Business English Tip of the Week

Aqui estão três problemas de pontuação.

1) Colocar uma vírgula antes 'e' em uma série (ou omissão da vírgula)

O que é correto? Ambos são. Se você usar a vírgula de série é inteiramente até você. A chave é ser consistente. Tomar uma decisão e cumpri-lo em todo o documento. Inconsistência é o erro de gramática.

2) Utilizando dois espaços depois de um período ou Colon

A regra dos dois é um espaço de espera dos dias em prensas e máquinas de escrever utilizadas letras que eram todos a mesma largura. Hoje, os computadores compensar as diferentes larguras das letras e apenas um espaço após a pontuação final é a preferência.

3) Colocar uma vírgula entre o sujeito eo verbo

Sugiro que Billy, Pete e Maria, assistir à conferência.

Sugiro que Billy, Peter e Mary participar da conferência.

• O QUE você diz (conteúdo)

• COMO você diz isso (entrega)

• Lembre-se que um ouvinte geralmente só tem uma chance de entender o que você está dizendo. Então você deve fazer tudo o que puder para tornar mais fácil para ele ou ela para seguir suas idéias.

• A melhor maneira de fazer isso é "poste" seu discurso. No início, dizer como o seu discurso será dividido. Durante o discurso, deixar claro quando uma parte foi concluída ea parte seguinte foi iniciado. (Por exemplo: "Agora que expliquei algumas das causas da poluição do ar, eu quero te dizer o que podemos fazer para reduzir o problema.") No final do seu discurso, deixar claro que você está acabado (por exemplo, simplesmente dizendo "Obrigado!").

• As partes mais importantes de um discurso são o princípio eo fim. Pense em uma frase forte primeiro que irá capturar a atenção do ouvinte. Seja calmo e confiante, dá a impressão de que você está bem preparado e tem algo interessante a dizer. Terminar com uma frase forte: fazer as pessoas rir ou dar-lhes algo provocativo para pensar.

• Pratique o seu discurso antes do grande dia. Em particular, é útil pensar sobre como e onde você vai ficar / sit, e onde você irá colocar o seu material antes e depois de tê-los usado. Pratique usando cartões de seu discurso.

• Falar alto e claro. Lembre-se que a sua voz (sua entonação) deve fazer o trabalho que faz de pontuação em sua escrita. Tente não falar muito rápido. Nunca acabou de ler notas frase completa - ele é chato e faz seu discurso muito difícil de seguir.

• Certifique-se que podem ser vistos e ouvidos. Não se esconda atrás de sua folhas ou o retroprojetor. É importante que cada ouvinte sente que você está falando com ele ou ela pessoalmente. Portanto, olhar em volta da sala e tentar fazer contato visual com todos na platéia pelo menos uma vez durante seu discurso.

• Tenha cuidado para não distrair seus ouvintes através do balançar na cadeira, batendo os pés, etc

• É útil incluir material visual com o seu discurso. Por exemplo, se você está falando sobre os lugares, mostrar um mapa. Se você estiver usando números, escrevê-los para que todos possam ver. (É muito difícil para os ouvintes para manter grandes números ou muitos em sua cabeça.)

• Se você vai ter a participação do público ser muito claro exatamente o que você quer dele. Se você faz uma pergunta, estar pronto para respostas estranhas, e esperava ter que responder a si mesmo.

Use um pouco com substantivos incontáveis, por exemplo, uma pequena ajuda, um pequeno progresso, um pouco de informação, um pequeno conselho, etc

A Few

Use um pouco com substantivos contáveis ​​no plural, por exemplo, de alguns dias, algumas reuniões, alguns funcionários, algumas vendas, etc

Pouco e poucos

Pouco e alguns tendem a ser bastante negativa, porque significa não tanto ou não muitos, um pouco, e alguns são mais positivas e significam alguns. Por exemplo:

Quando você está falando com alguém, é melhor usar não muito / não muitos ou apenas um pouco / em vez de alguns poucos e poucos. Little e alguns tendem a soar mais formal e são mais usadas na escrita. Por exemplo:

Responder a todas as chamadas recebidas antes do terceiro toque.

Quando você atender o telefone, ser caloroso e entusiástico. Sua voz no final da linha telefónica é, por vezes, a única impressão de sua empresa um chamador terá.

Ao atender o telefone, bem-vindo chamadores educadamente e identificar-se e sua organização. Digamos, por exemplo:

Ninguém deveria ter que perguntar se eles atingiram tal e tal um negócio.

Enunciar claramente, manter seu volume de voz moderado, e falar devagar e claramente quando atender o telefone, para que o interlocutor pode entender facilmente.

Controle a sua linguagem ao atender o telefone. Não use gírias ou jargões. , for instance, say "Certainly" , "Very well" , or "All right" . Em vez de dizer, "OK", ou "Não há problema", por exemplo, dizer "Certamente", "Muito bem", ou "Tudo bem". or "you know" , train yourself carefully not to use these when you speak on the phone. Se você é uma pessoa que usa enchimentos quando você fala, como "uh huh", "um", ou frases como "como" ou "você sabe", treinar-se com cuidado para não usar esses quando você fala no telefone .

Treinar sua voz e vocabulário para ser positivo quando atender o telefone, mesmo em um dia "para baixo". Por exemplo, ao invés de dizer: "Eu não sei", diga:

Receber mensagens de telefone completamente e com precisão. Se há algo que você não entende ou não pode soletrar, como apelido de uma pessoa, pergunte o chamador a repeti-la ou escrevê-la para você. Em seguida, verifique se a mensagem chega ao destinatário pretendido.

Responder a todas suas mensagens em um dia útil.

Sempre perguntar se o interlocutor está tudo certo para colocar ele / ela em espera antes de fazê-lo, e não deixar a chamada em espera por muito tempo. Fornecer chamadores em espera com relatórios de progresso a cada 30 a 45 segundos. Oferecer-lhes as escolhas se possível, tais como:

Com relação a títulos e cabeçalhos de assunto para documentos de negócio, lembre-se que a primeira ea última palavra sempre são capitalizados, assim como todos os substantivos, pronomes, verbos, adjetivos e advérbios.

Preposições de quatro ou mais letras (ou cinco, dependendo do guia de estilo que você usa) também são capitalizados.

"A", "um" e "o" não são capitalizados, a menos que eles são a primeira palavra ou seguir um dos dois pontos.

O conjunções coordenativas: "e," "ou", "nem", "mas", "para", "assim", e "ainda" não são capitalizados, a menos que eles são a primeira palavra ou seguir um dos dois pontos, mas outros "pouco "As palavras, como" isso "," ser "e" é ", são capitalizados.

Adjetivos comparativos

Para fazer com que as formas comparativas de uma sílaba adjetivos, adicione "-er" e "-est" ao invés de usar as palavras "mais" e "mais". Exemplos: "mais puro" e "mais puro", não "mais puro" e "mais puro".

Começando com frases "Incluindo"

Uma frase começando com "inclusive", que normalmente aparece no final de uma frase, é quase sempre partem do resto da frase por vírgula. Exemplo: "Proporcionar uma explicação detalhada, incluindo os custos projetados e cronograma."

Se .... ou Não

Na maioria das vezes, as palavras "ou não" são inúteis após a palavra "se", como na frase "Eu não posso dizer se ou não a barra está limpa." A sentença é perfeitamente clara, sem "ou não." No entanto, na frase seguinte, "ou não" é gramaticalmente necessário: "O objetivo é garantir que beneficiem todos os participantes do workshop⠀" se ou não comparecer a todas as sessões ".

A Lot

"Um monte" é sempre escrito como duas palavras. Muitas pessoas escrevem-la como uma palavra, talvez por causa de palavras como "entre", "sobre" e "junto". Como sujeito, "um monte" é plural quando se refere a uma palavra no plural ("Um monte de pessoas estão esperando na fila"), mas é singular quando se refere a uma palavra no singular ("A grande quantidade de informação foi perdida quando o computador deixou de funcionar ").

Apenas

A palavra "só" deve ser colocado imediatamente antes da palavra que ele modifica. No discurso, raramente prestam atenção a esta regra. Por escrito, que deveríamos. Exemplo: "O presidente foi dada apenas uma semana para chegar a um plano" (não "O presidente só foi dada uma semana para chegar a um plano"). "Apenas" claramente enfatiza "uma semana".

Quando você está pedindo que alguém faça algo para você ou tentar influenciar suas ações, muitas vezes você pode mostrar que você quer ser educado por dizer coisas de uma maneira indireta:

Use um hífen para indicar uma mudança de pensamento, ou para realçar e dar mais importância às informações inseridas em uma frase

Um traço também pode ser usado para detonar as informações no final de uma frase.

Suportes (.....)

Use parênteses ("parênteses" em Inglês dos EUA) para diminuir o impacto de informações relacionadas que é adicionado a uma sentença. As informações adicionadas não devem ser tão importantes quanto as informações contidas na sentença.

Nota: Use vírgula ao invés de parênteses para separar a informação que é quase tão importante quanto a informação na própria sentença.

Parênteses também são usados ​​se você der um nome longo de uma empresa ou documento, e depois dar a abreviação, por exemplo, Programa de Assistência a Empregados (EAP). Os suportes devem enviar a forma abreviada quando ela aparece pela primeira vez. Você pode então referir-se apenas a forma abreviada, sem parênteses, em todo o resto da letra. Esta é uma maneira que você pode usar abreviações em sua carta e ter a certeza o leitor sabe o seu significado.

Se você precisar interromper, aqui estão algumas frases que podem ser úteis (e lembre-se de considerar o seu tempo ao usá-los também!):

Mas, para evitar fazer um comentário sobre um assunto, "eu tenho medo" funciona melhor:

Outras opções incluem:

Se vs Devia (por obrigação leve / forte conselhos)

Olhe para as seguintes frases:

Nestas duas frases, a função do deve e devia são intercambiáveis. Ambos estão focados em uma oportunidade forte, ou em outras palavras, leve uma obrigação. Você é obrigado a cuidar de si mesmo. Atualmente, o uso de deveria ter diminuído e deve é comumente usado em seu lugar.

Must Have to vs (por forte obrigação / necessidade)

Aqui estão as mesmas frases com os verbos modais e que deve:

Tem que e deve são considerados mais fortes do que deveria e deve. Ambos os modais realizar a função de necessidade, ou mesmo conselhos obrigação, mas deve ter que, normalmente é reservado à manifestação relacionada com a lei. Por exemplo: Se você possui um carro, você tem que pagar um imposto anual de circulação. Por outro lado, deve normalmente é reservada para dar ordens para que as pessoas são obrigadas a seguir. Aqui estão mais alguns exemplos de uso mais típico do que e necessário: é considerado o mais forte modal.

Tente estabelecer um bom relacionamento com o seu homólogo do momento em que seu primeiro encontro, mesmo que você já conhece o outro. falar "Alguns" social geral é um bom quebra-gelo, a este respeito.

Simplicidade

Mantenha uma linguagem simples e clara. Tome seu tempo e usar palavras e frases curtas que você está confortável com - não há nenhum ponto em complicar uma tarefa difícil, com uma linguagem difícil.

Clareza

Não tenha medo de perguntar se existe alguma coisa que não entendo. É vital para evitar mal-entendidos que possam comprometer o sucesso de sua negociação.

Ouvindo e Resposta

Ouvindo com atenção em todas as fases de sua negociação vai ajudar a evitar mal-entendidos e criar um espírito de cooperação. Também respondem ao que o seu oposto está dizendo, com palavras ou frases como "eu vejo o que você quer dizer" ou "Você tem um ponto".

Revisão

Resumir e rever o seu progresso em intervalos regulares durante a negociação. Isto vai dar ambas as partes a oportunidade de verificar a compreensão e, se necessário clarificar e corrigir quaisquer equívocos.

Alguma vez você já recebeu uma carta ou e-mail se as penas continuar e continuar, uma após a outra em um riacho, com apenas vírgulas para separá-los? Estas frases contêm frequentemente um número de pontos, alguns dos quais podem estar relacionados. Isso os torna difíceis de ler e entender. Aqui está um exemplo de um e-mail que recebeu de um de nossos assinantes:

Com uma idéia em cada concisa, clara sentença, a mensagem pode ser lida como:

Fizemos incluir mais de uma idéia em duas frases para que a mensagem não teria som entrecortado. Mas eles estavam estreitamente relacionados idéias.

Assim, a mensagem aqui é: incluir apenas uma idéia em cada sentença. Às vezes, é aceitável incluir duas idéias em uma frase, mas apenas se eles estão intimamente relacionados.

Para explicar a ordem em que certas coisas são feitas

Para adicionar mais um ponto

Para verificar se a outra pessoa está te seguindo, ou que tenha entendido

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

• No punctuation at the end of lines in the inside address
  
• No punctuation following the salutation and complimentary closing
  
• No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

• No indentation of the salutation and complimentary closing
  
• No indentation in the paragraphs of the letter
  
• No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Se você tem que falar ao telefone, em Inglês, não tenha medo! O medo de falar ao telefone em uma segunda língua vai desaparecer se você praticar com freqüência. A parte mais difícil sobre o uso do telefone em uma língua que não é seu é o fato de que você não pode ver outra pessoa olhos a, boca e língua de corpo. Embora você possa não estar ciente de que, em-a-cara conversa cara que você lábio-ler e assistir a sorri, franze a testa, e movendo as mãos, que podem ajudar no sentido de entendimento.

Além disso, é verdade que a interação telefone talvez não seja suficiente ensinado nas salas de aula de ESL, nem é um tratamento clássico de conversa telefônica adequada. Tais deficiências representam um problema sério para os alunos de ESL, dada a quantidade de todos depende do telefone na vida cotidiana. Telefone falar parece ser uma área em que os alunos de ESL são particularmente sensíveis, uma vez que freqüentemente eles afirmam que é difícil falar ao telefone e evitar ou limitar tais interações.

Aqui estão algumas dicas para falar Inglês no telefone:

Fale devagar e claramente

Ouvir alguém falar em uma segunda língua por telefone pode ser muito desafiador, pois você não pode ver a pessoa que você está tentando ouvir. No entanto, pode ser ainda mais difícil para a pessoa que você está falando com você para entender. Você pode não perceber que a sua pronúncia não é clara, porque o seu professor e colegas e saber compreendê-lo. Preste atenção especial para suas áreas fracas (como "r" e "l's" ou "b" e "V") quando você está ao telefone. Se você está nervoso sobre o uso do telefone, em Inglês, você pode perceber-se falando muito rapidamente. Prática ou escrever o que você vai dizer e tomar algumas respirações profundas um antes de fazer um telefonema.

Verifique se você entendeu o Presidente Outros

Não pretendo entender tudo o que ouve sobre o telefone. Mesmo os falantes nativos pedir uns aos outros para repetir e confirmar as informações ao longo do tempo. Isto é especialmente importante se você está tomando uma mensagem para alguém. Aprenda as expressões que os falantes do Inglês usar quando eles não escutam algo corretamente. Não tenha medo de lembrar a pessoa a diminuir mais de uma vez. Mantenha o seu telefone em uma área que está longe de distrações outros ruídos, como um rádio ou televisão.

Pergunte a um outro estudante para a prática de falar ao telefone com você. Você pode escolher uma noite por semana e se revezam a telefonar uns aos outros em um determinado momento. Tente conversar, pelo menos, quinze minutos. Você pode conversar socialmente, ou dramatização diferentes cenários em um ambiente de negócios. Se você não tiver acesso a um telefone, você pode praticar, definindo-se duas cadeiras de costas. A coisa mais importante sobre a prática de Inglês telefone é que você não é capaz de ver umas das outras bocas. É impressionante o quanto as pessoas de ler lábios sem perceber.

Use Negócios e Gravações

Há muitas maneiras de obter Inglês telefone treinos livres. Após o horário comercial, você pode ligar e ouvir mensagens gravadas. Anote o que você ouve pela primeira vez, e então ligar de volta e verificar se suas anotações estão corretas. Utilize o telefone em sua vida cotidiana. Chamada para uma entrega de pizza em vez de sair para comer. Chame um salão de reservar um compromisso de cabelo. Você pode até mesmo o telefone de cinema para pedir a lista ao invés de usar o jornal. Algumas cidades grandes têm gravações gratuitas você pode chamar de informação como o seu horóscopo do dia ou o tempo (certifique-se que você não está indo para obter cobrado por esses primeiros números). Alguns produtos têm um número de telefone gratuito na embalagem que você pode chamar de informação. Pense em uma pergunta que você pode querer fazer e ligar para o número grátis! Por exemplo, ligar para o número na parte traseira da caixa de cereal e pedir os cupons. Você terá que dar seu nome e endereço. Verifique se você tem uma caneta à mão para que você possa repetir as informações e verificar a sua compreensão.

Saiba Telefone Etiqueta (costumes)

O jeito que você fala com seu melhor amigo no telefone é muito diferente da maneira que você deve falar com alguém em um ambiente empresarial. ESL Muitos palestrantes cometem o erro de ser demasiado directo ao telefone. É possível que a pessoa na outra linha vai pensar que você está sendo rude de propósito, se você não usar linguagem formal em algumas situações. Às vezes, basta uma palavra como "pode" ou "pode" é necessário para o som polido. Você deve usar o modal verbos mesmo que você usaria em um formal "cara-a-face" a situação. Aproveite o tempo para aprender a atender o telefone e dizer adeus de uma maneira educada, bem como todas as várias maneiras de se poder começar e terminar uma conversa casual.

Datas e Números na Prática

Você deve praticar dizendo datas e números em voz alta. Você e um amigo pode escrever uma lista de datas e números e se revezam lendo sobre o telefone para outro. Registre o que você ouve. Troca de notas no dia seguinte e verificar as respostas.

Leitura através de exemplos a seguir vai ajudar você a ficar mais familiarizado com os usos e significados das preposições de tempo e de datas.

Use a + um tempo determinado

(Mas não no seguinte: "time is it? Qual" É oito e quinze.)

Períodos do dia

Não preposição com isso ... ou noite

Não preposição com o ontem ... ou a última / próxima ...

Mas aviso: durante a noite

Use em + um dia específico / data

Em tempo, no tempo, no momento em que, ao fim de, até ao final de, no final

Estas frases parecem similares, mas têm significados diferentes. Veja os exemplos abaixo:

No final significa "finalmente / como resultado final um '