Business English Tip of the Week

Qui ci sono tre problemi di punteggiatura comuni.

1) Mettere una virgola prima 'e' in una serie (o di omissione da virgola)

Che è corretto? Entrambi sono. Se si usa la virgola di serie è interamente a voi. La chiave è essere coerenti. Prendere una decisione e bastone ad esso tutto il documento. Incoerenza è l'errore di grammatica.

2) Utilizzo di due spazi dopo un periodo o due punti

I due spazi regola è una presa-over dai tempi in cui le macchine da stampa e macchine da scrivere utilizzate lettere che erano tutti la stessa larghezza. Oggi, i computer compensare le diverse larghezze delle lettere e un solo spazio dopo la punteggiatura fine è la preferenza.

3) Mettere una virgola tra il soggetto e il verbo

Suggerisco che Billy, Pete e Mary, partecipare alla conferenza.

Suggerisco che Billy, Peter e Mary partecipare alla conferenza.

• Quello che dici (contenuto)

• COME si dice che (consegna)

• Ricordate che un ascoltatore di solito ha una sola possibilità di capire quello che stai dicendo. Quindi è necessario fare tutto il possibile per rendere più facile per lui o lei a seguire le vostre idee.

• Il modo migliore per farlo è quello di "cartello" il tuo discorso. All'inizio, per esempio come il vostro discorso sarà diviso. Durante il discorso, mettere in chiaro quando una parte ha finito e la parte successiva è iniziata. (Per esempio, "Ora che ho spiegato alcune delle cause di inquinamento atmosferico, voglio dirvi che cosa possiamo fare per ridurre il problema.") Alla fine del suo intervento, chiarire che si è terminato (per esempio semplicemente dicendo "Grazie!").

• Le parti più importanti di un discorso sono l'inizio e la fine. Pensate a una frase forte prima che catturerà l'attenzione di chi ascolta. Essere calmi e fiduciosi, danno l'impressione che si sono ben preparati e hanno qualcosa di interessante da dire. Termina con una frase forte: far ridere o dare loro qualcosa di provocatorio a cui pensare.

• Pratica suo discorso prima del grande giorno. In particolare è utile pensare a come e dove si stand / sedersi, e dove potrete mettere i vostri materiali prima e dopo averli utilizzati. Praticare con le carte discorso.

• Parla forte e chiaro. Ricordati che la tua voce (la tua intonazione) deve fare il lavoro che la punteggiatura fa nella vostra scrittura. Cerca di non parlare troppo velocemente. Non basta leggere le note frase completa - è noioso e rende il vostro discorso molto difficile da seguire.

• Assicurarsi la possibilità di essere visto come pure sentito. Non nascondetevi dietro la vostra fogli o la lavagna luminosa. E 'importante che ogni ascoltatore sente stai parlando con lui o lei personalmente. Quindi guardare la stanza e cercare di stabilire un contatto visivo con tutto il pubblico almeno una volta durante il suo discorso.

• Fare attenzione a non distrarre gli ascoltatori facendo oscillare su una sedia, battendo i piedi, ecc

• È utile includere materiale visivo con il vostro discorso. Per esempio, se si parla di luoghi, mostrare una mappa. Se si utilizza numeri, li scrivono gli occhi di tutti. (E 'molto difficile per gli ascoltatori di tenere grandi numeri o più nella loro testa.)

• Se avete intenzione di avere la partecipazione del pubblico è molto chiaro esattamente cosa si vuole da loro. Se chiedete a una domanda, essere pronti per strane risposte, e si aspettano di dover rispondere da soli.

Usare un po 'con sostantivi non numerabili, ad esempio, un piccolo aiuto, un piccolo progresso, poche informazioni, un piccolo consiglio, ecc

A Few

Utilizzare un paio con sostantivi plurali numerabili, ad esempio un paio di giorni, un paio di incontri, alcuni impiegati, alcune vendite, ecc

Pochi e poco

Poco e pochi tendono ad essere piuttosto negativo, perché significa non tanto o non molti, mentre un po 'e alcuni sono più positivo e significa un po'. Per esempio:

Quando si parla con qualcuno, è meglio non utilizzare molto / non molti o solo un po '/ qualche posto di piccoli e pochi. Piccolo e pochi tendono a suonare più formale e sono utilizzate al meglio per iscritto. Per esempio:

Rispondere a tutte le chiamate in arrivo prima che il terzo anello.

Quando si risponde al telefono, essere caldo ed entusiasta. La tua voce alla fine della linea telefonica è a volte l'impressione solo della vostra azienda un chiamante otterrà.

Nel rispondere al telefono, accogliere e identificare i chiamanti educatamente se stessi e la vostra organizzazione. Supponiamo, ad esempio:

Nessuno dovrebbe mai chiedere se hanno raggiunto tale e tale attività.

Enunciare in modo chiaro, mantenere il volume voce moderata, e parlino lentamente e chiaramente quando si risponde al telefono, in modo che il chiamante può capire facilmente.

Controlla la tua lingua quando si risponde al telefono. Non usare lo slang o gergo. , for instance, say "Certainly" , "Very well" , or "All right" . Invece di dire "OK", o "No problem", per esempio, dire "Certo", "Molto bene", o "Va bene". or "you know" , train yourself carefully not to use these when you speak on the phone. Se sei una persona che utilizza filler quando si parla, come "uh-huh", "um", o frasi come "come" o "sai", allenarsi con attenzione a non usare questi quando si parla al telefono .

Allena la tua voce e vocabolario ad essere positivo quando il telefono risponde, anche in un giorno di "down". Per esempio, invece di dire "non so", dice:

Prendere messaggi telefonici completa e accurata. Se c'è qualcosa che non capisci o non può incantesimo, come cognome di una persona, chiedere al chiamante di ripeterlo o incantesimi per voi. Poi assicurarsi che il messaggio arrivi al destinatario.

Rispondere a tutti i vostri messaggi entro un giorno lavorativo.

Chiedete sempre il chiamante, se va bene a mettere lui / lei in attesa prima di farlo, e non lasciare il chiamante in attesa per molto tempo. Fornire ai chiamanti in attesa con relazioni ogni 30 a 45 secondi. Offrire loro scelte, se possibile, quali:

Per quanto riguarda i titoli e le intestazioni di soggetto per documenti aziendali, ricordate che le prime parole e l'ultimo sono sempre con la maiuscola, come lo sono tutti i nomi, pronomi, verbi, aggettivi e avverbi.

Preposizioni di quattro o più lettere (o cinque, a seconda della guida di stile si utilizza) sono capitalizzati.

"A", "una" e "i" non sono capitalizzati meno che non siano la prima parola o seguire i due punti.

Le congiunzioni coordinative: "e," "o", "né", "ma", "perché", "così" e "ancora" non sono capitalizzate meno che non siano la prima parola o seguire i due punti, ma altri "piccoli "parole, come" lo "," essere "e" è ", sono capitalizzati.

Aggettivi comparativi

Per rendere le forme comparative di una sillaba aggettivi, aggiungere "-er" e "-est" piuttosto che usare le parole "più" e "più". Esempi: "pura" e "puro", non "più puro" e "più pura".

Frasi che iniziano con 'Incluso'

Una frase che inizia con "compreso", che compare di solito alla fine di una frase, è quasi sempre partito dal resto della frase da una virgola. Esempio: "Fornire una spiegazione dettagliata, inclusi i costi previsti e pianificazione".

Se .... Non o

Il più delle volte, le parole "o non" sono inutili dopo la parola "se", come nella frase "Non posso dire se la via è libera." La frase è perfettamente chiaro, senza "oppure no." Tuttavia, nella frase successiva, "o non" è grammaticalmente necessario: "L'obiettivo è di assicurare che tutti i partecipanti beneficiano del workshop⠀" anche se non partecipare a tutte le sessioni ".

A Lot

"Un sacco" è sempre scritto con due parole. Molte persone lo scrivo come una parola, forse a causa di parole come "tra", "circa" e "lungo". Come soggetto, "molto" è al plurale quando si riferisce ad una parola plurale ("Un sacco di persone stanno aspettando in fila"), ma è singolare quando si riferisce ad una parola singolare ("Un sacco di informazioni è stato perso quando il computer si è bloccato ").

Solo

La parola "soltanto" deve essere posto immediatamente prima della parola esso modifica. Nel discorso, raramente prestare attenzione a questa regola. Iscritto, dovremmo. Esempio: "Il presidente è stato dato soltanto una settimana per elaborare un piano" (non "Il presidente è stato dato solo una settimana per elaborare un piano"). "Solo", sottolinea con chiarezza "una settimana".

Quando si è chiedere a qualcuno di fare qualcosa per voi o cercando di influenzare le loro azioni, spesso è possibile dimostrare che si desidera essere educato dicendo le cose in modo indiretto:

Utilizzare un trattino per indicare un cambiamento di pensiero, o per evidenziare e dare maggiore importanza alle informazioni aggiuntive inserite in una frase

Un trattino può anche essere usati per ripianare informazioni alla fine di una frase.

Staffe (.....)

staffe di utilizzo ("parentesi" in inglese americano) per diminuire l'impatto di informazioni correlate che si aggiunge a una frase. Le informazioni aggiuntive non dovrebbero essere importanti quanto le informazioni contenute nella frase.

stessa frase: Nota Utilizzare le virgole invece di parentesi per dividere le informazioni che sta tanto importante quanto le informazioni che il in.

Le parentesi quadre sono utilizzate anche se si dà un nome lungo di una società o un documento, e poi dare l'abbreviazione, per esempio, i dipendenti Assistance Program (EAP). Le staffe devono allegare la forma abbreviata quando appare per la prima. È quindi possibile fare riferimento alla forma abbreviata solo, senza parentesi, per tutto il resto della lettera. Questo è un modo è possibile utilizzare le abbreviazioni nella tua lettera ed essere certi che il vostro lettore conosce il loro significato.

Se avete bisogno di interrompere, qui ci sono alcune frasi che possono essere utili (e ricordatevi di prendere in considerazione la vostra sincronizzazione durante il loro uso, anche!):

Ma per evitare di fare un commento su un tema, "Ho paura" funziona meglio:

Altre opzioni includono:

Qualora vs aranci (per gli oneri di lieve / consulenza forte)

Guardate le seguenti frasi:

In queste due frasi la funzione di opportuno e deve sono intercambiabili. Entrambi concentrarsi su una forte opportunità, o in altre parole un obbligo mite. Lei ha il dovere di prendersi cura di voi stessi. Oggi, l'uso di deve è diminuita e dovrebbe è comunemente usato al suo posto.

Must Have to vs (per gli oneri di forte / necessità)

Qui ci sono le stesse frasi usando i verbi modali devono e devono:

Devono e devono sono considerati più forti dovrebbero e debbono. Entrambi i verbi modali portare la funzione di necessità, o anche consigli obbligo, ma deve avere a, è di norma riservato per le espressioni legate alla legge. Ad esempio: se si possiede una macchina, è necessario pagare una tassa annuale di strada. D'altra parte, deve normalmente riservato per dare ordini che le persone sono obbligate a seguire. Ecco alcuni ulteriori esempi di utilizzo più tipici di dover e deve: è considerato il più forte modale.

Tenta di stabilire un buon rapporto con il tuo numero opposto dal momento vostro primo incontro, anche se non si conosce già l'un l'altro. Discussioni 'Alcuni' sociale generale è un buon rompighiaccio in questo senso.

Semplicità

Mantenete il vostro linguaggio semplice e chiaro. Prendete il vostro tempo e l'uso parole brevi e frasi che hai dimestichezza con - non c'è alcun punto in complicare un compito difficile con il linguaggio difficile.

Chiarezza

Non abbiate paura di fare domande se c'è qualcosa che non capite. E 'fondamentale evitare malintesi che potrebbero compromettere il successo della vostra trattativa.

Ascolto e risposta

Ascolto con attenzione in ogni fase della trattativa tuo consente di evitare incomprensioni e creare uno spirito di cooperazione. Anche rispondere a ciò che il tuo opposto è da dire con le parole o frasi come "Capisco cosa vuoi dire" o "Hai un punto".

Recensione

Riassumere e rivedere i vostri progressi ad intervalli regolari durante la negoziazione. Questo darà entrambe le parti la possibilità di verificare la comprensione e, se necessario, chiarire e correggere eventuali incomprensioni.

Avete mai ricevuto una lettera o e-mail in cui le frasi andare avanti e avanti, uno dopo l'altro in un ruscello, con una virgola solo a separarli? Queste frasi spesso contengono un numero di punti, alcune delle quali potrebbero essere correlati. Questo li rende difficili da leggere e capire. Ecco un esempio di una e-mail che abbiamo ricevuto da uno dei nostri abbonati:

Con una sola idea in ogni chiara, concisa frase, il messaggio potrebbe leggere così:

Abbiamo fatto includere più di una idea in due frasi in modo che il messaggio non sarebbe suono increspato. Ma erano strettamente correlati idee.

Quindi, il messaggio è: include una sola idea in ogni frase. A volte, è accettabile includere due idee in una frase, ma solo se sono strettamente correlati.

Per spiegare l'ordine in cui certe cose sono fatte

Per aggiungere un ulteriore punto

Per verificare che l'altra persona ti sta seguendo, o ha capito

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

• No punctuation at the end of lines in the inside address
  
• No punctuation following the salutation and complimentary closing
  
• No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

• No indentation of the salutation and complimentary closing
  
• No indentation in the paragraphs of the letter
  
• No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Se si deve parlare al telefono in inglese, non abbiate paura! La paura di parlare al telefono in una seconda lingua scompare se si pratica spesso. La parte più difficile su come utilizzare il telefono in una lingua che non è vostro è il fatto che non si può vedere altri occhi la persona, la bocca, e il linguaggio del corpo. Anche se potrebbe non essere a conoscenza di esso, in-a-faccia conversazione si faccia leggere le labbra e guardare per sorride, aggrotta le sopracciglia, e muovendo le mani, tutti che possono aiutare la comprensione di significato.

Inoltre, è vero che l'interazione telefonica non è forse sufficiente insegnato nelle aule ESL, né è un trattamento manuale di conversazione telefonica adeguata. Tali carenze pongono un serio problema per gli studenti ESL, tenuto conto di quanto tutti si affida al telefono nella vita quotidiana. Telefono parlare sembra essere un settore in cui gli studenti ESL sono particolarmente sensibili, in quanto spesso si afferma che è difficile parlare al telefono e che sia di evitare o limitare tali interazioni.

Qui ci sono alcuni suggerimenti per parlare inglese al telefono:

Parlino lentamente e chiaramente

L'ascolto qualcuno parlare in una seconda lingua per telefono può essere molto difficile perché non si può vedere la persona che si sta tentando di sentire. Tuttavia, può essere ancora più difficile per la persona che sta parlando con voi per capire. L'utente non può rendersi conto che la pronuncia non è chiaro perché il vostro insegnante e compagni conoscere e capire voi. Prestare particolare attenzione alle vostre zone deboli (come la "r" e "L's" o "b" e "V") quando si è al telefono. Se siete nervosi circa l'uso del telefono in inglese, è possibile notare voi stessi parlando molto in fretta. Pratica o scrivere quello che si sta per dire e fare un qualche respiro profondo prima di fare una telefonata.

Assicurati di comprendere l'altro diffusore

Non pretendo di capire tutto ciò che si sente per telefono. Anche madrelingua chiedono l'un l'altro per ripetere e confermare le informazioni di volta in volta. Questo è particolarmente importante se si sta assumendo un messaggio per qualcun altro. Imparare le espressioni appropriate che parlano inglese usare quando non si sente qualcosa di corretto. Non abbiate paura di ricordare la persona a rallentare più di una volta. Mantenete il vostro telefono in una zona che è lontano dalle distrazioni altro rumore, come una radio o la televisione.

Chiedi a un altro studente di esercitarsi parlando al telefono con te. È possibile scegliere una sera alla settimana e, a turno, telefonando a vicenda in un determinato momento. Provate a parlare per almeno quindici minuti. Si può parlare socialmente, o giochi di ruolo diversi scenari in un ambiente aziendale. Se non si ha accesso ad un telefono, è possibile praticare impostando due sedie su back to back. La cosa più importante nel praticare inglese telefono è che non sono in grado di vederci in bocca. E 'incredibile quanto le persone leggere le labbra senza rendersene conto.

Le aziende Usa e Recordings

Ci sono molti modi per ottenere telefonica inglese di prove libere. Dopo l'orario lavorativo, è possibile chiamare e ascoltare i messaggi registrati. Scrivere ciò che si sente la prima volta, e poi richiamare e controllare per vedere se le note sono precise. Utilizzare il telefono cellulare nella vostra vita quotidiana. Appello per una consegna della pizza invece di andare a mangiare fuori. Chiamare un salone per prenotare un appuntamento dal parrucchiere. Si può anche telefonare al cinema a chiedere per le liste invece di usare il giornale. Alcune grandi città hanno le registrazioni libero è possibile rivolgersi per richiedere informazioni come il tuo oroscopo del giorno o del tempo (assicurarsi che non state andando ottenere pagano per questi primi numeri). Alcuni prodotti hanno un numero telefonico gratuito sulla confezione che si può chiamare per informazioni. Pensate a una domanda che si potrebbe desiderare di chiedere e chiamare il numero gratuito! Ad esempio, chiamare il numero sul retro della scatola di cereali e chiedere coupon. Dovrete indicare il vostro nome e indirizzo. Assicurarsi di avere una penna a portata di mano in modo che sia possibile ripetere le informazioni e controllare la vostra comprensione.

Ulteriori Telefono Etiquette (costumi)

Il modo in cui si parla con il tuo migliore amico al telefono è molto diverso per il modo in cui si dovrebbe parlare con qualcuno in un contesto di lavoro. Molti oratori ESL fare l'errore di essere troppo diretta al telefono. E 'possibile che la persona in linea altri penseranno che sei maleducato di proposito se non usare un linguaggio formale in determinate situazioni. A volte basta una parola come "potrebbe" o "può" è necessario per il suono gentile. Si dovrebbe usare la stessa verbi modali si userebbe in un formale faccia a faccia "situazione". Prendetevi il tempo per imparare a rispondere al telefono e dire addio in modo educato, così come tutti i vari modi si può iniziare e terminare una conversazione casuale.

Date e numeri Practice

Si dovrebbe abituarsi a dire date e numeri a voce alta. Tu e un amico può scrivere un elenco di date e numeri e, a turno, la loro lettura al telefono l'uno all'altro. Registrare quello che senti. Cambio le note del giorno successivo e controllare le vostre risposte.

Leggendo gli esempi di seguito vi aiuterà a conoscere meglio gli usi ei significati delle preposizioni di tempo e di date.

Utilizzare a + un momento particolare

(Ma non in quanto segue: 'il tempo è? Che cosa', le otto quindici '.)

Periodi della giornata

No preposizione con questo ... o stasera

N. preposizione con ieri ... o scorso / prossimo ...

Ma si noti: di notte

Utilizzare il + un particolare giorno / data

Il tempo, nel tempo, per il momento, alla fine del, entro la fine di, alla fine

Queste frasi sembrano simili ma hanno significati diversi. Guardate gli esempi qui sotto:

Alla fine, significa 'finalmente / come risultato finale'