Business English Tip of the Week

Se e quando?

• Quando si usa quando una cosa è certa per accadere.
• Se viene utilizzato quando non è sicuro che qualcosa accadrà.

Quindi, o del genere?

• Quindi viene utilizzato con aggettivi o avverbi.
• Tale è usato con sostantivi o aggettivi e sostantivi.

Ogni o ogni?

• Ciascuno viene utilizzato quando si parla di persone o cose separatamente. Ciascuno è usato con sostantivi numerabili al singolare. Ciascuno può essere utilizzato anche senza un sostantivo.
• Ogni viene utilizzato quando si parla di persone o cose in gruppo. Ogni è utilizzato anche con sostantivi numerabili al singolare.

Qui ci sono una serie di frasi utili per i saluti. Clicca sui link audio per ascoltare le frasi.

Frasi di auguri:

• Presentarsi con il tuo nome e titolo:
  
  

• Stringi la mano, salutare ed esprimere la felicità di incontrare l'altra persona.

Altre frasi utili:

• Se sei in ritardo per una riunione o un appuntamento:

• Introduzione Colleghi:

Ci sono diversi tipi di relazioni e modi diversi di loro strutturazione. redazione del rapporto può essere molto tecnico, ma qui vi mostriamo un modello per strutturare un business relazione formale.

Quante sezioni?

La maggior parte delle relazioni comprendono le seguenti sezioni:

• Titolo
• Astratto
• Introduzione
• Metodo
• Risultati
• Discussione
• Conclusioni
• Riferimenti
• Appendici

1. Titolo

• Questo dovrebbe essere breve e preciso. Si devono informare il lettore della natura della tua ricerca.
• Omettere ogni dettaglio ad esempio inutili 'uno studio di ....' non è necessario.

2. Astratto

L'abstract è una sintesi di auto-contenuto di tutta la vostra relazione. Sarà quindi scritto per ultimo e di solito è limitata ad un paragrafo. Esso dovrebbe contenere:

• Un profilo di quello che indagato (come indicato nel titolo)
• Perché si è scelto di guardare quella zona particolare, con breve riferimento alla ricerca precedente effettuata nel campo
• La tua ipotesi (previsione di ciò che i risultati mostreranno)
• Un breve riassunto del suo metodo
• Il vostro principali risultati e di come queste si riferiscono alla tua ipotesi
• Una conclusione che può includere un suggerimento per ulteriori ricerche

3. Introduzione

L'introduzione 'mette in scena' per il rapporto, lo fa in due modi:

• Con l'introduzione del lettore in modo più dettagliato per l'area tematica che stai cercando
• Attraverso la presentazione degli obiettivi e delle ipotesi

Spiegare il contesto in cui il problema con riferimento al precedente lavoro condotto nella zona.

Brevemente discutere i risultati e come queste contatto con la tua ricerca.

Infine, lo stato tuoi obiettivi o ipotesi.

4. Metodo

La sezione di metodo deve descrivere ogni passo di come è svolto la sua ricerca in maniera sufficientemente dettagliata in modo che il lettore capisca quello che hai fatto. sul tuo sperimentale, disegno di campionamento metodi di informazione, i partecipanti, e la procedura complessiva impiegata deve essere chiaramente specificato.

Questa informazione è di solito presentata nelle seguenti sottovoci:

• Obiettivo
• Design
• Partecipanti
• Procedura (s)

5. Risultati

La tua sezione risultati dovrebbero trasmettere in modo chiaro i risultati. Si tratta di ciò che si baserà il tuo commento nella sezione di discussione, in modo che il lettore ha bisogno di essere certi di quello che hai trovato.

• Presentazione dei dati in forma sintetica
• Dati grezzi

Non complicare eccessivamente la presentazione e la descrizione dei risultati. Siate chiari e concisi.

• Descrivere ciò che i risultati sono stati, non offrono interpretazioni di essi
• Presentarle in un ordine logico
• Quelli che puntano più direttamente alla tua ipotesi deve essere somministrato prima

Presentazione dei dati in tabelle e grafici

• Non presentano gli stessi dati in due o più modi di uso cioè o una tabella o un grafico o solo testo.
• Ricorda che un grafico deve essere comprensibile a prescindere da qualsiasi testo, ma si può accompagnare ognuna con una descrizione, se necessario.
• Utilizzare titoli chiari e concisi per ogni figura. Dire quali variabili il grafico o la tabella mette a confronto.
• Descrivere ciò che la tabella o grafico, quindi verificare che questo è veramente ciò che si vede! Se non lo è, è necessario modificare la vostra figura, o la tua descrizione.

6. Discussione

La sezione di discussione è la parte più importante della sua relazione. Essa riguarda i risultati del tuo studio per la ricerca che hai parlato nella sua introduzione, ponendo in tal modo il proprio lavoro nel contesto più ampio. La discussione aiuta il lettore a capire l'importanza della tua ricerca. Questa è la tua occasione per discutere, analizzare e interpretare i risultati in relazione a tutte le informazioni che avete raccolto.

La discussione sarà probabilmente la sezione più lunga del vostro rapporto e deve contenere i seguenti elementi:

• Una sintesi dei principali risultati dello studio
• L'interpretazione di questi risultati in relazione alle vostre obiettivi, previsioni o ipotesi, ad esempio se la tua ipotesi è supportata o respinto, e in relazione ai risultati di altre ricerche nella zona di
• Esame di più ampie implicazioni di vostri risultati.

7. Conclusioni

La sezione conclusione riassume brevemente le principali questioni derivanti dal rapporto

8. Riferimenti

• Fornire i dati del lavoro di tutti gli altri autori che vi hanno fatto riferimento a nella vostra relazione
• Controllare un manuale di stile o di articoli di riviste per le variazioni negli stili di riferimento

9. Appendici

Le appendici contengono materiale che è rilevante per la vostra relazione, ma costituirebbero un ostacolo per la sua portata se fosse contenuta all'interno del corpo principale. Per esempio: i dati grezzi e calcoli; domande di intervista, e un glossario dei termini, o altre informazioni che il lettore può trovare utile fare riferimento. Tutti gli allegati devono essere chiaramente etichettati e di cui, se del caso nel testo principale (ad esempio 'Vedi Appendice A per un questionario esempio').

Monolingue o bilingue?

La maggior parte degli insegnanti e degli educatori concordano sul fatto che alcuni dizionari bilingui avvicinarsi molto alla qualità delle informazioni che si trovano in dizionari monolingue 'discenti prodotte da editori come Longman, Cambridge, Oxford o Collins. Anche se gli studenti possono trovare dizionari bilingue più facile da usare, nel lungo periodo l'uso di dizionari monolingue è molto più vantaggioso per gli studenti.

Dimensioni

Grandi dizionari sono costosi e prendere un sacco di spazio nel vostro ufficio o casa. Sono anche difficile per i bambini da usare perché sono ingombranti, e ci vuole più tempo per cercare qualcosa. Una full-sized dizionario sul tavolino da caffè potrebbe impressionare i vostri amici, ma a meno di utilizzare un dizionario su una base quotidiana, probabilmente non è un buon acquisto.

Guida alla Pronuncia

Molte persone usano un dizionario per aiutarli a pronunciare parole nuove.

La guida alla pronuncia dovrebbe essere completa, ma non contengono un sacco di simboli sconosciuti che necessitano di continui controlli incrociati - in particolare con le vocali. Il sistema vocale in lingua inglese è complesso perché usiamo una lettera a precisare molti suoni diversi. Ad esempio, la lettera A ha tre diversi suoni nelle parole a, età, e l'arte. Il lavoro per il dizionario responsabili è quello di trovare tre simboli comuni per rappresentare le pronunce diverse.

Esempi

frasi di esempio che mostra usi comuni di parole sono molto utili, sia per chiarire il senso e aiutare il lettore ricordare la parola. Le parole nelle frasi non dovrebbe essere più difficile che la parola bersaglio, però, o il lettore viene espulso in un inseguimento frustrante il dizionario. Nelle parole di tecnologia, "Un buon dizionario dovrebbe essere user-friendly".

Note per l'uso

Molti dizionari di commentare l'uso delle parole in diversi tipi di situazioni. Molti dei vecchi dizionari conteneva solo il accettati usi standard. I dizionari non commentare l'uso - non-standard, colloquiale e regionali, sono alcuni dei termini utilizzati per lasciare che i lettori prendano le loro decisioni se vogliono usare il termine.

Un ultimo commento - forme di cambiare discorso molto più rapidamente di forma scritta, e molti oggetti mai parlato ne fanno la lingua scritta (in gergo, per esempio). Per questo motivo, sarà necessario acquistare alcuni dizionari durante la tua vita a leggere. Trovare uno che ti piace, e considerare la sua nuove edizioni quando è il momento per una nuova.

Gli elementi importanti della buona notizia / lettera di cattive notizie sono la struttura e il tono.

La struttura dispone di quattro parti:

(1) un paragrafo di apertura di una buona notizia
(2) la cattiva notizia
(3) una soluzione
(4) espressione di buona volontà.

Il paragrafo di apertura dovrebbe preparare il tuo lettore di rinforzo con una buona notizia. Provate a dire qualcosa di positivo sulla tua esperienza passata con l 'individuo, azienda o prodotto. Buone notizie getta le basi e mette il lettore al vostro fianco.

Il corpo della lettera dovrebbe spiegare la cattiva notizia. Avere ben chiaro il problema. Dare modo più dettagliato il lettore ha bisogno, ma non dire al lettore qualcosa che non si preoccupa o bisogno di sapere.

Terzo paragrafo dovrebbe offrire una soluzione al problema. Volete un rimborso, uno scambio, un credito al tuo conto personale? Quando ti offrono una soluzione, si risparmia il tempo di lettore. Non ha invitarvi a scoprire come si desidera che il problema risolto.

Termina la lettera con una espressione di fiducia nel problema da risolvere. Ricorda che la persona a cui stai scrivendo non è responsabile della creazione del problema. Lei non progettazione, produzione, confezione, nave o consegnare il vostro acquisto.

Il tono della lettera è importante. obiettivo Sound. Spiegare i fatti senza esprimere giudizi. Non incolpare il lettore per il problema. Evitare il pronome personale "tu". Utilizzare voce passiva piuttosto che voce attiva.

Invece di dire "Mi hai inviato la parte sbagliata" provare "la parte sbagliata è stata inviata a me", o "Ho ricevuto la parte sbagliata". Il tono dovrebbe concentrarsi sul problema, non che era responsabile per l'errore.

Avere tatto e diplomazia. Se suono arrabbiato o maleducato, non incoraggiare il lettore a risolvere rapidamente il problema.

Ecco un esempio della buona notizia / lettera di cattive notizie.

Per la maggior parte parole sarai in grado di decidere da soli se sono adatti. Soprattutto, non usano un gergo che fa parte della vostra vita lavorativa a meno che non si scrive a qualcuno che usa il linguaggio stesso. Se un insegnante è iscritto ad una educazione ufficiale ',' SATs il gergo parola potrebbe essere molto utile nel risparmio di tempo e spazio. Ma tu non lo uso quando la scrittura di un genitore. Quindi, in generale, di tutti i giorni per tenere in inglese, quando possibile.

Ecco una lista di parole si dovrebbe cercare di evitare, per darvi un idea di base di cosa intendiamo. Provate ad usare le alternative si consiglia in 'uso' la colonna.

I seguenti suggerimenti forniscono le regole di base per gli articoli utilizzando (a / an / i). Durante la settimana prossima, fare riferimento alle punte quando si legge un documento di lavoro, un articolo di giornale, una pagina web, ecc Individuare pochi sostantivi nella lettura e uso le punte per analizzare l'utilizzo dell'articolo.

Utilizzo di articoli è correttamente una capacità che si sviluppa nel tempo attraverso un sacco di leggere, scrivere, parlare e ascoltare. Pensate alle regole qui sotto e tenere a mente durante la lettura e l'ascolto della lingua intorno a voi. Presto vi accorgerete che non si deve pensare a delle regole più. Uso diventerà naturale a voi.

Regole generali di utilizzo

L'uso del l'articolo indeterminativo (a / a)

• Utilizzare una o quando è la prima volta che citiamo o parlare di qualcosa.
• Utilizzare una o con singolari, sostantivi numerabili.

L'uso del l'articolo determinativo (la)

• Utilizzare il quando il lettore è chiaro su cosa si sta riferendo.

• Utilizzare il quando il nome è stato indicato in precedenza.

• Utilizzare il quando è chiaro che vi è un solo di qualcosa.

Articolo Zero

Si può omettere articoli, con la generalizzazione su plurale sostantivi numerabili e anche con sostantivi non numerabili.

In questa settimana inglese punta Business, ci ricorda alcune parole e frasi che sono meglio evitare per iscritto business. Ricordate che il vostro scopo è quello di ottenere il vostro messaggio al lettore in modo chiaro e conciso. Provare a usare un linguaggio che non causerà confusione.

A nd anche

Questo è spesso ridondante. Usare e per conto suo e anche omettere.

Quanto alla questione se

La sola parola che significa la stessa cosa come se.

In sostanza, in sostanza, del tutto

Queste parole raramente aggiungono qualcosa di utile per una frase. Provare la pena senza di loro e, quasi sempre, si vedrà la frase migliorare.

Essendo che o essere come

Queste parole sono un sostituto non-standard per la causa o dal momento. Per esempio, possiamo scrivere è che essi erano vecchi clienti, abbiamo dato loro condizioni di credito speciale, quanto perché erano vecchi clienti, abbiamo dato loro condizioni di credito speciale.

A causa del fatto che

Usando questa frase è un segno sicuro che la tua frase è nei guai. Forse intendevi o perché da allora?

Altrettanto

Qualcosa può essere altrettanto importante e altrettanto importante, ma non altrettanto importante.

Lui / lei

Lui / lei o è una convenzione creata per evitare di scrivere sessista, ma non funziona molto bene e la cosa diventa fastidiosa se appare spesso. Utilizzare lui o lei o usare il plurale (se del caso) in modo da poter evitare il problema sessista del tutto.

In primo luogo, in secondo luogo, in terzo luogo, ecc

Numero cose con primo, secondo, terzo, ecc e non con queste forme avverbiali.

Got

Molti scrittori riguardo, ma ho come una brutta parola, e hanno un punto. Se si può evitare per iscritto, in tal senso. Per esempio: ho avuto modo di iniziare a studiare deve subito. E: Ho avuto due incontri di questo pomeriggio.

Tipo di sorta o di

Questi sono OK in situazioni informali, ma in più documenti formali usare in qualche modo, piuttosto o molto invece. Per esempio: Eravamo tipo di piuttosto soddisfatti dei risultati.

Sia che stiate tenendo la riunione o presenti alla riunione, è educato a fare due chiacchiere mentre si attende la riunione per iniziare. Si dovrebbe discutere di cose non correlate alla riunione, come il tempo, la famiglia, o piani week-end. Ecco un breve dialogo di esempio:

Benvenuti

Una volta che tutti è arrivato, il presidente, o chi si occupa della riunione, dovrebbe formalmente il benvenuto a tutti per l'incontro e ringraziare i partecipanti per essere venuti.

Ecco un esempio di benvenuto del presidente di una riunione:

Guardando il Time

Una delle cose più difficili su cui è attribuita una riunione efficace è rimanere entro i limiti di tempo. Un ordine del giorno buona illustrerà quanto tempo ogni elemento deve prendere. Un buon presidente farà il suo meglio per restare entro i limiti. Ecco alcune espressioni che possono essere utilizzati per tenere la riunione che scorre al ritmo adeguato.

Riconquistare Focus

E 'facile da ottenere fuori tema quando si ottiene un numero di persone nella stessa stanza. E 'responsabilità del presidente di mantenere la discussione si è incentrata. Qui ci sono alcune espressioni di tenere la riunione centrata sulle voci come appaiono all'ordine del giorno.

È possibile utilizzare numeri o punti elenco negli elenchi verticali. liste verticali sono un ottimo modo di presentare le informazioni più complesse in modo chiaro. Qui stiamo solo andando a mostrare tre tipi di elenchi puntati. Le differenze tra i tre tipi si trovano nel modo in cui le liste sono punteggiati.

Tipo 1

La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è una frase completa, in modo che inizia con la lettera maiuscola e termina con un punto.

Tipo 2

La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è breve (una frase) e così i punti di non iniziare con una lettera maiuscola e solo l'ultimo punto è un punto fermo.

Tipo 3

La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è parte di una frase continuo. I punti non cominciano con le lettere maiuscole e c'è un punto e virgola (;) che separa ogni punto. Prima che l'ultimo punto c'è 'e' a dimostrare che essa è parte di una frase continuo.

Con questo tipo di elenco, fare attenzione che i punti di arrivo dopo l'introduzione sono grammaticalmente coerente. Date un'occhiata al seguente esempio di un elenco grammaticalmente incoerente.

Questo elenco non è corretto perché è necessario un altro 'che' nel terzo punto a fare una frase grammaticalmente coerente.

Questa lista è corretta perché "chi vive", "chi sono" e "chi sono" sono tutti i finali di partita plurale 'persone'. L'elenco è grammaticalmente coerente.

Iniziate chiedendo alla persona domande che sono facili da rispondere.

Un buon equilibrio è di circa due o tre domande chiuse, che hanno risposte brevi, e poi una questione aperta, in cui hanno di pensare e parlare di più. All'inizio, è spesso migliore, anche con domande aperte per tenerli semplice e facile.

Consigli

• Chiedi loro qualcosa di se stessi.
• Se non si conoscono il loro nome, quindi iniziare lì.
• Complimentarmi con loro circa la loro apparenza. Chiedete loro dove hanno preso quel vestito bello, orologio, cappello o altro.
• Commenta il loro buon umore, chiedete loro perché stanno cercando un po 'giù. Dicono di guardare distratti e chiedere perché.
• Chiedete se hanno famiglia, i nomi dei loro figli, quanti anni sono, come stanno facendo a scuola e così via.
• Chiedete loro professione, la loro carriera e piani per il futuro.
• Chiedi su hobby, interessi e quello che fanno con il loro tempo libero.
• Fai attenzione quando ti danno una risposta. Mostra interesse non solo per la risposta, ma in loro come una persona così
• E quando ti dicono qualcosa, mostrare interesse in essa. Follow up con più domande.

Se si utilizza una funzione grammaticale-check, le vostre frasi probabilmente ottenere contrassegnati a volte per un errore di chiamata "Passive Voice." Questa bandiera è solitamente accompagnato da consigli a "considerare la riscrittura con un verbo voce attiva".

E 'questo grave difetto? No! In realtà, la nostra grammatica-checker ha già segnalato tre delle nostre frasi all'inizio di questa Business Writing Tip, e non siamo preoccupati un po '.

Noi non siamo preoccupati, ma facciamo attenzione. Questo perché c'è un sacco di buoni consigli su come limitare l'uso dei verbi passivi. Per esempio, ci viene detto di cambiare:

"La superficie deve essere innescata" (passiva) a "Prime superficie" (attivo). Questo cambiamento ha un senso. I lettori hanno bisogno di istruzioni precise.

"Il tuo dono è apprezzato" (passiva) a "Ti ringraziamo per il tuo dono" (attivo). Questo è un altro suggerimento bene. "E 'apprezzato" suona impersonale, mentre "Apprezziamo" sente caldo.

Quando facciamo queste modifiche, si stanno sostituendo verboso, con frasi vaghe conciso, parole dirette. Questo è eccellente.
Ma ci sono quattro luoghi dove i verbi passivi adatta solo a destra:

I verbi passivi sono perfetti in questi quattro casi. Allo stesso modo, i verbi passivi nelle nostre frasi di apertura anche funzionare bene ("Get segnalati" e "è di solito accompagnato").

Sapere dove i verbi passivi appartengono, e non si lasceranno intimidire dal-check software grammatica di nuovo. La nostra grammatica-checker appena segnalato la frase precedente, ma sappiamo che il verbo passivo vi si adatta il nostro scopo e sembra proprio giusto!

• Immediatamente chiedere alla persona di parlare lentamente

• Nel prendere atto di un nome o informazioni importanti, ripetere ogni pezzo di informazione come la persona parla.

Questo è uno strumento particolarmente efficace. Ripetendo ogni pezzo importante di informazioni, o di ogni numero o una lettera, automaticamente rallentare il diffusore verso il basso.

• Non dire di aver capito se non l'hai. Chiedete alla persona di ripetere fino a quando non hanno capito.

Ricordate che l'altra persona ha bisogno di fare se stesso compreso, ed è nel suo interesse per assicurarsi che avete capito. Se chiedete a una persona a spiegare più di due volte che di solito rallentano.

• Se la persona non rallenta iniziare a parlare la tua lingua!

In the key expressions box below, you'll find a number of standard phrases that you might find useful for showing empathy in business situations. Click on the audio link to listen to the expressions.