Business English Tip of the Week

Quando ou se?

• Quando é usada quando uma coisa é certa para acontecer.
• Se é usado quando não se sabe se algo vai acontecer.

Então, ou tal?

• Então, é usado com adjetivos ou advérbios.
• Essa é usado com substantivos ou adjetivos e substantivos.

Cada um ou cada?

• Cada um é usado quando falamos de pessoas ou coisas separadamente. Cada um é usado com substantivos contáveis no singular. Cada um também pode ser usado sem um substantivo.
• Cada é usado quando falamos de pessoas ou coisas, como um grupo. Toda também é usado com substantivos contáveis no singular.

Aqui estão algumas frases úteis para cumprimentos. Clique nos links de áudio para ouvir a sentença.

Saudação Frases:

• Apresente-se com seu nome e título:
  
  

• Agitar as mãos, cumprimentar e manifestar a felicidade de conhecer a outra pessoa.

Outras frases úteis:

• Se você está atrasado para uma reunião ou um compromisso:

• Colegas Apresentamos:

Existem diferentes tipos de relatórios e de diferentes formas de estruturar-los. Elaboração do relatório pode ser muito técnico, mas aqui vai mostrar um modelo para a estruturação de um relatório formal do negócio.

Quantas seções?

A maioria dos relatórios devem incluir as seguintes seções:

• Título
• Resumo
• Introdução
• Método
• Resultados
• Discussões
• Conclusões
• Referências
• Apêndices

1. Título

• Este deve ser curto e preciso. Deve informar o leitor sobre a natureza de sua pesquisa.
• Por exemplo, omitir qualquer detalhe desnecessário "Um estudo de ...". não é necessário.

2. Resumo

O resumo é uma auto-contido resumo de todo o seu relatório. Assim, será escrito por último, e é geralmente limitado a um número. Deve conter:

• Um esboço do que você investigou (tal como indicado no seu título)
• Por que você escolheu olhar para aquela área em particular, com breve referência à pesquisa prévia feita no campo
• Sua hipótese (previsão de que os resultados vão mostrar)
• Um breve resumo do seu método
• Suas principais conclusões e como estes se relacionam com a sua hipótese
• Uma conclusão que pode incluir uma sugestão para futuras pesquisas

3. Introdução

A introdução 'estabelece o cenário "para o seu relatório, ele faz isso de duas maneiras:

• Ao introduzir o leitor em mais detalhes para a área de assunto que você está olhando para
• Através da apresentação de seus objetivos e hipóteses

Explicar os antecedentes do problema, com referência a trabalhos anteriores realizados na área.

Discutir brevemente os resultados e como estas se conectam com sua investigação.

Finalmente, o estado ou os seus objectivos hipótese.

4. Método

A seção de método deve descrever cada passo de como realizar sua pesquisa em detalhes suficientes para que o leitor entenda o que você fez. Informações sobre seu projeto experimental, métodos de amostragem, os participantes, bem como o procedimento geral empregado devem ser claramente especificadas.

Essas informações são geralmente apresentados sob as seguintes sub-temas:

• Objectivo
• Design
• Participantes
• Processo (s)

5. Resultados

A sua seção de resultados devem transmitir claramente as suas conclusões. Estes são o que você irá basear o seu comentário sobre a na seção de discussão, para que o leitor precisa estar certo de que você encontrou.

• Apresentar dados de forma resumida
• Os dados em bruto

Não excesso de complicar a apresentação e descrição de seus resultados. Seja claro e conciso.

• Descreva quais foram os resultados, não oferecem interpretações deles
• Apresentá-los em uma ordem lógica
• Aqueles que possuem mais diretamente a sua hipótese deve ser dada em primeiro lugar

Apresentar dados em tabelas e gráficos

• Não apresentar os mesmos dados em duas ou mais formas utilização, ou seja uma tabela ou um gráfico ou apenas texto.
• Lembre-se que um gráfico deve ser compreensível, independentemente de qualquer texto, mas você pode acompanhar cada um com uma descrição se necessário.
• Use títulos claros e concisos para cada figura. Diga quais as variáveis que o gráfico ou tabela compara.
• Descrever o que a tabela ou gráfico mostra, em seguida, verificar que este é realmente o que ele mostra! Se não for, você precisa alterar o seu valor ou sua descrição.

6. Discussões

A sessão de discussão é a parte mais importante do seu relatório. Relaciona-se com as conclusões do seu estudo para a pesquisa que você falou na sua introdução, colocando assim o seu trabalho no contexto mais amplo. A discussão ajuda o leitor a compreender a relevância de sua pesquisa. Esta é a sua chance de discutir, analisar e interpretar os seus resultados em relação a todas as informações que você coletou.

A discussão será, provavelmente, a maior parte do seu relatório e deve conter o seguinte:

• Um resumo dos principais resultados de seu estudo
• Uma interpretação desses resultados em relação aos seus objectivos, previsões ou hipóteses, por exemplo, se sua hipótese é apoiada ou rejeitada e, em relação aos resultados de outras pesquisas na área
• Análise das principais implicações de suas descobertas.

7. Conclusões

A seção de conclusão resume as principais questões decorrentes de seu relatório

8. Referências

• Dar detalhes do trabalho de todos os outros autores que o senhor se referiu no seu relatório
• Confira um manual de estilo ou artigos de revistas para as variações de estilos de referência

9. Apêndices

Os apêndices contêm material relevante para o seu relatório, mas iria perturbar o seu fluxo, se estava contido dentro do corpo principal. Por exemplo: dados brutos e cálculos; perguntas da entrevista, e um glossário de termos, ou outras informações que o leitor pode achar útil consultar. Todos os anexos devem ser claramente identificados e referidos se for caso disso, no texto principal (por exemplo: "Veja o Apêndice A para um questionário de exemplo).

Monolingue ou bilingue?

A maioria dos professores e educadores concordam que muito poucos os dicionários bilíngües chegar perto da qualidade das informações para que a encontrada em "dicionários monolíngües alunos produzidos por editoras como a Longman, Cambridge, Collins ou Oxford. Embora os alunos podem encontrar dicionários bilíngües fácil de usar, a longo prazo do uso de dicionários monolíngües é muito mais benéfico para os alunos.

Tamanho

Big dicionários são caros e ter um monte de espaço em sua casa ou escritório. Eles também são difíceis para as crianças de usar porque são volumosos, e isso leva mais tempo para procurar alguma coisa. Um de tamanho completo dicionário na mesa de café pode impressionar seus amigos, mas se você usar um dicionário em uma base diária, isso provavelmente não é uma boa compra.

Guia de Pronúncia

Muitas pessoas usam um dicionário para ajudá-los a pronunciar palavras novas.

O guia de pronúncia deve ser completa, mas não contêm uma grande quantidade de símbolos estranhos que requerem contínua verificação cruzada - especialmente com as vogais. O sistema vocálico Inglês é complexa, pois usamos uma carta a magia muitos sons diferentes. Por exemplo, a letra A tem três sons diferentes, nas palavras de idade, e art. O trabalho para o dicionário fabricantes é encontrar três símbolos comuns para representar as diferentes pronúncias.

Exemplos

Frases de exemplo mostrando usos comuns das palavras são muito úteis, tanto para esclarecer o significado e ajudar o leitor lembrar da palavra. As palavras nas frases não devem ser mais difícil do que a palavra destino, porém, ou o leitor é expulso em uma perseguição frustrante no dicionário. Nas palavras de tecnologia, "Um bom dicionário deve ser user-friendly".

Notas de uso

Muitos dicionários comentário sobre o uso de palavras em diferentes tipos de situações. Muitos dos dicionários antigos continha apenas os usos aceites padrão. Os dicionários não comentar sobre o uso - não-padrão, coloquial e regional são alguns dos termos usados para deixar os leitores tomem suas próprias decisões quanto a saber se eles querem usar o termo.

Um comentário final - as formas de alteração de fala muito mais rapidamente do que as formas escritas e faladas muitos itens nunca fazê-lo à linguagem escrita (gírias, por exemplo). Por este motivo, você precisará comprar vários dicionários durante a sua vida lendo. Encontre um que você gosta, e considerar suas edições novas, quando chegou a hora de um novo.

Os elementos importantes da boa notícia / má notícia carta são a estrutura eo tom.

A estrutura tem quatro partes:

(1) um parágrafo de abertura de boas notícias
(2) a má notícia
(3) uma solução
(4) uma expressão de boa vontade.

O parágrafo de abertura deve preparar o seu leitor, através do reforço com boas notícias. Tente dizer algo positivo sobre sua experiência passada com a empresa, indivíduo ou produto. Boas notícias define o palco e coloca o leitor do seu lado.

O corpo da carta deve explicar a má notícia. Seja claro sobre o problema. Dê o máximo de detalhes que o leitor precisa, mas não dizer nada aos leitores que não se preocupa ou precisa saber.

Parágrafo Terceiro deve oferecer uma solução para o problema. Você quer um reembolso, uma troca, um crédito em sua conta corrente? Quando você oferece uma solução, você economiza o tempo do leitor. Ela não tem que chamá-lo para descobrir como você gostaria que o problema resolvido.

Fim da carta com uma expressão de confiança no problema a ser resolvido. Lembre-se que a pessoa a quem você está escrevendo não é responsável por criar o problema. Ela não tinha projeto, fabricação, embalagem, navio ou entregar a sua compra.

O tom da carta é importante. objetivo de som. Explicar os fatos sem julgar. Não culpe o leitor para o problema. Evite o pronome pessoal "você". Use a voz passiva, em vez de voz ativa.

Em vez de dizer "Você me enviou a parte errada", tente "O lado errado foi enviado para mim", ou "Eu recebi o lado errado." O tom deve incidir sobre o problema e não quem foi o responsável pelo erro.

Seja educado e diplomático. Se você som irritado ou rude, você não vai incentivar o leitor a resolver rapidamente o problema.

Aqui está um exemplo da boa notícia / letra más notícias.

Para a maioria das palavras que você vai ser capaz de decidir-se se eles são adequados. O mais importante é não usar o jargão que faz parte de sua vida de trabalho a menos que você está escrevendo para alguém que usa o mesmo jargão. Se um professor está escrevendo para uma educação oficial ',' SATs o jargão palavra poderia ser muito útil na economia de tempo e espaço. Mas você não iria utilizá-lo ao escrever a um pai. Assim, em geral, mantenha-se em Inglês cotidiano, sempre que possível.

Aqui está uma lista de palavras que você deve tentar evitar, para lhe dar uma idéia básica do que queremos dizer. Tente usar as alternativas sugerimos em 'usar' a coluna.

As dicas a seguir definem as regras básicas para os artigos de uso (a / an / a). Durante a próxima semana, consulte as dicas sempre que você ler um documento de negócio, um artigo de revista, uma página web, etc Localize um poucos substantivos na leitura e use as dicas para analisar o uso do artigo.

Usando artigos corretamente é uma habilidade que se desenvolve ao longo do tempo através de muita leitura, escrita, fala e escuta. Pense sobre as regras abaixo e suportá-las em mente ao ler e ouvir a língua em torno de você. Logo você vai achar que você não tem que pensar mais as regras. Uso vai se tornar natural para você.

Regras Gerais de Uso

O uso do artigo indefinido (a / s)

• Use um ou quando é a primeira vez que mencionar ou falar alguma coisa.
• Use um ou uma com singular, substantivos contáveis.

O uso do artigo definido (a)

• Use quando o leitor é claro sobre o que está a ser referido.

• Use a quando o substantivo já foi mencionado.

• Use o quando é evidente que há apenas um de alguma coisa.

Zero artigo

Nós podemos omitir os artigos com a generalização sobre plural substantivos contáveis e também com substantivos incontáveis.

Na semana de Negócios ponta Inglês isso, vamos apontar algumas palavras e frases que são evitados melhor na escrita do negócio. Lembre-se que seu objetivo é passar a sua mensagem para o seu leitor de forma clara e concisa. Tente usar uma linguagem que não vai causar confusão.

A ND também

Isso é muitas vezes redundante. Use e em seu próprio e omitir também.

Quanto à possibilidade de

A única palavra que se significa a mesma coisa quanto a saber se.

Basicamente, essencialmente, totalmente

Estas palavras raramente acrescentar nada de útil a uma frase. Tente a sentença sem elas e, quase sempre, você vai ver a frase melhorar.

Sendo que sendo ou como

Estas palavras são um padrão de substituição, porque não para ou desde então. Por exemplo, podemos escrever que é que eles eram antigos clientes, lhes deu condições de crédito especiais, porque eles eram clientes antigos, que lhes deu condições de crédito especiais.

Devido ao fato de que

Usando essa frase é um sinal certo de que sua sentença está em apuros. Você quis dizer porque ou desde então?

Da mesma forma como

Algo pode ser tão importante ou tão importante quanto, mas não tão importante.

Ele / ela

Ele / ela ou é uma convenção criada para evitar escrever sexista, mas ele não funciona muito bem e se torna chato se ele aparece muitas vezes. Use ele ou ela ou usar o plural (quando apropriado) assim você pode evitar o problema completamente machista.

Em primeiro lugar, em segundo, terceiro, etc

Número coisas com o primeiro, segundo, terceiro, etc, e não com estas formas adverbiais.

Tem

Muitos escritores tem em conta como uma palavra feia, e eles têm um ponto. Se você pode evitá-lo por escrito, fazê-lo. Por exemplo: eu tenho que deve começar a estudar imediatamente. E: Eu tenho duas reuniões desta tarde.

Tipo ou espécie de

Estes são OK em situações informais, mas, em vários documentos formais use um pouco, ou muito pouco em seu lugar. Por exemplo: Nós éramos muito satisfeitos com os resultados.

Se você está a realização da reunião ou participar da reunião, é educado para jogar conversa fora, enquanto você espera para a reunião começar. Você deve discutir coisas alheias à reunião, como o clima, a família ou os planos de fim de semana. Aqui está uma pequena amostra do diálogo:

Bem-vindo

Uma vez que todos chegaram, o presidente, ou quem está no comando da reunião, deverá formalmente acolher a todos para a reunião e agradecer os participantes por terem vindo.

Aqui está um exemplo de boas vindas do presidente da reunião:

Observando o Tempo

Uma das coisas mais difíceis sobre a realização de uma reunião eficaz é permanecer dentro dos limites do tempo. A agenda de boa vontade contorno quanto tempo cada item deve ter. Um bom presidente fará o seu melhor para permanecer dentro dos limites. Aqui estão algumas expressões que podem ser usados para manter a reunião que flui no ritmo adequado.

Recuperar Focus

É fácil sair tópico quando você recebe um número de pessoas na mesma sala. É da responsabilidade do presidente para manter a discussão focada. Aqui estão algumas expressões para manter a reunião centrada sobre os itens que aparecem na agenda.

Você pode usar números ou pontos de bala em suas listas verticais. listas verticais são uma ótima maneira de apresentar informações mais complexas de forma clara. Aqui, estamos apenas indo mostrar-lhe três tipos de listas com marcadores. As diferenças entre os três tipos de mentira no caminho das listas são pontuadas.

Tipo 1

A frase inicial é uma frase completa, mas termina com dois pontos (:) para mostrar que a lista segue. Cada ponto na lista é uma frase completa, por isso começa com uma letra maiúscula e termina com um ponto.

Tipo 2

A frase inicial é uma frase completa, mas termina com dois pontos (:) para mostrar que a lista segue. Cada ponto na lista é de curta duração (uma frase) e assim os pontos não comecem com uma letra maiúscula e apenas o último ponto tem um ponto final.

Tipo 3

A frase inicial é uma frase completa, mas termina com dois pontos (:) para mostrar que a lista segue. Cada ponto na lista faz parte de uma frase contínua. Os pontos não começam com letras maiúsculas e não há um ponto e vírgula (;) separando cada ponto. Antes do último ponto não há 'e' para mostrar que ele é parte de uma frase contínua.

Com este tipo de lista, tome cuidado para que os pontos que vem após a introdução são gramaticalmente consistentes. Dê uma olhada no seguinte exemplo de uma lista gramaticalmente inconsistente.

Esta lista está incorreta porque você precisa de outro "que" no terceiro ponto de fazer uma frase gramaticalmente consistentes.

Esta lista está correta porque "que vivem", "quem são" e "que" são todas as terminações de plural para corresponder "povo". A lista é gramaticalmente consistentes.

Comece por fazer as perguntas pessoa que são fáceis de responder.

Um bom equilíbrio é de cerca de duas ou três perguntas fechadas, que têm respostas curtas e, em seguida uma pergunta aberta, onde eles têm que pensar e falar mais. No início, muitas vezes é melhor mesmo, com perguntas abertas para mantê-las simples e fácil.

Dicas

• Pergunte-lhes algo sobre si mesmo.
• Se você não sabe seu nome, em seguida, começar por aí.
• Cumprimentá-los sobre sua aparência. Peça-lhes que eles têm que belo terno, relógio, chapéu ou qualquer coisa.
• Comente sobre seu bom humor, perguntar por que eles estão olhando um pouco para baixo. Dizem que olhar distraído e perguntar porquê.
• Pergunte se eles têm família, os nomes de seus filhos, como eles são velhos, como eles estão fazendo na escola e assim por diante.
• Pergunte sobre sua profissão, sua carreira e planos para o futuro.
• Pergunte sobre hobbies, interesses e que fazem com seu tempo livre.
• Preste atenção quando eles dão-lhe uma resposta. Mostrar interesse não apenas na resposta, mas por eles como uma pessoa bem
• E quando lhe dizem alguma coisa, mostrar interesse nele. Continuação com mais perguntas.

Se você usar um recurso de verificação de gramática, as suas frases, provavelmente, ter sinalizado às vezes por uma falha chamada "voz passiva." Esta bandeira é geralmente acompanhada de recomendações para "considerar reescrever com um verbo voz ativa."

É esta falta grave? Não! Na verdade, a nossa gramática verificador já tenha sinalizado que três sentenças no início deste Business Writing Tip, e não estamos preocupados um pouco.

Não estamos preocupados, mas nós não prestar atenção. Isso porque há um monte de bons conselhos sobre como limitar o uso de verbos passivos. Por exemplo, dizem-nos para a mudança:

"A superfície deve ser preparada" (passivo) para "Primeiro a superfície" (ativo). Esta mudança faz sentido. Os leitores precisam instruções precisas.

"Seu presente é apreciado" (passivo) para "Nós apreciamos o seu dom" (ativo). Esta é uma outra sugestão de multa. "É muito apreciada" soa impessoal, ao passo que "Nós apreciamos" está quente.

Quando fazemos essas mudanças, estamos substituindo prolixo, conciso, com frases vagas, palavras diretas. Isso é excelente.
Mas existem quatro lugares onde verbos passivos caber apenas a direita:

verbos passivos são perfeitas nestes quatro casos. Da mesma forma, os verbos em frases passivas nossa abertura também funcionam bem ("ficar marcada" e "geralmente é acompanhado").

Saiba onde verbos passivos pertencem, e você não vai se intimidar com o cheque de software gramática novamente. Nossa gramática verificador apenas sinalizado a frase anterior, mas sabemos que o verbo passivo não serve o nosso propósito e soa exatamente certo!

• Imediatamente pedir à pessoa para falar mais devagar

• Ao tomar conhecimento de um nome ou informação importante, repita cada peça de informação como a pessoa fala.

Esta é uma ferramenta especialmente eficaz. Ao repetir cada pedaço importante de informação, ou de cada número ou letra, você automaticamente diminuir o alto-falante para baixo.

• Não diga que você tenha entendido, se não tiver. Peça à pessoa para repetir até que você tenha entendido.

Lembre-se que a outra pessoa precisa colocar-se entender e é o seu interesse para se certificar que você entendeu. Se você perguntar a uma pessoa para explicar mais do dobro do que normalmente lento.

• Se a pessoa não abrandar começar a falar sua própria língua!

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.