Business English Tip of the Week

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for expressing opinions and agreement in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for handling difficult requests at work. Click on the audio link to listen to the expressions.

Ascolto

• ascoltare l'idea generale
• ascoltare i dettagli importanti
• ascolto per le forme grammaticali
• ascoltare nastri o programmi radiofonici sui vostri interessi personali
• controllare i vostri progressi con domande di comprensione

Lettura

• leggere velocemente per l'idea generale (skimming)
• leggere in silenzio senza muovere la bocca
• leggere con attenzione per i dettagli importanti
• notare i modelli di parole d'ordine e grammaticale durante la lettura
• trovare le parole più importanti e mettere in evidenza solo queste parole
• leggere i vostri interessi personali in inglese
• controllare i vostri progressi con domande di comprensione

Vocabolario

• ripetere le parole nuove da parlare e scrivere
• gesto, ripetendo un nuovo verbo d'azione
• elencare nuove parole per argomento
• leggere le voci del dizionario pensieroso
• verificare dizionari per tutti i significati di una parola
• controllare altre parole con suono simile o simile-scritto
• scrivere difficili da ricordare, le parole sulle carte
• vocabolario carte ordinamento in argomenti
• ordinamento carte vocabolario in ordine alfabetico
• vocabolario carte ordina per come voi conoscere le parole
• pensare ai modi è possibile utilizzare una nuova parola nella tua vita
• fare una frase di esempio per utilizzare una nuova parola
• parlare o scrivere parole nuove nella comunicazione reale
• parole grafico di significati ⠀ "con significati simili ed opposte
• tagliare le parole composte lunghe e identificare prefissi e suffissi, radici
• forme varianti di studio di prefissi e suffissi, radici

Pronuncia

• verificare l'udito dei suoni inglesi simili ma distinti
• usare uno specchio per vedere se la lingua e le labbra sono nella posizione corretta
• ripetere frasi difficili da esercitare i muscoli della bocca
• copia in inglese ritmo discorso con un tamburo o di sillabe senza senso
• controllare i vostri progressi sotto dettatura di un madrelingua

Grammatica

• confrontare i grafici e le spiegazioni di un punto di grammatica in diversi libri
• Per confrontare parola inglese e forme grammaticali con la vostra lingua
• usare la grammatica pratica del computer per un rapido riscontro
• ascolto per la grammatica
• grammatica pratica nel parlare
• verificare i progressi con i test di grammatica

Parlando

• prove conversazioni registrate modello
• relax a sviluppare scioltezza
• incontrare persone che usano l'inglese per la conversazione
• usare l'inglese in certi momenti con gli amici o familiari
• organizzare un gruppo di pratica di conversazione
• dare un piccolo discorso su qualcosa di importanza personale

Scrittura

• studiare regole ortografiche
• imparare la scrittura corsiva o calligrafia in corsivo
• scrivere la tua storia personale in inglese
• scrivere lettere ad un amico di penna
• scrivere una lettera ad un giornale o politico
• scrivere racconti e praticare forme passato irregolare
• scrivere una relazione dopo aver letto qualcosa di interessante
• tradurre qualcosa dalla tua lingua, quindi confrontare il tuo inglese con traduzione in un parlante nativo per studiare l'ordine delle parole e lo stile di comunicazione.

Se avete bisogno di prendere un messaggio per qualcuno, ottenere informazioni il più possibile. Sempre includono:

• La data e l'ora della chiamata.
• Il nome completo della persona chiamante (chiedere di ortografia corretta).
• L'azienda il chiamante è da.
• Il numero di telefono e tempo a disposizione per la richiamata.
• Lo scopo della chiamata.

Fornire informazioni sufficienti al chiamante in modo che sappiano cosa aspettarsi, ad esempio quando la persona che stanno cercando di raggiungere tornerà.

Quando si scatta una messaggio, evitare di dire, "Dovrò lo richiameremo quando ritorna." Sarebbe meglio dire: "Farò in modo che ottiene il vostro messaggio al suo ritorno."

Tenere i seguenti punti in mente quando si lascia un messaggio telefonico

• Non parlare troppo in fretta!
• Pronunciare e lo spelling del tuo nome chiaramente.
• Rallentare quando dice il tuo numero di telefono e qualche pausa nella sequenza di fornire il proprio numero.
• Dare il nome della società, il titolo e la ragione per chiamare.
• Fate loro sapere quando di richiamarti.

Qui, ci brevemente la lingua utilizzata per mostrare come «probabile» sono eventi futuri, vale a dire qual è la probabilità che accadrà.

Possiamo usare certi verbi modali seguiti dall'infinito nudo (cioè l'infinito senza 'a') per fare riferimento al futuro. Questi verbi modali possono essere utilizzati in forma attiva e passiva.

Maggio / Might infinito + nuda

. Può e potrebbe vengono utilizzati per esprimere la possibilità di un'azione incerta per il futuro. Maggio esprime forte possibilità di forza.

Potrebbe / Can Infinito + nuda

Usiamo può e potrebbe esprimere la possibilità di futuro in cui la possibilità è legata alla suggerimenti, piani o progetti.

Può esprime forte possibilità, più che poteva. Tuttavia, come la lattina di possibilità è facilmente confusa con la lattina di capacità, può / potrebbe solito vengono utilizzati per evitare confusione.

Quale significato si intende? Per evitare tale confusione può.

Potrebbe viene utilizzato anche per esprimere una possibilità condizionale, cioè la possibilità di accadere qualcosa o non dipende da qualcos'altro accadendo.

Quando un visitatore benvenuto al tuo ufficio, si dovrebbe offrire a prendere il loro cappotto o un ombrello (se ne hanno uno), offrire loro una sede, e offrire loro qualcosa da bere. Ci sono un certo numero di modi di fare offerte in lingua inglese. I più comuni iniziano con queste frasi:

Vediamo in che modo ciascuna di queste frasi è utilizzato nel suo contesto:

Scegli la frase più appropriata a seconda del contesto in cui è presentata l'offerta.

• Contiene informazioni che riguarda solo le vostre responsabilità di lavoro o di impresa approvati funzioni. Hai seguito le linee guida aziendali per l'utilizzo di posta elettronica per comunicazioni personali.
  
• Non contiene informazioni riservate o sensibili. Potrebbe essere resi pubblici o citato in giudizio senza imbarazzo per la vostra azienda o di te, lo scrittore.
  
• Non è un modo per evitare di parlare con qualcuno di persona o per telefono. Non lasciare e-mail sostituire l'interazione umana che costruisce relazioni e consente di osservare e sentire le reazioni della gente a quello che stai dicendo.
  
• Non contiene formulazione rimprovero o emotivo. Critica costruttiva viene ricevuto meglio in uno-a-uno, in persona sessioni di coaching.
  
• Richiede una risposta immediata.
  
• Non le informazioni richieste dal lettore a lungo termine di riferimento.

2. La lista di distribuzione è opportuno:

• Tutti coloro che dovrebbero ricevere le informazioni sono state copiate. Per esempio, non hanno fatto affidamento sul lettore principale per distribuire le informazioni ai suoi / le sue relazioni dirette se si richiede loro di avere le informazioni.
  
• Coloro che non hanno bisogno di conoscere le informazioni non sono stati copiati.

3. Hai rispettato il tempo del lettore e curato l'e-mail per maggiore chiarezza si.:

• Eliminato verbosità; eliminato ogni "flussi di coscienza".
  
• Usato parole brevi, frasi e paragrafi.
  
• Usato preciso, formulazione di fatto.
  
• Tradotto gergo tecnico e acronimi come appropriato per la lista di distribuzione.
  
• Eliminato ogni inutile "percorso dei documenti."

4. Hai usato presentazione professionale, il tono, e cortesia Te.:

• Utilizzato un formato semplice che converte bene a tutti i sistemi informatici / programmi.
  
• Usato maiuscole e minuscole piuttosto che tutte le capitali. Lettere maiuscole e minuscole sono più facili da leggere, con tutte le capitali sembra urlare. La regola generale è quello di mettere non più di otto parole in tutte le capitali, sono stati salvati tutti i capoluoghi di enfasi o intestazioni.
  
• Hanno scritto e-mail dal tuo punto di vista del lettore. Il tuo testo è premuroso e gentile, è oggettiva e diretta, senza essere brusco.
  
• Parole usate che sono appropriate per un ambiente aziendale.

5. Lei ha organizzato l'e-mail strategicamente. Tu assicurato contenuto accurate e complete Te.:

• Fornito intestazione a soggetto e l'apertura di dichiarazione d'intenti che predicono il contenuto del documento.
  
• Anticipato e risposto alle domande del lettore, fornendo informazioni di base quando si aiuta il lettore a capire il messaggio.
  
• Ricontrollato l'esattezza dei fatti e cifre.
  
• Chiaramente ed esplicitamente chiesto per l'azione o descritto che cosa farete dopo.
  

6. Hai revisionare l'e-mail Te.:

• Usato correttamente, punteggiatura coerente.
  
• Utilizzato il correttore ortografico e ricontrollato l'ortografia dei nomi delle persone e di prodotti e servizi aziendali.
  
• Sostituito "brevi mano" abbreviazioni come "w /" e "info" con ortografia standard.
  
• Assicurata l'utilizzo preciso di tutti vocabolario, specialmente di qualsiasi vocabolario sconosciuto raccolte da thesaurus del computer.
  
• Grammatica controllato (soprattutto soggetto-verbo contratto) e il loro utilizzo (ad esempio, comunemente confuso termini come "là" e "loro").
  
• Struttura della frase selezionata (specialmente per correggere eventuali frammenti o run-in frasi).
  

Le domande chiuse sono domande che in genere richiedono solo un sì / no risposta. Quando si è posta una domanda chiusa, provare ad aggiungere qualche informazione in più per la tua risposta, altrimenti, le conversazioni possono rapidamente giunta al termine:

Domande aperte sono domande, spesso utilizzando un WH-parola, in cui chi parla sta chiedendo più informazioni che solo sì o no. Domande aperte sono molto utili nel contribuire a sviluppare una conversazione. In un certo senso, si sta costringendo la persona che stai parlando con per offrire più risposte:

Quando accogliere i visitatori è meglio usare una combinazione di domande aperte e chiuse. Forse iniziare ponendo alcune domande chiuse sulla tua visitatore volo, albergo, ecc Poi alcune domande aperte per ottenere il vostro visitatore ad aprirsi e parlare di cose più espansivo.

Qui, vedremo una serie di coppie di parole che spesso vengono confusi a causa della vicinanza del loro aspetto. Ogni parola si presenta con una frase esempio per mostrare chiaramente come il suo utilizzo si differenzia dalla parola (s) è comunemente confusa con.

Passato vs Passato

Ecco perché: 'Passato' come sostantivo si riferisce al periodo antecedente il presente. 'Passato' il passato del verbo passare si riferisce all'atto di passaggio. E 'importante notare che' passato 'può anche essere usato come aggettivo, avverbio o una preposizione. Vedere gli esempi corretti di seguito:

Oltre vs Oltre

Ecco perché: 'Oltre' significa essere al fianco di. 'Oltre' significa, in aggiunta o più, come nell'esempio sopra, dove l'idea è che gli altri oltre che la persona che viene rimproverato vorrebbe ottenere attraverso la linea. Altri esempi corretti sono i seguenti:

Continuo vs continuo

Ecco perché: C'è una tonalità molto sottile differenza. 'Continuo' si riferisce a qualcosa che va avanti senza alcuna interruzione di sorta. 'Continuamente' si riferisce a qualcosa, spesso fastidioso azioni che si ripetono a intervalli frequenti. In questo caso, il significato è che molte chiamate entrato, magari a brevi intervalli. So 'sempre' sia corretta. Altri esempi corretti sono i seguenti:

Rispettoso vs rispettive

Ecco perché: 'rispettivi' è un termine di separazione o di confronto, come in essi tornarono alle loro rispettive sedi, e sono stati pagati in conformità con i loro rispettivi ranghi. 'Rispettoso' significa essere pieni di rispetto. Quindi in questo caso, dove il rispetto per i desideri di una persona è il problema, 'rispettoso' è la scelta appropriata. Ulteriori esempi corretti sono i seguenti:

Mettere in discussione come Skill Telefono

In discussione è un processo sistematico che consente di trovare informazioni. In telefonate d'affari, fare domande di raggiungere due obiettivi:

1. Per ottenere le informazioni necessarie.
2. Per verificare o confermare le informazioni che hai ricevuto.

Naturalmente, ti fare queste domande in modo colloquiale e non farlo sembrare un interrogatorio. Ci sono due tipi di domande spesso usato nelle conversazioni telefoniche aziendali, vale a dire diretti e indiretti.

Domande dirette

A volte la vostra telefonata sarà destinato per scoprire pezzi molto particolari di informazioni. In tali chiamate, è necessario porre una serie di domande dirette.

"Quello che oggi hanno selezionato per la riunione regionale?" "Will signor Jones in grado di fare i suoi 2 appuntamento pm?" "Il tempo che ti si addice?"

Domande dirette sono dritti in avanti. Si concentrano la conversazione su un argomento limitato, e ottenere informazioni specifiche.

Domande dirette (a volte chiamato domande chiuse) si può rispondere con poche parole, come "sì" o "no".

Domande indiretti

In alcune conversazioni telefoniche, avete bisogno di ulteriori informazioni di carattere generale, condividere idee o discutere opinioni. Per queste situazioni, si dovrebbe porre una serie di domande indirette.

"Perché hai scelto di rimanere con il fornitore attuale?" "Quali sono i vostri obiettivi di quest'anno?" "Come è organizzata la vostra azienda?" "L'ultima volta che hai avuto un appuntamento con noi?"

Domande indirette incoraggiare generale, più ampio respiro risposte. Si aprono nuove strade per ulteriori riflessioni e discussioni.

Domande indirette (a volte chiamato domande aperte), non si può rispondere con una parola o due. Essi sono progettati per ottenere l'altra persona a parlare liberamente, a lungo, e nel suo modo proprio.

Utilizzando Domande dirette e indirette

Quando è ogni tipo di domanda più appropriata?

• Domande dirette sono usati quando si cerca di trovare informazioni specifiche, giungere ad un accordo, o confermare le informazioni ricevute.
• Domande indirette sono usati quando si cerca di determinare i bisogni, scoprire problemi o capire i problemi o preoccupazioni.

Linee guida per un interrogatorio efficace

Imparare a utilizzare efficacemente le domande al telefono richiede pratica. Qui ci sono alcune linee guida di base.

1. Selezionare le domande appropriate.

Pianificare una linea generale di mettere in discussione prima di effettuare la chiamata. Idealmente, si identificano le informazioni necessarie, poi preparare le domande per ottenere la conversazione si muove lungo. Non è possibile prevedere tutte le domande, ma è possibile formulare un'ipotesi.

2. Ascoltare le risposte alle vostre domande.

Ricordate, in discussione è una delle competenze più ampie si usa in una conversazione business professionale. Non legare te troppo stretto per una linea rigorosa di interrogatorio. Non iniziare a formare la prossima domanda prima di aver ascoltato la risposta a l'ultimo. Essere sicuri di non rispondere alle domande se stessi.

3. La tempistica è importante.

In una conversazione telefonica, il tempismo è tutto. Evitare di interrompere il flusso di conversazione con una domanda fuori dal contesto, ma sfruttare le opportunità di conversazione quando si presentano.

4. Continua in discussione per confermare o verificare le informazioni.

La verifica è un aspetto particolare di interrogatorio. Per verificare, riassumere quanto è stato detto (quello che avete sentito dire l'altra persona), allora chiedere conferma con una domanda. Ecco alcuni esempi: Riassumere: "Così l'appuntamento sarà Giovedi alle 2.30 ...." Conferma: "... è corretto?"

5. Evitare di condurre una inquisizione.

C'è una differenza molto piccola tra una domanda e intenso telefonata risposta, e una inquisizione. Se troppe domande senza aggiungere i tuoi commenti, il vostro ascoltatore si sentirà come se lui / lei è sotto interrogatorio. E 'meglio riconoscere ogni brevemente rispondere o commentare in modo rilevante prima di porre un'altra domanda.

6. Non pensare troppo al tipo di domande.

Anche se è utile conoscere e utilizzare le domande dirette e indirette, non si preoccupi troppo per gli stessi tipi. Dopo tutto, è la risposta, non la domanda che è il più importante. Ricordate che il vostro contatto telefonico potrebbe non rispondere nel modo che ci si aspetta. Niente panico se lui / lei risponde con un sola parola migliore risposta alla vostra domanda indiretta! Prendere atto delle informazioni e modificare le domande di conseguenza.

Ciascuno dei verbi evidenziati nelle frasi che segue è in perfetto passato.

Tutti gli eventi in questa frase ha avuto luogo nel passato, ma l'atto di chiusura del negozio si svolge davanti a Giovanni arriva al negozio.

Qui la lode ("aveva detto") precede il ritrovamento ("trovato") del ristorante. Entrambe le azioni si è svolta qualche tempo prima del momento di parlare o scrivere.

In questa frase, entrambe le azioni si svolgono nel passato, ma l'utilizzo di carta ("aveva esaurito") ha preceduto l'ordinamento della nuova carta.

Errori di sintassi comune

Un errore comune è quello di usare il tempo passato inutilmente perfetta per riferirsi a eventi passati.

Sì, avevo già dato la mia risposta.

Nell'esempio qui sopra, il perfetto passato viene usato inutilmente al posto del regalo perfetto, forse perché aveva dato sembra più 'passato' di quanto hanno dato.

Ecco un altro esempio di misuage del perfetto passato:

Diversi anni fa, avevamo venduto fax, ma non abbiamo più.

Qui, il passato semplice venduta è sufficiente (anche se abbiamo venduto macchine fax è prima di noi non più) perché non sono a confronto i due tempi.

SUGGERIMENTO: E 'meglio evitare il passato perfetto se non si è sicuri di come usarlo. In effetti non è molto usata nella scrittura di affari.

Sostituire queste frasi prolisso con le loro alternative concisa.

Si dovrebbe anche fare attenzione per il licenziamento come queste qui sotto. Non ripetere voi stessi!

Non dimenticate di visitare il nostro sito web. Tutti i dipendenti della Società sono a partecipare alla riunione. Siamo la più grande provincia del paese. Il nostro Bookkeeper pagato la fattura. Andò a University in Giappone.

Ecco alcune linee guida per l'uso di lettere maiuscole:

Nomi di persone

Titolo famiglia come parte del nome

Titolo famiglia invece del nome

Giorni della Settimana

Mesi dell'anno

Vacanze

Nota: i nomi delle stagioni non sono capitalizzati.

La mia stagione preferita è l'autunno. La mia stagione preferita è l'autunno.

Città

Regioni / Province

Edifici, parchi, zoo

Lingue, paesi, nazionalità

Titoli di lavoro e dipartimenti dell'azienda

Pensate per un attimo sulla tua lingua madre. Come potresti dire queste frasi (nella vostra lingua madre) in modo diverso, a seconda di chi sei stato con:

Facciamo le cose più formali, naturalmente, con l'aggiunta di parole come "favore" e "gentilmente". Abbiamo anche rendere più formale con l'aggiunta di frasi come "Potrebbe ...."," Ti dispiacerebbe ...," "Mi chiedevo se si poteva ..." ecc

A volte il tono ha a che fare, allora, di essere più educato. A volte, però, non è una questione di cortesia, ma di formalità. Alcune parole sono solo più formale rispetto ad altri. Si consideri il seguente elenco di parole, per esempio, che sono piuttosto informali. Sulla destra sono parole che sono simili nel significato, ma riflettono un tono più formale.

Tenete a mente che questa non è certo un elenco completo. Anche se è sbagliato dire che le parole a sinistra sono maleducati, sono meno formali. Ciò significa che si sarebbero quasi mai usare queste parole in una lettera commerciale formale, ma non avrebbe usato le parole formali sulla destra se si dovesse passare il tempo con i vostri amici a casa. Si noti inoltre che in Nord America e Gran Bretagna / Australia / Sud Africa circoli d'affari, di solito è bene essere un po 'informale quando si parla, questo non è il caso quando si tratta di scrivere, comunque.

Regola 1

Si può finire una frase con una preposizione. Basta non usare le preposizioni in più quando il significato è chiaro senza di loro.

Questo è qualcosa che non sono d'accordo con. Quanti di voi posso contare? Dov'è andato (a)? Dove hai preso questo (a)? Io andrò più tardi (a). Togliersi le scarpe (del) il letto. L'utente non può guardare fuori (di) la finestra. Tagliatela (up) in piccoli pezzi.

Regola 2

Usare con espressioni che indicano il tempo di un evento.

Regola 3

0f non dovrebbe mai essere usato al posto di avere.

Ho dovuto farlo. Dovrei di fatto.

Regola 4

Tra riferisce a due. Tra viene utilizzato per tre o più.

Regola 5

Implica in ingresso, in non.