Business Writing

Etiquette Email

12 Jul 2020

Emailing Quelqu'un qui ne vous connaît pas

Il ya quelques points importants à considérer lors de l'écriture électronique, en particulier lorsque emailing quelqu'un qui ne vous connaît pas.

  • Inclure une rubrique soumise significative, ce qui permet de clarifier ce que votre message est d'environ et peut également aider le destinataire hiérarchiser la lecture de votre courriel.
  • Ouvrez votre e-mail avec une salutation comme "Chan Monsieur» ou «Chère Madame Tam».
  • Utilisez orthographe standard, la ponctuation et la capitalisation. NE PAS UTILISER TOUTES LES MAJUSCULES. C'EST COMME DE CRIER!
  • Ecrire claire, des paragraphes courts et être direct et au point. Ne pas écrire des emails inutilement long.
  • Soyez aimable et poli, mais ne faites pas de blagues ou de remarques pleines d'esprit.
Conversations Email continue

Une fois que vous avez échangé des courriels avec une personne sur un sujet donné, il est probablement OK pour quitter voeux de votre suivi des emails. Voici quelques autres points à considérer quant à la poursuite des conversations par courriel:

  • Essayez de répondre dans un délai raisonnable, même si «raisonnable» dépendra des attentes du destinataire et le sujet abordé.
  • Garniture revenir les anciens messages: la plupart des clients de messagerie gardera copie des messages plus anciens au fond d'un email. Supprimer les anciens messages de façon à maintenir la taille de votre message de devenir trop grands, et de conserver vos messages d'un blanc immaculé.
  • Si quelqu'un demande beaucoup de questions, il peut être OK pour intégrer vos réponses dans le message de l'expéditeur copiée au bas de votre e-mail. Cependant, si vous allez faire ceci, être sûr de le dire au début, et laissez beaucoup d'espace, par exemple:
> Offrez-vous des remises pour des commandes en vrac?

Oui. 10% pour les commandes de plus de 100 unités.

> Combien de temps dure la livraison prend normalement?

Environ 10 jours après la date d'une ordonnance.
 

Ponctuation - Le tiret (-) et supports ()

16 Feb 2020
Le tiret (-)

Utiliser un tableau de bord pour indiquer un changement de la pensée, ou de mettre en évidence et accorder davantage d'importance à l'information additionnelle insérée dans une phrase

Tous les officiers - Jane, Susie, Brent, et Michael - seront présents à la réunion.
Tous les agents seront présents à la réunion - Jane, Suzie, Brent, et Michael.
Mary - qui s'occupait occupé avec un client - ne pas assister au séminaire de vente.

Un tableau de bord peut également être utilisé pour déclencher l'information à la fin d'une phrase.

Nous avons tous signé le contrat - enfin.

Supports (.....)

Utilisez les parenthèses («entre parenthèses» en anglais américain) pour atténuer l'impact de l'information relative qui est ajoutée à une peine d'emprisonnement. Les informations ajoutées ne doit pas être aussi important que l'information contenue dans la phrase.

Mary (elle ne rejoint la société la semaine dernière) a décidé de ne pas aller au barbecue de la société.

lui-même la phrase suivante: Remarque: Utilisez des virgules au lieu de crochets de mettre à part l'information qui est à peu près aussi importante que l'information dans le fichier.

Les supports sont également utilisés si vous donnez un nom long d'une société ou d'un document, puis donner l'abréviation, par exemple, d'aide aux employés (PAE). Les supports doivent joindre le formulaire abrégé quand il apparaît en premier. Vous pouvez ensuite consulter à la forme abrégée seulement, sans crochets, dans le reste de la lettre. C'est une façon, vous pouvez utiliser des abréviations dans votre lettre et être certain que votre lecteur connaît leur signification.

 

Inclure une idée par phrase

19 Jan 2020

Avez-vous déjà reçu une lettre ou un courriel où les phrases encore et encore, les uns après les autres dans un ruisseau, avec des virgules seulement à les séparer? Ces phrases contiennent souvent un certain nombre de points, dont certains pourraient être liés. Cela les rend difficile à lire et à comprendre. Voici un exemple d'un e-mail que nous avons reçu d'un de nos abonnés:

Je travaille en tant que gestionnaire à Dubaï, la communication avec nos clients est en anglais, donc je dois envoyer des mails, lettres, etc, vous le savez, mais le problème est que je veux en savoir plus la façon d'écrire, je sens que je suis très mauvais en écriture, alors j'ai besoin de votre aide dans ce domaine, comment puis-je me développer, j'apprends à partir de votre site, mais j'ai besoin de plus si possible, merci d'avance pour votre aide, je me réjouis de vous entendre.

Avec une idée claire de chaque phrase concise, le message pourrait se lire comme suit:

Je travaille comme gestionnaire à Dubaï. La communication avec nos clients "" e-mail, lettres, etc "" est en anglais. Le problème est que je suis très mauvais dans l'écriture. Je veux apprendre à mieux écrire, et j'ai besoin de votre aide dans ce domaine. Bien que j'apprends de votre site, j'ai besoin de plus si possible. Comment puis-je me développer?

J'ai hâte de vous entendre. Merci pour votre aide.

Nous ne comprennent plus d'une idée en deux phrases pour que le message ne ​​serait pas son saccadé. Mais elles sont étroitement liées idées.

Donc, le message est: y compris une seule idée dans chaque phrase. Parfois, il est acceptable d'inclure deux idées dans une phrase, mais seulement si elles sont étroitement liées.

 

Open Punctuation /Full Blocked Layout Style

05 Jan 2020

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

  • No punctuation at the end of lines in the inside address
  • No punctuation following the salutation and complimentary closing
  • No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

  • No indentation of the salutation and complimentary closing
  • No indentation in the paragraphs of the letter
  • No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Sunshine Holidays
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
I
P29 7HG

Our Ref SLS/RWT

2 April 20xx

Mr K Francis
29 Darlington Mews
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Dear Mr Francis

HOLIDAY ENQUIRY

Thank you for your recent enquiry. Please find enclosed our holiday brochure containing weekend breaks in Rome.

We are very proud of our weekend breaks and feel sure you will find just what you are looking for.

If you would like to make a booking, or require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely


John Jackson
Manager

Enc

cc Susan James

 

Conseils pour l'édition de vos documents d'affaires

15 Sep 2019
Lisez votre écriture pour vérifier que les idées sont structurés de manière logique, et qu'ils découlent naturellement pour le lecteur. Ensuite, vérifiez à nouveau et la grammaire des fautes d'orthographe.

Un mot d'avertissement

Beaucoup de gens utilisent les correcteurs d'orthographe sur leur traitement de texte. Bien que ceux-ci peuvent aider, ils ont aussi des limites. Par exemple, certains mots anglais ont plus d'une orthographe correcte. Par exemple, «il» et «leurs» sont correctes, mais vous devez vérifier que vous avez la bonne orthographe.

Un autre problème avec les correcteurs d'orthographe, c'est qu'ils sont définis par défaut à l'un ou l'anglais américain orthographe britannique. Il n'a pas d'importance dont l'orthographe système que vous choisissez, aussi longtemps que vous êtes cohérent dans votre choix. Par exemple, si votre correcteur orthographique est fixé à un système orthographique anglais américain et que vous tapez le mot «organisation», le mot est représenté comme une faute d'orthographe. Colombie anglophones normalement (mais pas toujours) sort «organisation» avec un «s». Si vous écrivez en anglais britannique, changer le paramètre par défaut afin que votre correcteur permet des mots tels que «organisation».

Modification de Conseils

Lisez votre texte à haute voix. Cela vous aidera à voir ce que vous avez écrite à travers les yeux de votre lecteur. Y at-il assez de ponctuation dans vos phrases? Si vous êtes essoufflé lorsque vous lisez une de vos phrases, alors vous saurez que vous n'avez pas assez mis en virgules.

Demandez à un ami ou un collègue de lire votre écriture pour vous - ils pourraient trouver quelque chose que vous ne voyez pas.

Si vous avez le temps, laissez votre écriture pour un couple de jours. Quand vous revenez à lui, vous voudrez peut-être changer certaines choses.

Soyez conscient de vos propres problèmes lorsque vous écrivez en anglais. Par exemple, si vous savez vous avez des difficultés avec les objets ou les temps de verbes, de rechercher activement ces sortes d'erreurs lorsque vous vérifiez votre écriture.

Vérifier pour le style et le ton. Votre écriture est poli? Il ya beaucoup de phrases standard que nous utilisons dans la correspondance d'affaires de son poli. Politesse va un long chemin dans les affaires de l'Ouest et paraître trop direct ou impoli est une erreur culturelle. anglophones ne peuvent pas prendre en considération le fait que l'anglais n'est pas votre langue maternelle.

Modification de liste de contrôle

  • Est-ce clair?
  • Le lecteur sait que faire ensuite?
  • Est-il concis et précis?
  • Est-elle organisée?
  • Les idées, les phrases et les paragraphes liés?
  • Est-ce assez simple?
  • Est-il assez polis?
  • Est-ce la mise en page facile à lire?
  • Les expressions standard correct?
  • Est-ce que la ponctuation?
  • Est-ce que les règles de grammaire? Vérifiez vos articles, temps de verbe, sujet et le verbe accord, le référencement et l'orthographe.
 

Les 10 erreurs classiques de l'anglais des affaires Rédaction

08 Sep 2019
Voici le classique dix fautes d'écriture d'affaires:

1. Le manque d'objectif clair

La première erreur est faite avant même de commencer à écrire. Beaucoup de gens commencent à écrire sans se demander Qu'est-ce que je veux dire? ou Qui suis-je écrire pour? Si vous n'avez pas un objectif clair, votre lecteur ne peut pas savoir ce que votre texte est sur le point.

2. Pas de planification

La planification est essentielle à une bonne écriture. Si vous notez vos idées dans l'ordre que vous en pensez, votre texte sera incohérente et désordonnée. Le mieux organisé le texte, plus votre lecteur de le comprendre.

3. Manque de cohésion

Il est important de "signal" - pour voir votre lecteur qui "direction" que vous prenez. En gros, plus vous pouvez lier vos phrases, des idées et des points, plus il est facile pour votre lecteur de suivre vos idées. Utilisation de mots de liaison et des phrases permet à votre lecteur de vous suivre.

4. Manque de clarté ou de phrases trop longues

parler d'affaires à la culture anglaise valeurs brièveté à la rhétorique. Donc, en utilisant plus de mots que nécessaire pourrait signifier que votre message clé est enterré dans une masse de mots. Rédaction claire et concise est essentiel si vous voulez que votre écriture pour avoir une chance d'être lu et compris.

5. style inapproprié

Votre choix de style est régie par le but de votre écriture et votre relation avec votre lecteur. Obtenez le niveau de formalité mal, et vous risquez de provoquer infraction. Une fois que vous avez décidé de votre objectif, vous pouvez aussi penser à la complexité de la langue que vous utiliserez, ainsi que le type de vocabulaire et de style.

6. ton inapproprié

Associés à un style est d'utiliser le bon ton de la voix avec votre lecteur. Si vous paraître grossier quand vous écrivez, vous avez moins de chances d'obtenir les résultats que vous voulez.

7. Grammaire incorrecte

mauvaise grammaire peut vous empêcher de sens et source de confusion ou de malentendus. Relecture peut souvent vous aider à identifier les erreurs, mais d'apprendre à écrire correctement est fondamental à la communication de bonnes affaires.

8. Incorrecte de ponctuation

La ponctuation incorrecte peut rendre votre écriture difficile à lire, ou même conduire à des malentendus. La ponctuation est un domaine que les deux et non-natifs de langue maternelle anglaise se tromper, mais il ya des règles claires relativement à vous aider à présenter vos idées plus clairement.

9. disposition du texte pauvres

blocs denses de texte, pas de l'espacement ou la marge, ou trop espacement tous rendre votre écriture visuelle difficile à lire. Prêter attention à la façon dont quelque chose semble sur la page signifie que votre écriture a une meilleure chance d'être lu.

10. Incorrecte des phrases types

Il ya certaines phrases types dans l'écriture d'affaires, et en utilisant les expressions conventionnelles mal peut vous faire paraître amateur ou professionnel. Par exemple, la prochaine fois que vous écrivez à une femme, assurez-vous de ne pas involontairement insulter par écrit Chère Madame, Cher Madame, Cher-Dame, ou pire encore, chère Madame.

 

Erreurs lors de la rédaction de lettres de demande d'emploi

01 Sep 2019
Si vous avez déjà vu un lot de lettres envoyées en réponse à une annonce d'emploi, vous savez qu'ils peuvent être très drôle. Un échantillonnage aléatoire démontre habituellement toutes les erreurs dans le livre (comme l'envoi de la lettre à la mauvaise compagnie). Voici vingt-cinq erreurs courantes à éviter:

1. S'adressant lettres, «Monsieur» ou «Bonjour» Comme vous le savez, beaucoup de lecteurs sont aujourd'hui des femmes. Si le sexe n'est pas claire, la salutation doit être quelque chose comme "directeur du personnel Madame, Monsieur,» ou «Cher directeur des ressources humaines."

2. S'adressant lettres, «A qui cela peut intéresser." Découvrez qui recevra la correspondance, et il adresse personnellement. Nous avons reçu une lettre adressée à «Monsieur Celui que,« à laquelle nous avons répondu, "Je vais répondre à rien, mais ça!"

3. En joignant une photo. Oubliez la photo, sauf si vous êtes un modèle ou un aspirant acteur.

4. Écriture ou en tapant sur un CV ou vieux papier en-tête. Si vous avez déménagé, recommencer. Changements sur les documents anciens ne sont pas acceptables.

5. Pas de signature. Même si vous tapez votre nom à la fin de la correspondance, vous devez signer la page de votre main pour lui donner une touche personnelle.

6. Fautes d'orthographe. Un candidat a dit qu'il était bien adapté pour "et l'édition des tâches d'écriture ... t contac moi à l'adrwss ci-dessous." Souhaitez-vous lui donner votre travail d'édition? Un autre auteur a dit qu'elle allait profiter de "l'audience nous former." traitement de vérificateurs d'orthographe Word faire des erreurs; donc tout la preuve.

7. lettres d'écriture. Brief 30-mot des notes de remerciement peut être manuscrite, si lisible. Toute autre correspondance doit être dactylographié ou traitement de texte, même si vous devez emprunter un traitement de texte ou de payer un service de secrétariat. lettres manuscrites ne dis pas «affaires».

8. Le télécopieur lettres de façon inattendue.

9. Oublier d'inclure votre numéro de téléphone. Une femme a écrit: «S'il vous plaît appelez-moi à la maison», mais ne comprend pas un numéro de téléphone. Qui avait l'air mauvais.

10. design encombrés. Certains demandeurs d'emploi se sentent l'envie de "faire preuve de créativité" en utilisant différents types tailles et les polices. Évitez cela dans la correspondance d'affaires. Sauf dans de rares cas, des lettres d'affaires devrait ressembler conservatrice. Si vous voulez faire preuve de créativité, le faire dans votre choix de mots. Sauvegarder Microsoft Publisher et Photoshop pour vos cartes de Noël!

11. Utilisation d'une boîte postale comme adresse. Sauf dans de rares cas, comme la réalisation d'une recherche d'emploi confidentielles, utilisez une adresse de rue. Les boîtes postales semblent «transitoire».

12. phrasé étrange, comme «une occasion d'élargir mes forces et mes faiblesses supprimer ...» Ou encore: «Vous pouvez penser que je suis un tantinet surqualifiés». Ou, «Ci-joint mon CV s'il vous plaît trouver." Parlez-vous de cette façon? Vous devez écrire dans la manière dont vous parlez. Évitez les mauvaises phrasé en faisant la critique d'autres vos lettres.

13. Les fautes de frappe, comme "merci pour votre aide."

14. Formulaire d'envoi des lettres. Certaines lettres contiennent "remplir les blancs." Les formes génériques ne fonctionnent pas bien.

15. Pas assez dire. Une lettre de motivation veux lire, "S'il vous plaît accepter mon curriculum vitae ci-joint pour le poste de directeur exécutif. Je vous remercie." C'est trop court. Une lettre est une occasion de vendre. Donc, dire quelque chose sur vous-même.

16. Se terminant par «Je vous remercie de votre attention." Tout le monde finit leurs lettres de cette façon, alors s'il vous plaît pas. Essayez quelque chose de différent, comme «Je suis ravi de parler plus loin», ou «Je sais que je pourrais faire un bon travail pour vous." En va de même pour «Sincèrement,» et «Bien à vous." Tout le monde les utilise. Trouver quelque chose de différent comme "souhaite bonne», «Avec mes meilleures salutations,» ou «Avec beaucoup d'enthousiasme."

17. ÉCRIRE EN MAJUSCULES. Il est difficile de LIRE. NE LE FAITES PAS.

18. Abréviation République, Ave., Décembre, et tous les autres mots. Prenez le temps de préciser mots. Il semble tellement mieux.

19. Oublier de joindre votre CV. Si vous dites que vous enfermant un, puis faire.

20. Justifier les marges de droite. Lorsque vous "justifier le droit», vous créez de grands écarts entre les mots à l'intérieur de vos phrases.

21. Oubliant la date et / ou salut.

22. En utilisant les imprimantes matricielles. La plupart sont difficiles à lire et ils vous font ressembler à un ingénieur. Si possible, utilisez une imprimante laser, même si vous devez emprunter un.

23. Dire des bêtises. "Je travaille à inculquer conduits approprié pour intégrer les connexions d'enseignement tout en encourageant les formes de création individuelle." Qu'est-ce? Donnez dans la plaine, l'anglais moderne.

24. Oublier de mettre la lettre dans l'enveloppe.

25. Le mot de l'alinéa 300. La pire erreur que dans le marketing est écrit trop longtemps. Limiter à peine dix ou vingt mots, et les paragraphes limite à quatre ou cinq lignes. En écrivant une lettre, est court généralement mieux. Essayez de limiter vos lettres à une page.

 

Structurer un rapport d'information officielle

04 Aug 2019

Il existe différents types de rapports et de différentes façons de les structurer. Rédaction du rapport peut être très technique, mais ici nous allons vous montrer un modèle de structuration d'un rapport d'activité formelle.

Combien de sections?

La plupart des rapports comprennent les sections suivantes:

  • Titre
  • Résumé
  • Introduction
  • Méthode
  • Résultats
  • Discussion
  • Conclusions
  • Références
  • Annexes

Ce qui se passe dans chaque section?

1. Titre

  • Cela devrait être court et précis. Il doit informer le lecteur sur la nature de votre recherche.
  • Omettre tout par exemple des détails inutiles »Une étude de ...». n'est pas nécessaire.

2. Résumé

Le résumé est une synthèse d'auto-contenue de l'ensemble de votre rapport. Il sera donc rédigé en dernier et est généralement limité à un seul paragraphe. Il doit contenir:

  • Un aperçu de ce que vous avez enquêté (comme indiqué dans votre titre)
  • Pourquoi avez-vous choisi d'aborder ce domaine particulier brève référence à la recherche antérieure effectuée dans le domaine
  • Votre hypothèse (prévision de ce que les résultats seront affichés)
  • Un bref résumé de votre méthode
  • Votre principales conclusions et leur lien avec votre hypothèse
  • Une conclusion qui peut inclure une proposition pour de nouvelles recherches

3. Introduction

L'introduction "met en scène" pour votre rapport, c'est le fait de deux façons:

  • En introduisant le lecteur de façon plus détaillée dans la zone sous réserve que vous cherchez à
  • En présentant vos objectifs et hypothèses

Expliquez le contexte du problème en se référant aux travaux antérieurs dans le domaine.

Discutez brièvement des résultats et la façon dont ces communiquer avec votre recherche.

Enfin, l'état de vos objectifs ou des hypothèses.

4. Méthode

La section devrait décrire la méthode à chaque étape de la façon dont vous avez effectué vos recherches de manière suffisamment détaillée pour que le lecteur comprenne ce que vous faisiez. sur votre expérience, de la conception des méthodes d'échantillonnage de l'information, les participants, et l'ensemble de la procédure utilisée doit être clairement spécifiée.

Cette information est généralement présentée sous la sous-rubriques suivantes:

  • Objectif
  • Design
  • Les participants
  • Procédure (s)

5. Résultats

Votre section des résultats doit exposer clairement vos conclusions. Ce sont ce que vous allez baser votre commentaire dans la section discussion, de sorte que le lecteur a besoin pour être certain de ce que vous avez trouvé.

  • Présenter les données sous une forme résumée
  • Les données brutes

Ne pas trop compliquer la présentation et la description de vos résultats. Soyez clair et concis.

  • Décrivez ce que les résultats ont été, ne pas proposer des interprétations d'entre eux
  • Présentez-les dans un ordre logique
  • Ceux qui pointent le plus directement à votre hypothèse doit être donnée en premier

Présenter les données dans les tableaux et graphiques

  • Ne pas présenter les mêmes données dans deux ou plusieurs façons à savoir l'utilisation soit d'un tableau ou un graphique, ou texte seulement.
  • Rappelez-vous qu'un graphique devrait être compréhensible indépendamment de tout texte, mais vous pouvez accompagner chacune avec une description si nécessaire.
  • Utilisez des titres clairs et concis pour chaque figure. Dites quelles variables le graphique ou tableau compare.
  • Décrire ce que le montre le graphique ou un tableau, puis vérifier que c'est vraiment ce que ça se voit! Si ce n'est pas, vous avez besoin de modifier votre silhouette, ou votre description.

6. Discussion

La section discussion est la partie la plus importante de votre rapport. Elle concerne les conclusions de votre étude à la recherche que vous avez parlé dans votre introduction, ce qui place votre travail dans le contexte plus large. La discussion aide le lecteur à comprendre la pertinence de votre recherche. Ceci est votre chance de discuter, analyser et interpréter vos résultats par rapport à toutes les informations que vous avez recueillies.

La discussion sera probablement la plus longue section de votre rapport et devrait contenir les éléments suivants:

  • Un résumé des principaux résultats de votre étude
  • Une interprétation de ces résultats par rapport à vos objectifs, des prévisions ou des hypothèses, par exemple, si votre hypothèse est soutenue ou rejetée, et en ce qui concerne les conclusions d'autres recherches dans le domaine
  • Examen des implications plus larges de vos résultats.

7. Conclusions

La section conclusion résume brièvement les principales questions découlant de votre rapport

8. Références

  • Donnez des détails sur le travail par tous les autres auteurs que vous avez mentionné dans votre rapport
  • Vérifier un manuel de style ou des articles pour des variations dans les styles de référencement

9. Annexes

Les annexes contiennent des documents qui sont pertinents à votre rapport, mais perturberait son débit si elle était contenue dans le corps principal. Par exemple: des données brutes et les calculs; questions de l'entrevue, et un glossaire de termes ou d'autres informations que le lecteur peut trouver utile de se référer à. Toutes les annexes doivent être clairement étiquetés et renvoyé le cas échéant dans le texte principal (par exemple: «Voir annexe A pour un questionnaire par exemple).

 

Rédaction Nouvelles Bonne / Lettres Nouvelles Bad

21 Jul 2019
Le "Bonnes Nouvelles / Nouvelles Bad" lettre est l'une des lettres les plus efficaces, vous pouvez écrire. Cette lettre est appropriée lorsque vous avez une plainte justifiée et que vous souhaitez résolution. Par exemple, l'hôtel où vous avez séjourné avait pas d'eau chaude, et vous avez eu à prendre une douche à l'eau froide avant votre réunion d'affaires. Vous vous sentez vous ne devriez pas avoir à payer le montant total pour la chambre, et que vous souhaitez compensation.

Les éléments importants des bonnes nouvelles / lettre de mauvaises nouvelles sont la structure et le ton.

La structure dispose de quatre parties:

(1) un paragraphe d'ouverture de bonnes nouvelles
(2) les mauvaises nouvelles
(3) une solution
(4) une expression de bonne volonté.

Le paragraphe introductif devrait préparer votre lecteur en renforçant avec de bonnes nouvelles. Essayez de dire quelque chose de positif au sujet de votre expérience passée avec la société, personne ou d'un produit. Bonnes nouvelles séries de la scène et met le lecteur de votre côté.

Le corps de la lettre doit expliquer les mauvaises nouvelles. Soyez clair sur le problème. Donner autant de détails que le lecteur a besoin, mais ne disent pas tout lecteur, elle ne se soucie pas ou ont besoin de savoir.

Le troisième paragraphe devrait offrir une solution au problème. Voulez-vous un remboursement, un échange, un crédit à votre compte de charge? Lorsque vous offrez une solution, vous enregistrez le temps du lecteur. Elle n'a pas de vous appeler pour savoir comment vous aimeriez que le problème réglé.

Fin de la lettre avec une expression de confiance dans le problème à résoudre. Rappelez-vous que la personne à qui vous écrivez n'est pas responsable de la création du problème. Elle n'a pas la conception, la fabrication, l'emballage, expédier ou livrer votre achat.

Le ton de la lettre est important. objectif Sound. Expliquer les faits sans porter de jugement. Ne blâmez pas le lecteur pour le problème. Évitez le pronom personnel «vous». Utiliser la voix passive plutôt que la voix active.

Au lieu de dire «Vous m'avez envoyé la mauvaise pièce," essayer "La mauvaise partie a été envoyée à moi», ou «J'ai reçu la mauvaise partie." Le ton devrait se concentrer sur le problème, non pas qui était responsable de l'erreur.

Faites preuve de tact et de diplomatie. Si vous en colère contre son ou grossier, vous ne serez pas inciter le lecteur à résoudre votre problème rapidement.

Voici un exemple des bonnes nouvelles / lettre de mauvaises nouvelles.

Madame, Monsieur,

J'ai séjourné plusieurs fois à votre hôtel lors de déplacements professionnels, et j'ai toujours été satisfait du service et d'hébergement.

Malheureusement, au cours de ma récente visite, le 11 Janvier 20xx, il n'y avait pas d'eau chaude disponible, et j'ai dû prendre une douche à l'eau froide avant une réunion d'affaires.

Je suis sûr que vous serez d'accord que les frais de 100 $ pour une chambre avec eau chaude n'est pas déraisonnable. Je vous serais reconnaissant une sorte de remboursement partiel sur mon numéro de compte Visa 4526 8248 8594 7677, 12/xx date d'expiration.

Je vous remercie de votre attention. Je suis impatient d'être un invité à votre hôtel à nouveau.

Cordialement

 

Problème éviter les mots et phrases

30 Jun 2019

En semaine d'activités de cette pointe de l'anglais, nous allons rappeler quelques mots et des phrases qui sont à éviter dans l'écriture d'affaires. Rappelez-vous que votre but est de faire passer votre message à votre lecteur de façon claire et concise. Essayez d'utiliser un langage qui ne sera pas source de confusion.

Un e aussi

Ceci est souvent redondant. Utilisez et de ses propres et omettre également.

Quant à savoir si

Le seul mot que signifie la même chose que de savoir si.

Fondamentalement, pour l'essentiel, totalement

Ces paroles rarement ajouter quelque chose d'utile à une peine. Essayez la phrase sans eux et, presque toujours, vous verrez la phrase améliorer.

Être ou ne se que

Ces mots sont un standard de substitution non pour cause ou depuis. Par exemple, nous pouvons écrire étant qu'ils étaient d'anciens clients, nous leur avons donné des conditions de crédit spéciales que parce qu'ils étaient d'anciens clients, nous leur avons donné des conditions de crédit spéciales.

En raison du fait que

En utilisant cette expression est un signe certain que votre peine est en difficulté. Vouliez-vous dire parce que ou depuis?

Tout aussi

Quelque chose peut être tout aussi importants ou aussi importante que, mais pas aussi important.

Il / elle

Il ou elle est une convention créé pour éviter d'écrire sexistes, mais il ne fonctionne pas très bien et cela devient ennuyeux si elle apparaît souvent. Utilisez lui-même ou utiliser le pluriel (le cas échéant) de sorte que vous pouvez éviter le problème tout à fait sexiste.

Tout d'abord, d'autre part, en troisième lieu, etc

Nombre des choses avec le premier, deuxième, troisième, etc et non pas avec ces formes adverbiales.

Got

Beaucoup d'écrivains se égard comme un vilain mot, et ils ont un point. Si vous ne pouvez l'éviter, par écrit, le faire. Par exemple: j'ai appris à l'étude doit commencer tout de suite. Et: J'ai deux réunions cet après-midi.

Nature ou type de

Ce sont OK dans des situations informelles, mais en plus des documents officiels utilisation quelque peu, plutôt ou tout à la place. Par exemple: Nous avons été plutôt genre d'heureux des résultats.

 

Les listes à puces dans Business Writing

09 Jun 2019

Vous pouvez utiliser des chiffres ou des puces dans les listes verticales. listes verticales sont un excellent moyen de présenter des informations plus complexes avec clarté. Ici, nous allons juste vous montrer trois types de listes à puces. Les différences entre les trois types se trouvent dans la façon dont les listes sont ponctués.

Type 1

Les conditions suivantes sont nécessaires pour la formation entièrement financée par:

  • Ceci est votre premier cours de formation.
  • Votre employeur signe le formulaire ci-joint.
  • Vous avez un permis de conduire propre licence.

    La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste est une phrase complète, elle commence par une majuscule et se termine par un point.

    De type 2

    Les tarifs comprennent:

    • matériel de cours
    • temps de préparation
    • les frais de déplacement.

      La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste est courte (une phrase) et donc les points ne commencent pas par une majuscule et que le dernier point a un arrêt complet.

      Type 3

      Les cours sont conçus pour les stagiaires qui:

      • avoir un diplôme en comptabilité;
      • besoin d'une expérience de travail et
      • vivent dans la région de London.

        La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste fait partie d'une peine continue. Les points ne sont pas débuter par une majuscule et il ya un point-virgule (;) séparant chaque point. Avant le dernier point il est »et« pour montrer qu'il fait partie d'une peine continue.

        Avec ce type de liste, veillez à ce que les points à venir après l'introduction sont grammaticalement. Jetez un oeil à l'exemple suivant d'une liste grammaticalement incompatibles.

        Version incorrecte:

        Le peuple:

        • qui vivent à Londres;
        • qui sont plus de 25, et
        • avoir un diplôme;

        sont admissibles.

        Cette liste est incorrecte, car vous avez besoin d'un autre «qui» dans le troisième point de faire une phrase grammaticalement cohérente.

        Correct Version:

        Les personnes qui:

        • vivre à Londres;
        • sont plus de 25, et
        • avoir un diplôme;

        sont admissibles.

        Cette liste est correcte, car "qui vivent", "qui sont" et "qui ont" toutes les terminaisons du pluriel pour correspondre à «peuple». La liste est grammaticalement cohérente.

         

        Quand utiliser la voix passive

        26 May 2019

        Si vous utilisez une fonctionnalité de grammaire-chèque, vos phrases probablement obtenir battant pavillon parfois pour une faute «passive voix." Ce drapeau est généralement accompagné de conseils pour «Envisager la réécriture par un verbe voix active."

        Est-ce une faute grave? Non! En fait, notre grammaire-checker a déjà marqué trois de nos phrases au début de cette activité d'écriture Conseil, et nous ne sommes pas inquiets un peu.

        Nous ne sommes pas inquiets, mais nous ne prêter attention. C'est parce qu'il ya beaucoup de bons conseils sur la limitation de l'utilisation de verbes passifs. Par exemple, on nous dit de changer:

        "La surface doit être amorcé" (passif) au "Premier de la surface" (actif). Ce changement de sens. Les lecteurs ont besoin d'instructions précises.

        «Votre don est apprécié" (passif) au «Nous apprécions votre cadeau" (actif). Ceci est une autre suggestion amende. "Est apprécié" sons impersonnelle, alors que "Nous apprécions" est chaud.

        Quand nous faisons ces changements, nous remplaçons verbeux, des phrases vagues avec concision, les mots directs. C'est excellent.
        Mais il ya quatre endroits où les verbes passifs forme juste à droite:


        1. Lorsque vous ne savez pas qui a effectué l'action.

        Passive:

        Sa voiture a été volée à deux reprises.

        Non:

        Quelqu'un a volé sa voiture à deux reprises.

        2. Quand il ne fait rien qui exécute l'action.

        Passive:

        Les planches sont pré-coupés.

        Non:

        Un travailleur de pré-coupe les planches.

        3. Quand nous voulons éviter de blâmer quelqu'un.

        Passive:

        Les dessins ont été perdus.

        Non:

        Andy a perdu les dessins.

        4. Quand nous voulons pour adoucir une directive.

        Passive:

        Ce paragraphe pourrait être raccourcie.

        Non:

        Raccourcir ce paragraphe.

        verbes passifs sont parfaits dans ces quatre cas. De même, les verbes passifs dans nos phrases d'ouverture aussi bien fonctionner ("get marqué" et "est généralement accompagné").

        Savoir où verbes passifs appartiennent, et vous ne serez pas intimidé par votre logiciel de vérifier la grammaire à nouveau. Notre grammaire-checker juste signalé la phrase précédente, mais nous savons que le verbe passif il convient à notre but et sonne juste!

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Achieving Emphasis in Business Writing

        24 Feb 2019

        Using Emphatic Words

        The simplest way to emphasise something is to tell readers directly that what follows is important by using such words and phrases as especially, particularly, crucially, most importantly, and above all.

        Repetition of Key Words

        Emphasis by repetition of key words can be especially effective in a series, as in the following example:

        See your good times come to colour in minutes: pictures protected by an elegant finish, pictures you can take with an instant flash, pictures that can be made into beautiful enlargements.

        Breaking the Pattern

        When a pattern is established through repetition and then broken, the varied part will be emphasised, as in the following example:

        Murtz Rent-a-car is first in reliability, first in service, and last in customer complaints.

        Inverting the Normal Sentence Structure

        Besides disrupting an expectation set up by the context, you can also emphasise part of a sentence by departing from the basic structural patterns of the language. The inversion of the standard subject-verb-object pattern in the first sentence below into an object-subject-verb pattern in the second places emphasis on the out-of-sequence term, fifty dollars.

        I'd make fifty dollars in just two hours on a busy night at the restaurant.
        Fifty dollars I'd make in just two hours on a busy night at the restaurant.

        Beginning and End Positions

        The beginning and end positions of sentences are more emphatic than the middle section. Likewise, the main clause of a complex sentence receives more emphasis than subordinate clauses. Therefore, you should put words that you wish to emphasise near the beginnings and endings of sentences and should never hide important elements in subordinate clauses. Consider the following example:

        No one can deny that the computer has had a great effect upon the business world.
        Undeniably, the effect of the computer upon the business world has been great.

        In the first version of this sentence, "No one can deny" and "on the business world" are in the most emphasised positions. In addition, the writer has embedded the most important ideas in a subordinate clause: "that the computer has had a great effect." The edited version places the most important ideas in the main clause and in the initial and terminal slots of the sentence, creating a more engaging prose style.

         

        Avoid Weak Sentence Starts

        27 Jan 2019

        The use of "there is" and "there are" signals weak structure and hides the real verb. Often these words are followed by "who" or "that." which indicates the sentence should be rephrased.

        Example: There are not many people who can write well.
        Revised: Few people write well.

        Example: There is no reason that can justify your behaviour to our client.
        Revised: No reason justifies your behaviour to our client.

        Example: There are several issues we need to discuss.
        Revised: We need to discuss several issues.

        Example: There is the self-assessment test, which allows clients to identify what they need.
        Revised: The self-assessment test allows clients to identify what they need.
        Revised: Clients can identify what they need by completing the self-assessment test.

        Example: There is a comprehensive listing of studies and reports related to businesses on the website.
        Revised: The website provides a comprehensive listing of studies and reports.

         
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