Business Grammar

Trois problèmes de ponctuation courants

29 Mar 2020
La ponctuation est importante parce que ces petites marques sont comme les panneaux le long d'une route, en aidant votre lecteur de naviguer dans votre document. Lorsque vous mettez la ponctuation au mauvais endroit, il peut changer le sens voulu de votre peine et envoyer votre lecteur dans la mauvaise direction.

Voici trois problèmes de ponctuation courants.

1) Mettre une virgule avant "et" dans une série (ou en omettant la virgule)

L'entreprise fabrique des calculatrices de poche, claviers électroniques, et des traducteurs de poche.
ou
L'entreprise fabrique des calculatrices de poche, claviers électroniques et des traducteurs de poche.

Quelle est la bonne? Les deux sont. Que vous utilisiez la virgule série est entièrement à vous. La clé est d'être cohérent. Prendre une décision et s'y tenir tout au long de votre document. Incohérence est la faute de grammaire.

2) Utilisation de deux espaces après une période ou du côlon

La règle des deux-espace est un hold-dessus de l'époque où presses d'imprimerie et de machines à écrire des lettres qui ont été utilisés ensemble la même largeur. Aujourd'hui, les ordinateurs de compenser les différentes largeurs de lettres et un seul espace après la ponctuation de fin est la préférence.

3) Mettre une virgule entre le sujet et le verbe

incorrect Je suggère que Billy, Pete et Marie, assister à la conférence.
 
Dans cette phrase, une virgule sépare l'objet de la clause de Billy, Pierre et Marie, à partir du verbe assister.
 
tick1 Je suggère que Billy, Pierre et Marie assister à la conférence.
 
Une virgule après Peter serait aussi sur OK dans la phrase ci-dessus.
 

A Little »vs« Little »vs« quelques »vs« Peu

15 Mar 2020

A Little

Utilisez un peu avec les noms innombrables, par exemple, un peu d'aide, un peu de progrès, un peu d'information, un petit conseil, etc

Un Peu

Utilisez un peu de pluriel des noms dénombrables, par exemple quelques jours, quelques réunions, quelques employés, un peu de ventes, etc

Et peu de

Et peu de tendance à être plutôt négative, car elles signifient pas beaucoup ou pas beaucoup, alors un peu et quelques-uns sont plus positifs et dire certains. Par exemple:

  incorrect Nous avons quelques clients. (Sons négatif)
 
tick1 Nous avons quelques clients (des sons plus positif)

incorrect Il ya peu de temps pour remplir ce. (Sons négatif)
tick1 Nous avons un peu de temps pour remplir ce. (Sons plus positif)

Lorsque vous parlez à quelqu'un, il est préférable d'utiliser pas beaucoup / pas beaucoup ou seulement un peu / au lieu de quelques petites et peu nombreuses. Little et quelques sons ont tendance à plus formelle et sont mieux utilisés dans l'écriture. Par exemple:

Nous n'avons pas eu beaucoup de demandes au sujet de notre nouveau produit. (Pas beaucoup / informel / parlé)
Nous avons eu quelques enquêtes au sujet de notre nouveau produit. (Quelques / formel / écrit)

Nous n'avons pas vendu de nombreuses propriétés dans le mois écoulé. (Pas beaucoup / informel / parlé)
Nous avons vendu quelques propriétés dans le mois écoulé. (Quelques / formel / écrit)

 

Conseils généraux de Grammaire et rédaction

01 Mar 2020
Subject Headings et titres

En ce qui concerne les titres et les rubriques pour les documents d'affaires, n'oubliez pas que les mots premier et le dernier sont toujours en lettres majuscules, comme le sont tous les noms, pronoms, verbes, adjectifs et des adverbes.

Prépositions de quatre lettres ou plus (ou cinq, selon le guide de style que vous utilisez) sont également capitalisés.

«A», «une», et «la» ne sont pas capitalisés, sauf s'ils sont le premier mot ou suivre un colon.

Les conjonctions de coordination: «et», «ou», «ni», «mais», «pour», «sorte», et «encore» ne sont pas capitalisés, sauf s'ils sont le premier mot ou suivre un colon, mais d'autres «petits «les mots, comme« il »,« être »et« est », sont capitalisés.

Adjectifs comparatifs

Pour rendre les formes comparatives d'adjectifs d'une syllabe, ajouter "-er" et "-est" plutôt que d'utiliser les mots «plus» et «la plupart». Exemples: «purs» et «pure», pas «plus pur» et «plus pur».

Phrases commençant par «y compris»

Une phrase commençant par «notamment», qui apparaît généralement à la fin d'une phrase, est presque toujours mis l'écart du reste de la phrase par une virgule. Exemple: «Fournir une explication détaillée, y compris les coûts prévus et le calendrier."

Que ce soit .... ou pas

La plupart du temps, les mots «ou non» sont inutiles après le mot «si», comme dans la phrase "Je ne peux pas dire si oui ou non la côte est claire." La phrase est parfaitement claire, sans "ou non." Cependant, dans la phrase suivante: "ou non" est grammaticalement nécessaire: «L'objectif est de s'assurer que tous les participants bénéficient de la workshop⠀" qu'ils aient ou non assister à toutes les séances ».

A Lot

«Beaucoup» est toujours écrit en deux mots. Beaucoup de gens l'écrire en un seul mot, peut-être en raison des mots comme "parmi", "sujet" et "long". En tant que sujet, «beaucoup» est pluriel quand il se réfère à un mot pluriel («Beaucoup de gens font la queue»), mais il est singulier quand il se réfère à un mot au singulier («Un grand nombre d'informations a été perdue lorsque l'ordinateur a planté »).

Seuls les

Le mot «seulement» doivent être placés immédiatement avant le mot qu'il modifie. Dans son discours, nous avons rarement attention à cette règle. Dans l'écriture, nous le devrions. Exemple: «Le président n'a eu qu'une seule semaine à venir avec un plan" (pas "Le président a seulement donné une semaine pour arriver à un plan»). «Seulement», souligne clairement: «une semaine».

 

Si vs vs Aurait Doit vs avez à

02 Feb 2020
Les verbes modaux devrait, devraient, doivent le faire et doit sommes tous habitués à voir obligation. Le ton et la force de l'obligation peut varier en fonction des modes de transport qui est utilisé.

Si vs Aurait (par obligation doux / conseils fort)

Regardez les phrases suivantes:

Vous devriez aller à l'hôpital avec cette blessure.
Tu devrais aller à l'hôpital avec cette blessure.

Dans ces deux phrases de la fonction devrait et doit sont interchangeables. Tous deux se concentrent sur ​​une opportunité forte, ou en d'autres termes une obligation doux. Vous êtes obligé de prendre soin de vous-même. Aujourd'hui, l'utilisation de doit a diminué et devrait est couramment utilisé à sa place.

Avez-vs de Must (pour forte obligation / nécessité)

Voici les mêmes phrases en utilisant les verbes modaux doivent le faire et doit:

Vous devez aller à l'hôpital avec cette blessure.
Vous devez aller à l'hôpital avec cette blessure.

Doivent le faire et doit sont considérés comme plus forte que devrait et doit. Les deux modaux exercera la fonction de la nécessité, ou même des conseils obligation, mais ils doivent avoir à, est normalement réservé aux expressions relatives à la loi. Par exemple: Si vous possédez une voiture, vous devez payer une taxe annuelle de circulation. D'autre part, doit normalement réservé pour donner des ordres que les gens sont obligés de suivre. Voici quelques autres exemples d'utilisation typiques de plus doivent le faire et doit: est considéré comme le plus fort modal.

Vous devez payer de l'impôt sur ​​le revenu.
Vous devez passer votre examen de conduite avant de pouvoir conduire seul.
Vous devez présenter votre passeport lorsque vous passez par l'immigration.

Vous devez vous rendre au travail à 9h.
Vous devez obtenir ce rapport terminé le 30 Juin.
Vous devez assister à la réunion.

 

Prépositions utilisant les heures et dates

22 Dec 2019
Prépositions sont utilisés pour rapporter des choses ou des gens de différentes façons de temps, de lieu, de la direction et la distance. Il est difficile d'utiliser correctement les prépositions comme la plupart d'entre eux ont une variété d'usages et de significations.

En lisant les exemples ci-dessous vous aidera à devenir plus familier avec l'utilisation et la signification des prépositions de temps et de dates.

Utilisation à un moment donné +

à dix heures
au-passé onze heures et demie
à 14 heures 30
au moment de sa démission à ce moment

(Mais pas dans le texte suivant: «le temps est? Il quoi», «Il est huit quinze.)

Les périodes de la journée

Aucune préposition avec ce ... ou ce soir

Je suis occupé ce matin / cet après-midi / ce soir / ce soir.

Aucune préposition d'hier ... ou la dernière / prochaine ...

Elle me parlait hier après-midi.
J'ai reçu un appel de lui la semaine dernière.
La réunion a été reportée à mardi prochain.

Mais attention: dans la nuit

L'alimentation est coupée pendant la nuit.

Utilisez le + un jour particulier / jour

J'ai envoyé l'information lundi matin.
Notre nouveau bureau ouvre le 15.
Deborah œuvres tardives les mercredis et vendredis.
Nous fermons le bureau tôt la veille de Noël.

Le temps, dans le temps, par le temps; à la fin de, à la fin de, à la fin

Ces phrases semblent similaires, mais ont des significations différentes. Regardez les exemples ci-dessous:

Mon avion à Pékin sont arrivés à temps. (Il est entré à l'heure prévue.)
J'ai été dans le temps pour ma rencontre. (Je suis arrivé avant la réunion.)
Le rapport a été terminé au moment où les clients sont arrivés à Hong Kong. (Finale avant que quelque chose d'autre s'est produit.)
Gerald quitte à la fin du mois de mai. (Autour de 30 ou 31 mai.)
Gerald quitte à la fin du mois de mai. (N'importe quelle date avant le 31 mai.)

En fin de compte signifie «enfin / comme résultat final '

Il y avait beaucoup de problèmes avec le contrat, donc au final nous n'avons pas le signer.
 

Utilisation Questions Tag

24 Nov 2019

Tag questions sont petites questions ajoutées à la fin d'une instruction, par exemple:

C'est un chien, n'est-ce pas?

La structure de Tags

Voici une série de questions tag:

..., Ne vous?
..., Ne peut pas vous?
..., Ne devrait pas vous?
..., N'est-ce pas?
..., N'est-ce pas?
..., Sera-ce pas?

Notez les éléments structurels:

  • Le premier élément contient un verbe, souvent «être» ou «à faire», et est souvent une répétition du verbe utilisé dans la déclaration.
  • Le verbe est négatif, dans la forme courte.
  • Le deuxième élément est un pronom.

Utilisation Questions Tag

Utilisez les questions tag à souligner et à encourager l'autre personne d'accord avec vous. Ils tournent une déclaration forte sur une question qui est difficile d'être en désaccord avec.

D'obtenir un accord

Faire une déclaration forte et ajouter une question tag:

Ils finiront, n'est-ce pas?
Je suis la meilleure personne pour le travail, n'est-ce pas?
C'est la meilleure façon de le faire, n'est-ce pas?
Elle est la meilleure personne pour le travail, n'est-ce pas?
Il n'y a pas assez de places pour la réunion, y at-il?
Nous devons acheter cet équipement dès que possible, ne devrait pas nous?

Gagner de conformité

Commencez par ce que vous voulez que l'autre personne de le faire, puis terminer par une étiquette, comme «ne vous» ou «ne peut pas vous.

Vous ne me laisse pas le savez, vous?
Vous arriverez à la danse, ne vous?
Vous pouvez le faire aujourd'hui, ne peut pas vous?
Vous ne pouvez pas le forcer à le faire, pouvez-vous?
 

Utilisation articles (un / une / la)

07 Jul 2019

Les conseils suivants fournissent les règles de base pour les articles à l'aide (un / une / la). Au cours de la semaine prochaine, consultez les conseils lorsque vous lisez un document d'entreprise, un article de magazine, une page web, etc Localiser quelques substantifs dans la lecture et suivez les conseils d'analyser l'utilisation article.

Utilisation articles est correctement une technique qui se développe au fil du temps grâce à beaucoup de lecture, écriture, expression orale et l'écoute. Pensez aux règles ci-dessous et en tenir compte lors de la lecture et l'écoute de la langue autour de vous. Bientôt, vous trouverez vous n'avez pas de penser à des règles plus. Usage deviendra naturel pour vous.

Règles générales d'utilisation

Nom

un / une

l'

aucun article

dénombrable
Et pluriel

une lettre
une facture

la lettre
la facture

PAS
ADMIS

dénombrable
Et pluriel

PAS
ADMIS

les lettres
les factures

lettres
factures

innombrables

NON ADMIS

l'information

l'information

L'utilisation de l'article indéfini (un / une)

  • Utilisez un ou une quand il est la première fois que nous mentionner ou parler de quelque chose.
  • Utilisez un ou une de singulier, noms comptables.

Pourriez-vous me donner une enveloppe?

J'ai acheté un fax hier.

Il ya une lettre pour vous.

L'utilisation de l'article défini (le)

  • Utilisez le quand le lecteur est clair sur ce qui est visé.

S'il vous plaît fermer la porte.

Suite à la réunion du 4 Décembre ... ...

Nous avons envoyé le fichier que vous avez demandé au département des ventes.

  • Utilisez le quand le nom a déjà été mentionné.
J'ai reçu une lettre d'un client se plaindre d'une personne de vente dans notre branche Mongkok. Le client a dit que le vendeur a été grossier avec elle quand elle a essayé de poser une question. Je vais passer la lettre sur vous.
  • Utilisez le quand il est clair qu'il ya une seule chose.
Le directeur général est venu à notre bureau hier.

Zero article

Nous ne pouvons omettre articles, avec la généralisation à propos du pluriel des noms dénombrables et indénombrables aussi.

Le Service à la clientèle traite les plaintes. (Tous et toutes les plaintes)

Le personnel qui ne respectent pas les règles de la société recevra des avertissements). (L'ensemble du personnel; entreprise tous les règlements

La production débutera en mai. (Uncountable noun)

 

Using Precise Active Verbs

05 May 2019

Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.

Example

John Smith will contact you at 11.30 p.m.

Revised

John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.

Revised

John Smith will visit you at 11.30 p.m.

 

Example

We must consider this problem.

Revised

We must resolve this problem.

 

Example

The report is a summary of previous research on drinking.

Revised

The report summarises research on drinking.

 

Example

The copy editor made an improvement to the draft.

Revised

The copy editor improved the draft.

 

Example

John is responsible for the distribution of the daily marketing report.

Revised

John distributes the daily marketing report.

 

Example

Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.

Revised

Jane Smith will improve the invoicing system.

 

Example

Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.

Revised

Human Resources interviews and employs all candidates.

 

Example

All credit card approval is done by Jane Smith.

Revised

Jane Smith approves credit cards.

 

Using Prepositions of Place

10 Mar 2019

Prepositions are used to relate things or people to various ways of time, place, direction and distance. It is difficult to use prepositions correctly as most of them have a variety of uses and meaning.

Reading through the examples below will help you to become more familiar with the uses and meanings of prepositions of place.

About (approximate position)

I have left the file lying about somewhere.

Around

The accounts department is around the corner.

At (place)

He spent Saturday afternoon at work.
He's staying at the Sheraton Hotel.
I'll meet you at the airport.

At (direction)

We have aimed our campaign at young professionals.

By (close to)

The warehouse is by the main post-office.
The new airport is located by the harbour.

From (source)

This car was imported from Japan.
Where did you get this software from?

In (three-dimensional space)

Los Angeles is in California
The money is kept in the safe.

On (two-dimensional line or surface)

The file is on the desk.
The notice is on the wall.
California is on the Pacific coast.

Through (direction between two points in space)

It can take a long time to clear goods through customs.
Once we're through the city, we'll be able to drive faster.

To (movement, destination)

I have to go to Singapore next week.
The taxi will take you to the airport.
I will bring you to the conference tomorrow.
 

"For" vs. "Since" vs. "Ago"

10 Feb 2019

FOR

We use for when we are talking about the duration of an action or state, i.e. how long something takes:

I have lived in London for seven years. (This tells us how long I have lived in London.)

For is a preposition here. Although generally used with the present perfect tense, for is also used with other tenses.

SINCE

We use since when we are talking about the time the action or state started:

I have lived in London since 1997. (This tells us when I started living in London.)

Since can be a preposition (since five o'clock) or a conjunction (since I met her). Since is usually used with the present perfect tenses.

AGO

Ago is used to say when past events happened, going back from today to the past:

I came to Japan seven years ago.
I passed my driving test two months ago.

Ago is an adverb and is used with the past tense.

 

Vertical Lists: Using Bullets or Numbers

13 Jan 2019

Use numbered lists when working with instructions that are to be carried out in sequence. If the sequence of items is not essential, use bullets.

Example of a Numbered List:

Follow these general steps when you plan a database:

  1. Decide on which categories of information you want to work with, and plan a separate database file for each category.
  2. Analyze your current information management system to determine the tasks to perform.
  3. Decide on the data you want the file to contain, and plan the fields to hold the data.
  4. Determine the relationship between your file and other files containing useful data.

Example of a Bulleted List:

Keep these points in mind:

  • Merge fields by typing the field name with symbols.
  • Use a text field to set data in the browser.
  • Add symbols among merged fields on the layout.
  • Format merged fields with the formatting option.
 

Removing Unnecessary Verb-Noun Combinations

30 Dec 2018

There is something about writing that makes us express ourselves more formally than we would do in speech. For example, you might chat with a co-worker about how you are going to evaluate a marketing campaign. But when you sit down to write a report about it, for some reason you find yourself writing about "the evaluation of the marketing campaign".

This habit, which we call nominalisation, is very common in all areas of government and the business world. What happens is that instead of using a verb, for example, to evaluate, the writer uses the related noun, evaluation.

You're probably thinking that there's nothing wrong with that, but nominalisations appear all over our writing. They lengthen our sentences and make the writing less lively, less human and more official. They prevent our writing being clear as actions are hidden in the nouns.

Here's an example:

Example: The programmer will be a new addition to our staff's expertise.
Revised:
The programmer will add to our staff's expertise.

Example: On this site you will learn how to find solutions to your writing problems.
Revised:
AdminWriting.com helps you solve your writing problems.

Of the verb-noun problems the "made" trap stands out as the most common:

  • made a suggestion (suggested)
  • made a recommendation (recommended)
  • made a choice (chose)
  • made an agreement (agreed)
  • made a presentation (presented)
  • made a proposition (proposed)
  • made a decision (decided)
  • made a revision (revised)

Other common verb-noun problems include:

  • gave an explanation (explained)
  • submitted a resignation (resigned)
  • expressed opposition (opposed)
  • took under consideration (considered)
  • provided maintenance (maintained)
  • reached a conclusion (concluded)
  • provided information (informed)
  • provided a quotation (quoted)
  • came to a realization (realized)
  • conducted an investigation (investigated)
  • put on a performance (performed)
  • led to a reduction (reduced)
  • had a suspicion (suspected)
  • had an expectation (expected)
  • used exaggeration (exaggerated)
  • gave authorization (authorized)

 

 

Usage of Commas

16 Dec 2018

 

1)

to separate independent clauses

The following conjunctions are used in such cases:

and, but, for, nor, or, so & yet¹

The workers demanded extra pay, but the management refused to give it.

2)

after introductory

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

a) If you don't finish it tonight, you'll be late.
b) As a matter of fact, I'm going on vacation to Singapore next week.
c) Unfortunately, we aren't able to agree to all your demands.

3)

when

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

appear in the middle of the sentence.

a) Jill, who was sitting behind her desk, gave Tim a smile.
b) We, as a matter of course, will contact your former employer.
c) We have, however, found a number of errors.

4)

to set off three or more words, phrases or main clauses in a series.


She went into the office, sat down at her desk, and started surfing the Net.
He's lived in London, Paris, Hong Kong, Tokyo and New York.

5)

to set off two or more coordinate adjectives if the meaning does not change when the order is altered.

We had to travel over several narrow, winding, dangerous roads.

6)

at the end of a sentence in order to indicate a pause.

He was just ignorant, not stupid.

7)

to set off a nonrestrictive (also non-defining) relative clause².

Unitech, which was established in 1992, employs over 750 workers.

8)

when someone is addressed directly.

Richard, can you do me a big favour?

9)

to show an appositive³.

Chris Patton, former governor of Hong Kong, is still very popular in Hong Kong.

10)

in dates.

Yes, May 11, 20xx, was the date of the last AGM.

11)

in front of tag questions.

You've met this client before, haven't you?

12)

after digits indicating thousands.


10,000
9,999,999

¹ Note that 'but' and 'and' do not take a comma when both clauses are relatively short.
²
restrictive relative clauses = they tell us which person or thing, or which kind of person or thing, is meant;
non-restrictive relative clauses = they tell us more about a person or thing that is already identified.
³
When an appositive is only one word, no comma is needed.

 

Quel que vs

07 Oct 2018
Quel et qui sont difficiles à apprendre pour ceux qui étudient l'anglais comme langue seconde parce que personne, pas même les gens qui devraient savoir mieux, il va droit!

Il a tout à voir avec restrictives (ou définir) les phrases et les clauses.

Vous utilisez que pour introduire une phrase ou d'une clause restrictive qui décrit un lieu ou une chose. Un autre terme pour restrictive est la «définition». «Définition» est un moyen plus facile de se rappeler la règle. Définition des phrases et des clauses ajouter des détails essentiels à une phrase. Ils ne sont jamais introduit par une virgule, parce qu'elles sont essentielles à la description.

Par exemple:

A: Quelle serviette vous appartient?
B: La mallette qui est marqué "KF" appartient à moi.

Remarque: "qui est marqué" décrit la mallette.

Qui introduit des phrases sans restriction ou undefining et les clauses. Ces phrases ajouter des détails supplémentaires que vous pouvez omettre sans changer la phrase. Ils sont introduits et conclus par des virgules.

Par exemple:

A: Parlez-moi du livre que vous lisez.
B: Le livre, que j'ai obtenu à partir de la bibliothèque la semaine dernière, est un mystère très excitant.

Remarque: "ce qui j'ai eu de la bibliothèque" est un détail inutile.

 

Astuce Ponctuation: Colon vs point-virgule

23 Sep 2018

punctuation

Les deux-points (:) et le point-virgule (;) sont utilisés très couramment dans l'écriture d'affaires, mais il ya souvent beaucoup de confusion au sujet de laquelle on à utiliser et quand les utiliser. Pour éviter de vous confondre en outre, ici, nous allons il suffit de regarder l'utilisation principale de chacun.

Un colon est le plus souvent utilisé pour introduire une liste (souvent après », par exemple», «savoir», «i.e '.' Comme suit 'comme dans le suivant", etc). Regardez ces exemples:

La citation a été divisé en les sections suivantes: l'élaboration de cours, les frais de scolarité et pré / post-test bien sûr.

Le Service des ressources humaines est composé de deux sections, à savoir: le Département du personnel et le Département de la formation.

Nous vous proposons plusieurs types de possibilités d'investissement, par exemple: les obligations de revenu, fonds communs de placement et de devises.

Toutefois, si les éléments d'une liste suivis des deux points sont longs ou contiennent des virgules, ils doivent être séparés les uns des autres en utilisant des points-virgules. Cela contribue à rendre la phrase plus claire et plus facile à lire. Par exemple:

S'il vous plaît envoyer cette lettre aux sociétés suivantes: Hon, Wang et Staunton Ltd; Baxter-Mackenzie, et Zerox Co. Ltd

Le séminaire d'écriture d'affaires portera sur trois domaines principaux: clairs, concis et l'anglais moderne, la structure, mise en page et organisation des textes d'affaires, et, les styles d'écriture d'affaires.

 

 
Menu