Business English Tip of the Week

business-english-tipsEvery week we publish a business English tip concerning different aspects of business English. Topic areas include writing, speaking, listening, grammar, vocabulary, pronunciation, exams as well as general English. To receive 'Business English Tip of the Week' by email, just subscribe to our newsletter. You can choose whether to receive the newsletter weekly or monthly. Simply click on the link on the right to subscribe. It's free!

Uso i verbi modali per esprimere possibilità

26 Aug 2018
Ci sono momenti in cui gli scrittori sono incerti su cosa accadrà e devono riguardare eventi futuri come la possibilità o probabilità, non come certezze future.

Qui, ci brevemente la lingua utilizzata per mostrare come «probabile» sono eventi futuri, vale a dire qual è la probabilità che accadrà.

Possiamo usare certi verbi modali seguiti dall'infinito nudo (cioè l'infinito senza 'a') per fare riferimento al futuro. Questi verbi modali possono essere utilizzati in forma attiva e passiva.

Maggio / Might infinito + nuda

. Può e potrebbe vengono utilizzati per esprimere la possibilità di un'azione incerta per il futuro. Maggio esprime forte possibilità di forza.

I tassi di interesse potrebbe aumentare nei prossimi mesi.
I tassi di interesse potrebbe essere aumentata nei prossimi mesi.

Potrebbe / Can Infinito + nuda

Usiamo può e potrebbe esprimere la possibilità di futuro in cui la possibilità è legata alla suggerimenti, piani o progetti.

Gli avvocati della società penso che potrebbe richiedere molto tempo per redigere il contratto.
Stiamo espandendo all'estero, così ho potuto essere inviato in Cina o Taiwan nei prossimi mesi.

Può esprime forte possibilità, più che poteva. Tuttavia, come la lattina di possibilità è facilmente confusa con la lattina di capacità, può / potrebbe solito vengono utilizzati per evitare confusione.

Sono in grado di fornire in tempo domani. (Essi sono in grado di consegnare in tempo)
Sono in grado di fornire in tempo domani. (È possibile per loro di consegnare in tempo)

Quale significato si intende? Per evitare tale confusione può.

Possono / domani potrebbe consegnare in tempo. (È possibile per loro di consegnare in tempo)
Essi possono / potrebbero partecipare alla riunione il Venerdì.

Potrebbe viene utilizzato anche per esprimere una possibilità condizionale, cioè la possibilità di accadere qualcosa o non dipende da qualcos'altro accadendo.

Potremmo andare a Macao la prossima settimana, se si prende Lunedi dal lavoro.
L'azienda potrebbe espandersi se avesse avuto più capitale.
 

I visitatori business accogliente - offre aiuto

19 Aug 2018

Quando un visitatore benvenuto al tuo ufficio, si dovrebbe offrire a prendere il loro cappotto o un ombrello (se ne hanno uno), offrire loro una sede, e offrire loro qualcosa da bere. Ci sono un certo numero di modi di fare offerte in lingua inglese. I più comuni iniziano con queste frasi:


Ti piacerebbe ...?
Vuoi che io ...?
Posso ottenere ...?

Vediamo in che modo ciascuna di queste frasi è utilizzato nel suo contesto:


Vuoi qualcosa da bere?
Vuoi un caffè o tè?
Vuoi una bibita fresca?
Volete prendere un posto?
Ti piacerebbe una rivista da leggere mentre si attende?


Vuoi che a prendere l'ombrello?
Vuoi che per farti una rivista da leggere?
Vuoi che per farti un drink?


Posso ottenere un tè o caffè?
Posso prendere l'acqua?
Posso offrirle una bibita fresca?

Scegli la frase più appropriata a seconda del contesto in cui è presentata l'offerta.

 

Lista di controllo per la scrittura di email efficaci

12 Aug 2018
Utilizzare la seguente lista di controllo per assicurare che il tuo indirizzo e-mail riflette la vostra professionalità e aumenta la credibilità della vostra azienda:

1. E-mail aziendale è la scelta appropriata per questo documento L'e-mail, che possono risiedere nella memoria del sistema ed essere accessibili alle persone non sia il lettore previsto.:
  • Contiene informazioni che riguarda solo le vostre responsabilità di lavoro o di impresa approvati funzioni. Hai seguito le linee guida aziendali per l'utilizzo di posta elettronica per comunicazioni personali.
  • Non contiene informazioni riservate o sensibili. Potrebbe essere resi pubblici o citato in giudizio senza imbarazzo per la vostra azienda o di te, lo scrittore.
  • Non è un modo per evitare di parlare con qualcuno di persona o per telefono. Non lasciare e-mail sostituire l'interazione umana che costruisce relazioni e consente di osservare e sentire le reazioni della gente a quello che stai dicendo.
  • Non contiene formulazione rimprovero o emotivo. Critica costruttiva viene ricevuto meglio in uno-a-uno, in persona sessioni di coaching.
  • Richiede una risposta immediata.
  • Non le informazioni richieste dal lettore a lungo termine di riferimento.

2. La lista di distribuzione è opportuno:

  • Tutti coloro che dovrebbero ricevere le informazioni sono state copiate. Per esempio, non hanno fatto affidamento sul lettore principale per distribuire le informazioni ai suoi / le sue relazioni dirette se si richiede loro di avere le informazioni.
  • Coloro che non hanno bisogno di conoscere le informazioni non sono stati copiati.

3. Hai rispettato il tempo del lettore e curato l'e-mail per maggiore chiarezza si.:

  • Eliminato verbosità; eliminato ogni "flussi di coscienza".
  • Usato parole brevi, frasi e paragrafi.
  • Usato preciso, formulazione di fatto.
  • Tradotto gergo tecnico e acronimi come appropriato per la lista di distribuzione.
  • Eliminato ogni inutile "percorso dei documenti."

4. Hai usato presentazione professionale, il tono, e cortesia Te.:

  • Utilizzato un formato semplice che converte bene a tutti i sistemi informatici / programmi.
  • Usato maiuscole e minuscole piuttosto che tutte le capitali. Lettere maiuscole e minuscole sono più facili da leggere, con tutte le capitali sembra urlare. La regola generale è quello di mettere non più di otto parole in tutte le capitali, sono stati salvati tutti i capoluoghi di enfasi o intestazioni.
  • Hanno scritto e-mail dal tuo punto di vista del lettore. Il tuo testo è premuroso e gentile, è oggettiva e diretta, senza essere brusco.
  • Parole usate che sono appropriate per un ambiente aziendale.

5. Lei ha organizzato l'e-mail strategicamente. Tu assicurato contenuto accurate e complete Te.:

  • Fornito intestazione a soggetto e l'apertura di dichiarazione d'intenti che predicono il contenuto del documento.
  • Anticipato e risposto alle domande del lettore, fornendo informazioni di base quando si aiuta il lettore a capire il messaggio.
  • Ricontrollato l'esattezza dei fatti e cifre.
  • Chiaramente ed esplicitamente chiesto per l'azione o descritto che cosa farete dopo.

6. Hai revisionare l'e-mail Te.:

  • Usato correttamente, punteggiatura coerente.
  • Utilizzato il correttore ortografico e ricontrollato l'ortografia dei nomi delle persone e di prodotti e servizi aziendali.
  • Sostituito "brevi mano" abbreviazioni come "w /" e "info" con ortografia standard.
  • Assicurata l'utilizzo preciso di tutti vocabolario, specialmente di qualsiasi vocabolario sconosciuto raccolte da thesaurus del computer.
  • Grammatica controllato (soprattutto soggetto-verbo contratto) e il loro utilizzo (ad esempio, comunemente confuso termini come "là" e "loro").
  • Struttura della frase selezionata (specialmente per correggere eventuali frammenti o run-in frasi).
 

Accoglienza ai visitatori business - domande aperte e chiuse

05 Aug 2018
In inglese (come nella maggior parte delle lingue), si può chiedere sia domande aperte o domande chiuse.

Le domande chiuse sono domande che in genere richiedono solo un sì / no risposta. Quando si è posta una domanda chiusa, provare ad aggiungere qualche informazione in più per la tua risposta, altrimenti, le conversazioni possono rapidamente giunta al termine:


Vi è piaciuto il tuo ultimo viaggio in Cina?
Sì, l'ho fatto. Ho avuto un tempo veramente buono.

Vuoi un bicchiere d'acqua?
Sì, grazie. E 'molto gentile da parte tua da offrire.

Stai andando a vedere la band al Peace Hotel stasera?
No. Mi è stato detto che non sono molto buone. Cosa pensi di loro?

Sei il soggiorno presso l'hotel Hilton?
No. Sono realtà presso le Torri Carlton.

Domande aperte sono domande, spesso utilizzando un WH-parola, in cui chi parla sta chiedendo più informazioni che solo sì o no. Domande aperte sono molto utili nel contribuire a sviluppare una conversazione. In un certo senso, si sta costringendo la persona che stai parlando con per offrire più risposte:

Che cosa ti piace di più del tuo pasto ieri sera?

Dove ti piacerebbe andare quando sei qui?

Perché sei solo stare tre giorni a Shanghai questa volta?

Quando accogliere i visitatori è meglio usare una combinazione di domande aperte e chiuse. Forse iniziare ponendo alcune domande chiuse sulla tua visitatore volo, albergo, ecc Poi alcune domande aperte per ottenere il vostro visitatore ad aprirsi e parlare di cose più espansivo.

 

Parole facilmente confuso

29 Jul 2018
Ci sono molte parole che appaiono simili in inglese. Al fine di evitare errori si deve imparare dai propri errori. Scoprire che cosa la parola corretta e quindi utilizzare sia le parole corrette e non corrette in frasi in modo che si possa ricordare la differenza.

Qui, vedremo una serie di coppie di parole che spesso vengono confusi a causa della vicinanza del loro aspetto. Ogni parola si presenta con una frase esempio per mostrare chiaramente come il suo utilizzo si differenzia dalla parola (s) è comunemente confusa con.

Passato vs Passato

Dopo aver studiato molto duro ha passato l'esame. incorrect

Dopo aver studiato molto duro ha superato l'esame. tick1

Ecco perché: 'Passato' come sostantivo si riferisce al periodo antecedente il presente. 'Passato' il passato del verbo passare si riferisce all'atto di passaggio. E 'importante notare che' passato 'può anche essere usato come aggettivo, avverbio o una preposizione. Vedere gli esempi corretti di seguito:

La band passò e la folla applaudiva. (Verbo)
Non c'è bisogno di soffermarsi, è tutto nel passato ora. (Sostantivo)
La biblioteca si trova subito dopo la chiesa. (Preposizione)
Le truppe hanno marciato passato. (Avverbio)
Mike ha fatto un sacco di esercizio durante l'anno passato. (Aggettivo)

Oltre vs Oltre

Ehi, altri accanto si desidera ottenere attraverso questa fila alla cassa. incorrect

Ehi, altri ancora si desidera ottenere attraverso questa fila alla cassa. tick1

Ecco perché: 'Oltre' significa essere al fianco di. 'Oltre' significa, in aggiunta o più, come nell'esempio sopra, dove l'idea è che gli altri oltre che la persona che viene rimproverato vorrebbe ottenere attraverso la linea. Altri esempi corretti sono i seguenti:

L'uomo che sedeva accanto a me durante il concerto tenuto sbadigliando. Come fastidioso!
Oltre a Lynn, ci saranno quattro persone che vanno alla cena annuale di questo Sabato.
Si prega di mettere il divano accanto alla sedia, o forse accanto al tavolo, o attendere '"può essere accanto alla finestra.

Continuo vs continuo

Libby telefono squillò continuamente fino a quando suo padre è scollegato. incorrect

Libby telefono squillò continuamente fino a quando suo padre è scollegato. tick1

Ecco perché: C'è una tonalità molto sottile differenza. 'Continuo' si riferisce a qualcosa che va avanti senza alcuna interruzione di sorta. 'Continuamente' si riferisce a qualcosa, spesso fastidioso azioni che si ripetono a intervalli frequenti. In questo caso, il significato è che molte chiamate entrato, magari a brevi intervalli. So 'sempre' sia corretta. Altri esempi corretti sono i seguenti:

Dave girava la testa dopo aver fatto esercizio fisico continuo per due ore.
Ha affermato che ha fatto continui sforzi per raggiungerlo.
Per settimane, il bambino chiese a sua madre continua a comprarle un nuovo giocattolo.

Rispettoso vs rispettive

Come posso essere rispettive vostri desideri quando non mi dirai che cosa sono? incorrect

Come posso essere rispettoso dei vostri desideri, quando non mi dirai che cosa sono? tick1

Ecco perché: 'rispettivi' è un termine di separazione o di confronto, come in essi tornarono alle loro rispettive sedi, e sono stati pagati in conformità con i loro rispettivi ranghi. 'Rispettoso' significa essere pieni di rispetto. Quindi in questo caso, dove il rispetto per i desideri di una persona è il problema, 'rispettoso' è la scelta appropriata. Ulteriori esempi corretti sono i seguenti:

Il gatto tenuto a rispettosa distanza dalla Great Dane.
Vai al tuo rispettivi angoli, poi escono oscillante.
È stato il tuo tono rispettoso quando si parla al presidente del comitato?

 

Abilità telefono - Mettere in discussione

22 Jul 2018
Una telefonata d'affari è un dialogo - uno scambio bidirezionale di informazioni. Quando non si ascolta, si avrà probabilmente essere spiegare qualcosa o fare domande per ottenere informazioni.

Mettere in discussione come Skill Telefono

In discussione è un processo sistematico che consente di trovare informazioni. In telefonate d'affari, fare domande di raggiungere due obiettivi:

  1. Per ottenere le informazioni necessarie.
  2. Per verificare o confermare le informazioni che hai ricevuto.

Naturalmente, ti fare queste domande in modo colloquiale e non farlo sembrare un interrogatorio. Ci sono due tipi di domande spesso usato nelle conversazioni telefoniche aziendali, vale a dire diretti e indiretti.

Domande dirette

A volte la vostra telefonata sarà destinato per scoprire pezzi molto particolari di informazioni. In tali chiamate, è necessario porre una serie di domande dirette.

"Quello che oggi hanno selezionato per la riunione regionale?" "Will signor Jones in grado di fare i suoi 2 appuntamento pm?" "Il tempo che ti si addice?"

Domande dirette sono dritti in avanti. Si concentrano la conversazione su un argomento limitato, e ottenere informazioni specifiche.

Domande dirette (a volte chiamato domande chiuse) si può rispondere con poche parole, come "sì" o "no".

Domande indiretti

In alcune conversazioni telefoniche, avete bisogno di ulteriori informazioni di carattere generale, condividere idee o discutere opinioni. Per queste situazioni, si dovrebbe porre una serie di domande indirette.

"Perché hai scelto di rimanere con il fornitore attuale?" "Quali sono i vostri obiettivi di quest'anno?" "Come è organizzata la vostra azienda?" "L'ultima volta che hai avuto un appuntamento con noi?"

Domande indirette incoraggiare generale, più ampio respiro risposte. Si aprono nuove strade per ulteriori riflessioni e discussioni.

Domande indirette (a volte chiamato domande aperte), non si può rispondere con una parola o due. Essi sono progettati per ottenere l'altra persona a parlare liberamente, a lungo, e nel suo modo proprio.

Utilizzando Domande dirette e indirette

Quando è ogni tipo di domanda più appropriata?

  • Domande dirette sono usati quando si cerca di trovare informazioni specifiche, giungere ad un accordo, o confermare le informazioni ricevute.
  • Domande indirette sono usati quando si cerca di determinare i bisogni, scoprire problemi o capire i problemi o preoccupazioni.

Linee guida per un interrogatorio efficace

Imparare a utilizzare efficacemente le domande al telefono richiede pratica. Qui ci sono alcune linee guida di base.

1. Selezionare le domande appropriate.

Pianificare una linea generale di mettere in discussione prima di effettuare la chiamata. Idealmente, si identificano le informazioni necessarie, poi preparare le domande per ottenere la conversazione si muove lungo. Non è possibile prevedere tutte le domande, ma è possibile formulare un'ipotesi.

2. Ascoltare le risposte alle vostre domande.

Ricordate, in discussione è una delle competenze più ampie si usa in una conversazione business professionale. Non legare te troppo stretto per una linea rigorosa di interrogatorio. Non iniziare a formare la prossima domanda prima di aver ascoltato la risposta a l'ultimo. Essere sicuri di non rispondere alle domande se stessi.

3. La tempistica è importante.

In una conversazione telefonica, il tempismo è tutto. Evitare di interrompere il flusso di conversazione con una domanda fuori dal contesto, ma sfruttare le opportunità di conversazione quando si presentano.

4. Continua in discussione per confermare o verificare le informazioni.

La verifica è un aspetto particolare di interrogatorio. Per verificare, riassumere quanto è stato detto (quello che avete sentito dire l'altra persona), allora chiedere conferma con una domanda. Ecco alcuni esempi: Riassumere: "Così l'appuntamento sarà Giovedi alle 2.30 ...." Conferma: "... è corretto?"

5. Evitare di condurre una inquisizione.

C'è una differenza molto piccola tra una domanda e intenso telefonata risposta, e una inquisizione. Se troppe domande senza aggiungere i tuoi commenti, il vostro ascoltatore si sentirà come se lui / lei è sotto interrogatorio. E 'meglio riconoscere ogni brevemente rispondere o commentare in modo rilevante prima di porre un'altra domanda.

6. Non pensare troppo al tipo di domande.

Anche se è utile conoscere e utilizzare le domande dirette e indirette, non si preoccupi troppo per gli stessi tipi. Dopo tutto, è la risposta, non la domanda che è il più importante. Ricordate che il vostro contatto telefonico potrebbe non rispondere nel modo che ci si aspetta. Niente panico se lui / lei risponde con un sola parola migliore risposta alla vostra domanda indiretta! Prendere atto delle informazioni e modificare le domande di conseguenza.

 

Utilizzando il Past Perfect Tense

15 Jul 2018
Il passato perfetto è usato per riferirsi ad azioni che hanno avuto luogo e sono stati completati in passato. Il past perfect viene spesso utilizzata per sottolineare che una sola azione, evento o condizione finita prima di un'altra azione passata, un evento o condizione cominciato.

Ciascuno dei verbi evidenziati nelle frasi che segue è in perfetto passato.

Giovanni è arrivato alle 5:00 pm ma il signor Turner aveva chiuso il negozio

Tutti gli eventi in questa frase ha avuto luogo nel passato, ma l'atto di chiusura del negozio si svolge davanti a Giovanni arriva al negozio.

Dopo aver trovato il ristorante che Anna ci aveva parlato, abbiamo cenato lì ogni Venerdì.

Qui la lode ("aveva detto") precede il ritrovamento ("trovato") del ristorante. Entrambe le azioni si è svolta qualche tempo prima del momento di parlare o scrivere.

Bill aveva esaurito tutta la carta così abbiamo posto un nuovo ordine.

In questa frase, entrambe le azioni si svolgono nel passato, ma l'utilizzo di carta ("aveva esaurito") ha preceduto l'ordinamento della nuova carta.

Errori di sintassi comune

Un errore comune è quello di usare il tempo passato inutilmente perfetta per riferirsi a eventi passati.

Sì, avevo già dato la mia risposta. incorrect

Nell'esempio qui sopra, il perfetto passato viene usato inutilmente al posto del regalo perfetto, forse perché aveva dato sembra più 'passato' di quanto hanno dato.

Ecco un altro esempio di misuage del perfetto passato:

Diversi anni fa, avevamo venduto fax, ma non abbiamo più. incorrect

Qui, il passato semplice venduta è sufficiente (anche se abbiamo venduto macchine fax è prima di noi non più) perché non sono a confronto i due tempi.

SUGGERIMENTO: E 'meglio evitare il passato perfetto se non si è sicuri di come usarlo. In effetti non è molto usata nella scrittura di affari.

 

Cut Out Frasi verboso e ridondante dalla tua scrittura

08 Jul 2018
Shorter è quasi sempre migliore. Parole brevi sono più chiari rispetto alle loro alternative verboso. Quando hai un certo numero di frasi prolisso, in una lettera, memo, email, ecc, il documento perde chiarezza. Breve non vuol dire semplice - significa che hai considerato la lingua che si sta utilizzando con cura con il tuo lettore in mente.

Sostituire queste frasi prolisso con le loro alternative concisa.

FRASI verboso
Conciso
dopo la conclusione del
dopo
al momento attuale
ora
nonostante il fatto che
sebbene
è stato dimostrato di essere
è
nel caso in cui
se
nel prossimo futuro
presto
in considerazione del fatto che
perché / perché / come
si trova ad essere
è
è in grado di
può
con riferimento alla
circa

Si dovrebbe anche fare attenzione per il licenziamento come queste qui sotto. Non ripetere voi stessi!

FRASI RIDONDANTE
Conciso
anticipo la pianificazione
pianificazione
esattamente identici
identico
in avanti il progresso
progresso
cooperazione congiunta
cooperazione
requisito necessario
requisito
nuovo passo avanti
sfondamento
rinviare a più tardi
rinviare
 

Usando le lettere maiuscole nella tua scrittura

01 Jul 2018
Business internazionale soffre di una grave abuso e un uso non corretto del capitale (maiuscolo) lettere. Ecco alcuni esempi di utilizzo errato delle maiuscole.

incorrect Non dimenticate di visitare il nostro sito web.
incorrect Tutti i dipendenti della Società sono a partecipare alla riunione.
incorrect Siamo la più grande provincia del paese.
incorrect Il nostro Bookkeeper pagato la fattura.
incorrect Andò a University in Giappone.

Ecco alcune linee guida per l'uso di lettere maiuscole:

Nomi di persone

La signora Jennifer Karen Montgomery
Lisa signora Veronica Mallory
Mr Ming-Wa Nguyen

Titolo famiglia come parte del nome

Mi chiedo dove è la zia di Susan. ("Zia" è usato come parte del suo nome.)
Mi chiedo dove è tua zia. ("Zia" non viene utilizzato come parte del suo nome.)

Titolo famiglia invece del nome

Mi chiedo perché Madre è oggi in ritardo. ("Madre" è usato come il suo nome.)
Mi chiedo perché tua madre è in ritardo oggi. ("Madre" non è usato come il suo nome.)

Giorni della Settimana

Lunedi, Mercoledì, Sabato

Mesi dell'anno

Aprile, settembre, dicembre

Vacanze

San Valentino, Natale, Capodanno cinese, Divali, Tet

Nota: i nomi delle stagioni non sono capitalizzati.

tick1 La mia stagione preferita è l'autunno.
incorrect La mia stagione preferita è l'autunno.

Città

Hong Kong, Shanghai, Pechino, Tokyo, Londra, Parigi

Regioni / Province

Florida, California, Guangdong, Shenzhen

Edifici, parchi, zoo

Ho visitato il Zoo di San Francisco sulla mia vacanza. ("Zoo" viene utilizzato come parte del nome).
Ho visitato lo zoo la mia vacanza. ("Zoo" non viene utilizzato come parte del nome).

Lingue, paesi, nazionalità

Spagnolo, inglese, cinese
Corea del Sud, Stati Uniti
Tedesco, francese, giapponese

MAIUSCOLA: Siamo andati in Corea del Sud in vacanza ("Sud" viene utilizzato come parte del nome)..
CASO BASSO: Abbiamo guidato a sud su Harbour Drive ("sud" non viene utilizzato come parte del nome)..

Titoli di lavoro e dipartimenti dell'azienda

Amministratore Delegato
Sales Manager
Assistente amministrativo
la Contabilità
il reparto Ricerca e Sviluppo
 

Avere la consapevolezza del tono

24 Jun 2018
Quando si parla o la scrittura in un contesto di business, è molto importante essere consapevoli di tono. Tone ha a che fare non con il significato delle parole, ma come sono detto o scritto. Per esempio, se invitato tre amici più stretti oltre a vedere una partita di calcio, la lingua che si potrebbe utilizzare con loro sarebbe molto diversa da quella lingua che si potrebbe utilizzare se avete incontrato la regina d'Inghilterra o di un politico molto noto. La differenza nel modo in cui direi che le cose alla regina e ai tuoi amici è detta tono.

Pensate per un attimo sulla tua lingua madre. Come potresti dire queste frasi (nella vostra lingua madre) in modo diverso, a seconda di chi sei stato con:

Dammi quella penna.
Smettere di parlare e ascoltare.
Siediti al momento.

Facciamo le cose più formali, naturalmente, con l'aggiunta di parole come "favore" e "gentilmente". Abbiamo anche rendere più formale con l'aggiunta di frasi come "Potrebbe ...."," Ti dispiacerebbe ...," "Mi chiedevo se si poteva ..." ecc

A volte il tono ha a che fare, allora, di essere più educato. A volte, però, non è una questione di cortesia, ma di formalità. Alcune parole sono solo più formale rispetto ad altri. Si consideri il seguente elenco di parole, per esempio, che sono piuttosto informali. Sulla destra sono parole che sono simili nel significato, ma riflettono un tono più formale.

informale formale
davvero molto
meglio migliorato
andare partire
dapprima inizialmente
fortunato fortunato
vuoto impoverito
chiedere informarsi
prossimo seguito
aiutare assistenza
necessità richiedere
infine infine
tutto intero
sbagliato scorretto
possibilità opportunità
a buon mercato economico
non buono inferiore
più e più volte ripetutamente
ottenere ottenere

Tenete a mente che questa non è certo un elenco completo. Anche se è sbagliato dire che le parole a sinistra sono maleducati, sono meno formali. Ciò significa che si sarebbero quasi mai usare queste parole in una lettera commerciale formale, ma non avrebbe usato le parole formali sulla destra se si dovesse passare il tempo con i vostri amici a casa. Si noti inoltre che in Nord America e Gran Bretagna / Australia / Sud Africa circoli d'affari, di solito è bene essere un po 'informale quando si parla, questo non è il caso quando si tratta di scrivere, comunque.

 

Problemi con preposizioni

17 Jun 2018

prepositions

Regola 1

Si può finire una frase con una preposizione. Basta non usare le preposizioni in più quando il significato è chiaro senza di loro.

tick1 Questo è qualcosa che non sono d'accordo con.
tick1 Quanti di voi posso contare?
tick1 Dov'è andato (a)?
tick1 Dove hai preso questo (a)?
tick1 Io andrò più tardi (a).
tick1 Togliersi le scarpe (del) il letto.
tick1 L'utente non può guardare fuori (di) la finestra.
tick1 Tagliatela (up) in piccoli pezzi.

Regola 2

Usare con espressioni che indicano il tempo di un evento.

E 'nato il 23 dicembre.
Arriveremo al quarto.

Regola 3

0f non dovrebbe mai essere usato al posto di avere.

tick1 Ho dovuto farlo.
incorrect Dovrei di fatto.

Regola 4

Tra riferisce a due. Tra viene utilizzato per tre o più.

Dividere il denaro tra i due di voi.
Dividere i soldi tra i tre di voi.

Regola 5

Implica in ingresso, in non.

Sally entrò nell'ufficio.
Sally era in attesa in ufficio.
Tagliare la torta in sei fette. (Il coltello entra nella torta.)
 

Difficile fare richieste

10 Jun 2018
Quando vengono fatte richieste, è necessario essere educati. Nella maggior parte dei casi, le frasi del modulo standard "Vuoi ...?" o "Potrebbe .....?" sono accettabili. Per esempio:


Potrebbe prendere questi controlli alla banca?
Per favore potete gestire le mie chiamate, mentre io sono fuori?
Volete parlare con Jane su questo, per favore?
Volete fare una copia di questa relazione per me, per favore?

Tuttavia, in certe situazioni, in cui la richiesta verrà difficoltà o disagio a qualcuno, è una buona idea usare più forte, la frase più gentile richiesta. La frase più comune è "Apprezzerei se lei / potremmo ...." Ecco alcuni esempi:


Le sarei grato se poteste controllare questo documento per gli errori quando avete tempo.
Le sarei grato se poteste mostrare Jim come utilizzare il nuovo software di controllo.
Le sarei grato se poteste prorogare il termine di una settimana.

Se la richiesta è molto difficile, usare la frase "Mi piacerebbe davvero piacere se vi / si potrebbe ..." Ascoltate questi esempi:


Mi piacerebbe davvero grata se potesse completare il nostro ordinamento entro il 30 giugno.
Mi piacerebbe davvero grata se potesse estendere il nostro credito di ulteriori 30 giorni.
Mi piacerebbe davvero grato se potessimo rimandare il nostro incontro fino alla prossima settimana.

Nota: non dire ". Sarei molto grato se poteste" Usare "veramente" al posto di "molto".

La frase gli altri comuni per la richiesta difficile è "Le sarei grato se poteste ..." Questa frase è usata nello stesso modo come "le sarei grato se poteste ..." Ascoltate questi esempi:


Sarei grato se poteste controllare questo documento per gli errori quando avete tempo.
Sarei grato se volesse mostrare Jim come utilizzare il nuovo software di controllo.
Sarei grato se potesse prorogare il termine di una settimana.

E se la richiesta è molto fastidioso per qualcuno, usare la frase "io sarei veramente / molto grato se poteste ...." Questa frase è usata nello stesso modo come "Mi piacerebbe davvero grata se potesse ..." come in questi esempi:


Sarei molto grato se potesse completare il nostro ordine entro il 30 giugno.
Sarei veramente grato se volesse estendere il nostro credito di ulteriori 30 giorni.
Sarei molto grato se si potesse rimandare il nostro incontro fino alla prossima settimana.

Perché dobbiamo essere così gentile?

Questo è probabilmente un fatto culturale. Nella cultura occidentale, la gente si aspetta cortesia. Se la tua richiesta suona più come un comando, quindi è molto probabile che a causare offesa, e ci sono buone probabilità che diranno "no". Se si effettua una richiesta e indicare il vostro apprezzamento, la tua richiesta è molto più probabile che sia concessa. Naturalmente, molto dipende dal contesto della conversazione che avete e il rapporto che hai con la persona che stai parlando.

 

Galateo e-mail

03 Jun 2018

Emailing Qualcuno che non vi conosce

Ci sono alcuni punti importanti da considerare durante la scrittura di mail, soprattutto se email qualcuno che non sai.

  • Comprendono una voce significativa soggetto, questo aiuta a chiarire ciò che il tuo messaggio si tratta e può anche aiutare il destinatario priorità di lettura e-mail.
  • Apri la tua e-mail con un saluto come 'Signor Chan' o 'Cara signora Tam'.
  • Utilizzare standard di ortografia, punteggiatura e maiuscole. NON USARE TUTTO MAIUSCOLO. E 'come urlare!
  • Scrivere testi chiari, brevi paragrafi e di essere diretto e al punto. Non scrivere inutilmente lunga e-mail.
  • Essere cordiale e gentile, ma non fare scherzi o battute.
Conversazioni e-mail continua

Una volta che hai scambiato messaggi di posta elettronica con una persona su un dato argomento, probabilmente è OK per chiudere saluto dal vostro follow-up e-mail. Ecco alcuni punti da considerare circa continuare le conversazioni e-mail:

  • Prova a rispondere entro un lasso di tempo ragionevole, anche se "ragionevole" dipende dalle aspettative del destinatario e l'oggetto in discussione.
  • Trim indietro i vecchi messaggi: la maggior parte client di posta elettronica continuerà a copiare i messaggi meno recenti in fondo una e-mail. Cancellare i vecchi messaggi in modo da mantenere la vostra dimensione del messaggio da troppo grandi, e per mantenere i vostri messaggi in cerca pulito.
  • Se qualcuno ti chiede un sacco di domande, può essere OK per inserire le vostre risposte nel messaggio del mittente copiato in fondo alla tua email. Tuttavia, se avete intenzione di fare questo, assicuratevi di dire così in alto, e lasciare ampio spazio, ad esempio:
> Offrite sconti per ordini di massa?

Sì. 10% per gli ordini di oltre 100 unità.

> Quanto dura normalmente la consegna?

Circa 10 giorni dalla data di un ordine.
 

Consigli generali per migliorare la vostra scrittura

10 Sep 2017

In punta di questa settimana, vi daremo alcuni consigli utili su come migliorare la vostra scrittura.

  • Il tempo trascorso per la pianificazione vostre comunicazioni pagherà dividendi. Fai una bozza di quello che si vuole scrivere o dire, in modo da poter sperimentare con le varie versioni. Ricorda che il linguaggio è importante, perché le parole si sceglie esprimere i vostri atteggiamenti e le informazioni. L'impressione che si vuole trasmettere è uno di disponibilità ed efficienza.
  • Arriva al punto da capo. Talk piccolo taglio e il fare una buona impressione di essere fresco e di business simili. Chiarite fin dall'inizio esattamente ciò che si vuole discutere. Le lettere che non fanno questo tipo di rifiuti lettori 'di tempo e la può finire nel cestino dei rifiuti. Presentazioni che non aderiscono il loro pubblico, concentrando la loro attenzione in fretta rischia di perdere quell'attenzione.
  • Utilizzare un linguaggio semplice, piuttosto che gergo. Le persone preferiscono essere trattati come esseri umani, non i computer! linguaggio tecnico ha il suo posto, ma è impersonale e dovrebbe essere utilizzato solo quando necessario. Ricorda che l'attività è promossa dal calore umano, per quanto utile.
  • Utilizzare frasi sono brevi e, fino al punto, non frasi che Ramble On e non può decidere tutto quello che vogliono dire o come dirlo - come questo!
  • Steer chiaro di voce passiva i, in quanto è un modo indiretto di parlare e crea la distanza tra voi e il vostro pubblico o lettore. Per esempio, se dici "Saremo presenti al tuo ordine tempestivamente", che promuove più fiducia di se dici: "Il tuo ordine sarà curato più presto." Questo manca il tocco personale e può dare l'impressione che non si vogliono accettare la responsabilità sul lavoro.
  • E 'molto importante che pensare al pubblico che si sta scrivendo o parlando e fare un vero sforzo di comunicare con loro. Se state parlando alla gente, è necessario essere flessibili e consapevoli della loro reazione, in modo che si può cambiare il modo si sta parlando, se non rispondono positivamente a voi. Se sei iscritto ad un socio in affari e si dispone di un'immagine mentale di lui o lei, è necessario scrivere in modo più chiaro e diretto. La tua lettera arriverà verso di loro e coinvolgere la loro attenzione.
  • Non corretta ortografia fa una cattiva impressione. Se siete incerti circa l'ortografia di tutte le parole che ha usato vale la pena di eseguire un controllo ortografico sul tuo computer. Tuttavia, i dizionari computer sono spesso limitate e molti termini tecnici quindi può ancora bisogno di essere controllati manualmente. Una grave lacuna maggiore è che il computer accetta qualsiasi parola che sa prescindere dal fatto che ha il significato desiderato. Se si scrive, "Crea un progetto difficile", ma significava "ruvido", il computer non andrà a prendere questo in su. Questa è una ragione per cui è meglio avere i documenti controllati da professionisti.
  • Corretta grammatica è importante quanto l'ortografia. Qualche word processor hanno ora i controllori grammaticali che operano nello stesso modo di correttori ortografici. Questi possono essere usati come ultima risorsa, ma sono ancora molto base (stupid!) e perdere molti errori. Inoltre, molte costruzioni di query che sono perfettamente in ordine. Questa sprechi il tuo tempo e sarebbe meglio avere qualcuno con una buona grammatica dare un'occhiata al tuo lavoro.
  • Infine, sempre leggere attentamente attraverso un documento di parlare o di lavoro per verificare la presenza e altri errori tipografici. Sono i fatti e le date precise? La lettura ad alta voce è una buona idea, perché si può ascoltare come i suoni della comunicazione: l'orecchio fornisce un controllo incrociato per ciò che l'occhio può essere sfuggito.
 

Passando messaggi ai client - Utilizzo di connettivi

05 Jun 2016
Utilizzando connettivi

Se il messaggio ha un numero di parti e se le parti sono collegate, possiamo usare connettivi semplici come "e che", "ma che" e "anche", per mostrare come i vari punti sono collegati. Utilizzando connettivi aiuta a chiarire un messaggio e rendere più facile da capire.

Nota: "e che" e oltre "anche" spettacolo "ma che" mostra contrasto (+/-).

Vediamo alcuni messaggi che includono connettivi:


Signor Wong ha voluto che io vi dica che le merci sono state spedite dalla fabbrica al tuo nuovo indirizzo di Pechino, ma che la biancheria che hai richiesto sono state ritardate a causa di problemi doganali e che non verranno spediti fino al prossimo Mercoledì.



Mr Lau mi ha chiesto di ricordare che il termine per completare l'opera è stata spostata di nuovo al 20 luglio. Voleva anche che vi dica che Trench Pietro sarebbe la sostituzione di Bill Cugini di Chief Financial Officer dal 1 ° luglio e che è necessario mettersi in contatto con il signor Trench su tutte le questioni finanziarie dopo tale data.



Johnson ha voluto farvi sapere che tutta l'attrezzatura è stata installata presso la nostra fabbrica è perfettamente funzionante, ma che siamo ancora in attesa di ricevere i manuali della macchina. Ha anche chiesto se si poteva corriere i manuali a lui il più presto possibile e che voleva la conferma quando si farebbe questo.

Nota: usiamo "e che" e "ma che" al posto di "e" e "ma" perché ci stanno segnalando ciò che qualcun altro ha detto. Stiamo usando le parole di qualcun altro.

 
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