Business English Tip of the Week

Quando un visitatore benvenuto al tuo ufficio, si dovrebbe offrire a prendere il loro cappotto o un ombrello (se ne hanno uno), offrire loro una sede, e offrire loro qualcosa da bere. Ci sono un certo numero di modi di fare offerte in lingua inglese. I più comuni iniziano con queste frasi:

Vediamo in che modo ciascuna di queste frasi è utilizzato nel suo contesto:

Scegli la frase più appropriata a seconda del contesto in cui è presentata l'offerta.

• Contiene informazioni che riguarda solo le vostre responsabilità di lavoro o di impresa approvati funzioni. Hai seguito le linee guida aziendali per l'utilizzo di posta elettronica per comunicazioni personali.
  
• Non contiene informazioni riservate o sensibili. Potrebbe essere resi pubblici o citato in giudizio senza imbarazzo per la vostra azienda o di te, lo scrittore.
  
• Non è un modo per evitare di parlare con qualcuno di persona o per telefono. Non lasciare e-mail sostituire l'interazione umana che costruisce relazioni e consente di osservare e sentire le reazioni della gente a quello che stai dicendo.
  
• Non contiene formulazione rimprovero o emotivo. Critica costruttiva viene ricevuto meglio in uno-a-uno, in persona sessioni di coaching.
  
• Richiede una risposta immediata.
  
• Non le informazioni richieste dal lettore a lungo termine di riferimento.

2. La lista di distribuzione è opportuno:

• Tutti coloro che dovrebbero ricevere le informazioni sono state copiate. Per esempio, non hanno fatto affidamento sul lettore principale per distribuire le informazioni ai suoi / le sue relazioni dirette se si richiede loro di avere le informazioni.
  
• Coloro che non hanno bisogno di conoscere le informazioni non sono stati copiati.

3. Hai rispettato il tempo del lettore e curato l'e-mail per maggiore chiarezza si.:

• Eliminato verbosità; eliminato ogni "flussi di coscienza".
  
• Usato parole brevi, frasi e paragrafi.
  
• Usato preciso, formulazione di fatto.
  
• Tradotto gergo tecnico e acronimi come appropriato per la lista di distribuzione.
  
• Eliminato ogni inutile "percorso dei documenti."

4. Hai usato presentazione professionale, il tono, e cortesia Te.:

• Utilizzato un formato semplice che converte bene a tutti i sistemi informatici / programmi.
  
• Usato maiuscole e minuscole piuttosto che tutte le capitali. Lettere maiuscole e minuscole sono più facili da leggere, con tutte le capitali sembra urlare. La regola generale è quello di mettere non più di otto parole in tutte le capitali, sono stati salvati tutti i capoluoghi di enfasi o intestazioni.
  
• Hanno scritto e-mail dal tuo punto di vista del lettore. Il tuo testo è premuroso e gentile, è oggettiva e diretta, senza essere brusco.
  
• Parole usate che sono appropriate per un ambiente aziendale.

5. Lei ha organizzato l'e-mail strategicamente. Tu assicurato contenuto accurate e complete Te.:

• Fornito intestazione a soggetto e l'apertura di dichiarazione d'intenti che predicono il contenuto del documento.
  
• Anticipato e risposto alle domande del lettore, fornendo informazioni di base quando si aiuta il lettore a capire il messaggio.
  
• Ricontrollato l'esattezza dei fatti e cifre.
  
• Chiaramente ed esplicitamente chiesto per l'azione o descritto che cosa farete dopo.
  

6. Hai revisionare l'e-mail Te.:

• Usato correttamente, punteggiatura coerente.
  
• Utilizzato il correttore ortografico e ricontrollato l'ortografia dei nomi delle persone e di prodotti e servizi aziendali.
  
• Sostituito "brevi mano" abbreviazioni come "w /" e "info" con ortografia standard.
  
• Assicurata l'utilizzo preciso di tutti vocabolario, specialmente di qualsiasi vocabolario sconosciuto raccolte da thesaurus del computer.
  
• Grammatica controllato (soprattutto soggetto-verbo contratto) e il loro utilizzo (ad esempio, comunemente confuso termini come "là" e "loro").
  
• Struttura della frase selezionata (specialmente per correggere eventuali frammenti o run-in frasi).
  

Le domande chiuse sono domande che in genere richiedono solo un sì / no risposta. Quando si è posta una domanda chiusa, provare ad aggiungere qualche informazione in più per la tua risposta, altrimenti, le conversazioni possono rapidamente giunta al termine:

Domande aperte sono domande, spesso utilizzando un WH-parola, in cui chi parla sta chiedendo più informazioni che solo sì o no. Domande aperte sono molto utili nel contribuire a sviluppare una conversazione. In un certo senso, si sta costringendo la persona che stai parlando con per offrire più risposte:

Quando accogliere i visitatori è meglio usare una combinazione di domande aperte e chiuse. Forse iniziare ponendo alcune domande chiuse sulla tua visitatore volo, albergo, ecc Poi alcune domande aperte per ottenere il vostro visitatore ad aprirsi e parlare di cose più espansivo.

Qui, vedremo una serie di coppie di parole che spesso vengono confusi a causa della vicinanza del loro aspetto. Ogni parola si presenta con una frase esempio per mostrare chiaramente come il suo utilizzo si differenzia dalla parola (s) è comunemente confusa con.

Passato vs Passato

Ecco perché: 'Passato' come sostantivo si riferisce al periodo antecedente il presente. 'Passato' il passato del verbo passare si riferisce all'atto di passaggio. E 'importante notare che' passato 'può anche essere usato come aggettivo, avverbio o una preposizione. Vedere gli esempi corretti di seguito:

Oltre vs Oltre

Ecco perché: 'Oltre' significa essere al fianco di. 'Oltre' significa, in aggiunta o più, come nell'esempio sopra, dove l'idea è che gli altri oltre che la persona che viene rimproverato vorrebbe ottenere attraverso la linea. Altri esempi corretti sono i seguenti:

Continuo vs continuo

Ecco perché: C'è una tonalità molto sottile differenza. 'Continuo' si riferisce a qualcosa che va avanti senza alcuna interruzione di sorta. 'Continuamente' si riferisce a qualcosa, spesso fastidioso azioni che si ripetono a intervalli frequenti. In questo caso, il significato è che molte chiamate entrato, magari a brevi intervalli. So 'sempre' sia corretta. Altri esempi corretti sono i seguenti:

Rispettoso vs rispettive

Ecco perché: 'rispettivi' è un termine di separazione o di confronto, come in essi tornarono alle loro rispettive sedi, e sono stati pagati in conformità con i loro rispettivi ranghi. 'Rispettoso' significa essere pieni di rispetto. Quindi in questo caso, dove il rispetto per i desideri di una persona è il problema, 'rispettoso' è la scelta appropriata. Ulteriori esempi corretti sono i seguenti:

Mettere in discussione come Skill Telefono

In discussione è un processo sistematico che consente di trovare informazioni. In telefonate d'affari, fare domande di raggiungere due obiettivi:

1. Per ottenere le informazioni necessarie.
2. Per verificare o confermare le informazioni che hai ricevuto.

Naturalmente, ti fare queste domande in modo colloquiale e non farlo sembrare un interrogatorio. Ci sono due tipi di domande spesso usato nelle conversazioni telefoniche aziendali, vale a dire diretti e indiretti.

Domande dirette

A volte la vostra telefonata sarà destinato per scoprire pezzi molto particolari di informazioni. In tali chiamate, è necessario porre una serie di domande dirette.

"Quello che oggi hanno selezionato per la riunione regionale?" "Will signor Jones in grado di fare i suoi 2 appuntamento pm?" "Il tempo che ti si addice?"

Domande dirette sono dritti in avanti. Si concentrano la conversazione su un argomento limitato, e ottenere informazioni specifiche.

Domande dirette (a volte chiamato domande chiuse) si può rispondere con poche parole, come "sì" o "no".

Domande indiretti

In alcune conversazioni telefoniche, avete bisogno di ulteriori informazioni di carattere generale, condividere idee o discutere opinioni. Per queste situazioni, si dovrebbe porre una serie di domande indirette.

"Perché hai scelto di rimanere con il fornitore attuale?" "Quali sono i vostri obiettivi di quest'anno?" "Come è organizzata la vostra azienda?" "L'ultima volta che hai avuto un appuntamento con noi?"

Domande indirette incoraggiare generale, più ampio respiro risposte. Si aprono nuove strade per ulteriori riflessioni e discussioni.

Domande indirette (a volte chiamato domande aperte), non si può rispondere con una parola o due. Essi sono progettati per ottenere l'altra persona a parlare liberamente, a lungo, e nel suo modo proprio.

Utilizzando Domande dirette e indirette

Quando è ogni tipo di domanda più appropriata?

• Domande dirette sono usati quando si cerca di trovare informazioni specifiche, giungere ad un accordo, o confermare le informazioni ricevute.
• Domande indirette sono usati quando si cerca di determinare i bisogni, scoprire problemi o capire i problemi o preoccupazioni.

Linee guida per un interrogatorio efficace

Imparare a utilizzare efficacemente le domande al telefono richiede pratica. Qui ci sono alcune linee guida di base.

1. Selezionare le domande appropriate.

Pianificare una linea generale di mettere in discussione prima di effettuare la chiamata. Idealmente, si identificano le informazioni necessarie, poi preparare le domande per ottenere la conversazione si muove lungo. Non è possibile prevedere tutte le domande, ma è possibile formulare un'ipotesi.

2. Ascoltare le risposte alle vostre domande.

Ricordate, in discussione è una delle competenze più ampie si usa in una conversazione business professionale. Non legare te troppo stretto per una linea rigorosa di interrogatorio. Non iniziare a formare la prossima domanda prima di aver ascoltato la risposta a l'ultimo. Essere sicuri di non rispondere alle domande se stessi.

3. La tempistica è importante.

In una conversazione telefonica, il tempismo è tutto. Evitare di interrompere il flusso di conversazione con una domanda fuori dal contesto, ma sfruttare le opportunità di conversazione quando si presentano.

4. Continua in discussione per confermare o verificare le informazioni.

La verifica è un aspetto particolare di interrogatorio. Per verificare, riassumere quanto è stato detto (quello che avete sentito dire l'altra persona), allora chiedere conferma con una domanda. Ecco alcuni esempi: Riassumere: "Così l'appuntamento sarà Giovedi alle 2.30 ...." Conferma: "... è corretto?"

5. Evitare di condurre una inquisizione.

C'è una differenza molto piccola tra una domanda e intenso telefonata risposta, e una inquisizione. Se troppe domande senza aggiungere i tuoi commenti, il vostro ascoltatore si sentirà come se lui / lei è sotto interrogatorio. E 'meglio riconoscere ogni brevemente rispondere o commentare in modo rilevante prima di porre un'altra domanda.

6. Non pensare troppo al tipo di domande.

Anche se è utile conoscere e utilizzare le domande dirette e indirette, non si preoccupi troppo per gli stessi tipi. Dopo tutto, è la risposta, non la domanda che è il più importante. Ricordate che il vostro contatto telefonico potrebbe non rispondere nel modo che ci si aspetta. Niente panico se lui / lei risponde con un sola parola migliore risposta alla vostra domanda indiretta! Prendere atto delle informazioni e modificare le domande di conseguenza.

Ciascuno dei verbi evidenziati nelle frasi che segue è in perfetto passato.

Tutti gli eventi in questa frase ha avuto luogo nel passato, ma l'atto di chiusura del negozio si svolge davanti a Giovanni arriva al negozio.

Qui la lode ("aveva detto") precede il ritrovamento ("trovato") del ristorante. Entrambe le azioni si è svolta qualche tempo prima del momento di parlare o scrivere.

In questa frase, entrambe le azioni si svolgono nel passato, ma l'utilizzo di carta ("aveva esaurito") ha preceduto l'ordinamento della nuova carta.

Errori di sintassi comune

Un errore comune è quello di usare il tempo passato inutilmente perfetta per riferirsi a eventi passati.

Sì, avevo già dato la mia risposta.

Nell'esempio qui sopra, il perfetto passato viene usato inutilmente al posto del regalo perfetto, forse perché aveva dato sembra più 'passato' di quanto hanno dato.

Ecco un altro esempio di misuage del perfetto passato:

Diversi anni fa, avevamo venduto fax, ma non abbiamo più.

Qui, il passato semplice venduta è sufficiente (anche se abbiamo venduto macchine fax è prima di noi non più) perché non sono a confronto i due tempi.

SUGGERIMENTO: E 'meglio evitare il passato perfetto se non si è sicuri di come usarlo. In effetti non è molto usata nella scrittura di affari.

Sostituire queste frasi prolisso con le loro alternative concisa.

Si dovrebbe anche fare attenzione per il licenziamento come queste qui sotto. Non ripetere voi stessi!

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Ecco alcune linee guida per l'uso di lettere maiuscole:

Nomi di persone

Titolo famiglia come parte del nome

Titolo famiglia invece del nome

Giorni della Settimana

Mesi dell'anno

Vacanze

Nota: i nomi delle stagioni non sono capitalizzati.

La mia stagione preferita è l'autunno. La mia stagione preferita è l'autunno.

Città

Regioni / Province

Edifici, parchi, zoo

Lingue, paesi, nazionalità

Titoli di lavoro e dipartimenti dell'azienda

Pensate per un attimo sulla tua lingua madre. Come potresti dire queste frasi (nella vostra lingua madre) in modo diverso, a seconda di chi sei stato con:

Facciamo le cose più formali, naturalmente, con l'aggiunta di parole come "favore" e "gentilmente". Abbiamo anche rendere più formale con l'aggiunta di frasi come "Potrebbe ...."," Ti dispiacerebbe ...," "Mi chiedevo se si poteva ..." ecc

A volte il tono ha a che fare, allora, di essere più educato. A volte, però, non è una questione di cortesia, ma di formalità. Alcune parole sono solo più formale rispetto ad altri. Si consideri il seguente elenco di parole, per esempio, che sono piuttosto informali. Sulla destra sono parole che sono simili nel significato, ma riflettono un tono più formale.

Tenete a mente che questa non è certo un elenco completo. Anche se è sbagliato dire che le parole a sinistra sono maleducati, sono meno formali. Ciò significa che si sarebbero quasi mai usare queste parole in una lettera commerciale formale, ma non avrebbe usato le parole formali sulla destra se si dovesse passare il tempo con i vostri amici a casa. Si noti inoltre che in Nord America e Gran Bretagna / Australia / Sud Africa circoli d'affari, di solito è bene essere un po 'informale quando si parla, questo non è il caso quando si tratta di scrivere, comunque.

Regola 1

Si può finire una frase con una preposizione. Basta non usare le preposizioni in più quando il significato è chiaro senza di loro.

Questo è qualcosa che non sono d'accordo con. Quanti di voi posso contare? Dov'è andato (a)? Dove hai preso questo (a)? Io andrò più tardi (a). Togliersi le scarpe (del) il letto. L'utente non può guardare fuori (di) la finestra. Tagliatela (up) in piccoli pezzi.

Regola 2

Usare con espressioni che indicano il tempo di un evento.

Regola 3

0f non dovrebbe mai essere usato al posto di avere.

Ho dovuto farlo. Dovrei di fatto.

Regola 4

Tra riferisce a due. Tra viene utilizzato per tre o più.

Regola 5

Implica in ingresso, in non.

Tuttavia, in certe situazioni, in cui la richiesta verrà difficoltà o disagio a qualcuno, è una buona idea usare più forte, la frase più gentile richiesta. La frase più comune è "Apprezzerei se lei / potremmo ...." Ecco alcuni esempi:

Se la richiesta è molto difficile, usare la frase "Mi piacerebbe davvero piacere se vi / si potrebbe ..." Ascoltate questi esempi:

Nota: non dire ". Sarei molto grato se poteste" Usare "veramente" al posto di "molto".

La frase gli altri comuni per la richiesta difficile è "Le sarei grato se poteste ..." Questa frase è usata nello stesso modo come "le sarei grato se poteste ..." Ascoltate questi esempi:

E se la richiesta è molto fastidioso per qualcuno, usare la frase "io sarei veramente / molto grato se poteste ...." Questa frase è usata nello stesso modo come "Mi piacerebbe davvero grata se potesse ..." come in questi esempi:

Perché dobbiamo essere così gentile?

Questo è probabilmente un fatto culturale. Nella cultura occidentale, la gente si aspetta cortesia. Se la tua richiesta suona più come un comando, quindi è molto probabile che a causare offesa, e ci sono buone probabilità che diranno "no". Se si effettua una richiesta e indicare il vostro apprezzamento, la tua richiesta è molto più probabile che sia concessa. Naturalmente, molto dipende dal contesto della conversazione che avete e il rapporto che hai con la persona che stai parlando.

Emailing Qualcuno che non vi conosce

Ci sono alcuni punti importanti da considerare durante la scrittura di mail, soprattutto se email qualcuno che non sai.

Una volta che hai scambiato messaggi di posta elettronica con una persona su un dato argomento, probabilmente è OK per chiudere saluto dal vostro follow-up e-mail. Ecco alcuni punti da considerare circa continuare le conversazioni e-mail:

Prima di tutto, ricordate che non siete soli. Ascolto e comprensione è probabilmente il compito più difficile per quasi tutti gli studenti di inglese come lingua straniera. La cosa più importante è praticare l'ascolto più spesso possibile.

Il passo successivo è quello di trovare risorse ascolto che siete veramente interessati a radio, della televisione e Internet.

Strategie di ascolto

Una volta che avete iniziato ad ascoltare inglese su base regolare, si può ancora sentire che il tuo ascolto non sta migliorando. Cosa si deve fare? Ecco alcuni consigli:

• In primo luogo, accettare il fatto che non si ha intenzione di capire tutto.
• Non vi preoccupate che non si può capire ogni piccola parola parlata.
• Non tradurre nella propria lingua.
• Ascoltare l'idea generale delle conversazioni. Non concentrarsi sul dettaglio fino a che non hanno capito le idee principali.

I due esempi sopra riportati sono di regolare le forme di confronto. Tuttavia, un problema comune non è sapere quando usare-er-,-est-o - altro. Adj-+,-più-+ agg.

In realtà, c'è una regola molto semplice per aiutarvi a ricordare quale forma comparativa per l'uso. Contare il numero di sillabe in un aggettivo. Sillabe sono i suoni che compongono una parola. Per esempio:

Gli aggettivi che contengono uno o due sillabe seguire le-er-,-est-forma. Ad esempio: grande, più grande, più grande e intelligente, più intelligente, più intelligente.

Gli aggettivi che contengono più di due sillabe seguire il-più-,-più-forma. Ad esempio: arrogante, più arrogante, più arrogante, intelligente, più intelligente, più intelligente.

Questa è una regola facile da ricordare!

Mentre ci sono certamente molti di più varietà di inglese, inglese americano e britannico sono le due varietà che vengono insegnate in lingua inglese più lingua straniera (EFL) lezioni. In generale, si è convenuto che non è una versione "corretta", tuttavia, vi sono certamente le preferenze in uso.

Qui ci sono solo un paio di differenze tra i due principali varietà di inglese:

Coerenza di ortografia

La regola più importante è cercare di essere coerenti nel loro utilizzo. Se si decide che si desidera utilizzare americano ortografia inglese poi essere coerenti nella vostra ortografia. Per esempio:

Il colore delle arance rappresenta anche il suo sapore.

Il colore è l'ortografia americana e sapore britannico. Qui ci sono le frasi con coerente ortografia britannica e americana:

Il colore delle arance rappresenta anche il suo sapore. Il colore delle arance rappresenta anche il suo sapore.

Uso del passato prossimo

In inglese britannico il present perfect viene usato per esprimere un'azione che si è verificato nel recente passato che ha un effetto sul momento presente. Per esempio:

In inglese americano che segue è inoltre possibile:

In inglese britannico quanto sopra sarebbe considerato corretto. Tuttavia, entrambe le forme sono generalmente accettate in standard americano inglese. Altre differenze che prevedono l'uso del present perfect in inglese britannico passato e semplice in inglese americano sono già, basta e ancora.

Inglese britannico:

L'inglese americano: