Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

사용하는 문서 (/ /)

07 Jul 2019

다음 정보를 사용하여 문서에 대한 기본적인 규칙을 제공합니다 (/ /). 다음 주 동안, 당신은 비즈니스 문서, 잡지 기사, 웹 페이지 등 독서에 몇 명사를 찾아서 문서 사용량을 분석하는 도움말을 사용하여 읽을 때마다 도움말을 참조하십시오.

기사를 사용하여 정확하게, 쓰기, 말하기, 듣기, 읽기를 통해 많은 시간이 지남에 개발 기술입니다. 아래의 규칙에 대해 생각하고 읽을 때 그리고 당신은 주변의 언어를 듣고 마음에 그들을 맺습니다. 곧 당신은 더 이상의 규칙에 대해 생각하지 않아도 찾을 수 있습니다. 사용법은 당신에게 자연 될 것입니다.

일반 사용 규칙

명사

/

아니 기사

셀 수있는
& 복수

편지
송장

편지
송장

하지
허용

셀 수있는
& 복수

하지
허용

편지
인보이스

편지
인보이스

셀 수없는

허용되지 않음

정보

정보

) 사용의 무기한 문서 (/

  • 뭔가이나 이야기에 대해서는 언급 사용하여 우리가 처음이나입니다 그 때.
  • 단수 명사, 셀 수있는 사용 또는 있습니다.

봉투를 못했습니다 당신은 두지 날?

어제 팩스 기계를 구입했습니다.

편지가있다.

) 확정적 문서 (이용

  • 로 언급되고 사용되는 사항에 대한 명확 리더 때.

문하시기 바랍니다 닫습니다.

12월 4일 회의의 발전 ... ...

우리학과 판매 보낸 요청 파일을 당신이.

  • 이미 언급한 사용이 명사는 때.
전 분기 몽콕의 우리의 사람 영업에 대해 불평에서 고객의 편지를 받았습니다. 고객이 질문을 할 때 그녀에게 물어 봤는데, 그녀는 말했다 무례했다 판매원가. 난 당신에 편지를 전달합니다.
  • 게 중 하나가 유일한입니다 취소한 경우는 사용하십시오.
일반 관리자는 어제 사무실에 저희 왔어요.

제로 제

또한 셀 수없는 명사와 셀 수있는 명사 generalising에 대해 복수의 경우 기사를 생략할 수있어.

고객 서비스 부서에 불만 사항을 처리합니다. (모든과 불만)

경고를받을 것이다 직원의 규정을 준수 회사 안). (전체 직원, 모든 회사 규정

생산 월에 시작됩니다. (셀 수없는 명사)

 

문제가있는 단어와 구문을 피하기

30 Jun 2019

팁에서는 이번 주 비지니스 영어, 우리는 서면으로 사업에 게요 지점 밖으로 피할 몇 가지 가장 좋은 단어하고 구문을. 간결하게 기억 귀하 명확하게 독자에게 당신의 목표는 돼 메시지를 가로질러. 혼란의 원인이되지 않습니다 시도가 어떤 언어를 사용하십시오.

또한 차

이것은 중복입니다 자주. 사용하고 자신에 미치는 또한 생략.

하는 것처럼 여부

하나의 단어처럼 여부 여부에 아무것도 같은 의미입니다.

기본적으로, 근본적으로, 완전히

이 단어는 드물게 문장 추가로 아무것도 유용합니다. 그들이 문장을하지 않고 시도하고, 거의 항상, 당신은 개선 문장을 볼 것입니다.

것은 아님으로되는

이러한 단어에 대한 표준이 아닌 대용품이기 때문에 또는 때문이다. 예를 들어, 우리는 고객 살이 었으니까 쓸 수있는 것은 그들이 그 늙은 고객이 있었다 왜냐하면 그들은 같은 조건의 신용 우리가 특별한 준 그들에게, 우리는 조건을 준 그들에게 특별 신용.

는 사실로 인해 그

문제를 사용하여이 구절은 확실한 징조는 문장가. 이후나요 당신 때문에 뜻 또는?

똑같이으로

뭔가 중요한으로 수있을 똑같이 중요하거나 중요 동등하게는 아니지만.

그 / 그녀가

그 / 그녀가 또는 쓰기를하는 성차별 피하기 위해 대회 만들었지만 그것은 아주 잘 작동하지 않습니다 그것은 자주 나타나면 그것은 괴롭히는 것이됩니다. 전체를 사용하여 그 또는 그녀가 문제를 너무 성차별 수 피하 또는 사용) 적절한 복수를 (여기서.

첫째, 둘째, 셋째 등

물건 번호 첫 번째, 두 번째, 세 번째, 이러한 형태의 부사 등을 없습니다.

알았어

많은 작가는 추한 단어에 관해서 는듯 그리고 그들은 일리가있어. 서면으로하는 경우에 그것을 피할 수 있습니다 당신은 이렇게. 예를 들면 : 난 도망 바로 공부를 시작해야 할 있어요. 그리고 : 나는 오후에이 가지고있어 두 회의.

종류 또는 일종의

이들은 서류 있지만 상황에서 더 공식 비공식적인 확인을 대신 사용하여 약간, 다소 또는 매우. 과 결과를 얻으려면 만족하지 않고 일종의 예를 들어 있었다 : 우리는.

 

열기 비즈니스 회의

23 Jun 2019
잡담

회의를하든 들고 당신은 회의에 참석하거나, 그것은 시작에 회의를 기다리는 동안 당신이 정중하게 이야기를 작은. 당신은 계획이 주말거나, 날씨, 가족과 같은 논의와 관련이없는 것들을 위해 회의,. 여기에 대화는 짧은 예제 :

제인 :

안녕, 잭. 어떻게 지내?

:

좋아요, 고마워요, 너는?

제인 :

글쎄, 난 드디어 도착 해요 좋은 지금이 따뜻한 날씨가.

:

내 말은 당신을 알아요. 나는 생각 끝에 않을 것 겨울.

제인 :

혹시 아직 클럽에서 골프 내려앉아?

:

재밌네 물어해야합니다. 나는 토요일에 올해 법률에 대한 첫 라운드 형 - 내 밖으로 돌아갈거야.

환영

일단 모두가 위원장을 가지고 도착 또는 누구든지 회의를 담당입니다에서 회의해야 모두를 정식으로 환영하고 오는 참석자를위한 감사합니다.

  • 이곳이 모두 음부터, 우리가 시작됩니다.
  • 안녕하세요, 여러분. 오늘 와주셔서 감사합니다.
  • 지금 생각해 시작하겠습니다 우리가. 먼저 여러분 모두에게 환영합니다 좋아.
  • 고지 짧은 감사 등에서 오는 당신을 모두를 위해.
  • 나 오늘은 정말로 감사 참석에 대한 모든 당신을.
  • 커버를 시작, 그래서해야 정말 우리가 오늘 우리도 많이.

여기에 회의 의장의 환영에서 샘플이 :

지금 생각해 시작하겠습니다 우리가. 우선은 예고 짧은 등에 줄 마음에 특히, 당신은 모두 환영 오셔서 감사 모두를. 내가 아는 아주 바쁜 당신은 모든 그것의 회의에 대한 작업을 매일 어려운 시간을 떨어져하라.
 

비즈니스 미팅에 유용한 구문

16 Jun 2019
여기에, 우리는 회의 사업에 초점을 회복하고 2) 시간 시청) 1 구문 유용한 당신을 위해 몇 가지 소개하고 갈 수 있습니다.

시간을보고

회의를 효과적인 것들을 들고 어려운 대부분 하나의 한계 시간입니다 묵고 내에 있습니다. 좋은 의제가 소요됩니다 각 항목 것입 개요 긴 방법. 좋은 위원장은 제한 최고를 위해 체류 시간 이내 그녀 또는 그의 의지 않습니다. 여기에 속도에 적합한 흐르는 모임을 유지하는 데 사용할 수있는 몇 가지 표현.

내가 생각하는이 주제에 대한 충분한 시간을 보낸 우리는했습니다.
우리가 이사 가자, 그래서 시간이 떨어지려고.
우리는 항목을 다음에 건너하고 실행하는거야 우리가 너무 뒤에 일정.
우리는 단지 몇 분 남은 십오 가지고 덮개 많이 남아있어도.
에있다면 움직이 지마 우리는, 우리는 점심으로 권리를 실행합니다.
우리는 지금 그것을 떠날 게요 그래서 우리는 문제가있어 여기에 너무 오래 썼습니다.
우리는 시간이 나중에 이것에 다시 오죠 가지고.
우리는이 논의 하루 종일 보낼 수 있지만 우리는 항목 옆에해야 해.

회복될 포커스

그것은 같은 방에있는 사람들의 숫자를하는 당신이 도착하면 주제를 쉽게 얻을. 그것은 초점을 유지 토론은 책임있는 위원장. 여기에 의제에 나타나는 그들이 항목으로에 회의를 중심으로 아르 유지하는 몇 가지 표현.

하자 손에 작업에 집중, 그럴까요?
난이 생각과 조금 우리가 떠날 주제에게 스티어링거야.
제가 손에있어 문제부터했습니다 꾸는 우리가 두려웠어요.
당신은 다른 시간에 스스로 중에서 이것을 할 수 논의합니다.
우리가 여기 시점의 잃어버린 시력을했습니다.
이 문제를 의제의 오늘 안에.
회의를하자 다른 위해서가 저장할 수 있습니다.
5 얻기 번호 다시 아이템.
이제 어디까지 했더라? 아, 네, 가자 투표.

 

사업에 글머리 기호 목록 쓰기

09 Jun 2019

당신은 수직 목록에 숫자 또는 총알 포인트 사용할 수 있습니다. 수직 목록은 분명히 더 복잡한 정보를 보여주고있는 훌륭한 방법입니다. 여기에 우리가 당신에게 글머리 기호 목록의 세 가지 유형을 보여주거야. 세 종류의 차이점은 목록 첨부터하는 방법으로 거짓말.

1 형

다음 조건에 출자 훈련에 필요한 위치 :

  • 이것은 귀하의 첫 번째 훈련 코스입니다.
  • 고용주 표지판 동봉된 양식.
  • 당신은 깨끗한 운전 면허증.

    초기 구문은 완전한 문장이지만 콜론으로 끝나는 (는 :) 목록은 다음과 같습니다 것을 보여줄 수 있습니다. 목록의 각 지점은 완전한 문장이므로 그것은 대문자로 시작하고 전체 중지로 끝납니다.

    타입 2

    요금은 다음과 같습니다 :

    • 물론 재료
    • 준비 시간
    • 여비.

      초기 구문은 완전한 문장이지만 콜론으로 끝나는 (는 :) 목록은 다음과 같습니다 것을 보여줄 수 있습니다. 목록에있는 각 지점 (구문) 그래서 포인트는 대문자로 시작하지 않는 경우에만 마지막 포인트는 완전한 중단이 짧습니다.

      유형 3

      과정은 연수생 누굴 위해 고안되었습니다 :

      • 회계의 학위를 소지;
      • 경험이 작업이 필요하며,
      • 런던 지역에 살고 있습니다.

        초기 구문은 완전한 문장이지만 콜론으로 끝나는 (는 :) 목록은 다음과 같습니다 것을 보여줄 수 있습니다. 목록에있는 각 지점 연속 문장의 일부입니다. 포인트는 대문자로 시작하지 않는 세미콜론이 있습니다 (;) 각 지점을 분리. 마지막 지점 전에 그것은 지속적인 문장의 일부임을 보여주기 '와'가 있습니다.

        목록의이 유형으로, 도입 후 오는 포인트는 문법적으로 일관된 것을주의하십시오. 문법적으로 일관성이 목록의 다음 예제에서보세요.

        잘못된 버전 :

        명 :

        • 누가 런던에 사는;
        • 누가이 25를 초과하며,
        • 학위를 가지고;

        받을 수 있습니다.

        당신이 다른 '누구'세 번째 지점에서 문법적으로 일관된 문장을 만들 필요가 있기 때문에이 목록은 잘못된 것입니다.

        올바른 버전 :

        사람들이 누군지 :

        • 런던에 사는;
        • 25를 초과하며,
        • 학위를 가지고;

        받을 수 있습니다.

        "누가 살고"을하기 때문에이 목록은 "누구"와 "누구도"모든 복수 엔딩은 '사람'과 일치하도록 있으며, 맞습니다. 목록이 문법적으로 일치합니다.

         

        어떻게 대화를 시작하는 방법

        02 Jun 2019

        대답하기 쉬운 사람의 질문에 의해 시작합니다.

        좋은 잔고가 짧은 대답을 가지고 두세 폐쇄형 질문, 그리고 한번 열어 질문, 그들은 생각하고 더 할 얘기가있어 주위에있다. 조기에, 간단하고 쉬운 그들에게 계속 더 나은조차 열어 질문을 자주합니다.

        도움말

        • 그들에게 자신에 대해 뭔가를 물어보십시오.
        • 당신이 그들의 이름을 모르는 경우, 다음이 시작합니다.
        • 칭찬 그들 그들의 외관에 대해. 그들은 멋진 양복, 시계, 모자를 가지고 어디이든 물어봐.
        • 그들은 아래로 좀 찾고있는 이유는 그들의 좋은 분위기에 댓글 그들을 물어보십시오. 그들은 산만 보면 이유를 물어 봐도 말해봐.
        • 그들은 가족이있다면 물어, 어떻게 그들이 학교에서 뭘하는 등 몇살 그들이 그들의 자녀의 이름.
        • 그들의 직업, 자신의 경력과 향후 계획에 대해 물어보십시오.
        • 그들이 그들의 여가와 취미, 관심사에 대해서 물어보세요.
        • 그들이 당신에게 대답을 줄 때주의하십시오. 보기 관심뿐만 아니라 해답에 있지만 그들뿐만 아니라 사람으로
        • 그리고 그들은 뭔가, 그 안에 표시 관심을 말할 때. 더 질문 드리겠습니다.

        대화 선발

        • 일반 선발

        안녕, 난 폴입니다.

        죄송 해요, 당신의 이름을 모르는 않았다.

        드레스 좋아해요. 어디서 얻었지?

        멋진 모자!

        당신이 걱정보세요.

        문제가 뭐야? 당신이 내려 다 보지.

        무슨 일 있나요? 당신은 산만한 것 같습니다.

        • 날씨가 (기후에 특히 자주 어디에 변화가).

        좋은 하루, 안 그래?

        아름다운 일, 그렇지 않나요?

        당신은 우리가 떠올라요이 비가 모두 믿을 수 있습니까?

        눈이가는 것 같습니다.

        우리는 상냥한 하루 동안 우리가 못 물어하지 못했 을까?

        날씨 어떻게 생각하세요?

        • 최근 뉴스 (비록 아주 잘 아는 사람이 아니에요 당신이와 종교를해야하고 정치하지 않도록 조심하는).

        오늘 뉴스를 잡았나요?

        무슨 기념일 세인트 그 불을 들었어요?

        무엇이 레일 파업 대해 어떻게 생각하십니까?

        난 시어스 쇼핑몰 닫는 것을 오늘 신문에 읽을 수 있습니다.

        나는 그들이 마침내 새 다리를 건설을 받게 될 것을 오늘 라디오에서 들었어요.

        어때 유나이티드? 당신은 그들이 오늘 이길 것 같아?

        • 가족 (형제, 라이브 그들은 어디로 등)

        혹시 아이가 있으세요?

        당신은 큰 가정에서 나오는 겁니까?

        당신은 형제나 자매가 있습니까?

        네 가족은 가까이 살고 있습니까?

        귀하의 자녀가 지역 학교에 다니니?

        • ) 역사 (무슨 학교, 살아온 그들은 그들이 어디에 갔었 등

        당신은 여기에서 왔나요?

        당신이 있으며, 여기 출신이 아니 겠지?

        여기 오래 살았나요?

        당신이 런던에서 오셨나요?

        어디 출신입니까?

        얼마나 이곳에서 살 계획이 있나요?

        어디 전에 싱가포르에 오는 사는거야?

        이 근처 학교에 갈거야?

        어떤 학교는 당신이에 갈거야?

        어떻게 싱가포르에 살고 찾을 수 있습니까?
        • 작업 (등 무엇에서 일하는 사람들을 그들이)

        앞으로 주말을 찾고 계십니까?

        당신이 여기 오래 일한 적이 있습니까?

        나는, 오늘 우리가 얼마나 바쁜 당신을 수있는 믿을 수 없어?

        당신은 커피 한잔을 사용할 것 같군.

        왜 당신은 새로운 컴퓨터를 어떻게 생각하십니까?

        • 휴가

        당신이 이번 여름에 어디 멀리 갈거야?

        당신은 어딘가 멀리 가고 어떤 계획이 있습니까?

        뭐 주말에 특별한 뭐하는거야?

        올해 휴가 여행?
        • 취미와 스포츠

        당신은 축구에 관심이 있습니까?

        그건 당신에게 스포츠를 가장 좋아하세요?

        나의 열정은 골프입니다. 당신은 어때요?

        당신은 어떤 클럽의 회원이세요?

        어떻게 당신의 자유 시간을 보내십니까?

        당신은 오늘 게임에 건가요?

        좋아, 토요일에 미국에 대한 승리.

        가장 좋아하는 스포츠는 무엇입니까?

        ?

         

        언제 아는 수동태를 사용하여

        26 May 2019

        당신은 문법 체크 기능을 사용하는 경우, 귀하의 문장은 아마도 표시 얻을 라는 오류에 대한 "수동태."시간에이 플래그는 일반적으로 조언 수반은 "능동태 동사와 함께 다시 작성 고려합니다."

        심각 한가이 잘못 안돼! 사실, 우리의 문법 검사기는 이미 팁 쓰기이 사업의 시작 부분에 우리의 문장 세 플래그를 표시했습니다, 우리는 조금도 걱정하지 않습니다.

        우리는 걱정 아니지만, 우리는 주목하지. 수동 동사의 사용을 제한에 대한 좋은 조언이 많이 없기 때문에 그렇지. 예를 들어, 우리는 변화라고 위치 :

        국무 표면 활성 ( "))을"수동 "표면이 있어야 끝났다"(.이 변경 사항은 의미가 있습니다. 독자가 정확한 지침이 필요합니다.

        평가 "() 수동으로 당신의 재능이있다"당신의 재능을 활성 "()"우리는 감사드립니다.이 제안하는 다른아요. "우리는 감사"반면에 "고마 운데,"냉정 소리가 따뜻한 느낌.

        변경 사항을 때 이러한 우리가 만들고 우리가 직접 단어와 구문을 간결, 애매 아르 교체 말의,. 대단하네요.
        하지만 바로 동사가 맞는가 없습니다 네 수동적 장소 :


        1. 언제 작업을 수행 누구인지하지 않습니다.

        수동 :

        그녀의 차는 두 번 도둑맞 았어요.

        되지 않음 :

        누군가가 두 번이나 그녀의 차를 훔친.

        2. 언제 조치를 수행 누군지는 상관하지 않습니다.

        수동 :

        보드 버렸어요 사전.

        되지 않음 :

        노동자 사전 상처 보드.

        3. 누군가를 비난하면 피하려고 우리가.

        수동 :

        도면가 손실되었습니다.

        되지 않음 :

        앤디이 그림을 잃었습니다.

        4. 지시문을 때 약화시키기 위해 우리가 원하는.

        수동 :

        이 단락이 단축 될 수 있습니다.

        되지 않음 :

        단축이 단락.

        간접 동사는 이러한 네 경우에 이상적입니다. 마찬가지로, 우리의 첫 문장에있는 수동 동사는 또한 ( "표시 얻을"및 "일반적으로 동반") 잘 작동합니다.

        그리고, passives 동사 어디에 속하는지 당신은 다시 소프트웨어 체크 - 문법 없습니다 겁먹지로합니다. 우리의 문법 검사기는 이전의 문장을 표시하지만, 우리는 수동적 동사 우리의 목적이 양복과 바로 소리를 알아!

         

        원어민과 전화 통화를 제어

        19 May 2019
        가장 큰 문제점 중 하나는 속도입니다. 특히 모국어가, 사업 사람, 전화로 매우 빨리 말하는 경향이있다. 모국어가 아닌 연사로, 당신은 당신이 전화를 장악 수 있도록 기술을 개발해야합니다. 여기에 몇 가지 구체적인 도움말입니다 :
        • 즉시 천천히 이야기 사람을 물어

        제발, 좀 더 천천히 말해 주시겠어요?
        제발, 더 느리게 말하기 될까요?
        제발 좀 천천히겠습니까?

        • 조각을 각각의 반복, 이름 또는 중요한 정보가 말하고있는 사람은 정보를 복용하면됩니다.

        그래서, 당신은 우리에게 10 %의 할인 혜택을 줄 수 있다고?
        그래, 네 말이 맞아, 30 일 보증을 연장하실 건가요?
        전화 번호는 2718을 3892가 귀하의 이메일 주소는 .....
        그냥 좀 확인해 보자. 당신의 이름은 'Gtech 공사'라고 앤디 호그요 및 회사입니다.
        내가 말한 것을 당신이 가진 반복하자.
        난 그냥 당신이 내게 말했는지 확인하고 싶습니다.

        이것은 특히 효과적인 도구입니다. 정보의 각 중요한 조각, 또는 각 숫자 또는 문자를 반복하여, 자동으로 아래로 스피커를 천천히.
        • 하지 않은 당신이있다면 이해 당신은 같지 않구나. 이해 당신이 때까지 반복하도록 요청 사람.

        난 당신이 무슨 말을하는지 이해가 안 미안 해요.
        난 당신이 무슨 말인지 모르겠 는데요.
        죄송하지만, 난 당신을 따르지 않습니다.
        당신은 날 위해 그렇게 다시가는 될까요?
        당신, 제발 다시는 그런 말을 주시겠어요?
        당신, 제발 말씀해 주실래요?
        당신이 무슨 뜻인지 설명해 주실래요?

          다른 사람은 / 자신을 이해하고 당신이 이해되도록 그 / 그녀의 관심에 자신을 만들기 위해 필요한 것을 기억하라. 당신은 두 번 그들이 보통이 느려지며 것보다 더 잘 설명할 수있는 사람을 묻는다면.
        • 다운하면 속도가 느린하지 않는 사람은 언어를 자신의 시작 말하기 네!
        빨리 말을 다른 언어의 문장이나이 그들이 의사 소통을 다른 언어를 말할 필요가 없기 때문에 그들은 운이되는 사람을 생각나게합니다. 신중하게 사용되는 매우 효과적일 수있는 다른 스피커를 humbling이 운동. 그냥 동료와 보스가 아니라와 함께 사용해야합니다!

         

        Showing Empathy in Business Situations

        12 May 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        Reflecting - Reflecting on how you can see what someone is feeling:

        I can see that you're really upset about this.
        You seem to be upset.
        You seem upset.
        You don't seem to be very happy at the moment.
        You seem to have made your decision already.
         

        Legitimizing - Putting yourself in the other person's situation:

        I'd be upset, too.
        I can understand why you would be upset about that.
        I can definitely see why that would be frustrating.
        I'm sure that irritated you!
        I can understand your concerns, but.
        I understand that.
        I can see how hearing those comments might annoy you.
        It's not very nice to hear comments like that, is it?
        I can understand your feeling betrayed by my not talking to you directly.
        I can definitely see why that would upset you.
         

        Supporting - Offering to help in a specific way:

        I'll be here if you have any questions.
        If you are unhappy here, I am here to discuss it with you.
         

        Partnership-building - Offering to work together as a team to solve a problem

        Maybe we can focus on,,,,
        Let's see what we can do to resolve this problem together.
         

        Respecting - Expressing admiration for how another person is coping with a situation

        You don't seem to be too upset about this.

        You are dealing with this very well.

         

        Using Precise Active Verbs

        05 May 2019

        Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.

        Example

        John Smith will contact you at 11.30 p.m.

        Revised

        John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.

        Revised

        John Smith will visit you at 11.30 p.m.

         

        Example

        We must consider this problem.

        Revised

        We must resolve this problem.

         

        Example

        The report is a summary of previous research on drinking.

        Revised

        The report summarises research on drinking.

         

        Example

        The copy editor made an improvement to the draft.

        Revised

        The copy editor improved the draft.

         

        Example

        John is responsible for the distribution of the daily marketing report.

        Revised

        John distributes the daily marketing report.

         

        Example

        Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith will improve the invoicing system.

         

        Example

        Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.

        Revised

        Human Resources interviews and employs all candidates.

         

        Example

        All credit card approval is done by Jane Smith.

        Revised

        Jane Smith approves credit cards.

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Expressing Opinions and Agreement

        21 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for expressing opinions and agreement in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        ASKING FOR OPINIONS

        What do you think about...?
        What's your opinion of...?
        Do you think that...?
        Tell me what you think about...
        How do you feel about...?
         

        EXPRESSING OPINIONS

        I think that...
        I don't think that ....
        In my opinion...
        In my view...
        It's my belief that...
        I reckon that...
        I don't reckon that ...
        I feel that...
        I don't feel that ...
        I believe that ...
        I don't believe that ...
        If you ask me, I think/feel/reckon that...
        As far as I'm concerned...
         

        CHECKING AN OPINION

        Do you think so?
        Do you feel that?
        Is that what you think?
        Do you really believe that?
         

        AGREEING

        I think you're right.
        I agree with you.
        You're right.
         

        STRONG AGREEMENT

        I couldn't agree with you more.
        You're absolutely right.
        I agree entirely.
        I totally agree.
        I completely agree with you.
         

        AGREEMENT IN PART

        I agree with you up to a point, but...
        That's quite true, but...
        I agree with you in principle, but...
         

        DISAGREEMENT

        Note that when you disagree with someone, you can often sound more polite by using a phrase such as 'I'm afraid...'

        I'm not sure I agree with you.
        (I'm afraid) I don't agree.
        (I'm afraid) I disagree.
        (I'm afraid) I can't agree with you.
        (I'm afraid) I don't share your opinion.
         

        DISAGREEING STRONGLY

        I don't agree at all.
        I totally disagree.
        I couldn't agree with you less.
         

        Confusing Words - "Allow" vs "Permit" vs "Let" vs "Enable"

        14 Apr 2019

        These four verbs are all similar, but have different shades of meaning and use.

        Allow and permit can be followed by an object, and optionally, a verb or another object:

        Until recently, the club would not allow women to enter.
        Until recently, the club would not permit women to enter.

        Let needs a different construction; the object is followed by an infinitive without to:

        Until recently, the club would not let women enter.
        Please let me know urgently.

        Note the use of allow to politely introduce something you want to say:

        Allow me to point out that ...
        Allow me to introduce myself. My name is ...

        If you allow for problems, extra expenses etc. you include extra time or money to be able to deal with them:

        If you are self-employed, do not forget to allow for tax and national insurance.

        To enable means 'to make something possible'; Allow also has this meaning as in:

        During the 19th Century road and rail transport allowed/enabled commerce to expand.

        Enable is often preferable if there is no idea of 'permission':

        A rights issue enabled the company to raise extra capital.
        A word processor enables a secretary to type faster than on a typewriter.

        Note that these verbs must be followed by a personal object before an infinitive. We cannot say:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows to satisfy demand.

        The correct version is:

        Our round-the-clock service enables/permits/allows us to satisfy demand.
         

        Handling Difficult Requests

        07 Apr 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for handling difficult requests at work. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        SAYING WHY YOU'RE CALLING

        The reason I'm calling is:
        I was calling to ask a favour:..
        I'm calling to ask if you could:..
        I'm calling because we need some help......
         

        EXPLAINING THE PROBLEM

        The situation is this....
        Here's the problem.....
        Let me explain the situation......
         

        REFUSING A REQUEST

        I'm afraid that's not possible.
        I'm sorry but we just can't do that.
        I wish we could help you, but:..
        I'm sorry, but I'm not in a position to do that.
         

        STATING YOUR POSITION

        I understand your situation, but we really must request:..
        Our company policy is to:..
        It's not our company policy to.....
        We always demand .....
        We never allow.....
         

        MAKING A POLITE REQUEST

        Would it be possible to.:?
        We were wondering if you could possibly.:?
        Would you be able to:.?
        Could you please.....?
        We'd appreciate it if you could.....
        We'd be grateful if you could.....
         

        SUGGESTING A COMPROMISE

        How about if we......?
        What (about if we...?
        If we were to ....... would you....?
        We'd also be willing to.....
        How would you feel if we...?
        Why don't we/you:...?
         

        AGREEING TO A REQUEST

        We could probably accept that.
        We might be able to agree to that.
        We could agree to that on condition that......
        I suppose we could accept that.
        That is a possibility, but I'd have to check with....
         

        Ending a Conversation Politely

        31 Mar 2019

        In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for ending a conversation politely. Click on the audio link to listen to the expressions.

         

         

        FUNCTIONS

        KEY EXPRESSIONS

        BEGINNING
        (you hint to end a conversation)

        A: Well, it was great meeting you.
        B: Yes, it was nice.
        A: Well, I'm glad we had a chance to talk.
        B: Me, too!
        A: It sure has been nice seeing you.
        B: Yeah, I enjoyed it!
         

        MIDDLE
        (you have to go soon)

        A: I'll be sure to call you.
        B: That'd be great.
        A: I'll send you an email next week.
        B: OK. I'll look forward to that.
        A: I hope to hear from you soon.
        B: Yes, me too.
         

        END
        (you really have a chance to leave now)

        A: Bye for now.
        B: Bye!
        A: I'll talk to you later.
        B: OK. Until then.
        A: See you again soon.
        B: See you.
        A: Take care.
        B: You, too. Bye.
        A: Keep in touch.
        B: I will. Bye.
         
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