Business English Tip of the Week

Avete mai ricevuto una lettera o e-mail in cui le frasi andare avanti e avanti, uno dopo l'altro in un ruscello, con una virgola solo a separarli? Queste frasi spesso contengono un numero di punti, alcune delle quali potrebbero essere correlati. Questo li rende difficili da leggere e capire. Ecco un esempio di una e-mail che abbiamo ricevuto da uno dei nostri abbonati:

Con una sola idea in ogni chiara, concisa frase, il messaggio potrebbe leggere così:

Abbiamo fatto includere più di una idea in due frasi in modo che il messaggio non sarebbe suono increspato. Ma erano strettamente correlati idee.

Quindi, il messaggio è: include una sola idea in ogni frase. A volte, è accettabile includere due idee in una frase, ma solo se sono strettamente correlati.

Per spiegare l'ordine in cui certe cose sono fatte

Per aggiungere un ulteriore punto

Per verificare che l'altra persona ti sta seguendo, o ha capito

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

• No punctuation at the end of lines in the inside address
  
• No punctuation following the salutation and complimentary closing
  
• No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

• No indentation of the salutation and complimentary closing
  
• No indentation in the paragraphs of the letter
  
• No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Se si deve parlare al telefono in inglese, non abbiate paura! La paura di parlare al telefono in una seconda lingua scompare se si pratica spesso. La parte più difficile su come utilizzare il telefono in una lingua che non è vostro è il fatto che non si può vedere altri occhi la persona, la bocca, e il linguaggio del corpo. Anche se potrebbe non essere a conoscenza di esso, in-a-faccia conversazione si faccia leggere le labbra e guardare per sorride, aggrotta le sopracciglia, e muovendo le mani, tutti che possono aiutare la comprensione di significato.

Inoltre, è vero che l'interazione telefonica non è forse sufficiente insegnato nelle aule ESL, né è un trattamento manuale di conversazione telefonica adeguata. Tali carenze pongono un serio problema per gli studenti ESL, tenuto conto di quanto tutti si affida al telefono nella vita quotidiana. Telefono parlare sembra essere un settore in cui gli studenti ESL sono particolarmente sensibili, in quanto spesso si afferma che è difficile parlare al telefono e che sia di evitare o limitare tali interazioni.

Qui ci sono alcuni suggerimenti per parlare inglese al telefono:

Parlino lentamente e chiaramente

L'ascolto qualcuno parlare in una seconda lingua per telefono può essere molto difficile perché non si può vedere la persona che si sta tentando di sentire. Tuttavia, può essere ancora più difficile per la persona che sta parlando con voi per capire. L'utente non può rendersi conto che la pronuncia non è chiaro perché il vostro insegnante e compagni conoscere e capire voi. Prestare particolare attenzione alle vostre zone deboli (come la "r" e "L's" o "b" e "V") quando si è al telefono. Se siete nervosi circa l'uso del telefono in inglese, è possibile notare voi stessi parlando molto in fretta. Pratica o scrivere quello che si sta per dire e fare un qualche respiro profondo prima di fare una telefonata.

Assicurati di comprendere l'altro diffusore

Non pretendo di capire tutto ciò che si sente per telefono. Anche madrelingua chiedono l'un l'altro per ripetere e confermare le informazioni di volta in volta. Questo è particolarmente importante se si sta assumendo un messaggio per qualcun altro. Imparare le espressioni appropriate che parlano inglese usare quando non si sente qualcosa di corretto. Non abbiate paura di ricordare la persona a rallentare più di una volta. Mantenete il vostro telefono in una zona che è lontano dalle distrazioni altro rumore, come una radio o la televisione.

Chiedi a un altro studente di esercitarsi parlando al telefono con te. È possibile scegliere una sera alla settimana e, a turno, telefonando a vicenda in un determinato momento. Provate a parlare per almeno quindici minuti. Si può parlare socialmente, o giochi di ruolo diversi scenari in un ambiente aziendale. Se non si ha accesso ad un telefono, è possibile praticare impostando due sedie su back to back. La cosa più importante nel praticare inglese telefono è che non sono in grado di vederci in bocca. E 'incredibile quanto le persone leggere le labbra senza rendersene conto.

Le aziende Usa e Recordings

Ci sono molti modi per ottenere telefonica inglese di prove libere. Dopo l'orario lavorativo, è possibile chiamare e ascoltare i messaggi registrati. Scrivere ciò che si sente la prima volta, e poi richiamare e controllare per vedere se le note sono precise. Utilizzare il telefono cellulare nella vostra vita quotidiana. Appello per una consegna della pizza invece di andare a mangiare fuori. Chiamare un salone per prenotare un appuntamento dal parrucchiere. Si può anche telefonare al cinema a chiedere per le liste invece di usare il giornale. Alcune grandi città hanno le registrazioni libero è possibile rivolgersi per richiedere informazioni come il tuo oroscopo del giorno o del tempo (assicurarsi che non state andando ottenere pagano per questi primi numeri). Alcuni prodotti hanno un numero telefonico gratuito sulla confezione che si può chiamare per informazioni. Pensate a una domanda che si potrebbe desiderare di chiedere e chiamare il numero gratuito! Ad esempio, chiamare il numero sul retro della scatola di cereali e chiedere coupon. Dovrete indicare il vostro nome e indirizzo. Assicurarsi di avere una penna a portata di mano in modo che sia possibile ripetere le informazioni e controllare la vostra comprensione.

Ulteriori Telefono Etiquette (costumi)

Il modo in cui si parla con il tuo migliore amico al telefono è molto diverso per il modo in cui si dovrebbe parlare con qualcuno in un contesto di lavoro. Molti oratori ESL fare l'errore di essere troppo diretta al telefono. E 'possibile che la persona in linea altri penseranno che sei maleducato di proposito se non usare un linguaggio formale in determinate situazioni. A volte basta una parola come "potrebbe" o "può" è necessario per il suono gentile. Si dovrebbe usare la stessa verbi modali si userebbe in un formale faccia a faccia "situazione". Prendetevi il tempo per imparare a rispondere al telefono e dire addio in modo educato, così come tutti i vari modi si può iniziare e terminare una conversazione casuale.

Date e numeri Practice

Si dovrebbe abituarsi a dire date e numeri a voce alta. Tu e un amico può scrivere un elenco di date e numeri e, a turno, la loro lettura al telefono l'uno all'altro. Registrare quello che senti. Cambio le note del giorno successivo e controllare le vostre risposte.

Leggendo gli esempi di seguito vi aiuterà a conoscere meglio gli usi ei significati delle preposizioni di tempo e di date.

Utilizzare a + un momento particolare

(Ma non in quanto segue: 'il tempo è? Che cosa', le otto quindici '.)

Periodi della giornata

No preposizione con questo ... o stasera

N. preposizione con ieri ... o scorso / prossimo ...

Ma si noti: di notte

Utilizzare il + un particolare giorno / data

Il tempo, nel tempo, per il momento, alla fine del, entro la fine di, alla fine

Queste frasi sembrano simili ma hanno significati diversi. Guardate gli esempi qui sotto:

Alla fine, significa 'finalmente / come risultato finale'

Tutte le lingue hanno i loro modelli di intonazione propria. Perché è importante l'intonazione? Intonazione veicola sia il significato e l'atteggiamento, per cui quando un madrelingua non ottiene l'intonazione sbagliata, s / he può essere frainteso o male interpretato a volte come suonare scortese o esigente quando questo non è destinato.

Se un madrelingua non è quasi fluenti nella lingua inglese, l'intonazione è spesso l'unico modo in cui si può dire che s / egli è straniero. Inoltre, se un oratore straniero è avanzata in termini di grammatica, vocabolario, ecc, madrelingua renderà meno quote per i problemi di intonazione di quanto lo sarebbero con gli altoparlanti che sono, ovviamente, ad un livello più elementare.

Ad esempio, se un altoparlante livello avanzato suoni involontariamente scortese o esigenti, gli ascoltatori si assume che s / he significa.

Cosa possiamo fare per migliorare l'intonazione?

Ascoltate il più inglese parlato del possibile (su CD se non si riesce ad ascoltare madrelingua) e di essere a conoscenza di dove la voce sale e scende. Quando si ascolta, prova a prendere in considerazione l'atteggiamento e le sensazioni veicolate. Una parola, per esempio, si può dire in molti modi diversi, a seconda del significato che si desidera trasmettere.

Ci sono delle regole?

Sì, ci sono alcuni. Ad esempio, aprire domande più (quelli che iniziano con "quando", "dove", "chi", "che", cosa "," perché "e" come "terminano con un tono di caduta e la maggior parte domande chiuse (quelle che richiedono un" sì "o" rispondere di no "), terminano con un tono ascendente.

1. Scegli una tematica che ti interessa.
   
   
2. Scrivere una breve introduzione al tema cercando di usare come molti vocaboli che riguardano l'interessato possibile.
   
   
3. Utilizzo della tua introduzione, organizzare le idee principio relativo al soggetto in un albero vocabolario.
   
   
4. Per creare un albero di vocabolario, di mettere il soggetto al centro di un pezzo di carta.
   
   
5. Intorno al tema centrale, messo principali settori relativi al soggetto. Per esempio - i verbi, sostantivi, aggettivi descrittivi, ecc
   
   
6. In ciascuna di queste categorie, scrivere il vocabolario appropriato. Se è necessario, aggiungere sotto-categorie.
   
   
7. Crea il vocabolario stesso albero nella vostra lingua madre.
   
   
8. Il tuo albero lingua madre sarà molto più dettagliate. Utilizzare questo linguaggio albero originario come punto di riferimento per cercare parole nuove e compilare il proprio albero inglese.
   
   
9. Riscrivere la tua introduzione relativa alla approfittando oggetto del nuovo vocabolario imparato.
   
   
10. Per fare questo vocabolario attivo, la pratica della lettura ad alta voce la sua introduzione fino a quando si può presentare a memoria.
    
    
11. Chiedi a un amico o collega di ascoltare la tua presentazione e vi chiedo di domande sul tema.

È inoltre possibile utilizzare il telefono in un business anche per altre ragioni. Dopo tutto, è possibile utilizzare il telefono per parlare con i clienti al lavoro, ma anche parlare con i colleghi e collaboratori al telefono, e non sono clienti.

Ci sono davvero due tipi di clienti - interni ed esterni. quelle esterne sono le persone che chiamare la propria azienda per acquistare prodotti e servizi. Il cliente esterno chiamata richiede il vostro telefono maniere migliori.

Quando si lavora con altre persone o si coordinano con altri dipartimenti o divisioni, si interagisce con i clienti interni. Se un collega chiede che necessitano di dati da voi per preparare una relazione, quella persona è veramente il cliente interno. telefonate interne meritano lo stesso livello di cortesia che normalmente si usa con i clienti reali.

Telefono di cortesia deve diventare un'abitudine. Che tu sia interagendo con clienti esterni o interni, la cortesia è sempre il telefono migliore strategia.

FOCUS SUL TELEFONO DI CORTESIA

Disegnare sulla vostre esperienze telefono - sia come cliente e come imprenditore - per rispondere alle domande che seguono. Quindi prendere in considerazione ciascuna delle punte telefono collegato.

1. Quando si effettua una chiamata, quanti anelli si fa a permettere prima di assumere il partito non ha intenzione di rispondere?

2. Quando il telefono squilla, quanto velocemente si fa a rispondere?

3. Sei mai stato perso quando qualcuno ha cercato di trasferire la chiamata?

4. Quando si effettua una chiamata d'affari, ti piace essere messa in attesa? Quando sei in attesa, avete mai sentito abbandonato o lasciato in sospeso?

5. Siete mai stati al telefono quando l'altra parte lasciò cadere il ricevitore o accidentalmente sbattuto sulla scrivania?

6. Come vi sentite quando parla al telefono a qualcuno che è mangiare o di bere durante la conversazione?

7. Che impressione si ottiene quando l'altra persona armeggia attorno alla ricerca di un pad o una matita?

8. Quando qualcuno dice lui / lei chiamerà indietro ad un tempo specifico - ma non, come ti senti?

9. Supponiamo che si riceve una chiamata e sono scollegati. Chi prende l'iniziativa di riprendere la chiamata?

Tag domande sono domande piccole aggiunte alla fine di un'istruzione, ad esempio:

La struttura del tag

Qui ci sono una serie di questioni tag:

Nota: gli elementi strutturali:

• Il primo elemento contiene un verbo, spesso 'essere' o 'fare', e spesso è una ripetizione del verbo usato nella dichiarazione.
• Il verbo è fatto negativo, in forma breve.
• Il secondo elemento è un pronome.

Uso Domande Tag

Usa domande tag per sottolineare e incoraggiare l'altro d'accordo con te. Trasformano una forte dichiarazione in una domanda che è difficile non essere d'accordo con.

Guadagnare accordo

Fare una dichiarazione forte e aggiungere una domanda tag:

Finiranno, essi non? Io sono la persona migliore per il lavoro, no? Questo è il modo migliore per farlo, non è vero? Lei è la persona migliore per il lavoro, non è lei? Non ci sono abbastanza posti a sedere per la riunione, ci sono? Dobbiamo comprare questo apparecchio il più presto possibile, non dovremmo?

Guadagnare Compliance

Inizia con quello che vuoi che l'altra persona a fare, e poi terminare con un tag come 'non è vero' o 'non puoi'.

Lei non me lo faccia sapere, vero? Arriverete alla danza, non è vero? Potete fare questo oggi, no? Non si può costringerlo a farlo, vero?

Qui vi presentiamo una serie di strutture linguistiche utili per lasciare un messaggio al telefono.

La lingua desiderata per lasciare messaggi possono essere classificati nelle seguenti sezioni:

Chiedere a qualcuno

Chiedere quando qualcuno è tornato

Chiedendo di lasciare un messaggio

Spiegando il motivo della chiamata

Lasciare un messaggio contenente informazioni solo

Lasciare un messaggio di richiesta di azione

Altre espressioni utili

Un buon modo per rendere le vostre presentazioni efficaci, interessanti e semplici da seguire è quella di ricorrere alla segnaletica lingua. 'Linguaggio Segnaletica' è la parole e le frasi che la gente usa per raccontare l'ascoltatore ciò che è appena accaduto e cosa sta per accadere.

In altre parole, segnaletica guida in lingua l'ascoltatore attraverso la presentazione. Un presentatore buona volontà di solito uso un sacco di segnaletica linguaggio, quindi è una buona idea per imparare alcune delle frasi di uso comune, anche se si dedica più tempo ad ascoltare le presentazioni di dare loro! Segnaletica lingua è di solito abbastanza informale, quindi è abbastanza facile da capire.

Ecco alcuni utili lingua:

Introdurre l'argomento

Finitura un soggetto

Un altro argomento di partenza

Analizzare un punto e formulare raccomandazioni

Dare un esempio

Si occupano di questioni

Riassumendo e concludendo

Ordinazione / Sequencing

Quando ti presenti? Quando si riconosce qualcuno e lui o lei non ti riconosce, quando sei seduto accanto a qualcuno che non conosci, quando l'introduttore non ricorda il tuo nome e quando sei l'amico di un amico. Estendere la tua mano, e offrire il vostro ultimo nome e condividere qualcosa su di te o l'evento che stai frequentando.

Suggerimento: in una auto-presentazione, non ti danno un titolo come il signor, signora, il dott, ecc

In una persona introduzione tre, il tuo ruolo è quello di introdurre due persone tra loro. In un business o di lavoro / situazione sociale, si deve considerare il grado delle persone coinvolte, al fine di mostrare rispetto. Semplicemente dire prima il nome della persona che deve essere mostrato il massimo rispetto. E ricordate, il sesso (se qualcuno è maschio o femmina) non conta nel mondo degli affari; protocollo si basa su di rango. dipendenti Senior outrank dipendenti junior e clienti o clienti outrank ogni dipendente (anche l'amministratore delegato).

Inizia con il superiore il nome, aggiungere la frase di introduzione, dicono altri persona il nome e aggiungere alcune informazioni sulla seconda persona. Poi invertire l'introduzione da parte seconda parola è il nome, seguito dalla frase di introduzione e il superiore di nome e di informazione. Quando un partito introduzione tre è fatto correttamente, i due popoli introdotta dovrebbe essere possibile avviare alcune piccole parlare sulla base di quello che avete condiviso su ciascuno di essi. Introduzioni dovrebbero partita, per cui se si conosce il nome e l'ultima prima delle due persone, dire tanto. Se si conosce solo il nome di una persona, dico solo i nomi di entrambi.

Esempi:

"Il signor Brown, mi piacerebbe introdurre signora Ann Smith, che ha iniziato ieri presso la Direzione Amministrazione. Ann, questo è il Douglas Brown, il nostro amministratore delegato".

(Ann farebbe bene a chiamare l'amministratore delegato "Mr. Brown" subito e non può assumere lei lo chiama per nome. Utilizzare sempre i cognomi dei superiori e dei clienti fino a quando non sono invitati a fare altrimenti.)

"Pete, vorrei introdurre a voi Doug Brown, il nostro CEO. Doug, mi piacerebbe di incontrare Pete Johnson, che ha visto la nostra azienda per la sua campagna pubblicitaria."

Suggerimento: non dire "mi piacerebbe farvi conoscere ..", ma piuttosto "Mi piacerebbe introdurre a voi"

Suggerimento: Sempre riposare per una introduzione.

Per avere successo nel business, hai bisogno di buone abilità sociali. Saper stringere la mano e gestire le presentazioni può dare un vantaggio rispetto alla concorrenza!

1) Alcune persone vogliono imparare studiando la grammatica inglese e poi usarlo nelle frasi. Altre persone come imparare attraverso l'ascolto parla inglese e poi ripetendo il miglior modo possibile. In realtà, il modo migliore per imparare è usare entrambe queste tecniche insieme.

2) Quando si impara una nuova parola, scriverlo nel vostro notebook. Scrivere la definizione in inglese, non nella tua lingua. Qui di seguito il significato, scrivere la frase o una frase in cui si trova la parola.

3) Molti verbi, sostantivi e gli aggettivi vengono usati con alcune preposizioni. Per esempio: paura + di + o applicare per. Assicurarsi che si imparano le parole con i loro preposizioni.

4) Una delle quattro abilità: lettura, scrittura, ascolto e conversazione, il modo migliore per imparare nuovi vocaboli è attraverso la lettura.

5) Leggere il giornale del giorno nella tua lingua e quindi leggerne uno in inglese. In questo modo, si conosce già il contesto e le idee principali delle storie principali. Sarà più facile per voi a indovinare il significato di parole nuove.

6) Leggi i lettori classificato. Questi forniscono un'eccellente pratica per una lettura elementare per studenti di livello avanzato.

7) Leggere qualcosa che ti interessa a. Se ti piace lo sport, leggere di sport. Se ti piace la moda, leggere di moda.

8) Trovare corrispondenti, il modo tradizionale, o un epal da internet.

9) Provate a leggere e lasciare messaggi su una message board online.

10) Parla tanto e quanto più spesso possibile in inglese. Non preoccupatevi troppo per la grammatica quando si parla. E 'ok per commettere errori.

• immaginare una scena nella tua testa
• capire chiaramente ciò che lo scrittore sta cercando di dire
• d'accordo o in disaccordo con lo scrittore

Quando si impara una lingua, ascoltare, parlare e scrivere sono importanti, ma la lettura può anche essere molto utile. Ci sono molti vantaggi associati con la lettura, tra cui:

Don't Panic
	Questo è più facile a dirsi che a farsi, ma è davvero la chiave per il successo. Si deve perdere la paura del telefono. Effettuare almeno una chiamata al giorno in lingua inglese ad un amico solo per la pratica.
Impara parole e frasi chiave Standard
	Parole chiave e frasi standard salire ancora e ancora al telefono. Imparare ed usarli! Non cercare di essere troppo intelligente sul telefono; bastone per le frasi standard.
Inizio e Fine Bene
	Un inizio sicuro è importante. Dire chiaramente, e non troppo in fretta, chi sei e perché si chiama: "Questo è Helen Chan da IBF Ltd. sto chiamando sul tuo ordine per ..." Cercate di evitare di dire "Il mio nome è ..."; questo suona meno professionale. Al termine della chiamata, ringrazio l'altra persona: "Grazie per il vostro aiuto." Se ti ringrazio, rispondere con "You're welcome".
Imparare a controllare le chiamate
	madrelingua inglese spesso parlano troppo velocemente e non sufficientemente chiaro. Assicuratevi di sapere come fermarli o rallentarli. Frasi come: "Mi dispiace, non ho capito che" e "Mi dispiace, si potrebbe parlare un po 'più lentamente" vi aiuterà a controllare la situazione. Non essere imbarazzato per fermare il chiamante.
Ascoltate attentamente
	Ascolta il vocabolario e le frasi che il chiamante utilizza. Spesso si sarà in grado di dire le stesse cose più tardi nella stessa conversazione. Il vostro partner potrebbe non notare quello che stai facendo, ma ti sentirai bene che tu abbia attivato il tuo vocabolario passivo.
Ammorbidire la tua lingua
	altoparlanti cinesi spesso scortese suono in inglese, perché sono troppo diretto. 'Desideri' e 'potrebbe' sono le due parole chiave. "Mi piacerebbe parlare con Jane Brown, per favore" è molto meglio di "Voglio parlare ...".
Creare un clima positivo
	Sorridi quando si è al telefono. Fa davvero fare la differenza per il modo in cui suono. E l'impressione che si crea può fare una grande differenza per le vostre probabilità di successo aziendale. Se non siete sicuri come il suono del telefono, registrare voi stessi durante una conversazione. Si può essere sorpresi dal risultato.
Impara a Spell
	Sapete l'alfabeto telefonico in lingua inglese? Se no, imparare. E 'importante non solo saper dire le singole lettere, ma anche per essere in grado di controllare loro: "è stato che ho per l'India o E per Echo?" (Non dico "E come Echo").