que você poderia usar uma xícara de café.

O que você acha dos novos computadores?

  • Feriados

Você está indo para algum lugar este verão?

Você tem planos de ir para algum lugar?

Você está fazendo alguma coisa especial no fim de semana?

Tirar férias este ano?
  • Hobbies e esportes

Você está interessado em futebol?

Que esporte você mais gosta?

Minha paixão é o golfe. E você?

Você é um membro de algum clube?

Como você gasta o seu tempo livre?

Você vai para o jogo desta noite?

Grande vitória para o United, no sábado.

Qual é o seu esporte favorito?

 

 

Controlando uma chamada telefónica com um falante nativo

19 May 2019
Um dos maiores problemas é a velocidade. Os nativos, especialmente as pessoas de negócios, tendem a falar muito rapidamente ao telefone. Como um falante não-nativo, é necessário desenvolver técnicas que lhe permitirá assumir o controle da chamada. Aqui estão algumas dicas práticas:
  • Imediatamente pedir à pessoa para falar mais devagar

Você poderia falar mais devagar, por favor?
Não se importa de falar mais devagar, por favor?
Quer um pouco devagar, por favor?

  • Ao tomar conhecimento de um nome ou informação importante, repita cada peça de informação como a pessoa fala.

Então, você diz que pode nos dar um desconto de 10%?
OK, você está disposto a estender a garantia de 30 dias, certo?
Seu número de telefone é 2718 3892 eo seu endereço de e-mail é .....
Deixe-me apenas confirmar isso. Seu nome é Andy Hogg e sua empresa é chamado de "Gtech Ltd '.
Deixe-me repetir o que você disse.
Eu só gostaria de confirmar o que você acabou de me dizer.

Esta é uma ferramenta especialmente eficaz. Ao repetir cada pedaço importante de informação, ou de cada número ou letra, você automaticamente diminuir o alto-falante para baixo.
  • Não diga que você tenha entendido, se não tiver. Peça à pessoa para repetir até que você tenha entendido.

Me desculpe, eu não entendo o que você está dizendo.
Tenho medo de não sei o que você quer dizer.
Me desculpe, mas eu não segui-lo.
Você se importaria de ir sobre isso de novo para mim?
Poderia dizer que, novamente, por favor?
Pode repetir, por favor?
Poderia explicar o que você quer dizer?

    Lembre-se que a outra pessoa precisa colocar-se entender e é o seu interesse para se certificar que você entendeu. Se você perguntar a uma pessoa para explicar mais do dobro do que normalmente lento.
  • Se a pessoa não abrandar começar a falar sua própria língua!
Uma frase ou duas de outra língua falada rapidamente chamar a atenção da pessoa que eles são felizes porque eles não precisam falar uma linguagem diferente para se comunicar. Usado com cuidado, este exercício de humilhar o outro orador pode ser muito eficaz. Só não se esqueça de usá-lo com os colegas e não com um chefe!

 

Showing Empathy in Business Situations

12 May 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

 

FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

Reflecting - Reflecting on how you can see what someone is feeling:

I can see that you're really upset about this.
You seem to be upset.
You seem upset.
You don't seem to be very happy at the moment.
You seem to have made your decision already.
 

Legitimizing - Putting yourself in the other person's situation:

I'd be upset, too.
I can understand why you would be upset about that.
I can definitely see why that would be frustrating.
I'm sure that irritated you!
I can understand your concerns, but.
I understand that.
I can see how hearing those comments might annoy you.
It's not very nice to hear comments like that, is it?
I can understand your feeling betrayed by my not talking to you directly.
I can definitely see why that would upset you.
 

Supporting - Offering to help in a specific way:

I'll be here if you have any questions.
If you are unhappy here, I am here to discuss it with you.
 

Partnership-building - Offering to work together as a team to solve a problem

Maybe we can focus on,,,,
Let's see what we can do to resolve this problem together.
 

Respecting - Expressing admiration for how another person is coping with a situation

You don't seem to be too upset about this.

You are dealing with this very well.

 

Expressing Opinions and Agreement

21 Apr 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for expressing opinions and agreement in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

 

 

FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

ASKING FOR OPINIONS

What do you think about...?
What's your opinion of...?
Do you think that...?
Tell me what you think about...
How do you feel about...?
 

EXPRESSING OPINIONS

I think that...
I don't think that ....
In my opinion...
In my view...
It's my belief that...
I reckon that...
I don't reckon that ...
I feel that...
I don't feel that ...
I believe that ...
I don't believe that ...
If you ask me, I think/feel/reckon that...
As far as I'm concerned...
 

CHECKING AN OPINION

Do you think so?
Do you feel that?
Is that what you think?
Do you really believe that?
 

AGREEING

I think you're right.
I agree with you.
You're right.
 

STRONG AGREEMENT

I couldn't agree with you more.
You're absolutely right.
I agree entirely.
I totally agree.
I completely agree with you.
 

AGREEMENT IN PART

I agree with you up to a point, but...
That's quite true, but...
I agree with you in principle, but...
 

DISAGREEMENT

Note that when you disagree with someone, you can often sound more polite by using a phrase such as 'I'm afraid...'

I'm not sure I agree with you.
(I'm afraid) I don't agree.
(I'm afraid) I disagree.
(I'm afraid) I can't agree with you.
(I'm afraid) I don't share your opinion.
 

DISAGREEING STRONGLY

I don't agree at all.
I totally disagree.
I couldn't agree with you less.
 

Handling Difficult Requests

07 Apr 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for handling difficult requests at work. Click on the audio link to listen to the expressions.

 

 

 

FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

SAYING WHY YOU'RE CALLING

The reason I'm calling is:
I was calling to ask a favour:..
I'm calling to ask if you could:..
I'm calling because we need some help......
 

EXPLAINING THE PROBLEM

The situation is this....
Here's the problem.....
Let me explain the situation......
 

REFUSING A REQUEST

I'm afraid that's not possible.
I'm sorry but we just can't do that.
I wish we could help you, but:..
I'm sorry, but I'm not in a position to do that.
 

STATING YOUR POSITION

I understand your situation, but we really must request:..
Our company policy is to:..
It's not our company policy to.....
We always demand .....
We never allow.....
 

MAKING A POLITE REQUEST

Would it be possible to.:?
We were wondering if you could possibly.:?
Would you be able to:.?
Could you please.....?
We'd appreciate it if you could.....
We'd be grateful if you could.....
 

SUGGESTING A COMPROMISE

How about if we......?
What (about if we...?
If we were to ....... would you....?
We'd also be willing to.....
How would you feel if we...?
Why don't we/you:...?
 

AGREEING TO A REQUEST

We could probably accept that.
We might be able to agree to that.
We could agree to that on condition that......
I suppose we could accept that.
That is a possibility, but I'd have to check with....
 

Ending a Conversation Politely

31 Mar 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for ending a conversation politely. Click on the audio link to listen to the expressions.

 

 

FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

BEGINNING
(you hint to end a conversation)

A: Well, it was great meeting you.
B: Yes, it was nice.
A: Well, I'm glad we had a chance to talk.
B: Me, too!
A: It sure has been nice seeing you.
B: Yeah, I enjoyed it!
 

MIDDLE
(you have to go soon)

A: I'll be sure to call you.
B: That'd be great.
A: I'll send you an email next week.
B: OK. I'll look forward to that.
A: I hope to hear from you soon.
B: Yes, me too.
 

END
(you really have a chance to leave now)

A: Bye for now.
B: Bye!
A: I'll talk to you later.
B: OK. Until then.
A: See you again soon.
B: See you.
A: Take care.
B: You, too. Bye.
A: Keep in touch.
B: I will. Bye.
 

Giving Presentations - Survival English

17 Mar 2019

If you get your facts wrong.

I am terribly sorry. What I meant to say was this.
Sorry. What I meant is this.

If you have been going too fast and your audience is having trouble keeping up with you.

Let me just recap on that.
I want to recap briefly on what I have been saying.

If you have forgotten to make a point.

Sorry, I should just mention one other thing.
If I can just go back to the previous point, there is something else that I forgot to mention.

If you have been too complicated and want to simplify what you said.

So, basically, what I am saying is this.
So, basically, the point I am trying to get across is this.

If you realize that what you are saying makes no sense.

Sorry, perhaps I did not make that quite clear.
Let me rephrase that to make it quite clear.

If you cannot remember the term in English.

Sorry, what is the word I am looking for?
Sorry, my mind has gone blank. How do you say 'escargot' in English?

If you are short of time.

So just to give you the main points.
As we are short of time, this is just a quick summary of the main points.
 

Complimenting Someone at Work

03 Mar 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for complimenting someone at work. Click on the audio link to listen to the expressions.



FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

MEN COMPLIMENTING MEN
(on their clothes)

I really like that shirt.
That's a nice jacket.
I like your shoes.
That tie (really) suits you.
It looks good on you.
It (really) suits you.
 

WOMEN COMPLIMENTING WOMEN
(on their clothes and accessories)

Your bag is so cute.
Your dress is beautiful.
It looks great on you.
It really suits you.
It's lovely.
I love that bag.
It looks great with your.....
That's a lovely necklace you're wearing.
 

WOMEN COMPLIMENTING WOMEN
(on their hair, figure, appearance)

You look really fabulous today.
I love your (new) hairstyle.
Have you lost weight?
Are you on a diet?
You've lost loads of weight.
You look so slim.
 

BOSS COMPLIMENTING SUBORDINATE
(on a job well done or performance)

You did a (really) great job on....
I'm impressed.
I was impressed with....
I'm (really) pleased with...
Your presentation was excellent.
Keep up the good work.
 

COLLEAGUES COMPLIMENTING COLLEAGUES
(on success)

I just wanted to congratulate you on .....
I'd (personally) like to thank everyone for....
Congratulations!
Congratulations on your promotion.
I (just) wanted to let you know that I liked your.....
 

RESPONDING TO COMPLIMENTS

Thanks a lot.
Thanks
Well, thanks.
Thank you so much.
Yes, I love it..
Thanks for noticing.
I appreciate that.
Thanks for your comments.
Thanks for letting me know.
Thanks. That means a lot to me.
 

Making Introductions in a Business Setting

17 Feb 2019

There are two kinds of introductions: self-introductions and three-party introductions.

When do you introduce yourself? When you recognize someone and he or she doesn't recognize you, whenever you're seated next to someone you don't know, when the introducer doesn't remember your name and when you're the friend of a friend. Extend your hand, offer your first and last names and share something about yourself or the event you're attending.

Tip: In a self-introduction, never give yourself a title such as Mr., Ms., Dr., etc.

In a three-person introduction, your role is to introduce two people to each other. In a business or business/social situation, one must consider the rank of the people involved in order to show respect. Simply say first the name of the person who should be shown the greatest respect. And remember, gender (whether someone is male or female) doesn't count in the business world; protocol is based upon rank. Senior employees outrank junior employees, and customers or clients outrank every employee (even the CEO).

Begin with the superior's name, add the introduction phrase, say the other person's name and add some information about the second person. Then reverse the introduction by saying the second's name, followed by the introduction phrase and the superior's name and information. When a three-party introduction is done correctly, the two people being introduced should be able to start some small talk based upon what you shared about each of them. Introductions should match, so if you know the first and last names of both people, say both. If you know only the first name of one person, say only the first names of both.

Examples:

"Mr. Brown, I'd like to introduce Ms. Ann Smith, who started yesterday in the Accounts Department. Ann, this is Douglas Brown, our CEO."

(Ann would be wise to call the CEO “Mr. Brown” right away and not assume she may call him by his first name. Always use the last names of superiors and clients until you are invited to do otherwise.)

"Pete, I'd like to introduce to you Doug Brown, our CEO. Doug, I'd like you to meet Pete Johnson, who's considering our firm for his ad campaign."

Tip: Don't say "I'd like to introduce you to...", but rather "I'd like to introduce to you...."

Tip: Always stand for an introduction.

To succeed in business, you need good social skills. Knowing how to shake hands and handle introductions can give you an advantage over your competition!

 

Accepting and Refusing Business Invitations

03 Feb 2019

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful when accepting and refusing business invitations. Click on the audio link to listen to the expressions.

 

FUNCTIONS

KEY EXPRESSIONS

MAKING INFORMAL INVITATIONS
Would you like to have dinner with us?
How about having a drink with me?
Let's go out for a meal.
Would you like to . . . ?
We're going to . . . . Would you like to come along?
There's a . . . . (tonight). Would you like to go?
I wonder if you'd like to . . .
I was wondering if you'd like to . . .
Why don't you join us for ....?
Perhaps you'd like to come to ....?
MAKING FORMAL INVITATIONS
I would like to invite you to our grand opening.
If you have time, I would like to invite you to see our new premises.
Would you like to join us for dinner this evening?
We'd be glad to have you accompany us to the ceremony.
We'd be delighted to have you as our guest at the new Chairman's inauguration.
ACCEPTING INVITATIONS
I'd love to.
I'd be delighted/happy/glad to.
Thank you. That would be great!
Yes, I would. That's a great idea.
 
REFUSING INVITATIONS
I'm sorry, but I'm going out that evening.
I'm afraid I can't make it. I have a prior appointment.
I'm really sorry but I can't - I've got another engagement.
I think I'm going to have to pass on that. I'm feeling rather tired.
I'd better not. I've got an early start tomorrow.
Thanks for asking, but I'm afraid I can't.
I'd love to but my parents are in town at the moment.
 

Interviewing in English

20 Jan 2019

Interviewing is an important task that shows your ability to ask relevant questions and identify key skills in prospective employees. Conducting an interview efficiently is a critical task, since hiring the wrong person can cost your company a lot of time and money. Often, there are standard interview styles and formats which can be used to conduct interviews, but you should also remember that conversation is spontaneous and can lead in different directions. It is always better to think ahead and to prepare questions for different scenarios.

Some key points to remember are:

  • Keep each interviewee's details in mind and ask questions that are relevant to their backgrounds and qualifications, and that are built around the job description.
  • Remain friendly and alert at all times.
  • Keep your tone pleasant and interested, but impersonal.
  • Use key words and phrases from the interviewee's responses to lead the conversation forward.
  • Remember that body language and visual cues are often as important as what is said.
  • Examine the interviewee's resume carefully to ensure that you ask relevant questions.
  • Take brief notes on the candidate's responses so that you don't forget anything important that they have said.
 

Agreeing to and Declining Requests

06 Jan 2019

When agreeing to a request, agree to it in a positive manner. Don't just say 'Ok' or 'All right.' Use these positive phrases:


Absolutely.
Sure.
Yes, I'd be happy to.
No problem.
That should be OK.

Sometimes, you may be undecided and unable to give a definite answer at that moment. In such cases, use these phrases to buy yourself a little time:


Can I think about that?
I'll get back to you. Let me have a think.
If you don't mind, can I give you an answer this afternoon?
Give me some time to consider it.

At other times, you may agree to a request but with certain conditions. Then you can use these phrases:


OK. But only with the following conditions:
Yes, that's fine. But only if...
Sure, but I'd prefer it if you...

Declining a request is more difficult. Don't decline a request directly. Use one of tentative the phrases below and follow it up with a good reason:


I'm afraid I can't.
That's really not possible, I'm afraid.
I wish I could but...
I'd really love to help you, but...
I'm not sure if that's a good idea.
I don't know about that. You see...

 

Making Polite Requests: Different Requests for Different Situations

23 Dec 2018

When you are asking someone to do something for you or trying to influence their actions, you can often show that you want to be polite by saying things in an indirect way:

Help me file these documents please. (Very Direct - more demand than request)

Please will you help me file these documents? (Less Direct)

Could you help me file these documents please? (Even Less Direct)

Do you think you could possibly help me file these documents? (Indirect)

I was wondering if you could possibly help me file these documents. (Very Indirect)

Generally speaking, the more indirect the expression you use, the more polite you will seem. If you are too direct you may be considered impolite. However, the more indirect expressions can sound "too polite". When deciding which expressions are suitable for which situations it is useful to ask certain questions.

  1. What is the relationship between the speaker and the listener? More direct expressions are often used between friends or when the speaker is in a position of authority.
  1. How important is the action to the speaker? Usually, the more important the action, the more indirect the expression.
  1. How much inconvenience will the action cause for the listener? If, for example, the listener is being asked to make a lot of effort or do something which they do not usually do, the speaker will probably use a more indirect expression.
 
 
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