Business English Tip of the Week

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Include una sola idea per frase

19 Jan 2020

Avete mai ricevuto una lettera o e-mail in cui le frasi andare avanti e avanti, uno dopo l'altro in un ruscello, con una virgola solo a separarli? Queste frasi spesso contengono un numero di punti, alcune delle quali potrebbero essere correlati. Questo li rende difficili da leggere e capire. Ecco un esempio di una e-mail che abbiamo ricevuto da uno dei nostri abbonati:

Io sto lavorando come manager in Dubai, la comunicazione con i nostri clienti è in inglese, quindi ho dovuto inviare e-mail, lettere, ecc, sai, ma il problema è che voglio imparare di più a scrivere, sento che mi Sono molto male per iscritto, quindi ho bisogno del vostro aiuto in questo, come posso sviluppare, apprendo dal vostro sito, ma ho bisogno di più se possibile, grazie in anticipo per il vostro aiuto, sono ansioso di sentire da voi.

Con una sola idea in ogni chiara, concisa frase, il messaggio potrebbe leggere così:

Io lavoro come manager a Dubai. La comunicazione con i nostri clienti "" e-mail, lettere, ecc "" è in inglese. Il problema è che sto molto male per iscritto. Voglio imparare a scrivere meglio, e ho bisogno del vostro aiuto in questo. Anche se ho imparato dal vostro sito, ho bisogno di più se possibile. Come posso sviluppare?

Non vedo l'ora di sentire da voi. Grazie per il vostro aiuto.

Abbiamo fatto includere più di una idea in due frasi in modo che il messaggio non sarebbe suono increspato. Ma erano strettamente correlati idee.

Quindi, il messaggio è: include una sola idea in ogni frase. A volte, è accettabile includere due idee in una frase, ma solo se sono strettamente correlati.

 

Spiegare le procedure - Parole e frasi Sequence

12 Jan 2020
Per aiutarvi con le procedure di spiegare, si può usare certe parole per mostrare una sequenza di eventi.
Per spiegare l'ordine in cui certe cose sono fatte

In primo luogo ...
Prima di tutto ...
Inizialmente ...
Avanti ...
La prossima cosa che dovete fare è ...
Poi ...
Dopo di che ...
Dopo che (lo abbiamo fatto / fare) ...
Infine ...
... E poi per finire ...
Infine ...
In seguito ...

Per aggiungere un ulteriore punto

Assicurati di (non dimenticate di) ...
Oh, e per inciso, non dimenticate di ...
Oh, e fare attenzione a non ...
Assicurati di ... / Assicurarsi di non fare ...

Per verificare che l'altra persona ti sta seguendo, o ha capito

OK, è così chiaro?
Ha senso?
Così ci siamo / questo è tutto. Avete delle domande?

 

Open Punctuation /Full Blocked Layout Style

05 Jan 2020

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

  • No punctuation at the end of lines in the inside address
  • No punctuation following the salutation and complimentary closing
  • No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

  • No indentation of the salutation and complimentary closing
  • No indentation in the paragraphs of the letter
  • No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Sunshine Holidays
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
I
P29 7HG

Our Ref SLS/RWT

2 April 20xx

Mr K Francis
29 Darlington Mews
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Dear Mr Francis

HOLIDAY ENQUIRY

Thank you for your recent enquiry. Please find enclosed our holiday brochure containing weekend breaks in Rome.

We are very proud of our weekend breaks and feel sure you will find just what you are looking for.

If you would like to make a booking, or require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely


John Jackson
Manager

Enc

cc Susan James

 
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