Business English Tip of the Week

Ao acolher um visitante de seu escritório, você deve oferecer-se para tomar o seu casaco ou guarda-chuva (se tiver), oferecer-lhes um lugar, e oferecer-lhes algo para beber. Existem um número de maneiras de fazer ofertas em Inglês. Os mais comuns começam com estas frases:

Vejamos como cada uma dessas frases é usado no contexto:

Escolha a frase mais adequada para se adequar ao contexto em que a oferta é feita.

• Contém informações que são pertinentes apenas ao seu trabalho ou responsabilidades para funções aprovados pela empresa. Você seguiu as diretrizes da empresa para o uso de e-mail para comunicações pessoais.
  
• Não contém nenhuma informação confidencial ou sensível. Poderia ser tornado público, ou intimado, sem embaraço para sua empresa ou você, o escritor.
  
• Não é uma forma de evitar falar com alguém pessoalmente ou por telefone. Não deixe de e-mail substitui a interação humana que constrói relações e permite observar ou ouvir as reações das pessoas ao que você está dizendo.
  
• Não contém palavras repreender ou emocional. A crítica construtiva é melhor recebido em um-para-um, sessões em pessoa coaching.
  
• Requer resposta imediata.
  
• Não é informação exigida pelo leitor de longo prazo de referência.

2. A lista de distribuição é apropriado:

• Todos aqueles que devem receber as informações foram copiadas. Por exemplo, você não tenha invocado o leitor primário para distribuir as informações a seu / sua subordinados diretos se você exigir que eles têm a informação.
  
• Aqueles que não precisam de saber as informações não foram copiados.

3. Você tem respeitado o tempo do seu leitor e editou o e-mail para maior clareza você.:

• Eliminado wordiness; eliminou qualquer "fluxos de consciência."
  
• Usou palavras curtas, sentenças e parágrafos.
  
• Empregou uma formulação precisa, factual.
  
• Traduzido jargão técnico e siglas conforme apropriado para a lista de distribuição.
  
• Excluído qualquer "fuga de documentos." Desnecessário

4. Você usou apresentação profissional, o tom, e cortesia você.:

• Utilizado um formato simples que irá converter bem a todos os sistemas de computador / programas.
  
• Utilizado maiúsculas e minúsculas, em vez de todas as capitais. Letras maiúsculas e minúsculas são mais fáceis de ler, usando todas as capitais parece gritar. A regra de ouro é colocar no máximo, oito palavras em todas as capitais; que guardou todas as capitais para dar ênfase ou títulos.
  
• Ter escrito o e-mail a partir do ponto do seu leitor de vista. Sua formulação é atencioso e educado, ele é objetivo e direto, sem ser abrupto.
  
• Palavras usadas que são apropriadas para um ambiente de negócios.

5. Você organizou o e-mail de forma estratégica. Você assegurada conteúdo preciso e completo você.:

• Desde um cabeçalho de assunto e abrindo declaração de propósito que predizem o conteúdo do documento.
  
• Antecipados e responderam às perguntas do seu leitor, oferecendo informações básicas quando se ajuda o leitor a compreender a sua mensagem.
  
• Duplo verificado a veracidade de fatos e números.
  
• Clara e explicitamente solicitado para a ação ou descrito o que você vai fazer em seguida.
  

6. Você tenha revisado o e-mail você.:

• Utilizado pontuação, correta consistente.
  
• Usou seu verificador ortográfico e verificou duas vezes a grafia de nomes de pessoas e de produtos da empresa e serviços.
  
• Substituídos "breve mão" abreviações, como "w /" e "info" com grafias padrão.
  
• Assegurado o seu uso precisa de todo o vocabulário, especialmente de qualquer vocabulário desconhecido adquirida a partir do dicionário de sinônimos do seu computador.
  
• Gramática verificados (especialmente sujeito-verbo acordo) e uso (por exemplo, comumente confundidas palavras como "lá" e "seu").
  
• Estrutura da sentença marcada (especialmente para corrigir quaisquer fragmentos ou gerência das penas).
  

Perguntas fechadas são perguntas que geralmente requerem apenas um sim / não respondeu. Quando você é uma pergunta fechada, tentar adicionar alguma informação extra para a sua resposta, caso contrário, as conversas podem rapidamente chegar a um fim:

Perguntas abertas são as perguntas, muitas vezes usando uma palavra-WH, em que o orador está a pedir mais informação do que apenas sim ou não. Perguntas abertas são muito úteis para ajudar a desenvolver uma conversa. De certa forma, você está forçando a pessoa que você está falando com a fornecê-lo com respostas mais:

Quando receber visitantes o melhor é usar uma combinação de perguntas abertas e fechadas. Talvez começar por fazer algumas perguntas fechadas sobre o seu visitante voo, hotel, etc Então, fazer algumas perguntas abertas para que o seu visitante a se abrir e falar mais expansiva sobre as coisas.

Aqui, vamos olhar para um número de pares de palavras que muitas vezes são confundidas devido à proximidade de sua aparência. Cada palavra aparece com uma sentença de exemplo para mostrar claramente como o seu uso difere da palavra (s) é comumente confundido com.

Vs passado Passado

Eis o porquê: "passado" como um substantivo refere-se ao período anterior à atual. 'Passado' o tempo passado do verbo passar se refere ao ato de passar. É importante notar que o "passado" também pode ser usado como um adjetivo, advérbio ou uma preposição. Veja exemplos corretos abaixo:

Além lado vs

Eis o porquê: "Ao lado" significa estar ao lado de. "Além disso" significa além de, ou além disso, como no exemplo acima, onde a idéia é que os outros, além da pessoa que está sendo difamado gostaria de obter através da linha. Outros exemplos corretos são:

Contínua vs contínua

Eis o porquê: Não há um tom muito sutil de diferença aqui. "Continuamente" se refere a algo que acontece sem interrupção alguma. "Continuamente" se refere a algo, muitas vezes irritante ações que se repetem em intervalos freqüentes. Neste caso, o significado é que muitas chamadas entrou, possivelmente em intervalos curtos. So 'continuamente' está correta. Outros exemplos corretos são:

Respeitosa vs Respectivos

Eis o porquê: "Respectivas" é um termo de separação ou de comparação, como em eles foram para os seus lugares respectivos, e eles foram pagos de acordo com suas fileiras respectivos. "Respeito" significa ser cheio de respeito. Portanto, neste caso, onde o respeito pela vontade da pessoa é o problema, "respeitosa" é a escolha apropriada. Outros exemplos corretos são:

Questionamento como uma habilidade Telefone

Questionamento é um processo sistemático que permite descobrir informações. Em telefonemas de negócios, fazer perguntas para cumprir dois objetivos:

1. Para obter as informações que você precisa.
2. Para verificar ou confirmar a informação que você recebeu.

Claro, você vai fazer essas perguntas de uma forma de conversação e não fazê-lo soar como um interrogatório. Existem dois tipos de questões muitas vezes usado em conversas telefônicas de negócios, ou seja, diretos e indiretos.

Perguntas direta

Às vezes, o seu telefonema será projetado para encontrar peças muito específicas de informação. Em tais chamadas, você precisa perguntar a uma série de perguntas diretas.

"Qual a data que você escolheu para o encontro regional?" "Será que o Sr. Jones ser capaz de fazer a sua nomeação pm 2?" "Será que o tempo servi-lo?"

Perguntas diretas são para a frente. Eles se concentram a conversa sobre um tema limitado, e obter informações específicas.

Perguntas diretas (às vezes chamado de perguntas fechadas) podem ser respondidas com poucas palavras, como "sim" ou "não".

Perguntas indiretas

Em algumas conversas por telefone, você precisa de mais informação geral, trocar idéias ou discutir opiniões. Para estas situações, você pediria uma série de perguntas indiretas.

"Por que você escolheu para ficar com o seu fornecedor atual?" "Quais são seus objetivos este ano?" "Como é a sua empresa organizado?" "Quando foi a última que você tem um compromisso com a gente?"

Perguntas indiretas incentivar geral, mais abrangente respostas. Abrem caminhos para reflexão e discussão.

Perguntas indiretas (por vezes chamado de perguntas abertas) não pode ser respondida com uma palavra ou duas. Eles são projetados para obter a outra pessoa para falar livremente, durante algum tempo, e em sua própria maneira.

Usando Perguntas Direta e Indireta

Quando é que cada tipo de pergunta mais apropriada?

• Perguntas diretas são usados ​​quando se tenta descobrir informações específicas, chegar a um acordo, ou confirmar as informações recebidas.
• Perguntas indiretas são usados ​​quando se tenta determinar as necessidades, descobrir problemas ou compreender as questões ou preocupações.

Diretrizes para Questionando eficaz

Aprender a usar perguntas de forma efetiva no telefone requer prática. Aqui estão algumas orientações básicas.

1. Selecionar as perguntas apropriadas.

Plano de uma linha geral de questionamento antes de fazer a chamada. Idealmente, você vai identificar as informações que você precisa, em seguida, preparar perguntas para começar a conversa se ​​movendo. Você não pode antecipar todas as perguntas, mas você pode fazer um palpite.

2. Ouvir as respostas às suas perguntas.

Lembre-se, fazer perguntas é uma das habilidades mais amplas que você usa em uma conversa de negócios profissionais. Não amarrar-se com muita força a uma linha estrita de questionamento. Não comece a formar sua próxima pergunta até que você tenha ouvido a resposta para o último. Tenha certeza que você não responder às perguntas a si mesmo.

3. O tempo é importante.

Em uma conversa telefônica, o timing é tudo. Evite interromper o fluxo de conversação com uma pergunta fora do contexto, mas aproveitar as oportunidades de conversação quando eles surgem.

4. Continue questionando para confirmar ou verificar as informações.

Verificação é um aspecto especial de questionamento. Para verificar, resumir o que foi dito (o que você ouviu dizer a outra pessoa), então pedir a confirmação com uma pergunta. Aqui estão alguns exemplos: Resumir: "Assim, a nomeação será na quinta-feira em 2,30 ...." Confirmar: "... é correto?"

5. Evitar a realização de uma inquisição.

Há uma diferença muito pequena entre uma pergunta intensa e telefonema resposta, e uma inquisição. Se você perguntar a muitas perguntas sem adicionar seus próprios comentários, o ouvinte vai se sentir como se ele / ela está sendo interrogado. É melhor reconhecer cada uma breve resposta ou comentário de forma relevante antes de pedir uma outra pergunta.

6. Não pense demais sobre os tipos de perguntas.

Embora seja útil conhecer e utilizar as perguntas diretas e indiretas, não se preocupem muito sobre os tipos de si mesmos. Afinal de contas, é a resposta, não a questão que é o mais importante. Lembre-se que o seu contacto telefónico podem não responder da maneira que você espera. Não entre em pânico se ele / ela responde com uma resposta de uma palavra para o seu melhor pergunta indireta! Tome nota das informações e mudar suas perguntas de acordo.

Cada um dos verbos destacados nas frases a seguir está em perfeito passado.

Todos os eventos nesta sentença ocorreu no passado, mas o ato de fechar a loja tem lugar antes de João chega à loja.

Aqui o elogio ("tinha dito") precede a descoberta ("encontrado") do restaurante. Ambas as ações tiveram lugar algum tempo antes do momento de falar ou escrever.

Nesta frase, ambas as ações têm lugar no passado, mas a usar a do papel ("tinha usado up") precedeu a ordenação do novo papel.

Erros comuns de uso

Um erro comum é usar o pretérito perfeito desnecessariamente para se referir a eventos passados.

Sim, eu já tinha dado a eles a minha resposta.

No exemplo acima, passado perfeito é usada desnecessariamente em vez do presente perfeito, talvez porque tinha dado parece mais "passado" do que ter dado.

Aqui está outro exemplo de misuage do passado perfeito:

Vários anos atrás, tínhamos vendido máquinas de fax, mas não mais.

Aqui, o passado simples vendidos é suficiente (mesmo que vendemos máquinas de fax é antes de nós não mais), porque você não está comparando os dois tempos passados.

DICA: É melhor evitar o pretérito perfeito a menos que você tem certeza de como usá-lo. Na verdade, não é muito usada na escrita do negócio.

Substituir essas frases wordy com suas alternativas concisa.

Você também deve prestar atenção para fora dos despedimentos colectivos como estas abaixo. Não repita a si mesmo!

Não deixe de visitar nosso Web Site. Todos os funcionários da empresa devem participar da reunião. Somos a maior província do país. Nosso Bookkeeper paga a factura. Ela foi para a Universidade no Japão.

Aqui estão algumas diretrizes para o uso de letras maiúsculas:

Nomes de Pessoas

Título família como parte do nome

Título família, em vez do nome

Dias da Semana

Meses do Ano

Férias

Nota: os nomes das estações do ano não são capitalizados.

Minha estação favorita é o outono. Minha estação favorita é o Outono.

Cidades

Estados / Províncias

Edifícios, parques, zoológicos

Línguas, países, nacionalidades

Títulos de trabalho e departamentos da empresa

Pense por um minuto sobre o seu idioma nativo. Como você pode dizer estas frases (em sua língua nativa) de forma diferente, dependendo de quem você estava com:

Fazemos as coisas mais formais, é claro, pela adição de palavras como "por favor" e "gentilmente". Nós também torná-lo mais formal, acrescentando frases como "Você poderia ...."," Você se importaria ...," "Eu estava pensando se você poderia ..." etc

Às vezes, o tom tem que fazer, então, de ser mais educado. Às vezes, porém, não é uma questão de polidez, mas de formalidade. Algumas palavras são apenas mais formal do que outros. Considere a seguinte lista de palavras, por exemplo, que são bastante informal. À direita estão as palavras que são semelhantes em significado, mas refletem um tom mais formal.

Tenha em mente que este não é certamente uma lista completa. Embora seja incorreto dizer que as palavras à esquerda são impolite, eles são menos formal. Isso significa que você quase nunca usa essas palavras em uma carta comercial formal, mas você não usaria as palavras formal sobre o direito se estivesse passando o tempo com seus amigos em casa. Observe também que na América do Norte e do Reino Unido / Austrália / Sul Africano círculos de negócios, geralmente é bom ser um pouco informal quando se fala, o que não é o caso quando se trata de escrever, no entanto.

Regra n º 1

Você pode terminar uma frase com uma preposição. Só não use preposições extra quando o significado é claro sem eles.

Isso é algo que não posso concordar. Como muitos de vocês eu posso contar? Aonde ele (a)? Onde você conseguiu isso (at)? Eu vou mais tarde (em). Tire os sapatos (de) a cama. Você não pode olhar para fora (de) a janela. Cortá-lo (para cima) em pedaços pequenos.

Regra 2

Use a com expressões que indicam o tempo de uma ocorrência.

Regra 3

0f nunca deve ser usado no lugar de ter.

Eu deveria ter feito isso. Eu deveria fazer isso.

Regra 4

Entre refere-se a dois. Entre é usado por três ou mais.

Regra 5

Para entrada implica, em não o faz.

No entanto, em determinadas situações, onde o pedido será problema ou inconveniência alguém, é uma boa idéia usar um mais forte, frase pedido mais educado. A frase mais comum é "eu apreciaria se você / nós poderíamos ...." Aqui estão alguns exemplos:

Se o pedido for muito difícil, use a frase "Eu realmente aprecio se você / nós poderíamos ..." Escutar estes exemplos:

Nota: não dizemos ". Eu muito apreciaria se você pudesse" Use "realmente" em vez de "muito".

A outra frase comum para fazer pedidos difícil é "Ficaria muito grato se você pudesse ..." Essa frase é usada da mesma forma como "eu gostaria que você poderia ..." Escutar estes exemplos:

E se a solicitação é muito problemático para alguém, use a frase "Eu ficaria muito / muito grato se você pudesse ...." Essa frase é usada da mesma forma como "eu realmente aprecio se você pudesse ..." como nestes exemplos:

Por que temos que ser tão educado?

Esta é provavelmente uma coisa cultural. Na cultura ocidental, as pessoas esperam polidez. Se o seu pedido soa mais como um comando, então você é susceptível de causar ofensa, e há uma boa chance de que eles vão dizer "não". Se você fizer um pedido e indicar o seu apreço, seu pedido é muito mais provável que seja concedida. É claro, depende muito do contexto da conversa que você tem e da relação que você tem com a pessoa que você está falando.

E-mail Alguém que não sabe que você

Existem alguns pontos importantes a considerar ao escrever e-mail, principalmente quando emailing alguém que não conheço.

Depois de ter trocado e-mails com uma pessoa sobre um determinado assunto, é provavelmente OK para deixar saudações fora de seu follow-up e-mails. Aqui estão alguns outros pontos a considerar sobre continuar conversas de e-mail:

Primeiro de tudo, lembre-se que você não está sozinho. Compreensão auditiva é provavelmente a tarefa mais difícil para quase todos os alunos de Inglês como língua estrangeira. A coisa mais importante é praticar a ouvir o mais rápido possível.

O próximo passo é encontrar recursos de escuta que você está realmente interessado em na televisão, rádio e Internet.

Estratégias de escuta

Uma vez que você começou a ouvir o Inglês de forma regular, você ainda pode sentir que a sua audição não está melhorando. O que você deve fazer? Aqui estão alguns conselhos:

• Primeiro, aceite o fato de que você não vai entender tudo.
• Não se preocupe que você não consegue entender cada palavra pouco falada.
• Não se traduzem em seu próprio idioma.
• Atentem para a idéia geral das conversas. Não se concentrar em detalhes até que você tenha entendido as idéias principais.

Os dois exemplos acima são de regular as formas de comparação. No entanto, um problema comum é não saber quando usar-er,-est-ou - mais. Adj +-,-mais + adj.

Na verdade, há uma regra muito simples para ajudar a lembrar que comparativa forma de usar. Contar o número de sílabas em um adjetivo. Sílabas são os sons que compõem uma palavra. Por exemplo:

Adjetivos que contêm uma ou duas sílabas seguir o-er,-est-, a forma. Por exemplo: grande, maior, maiores, e inteligente, mais esperto inteligente,.

Adjetivos que contêm mais de duas sílabas seguir a forma mais-,-mais. Por exemplo: arrogante, mais arrogante, mais arrogante, inteligente, mais inteligente, mais inteligente.

Isso é uma regra fácil de lembrar!

Enquanto há certamente muitos mais variedades de Inglês, americanos e britânicos Inglês são as duas variedades que são ensinados na maioria Inglês Língua Estrangeira (EFL) lições. Geralmente, é acordado que nenhuma versão é "correta", no entanto, há certamente preferências em uso.

Aqui estão apenas um par de diferenças entre as duas principais variedades de Inglês:

Consistência da Ortografia

A regra mais importante é tentar ser consistente em seu uso. Se você decidir que deseja usar grafias Inglês americano, então, ser coerente na sua ortografia. Por exemplo:

A cor da laranja também é o seu sabor.

A cor é o inglês americano eo sabor é britânico. Aqui estão as frases com grafias consistentes britânicos e americanos:

A cor da laranja também é o seu sabor. A cor da laranja também é o seu sabor.

Uso do Present Perfect

Em Inglês britânico o present perfect é usado para expressar uma ação que ocorreu no passado recente, que tem um efeito sobre o momento presente. Por exemplo:

Em Inglês Americano o seguinte também é possível:

Em Inglês britânico acima seria considerada incorreta. No entanto, ambas as formas são geralmente aceitos no padrão americano Inglês. Outras diferenças envolvendo o uso do present perfect no passado Inglês e simples britânico em Inglês Americano incluem já, justo e ainda.

Inglês Britânico:

Inglês Americano: