Business English Tip of the Week

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Incluir Uma idéia por frase

19 Jan 2020

Alguma vez você já recebeu uma carta ou e-mail se as penas continuar e continuar, uma após a outra em um riacho, com apenas vírgulas para separá-los? Estas frases contêm frequentemente um número de pontos, alguns dos quais podem estar relacionados. Isso os torna difíceis de ler e entender. Aqui está um exemplo de um e-mail que recebeu de um de nossos assinantes:

Eu estou trabalhando como gerente em Dubai, a comunicação com nossos clientes é em Inglês, pois eu tenho que enviar e-mails, cartas, etc, você sabe, mas o problema é que eu quero saber mais como escrever, eu sinto que eu sou muito ruim, por escrito, então eu preciso da sua ajuda para isso, como posso me desenvolver, eu aprendo a partir do seu site, mas eu preciso de mais, se possível, obrigado antecipadamente por sua ajuda, estou ansioso por ouvir de você.

Com uma idéia em cada concisa, clara sentença, a mensagem pode ser lida como:

Eu trabalho como gerente em Dubai. A comunicação com nossos clientes "e-mail, cartas, etc" "está em Inglês. O problema é que eu sou muito ruim na escrita. Eu quero aprender a escrever melhor, e eu preciso de sua ajuda para isso. Apesar de eu saber de seu site, eu preciso de mais, se possível. Como posso me desenvolver?

Estou ansioso por ouvir de você. Obrigado por sua ajuda.

Fizemos incluir mais de uma idéia em duas frases para que a mensagem não teria som entrecortado. Mas eles estavam estreitamente relacionados idéias.

Assim, a mensagem aqui é: incluir apenas uma idéia em cada sentença. Às vezes, é aceitável incluir duas idéias em uma frase, mas apenas se eles estão intimamente relacionados.

 

Explicando Procedimentos - Palavras e Expressões de seqüência

12 Jan 2020
Para ajudá-lo a explicar os procedimentos, você pode usar as palavras certas para mostrar uma seqüência de eventos.
Para explicar a ordem em que certas coisas são feitas

Em primeiro lugar ...
Primeiro de tudo ...
Inicialmente ...
Em seguida ...
A próxima coisa que você tem a fazer é ...
Então ...
Depois disso ...
Depois de (ter feito isso / isso) ...
Finalmente ...
... E então, finalmente ...
Finalmente ...
Depois ...

Para adicionar mais um ponto

Certifique-se (não se esqueça de) ...
Ah, e por sinal, não se esqueça de ...
Ah, e cuidado para não ...
Certifique-se de ti ... / Verifique se você não ...

Para verificar se a outra pessoa está te seguindo, ou que tenha entendido

OK, então está claro?
Isso faz sentido?
Então, lá estamos nós / é isso. Você tem alguma dúvida?

 

Open Punctuation /Full Blocked Layout Style

05 Jan 2020

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

  • No punctuation at the end of lines in the inside address
  • No punctuation following the salutation and complimentary closing
  • No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

  • No indentation of the salutation and complimentary closing
  • No indentation in the paragraphs of the letter
  • No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Sunshine Holidays
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
I
P29 7HG

Our Ref SLS/RWT

2 April 20xx

Mr K Francis
29 Darlington Mews
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Dear Mr Francis

HOLIDAY ENQUIRY

Thank you for your recent enquiry. Please find enclosed our holiday brochure containing weekend breaks in Rome.

We are very proud of our weekend breaks and feel sure you will find just what you are looking for.

If you would like to make a booking, or require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely


John Jackson
Manager

Enc

cc Susan James

 
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