Business Writing

Cut Out многословные фразы и избыточность из Вашего письма

08 Jul 2018
Более короткие, почти всегда лучше. Короткие слова яснее, чем их многословные альтернативы. Если у вас есть ряд многословные фразы в письме, памятки, электронная почта и т.д., документ теряет четкость. Короткие, не означает просто - это значит, что вы размышляете о языке, который вы используете тщательно с вашим читателем в виду.

Замените эти многословные фразы с их краткими альтернативы.

Многословные фразы
КРАТКОЕ
после заключения
после
в настоящее время
сейчас
несмотря на то, что
хотя
Доказано быть
является
в том случае,
если
в недалеком будущем
скоро
ввиду того, что
потому что / так / как
оказывается
является
находится в состоянии
может
в отношении
о

Вы также должны следить за увольнениями, как их ниже. Не повторяйте себе!

РЕЗЕРВИРОВАННОЕ Фразы
КРАТКОЕ
заблаговременного планирования
планирование
идентичны
идентичный
продвижение вперед
прогресс
совместного сотрудничества
сотрудничество
Необходимым требованием
требование
новый прорыв
прорыв
отложить до позже
откладывать
 

Использование заглавных букв в Вашем письме

01 Jul 2018
Международный бизнес страдает от серьезных чрезмерное и неправильное использование капитала (верхний регистр) букв. Вот несколько примеров неправильного капитализации.

incorrect Обязательно посетите наш веб-сайт.
incorrect Все сотрудники компании должны присутствовать на собрании.
incorrect Мы являемся крупнейшим провинции страны.
incorrect Наш бухгалтер заплатил счета-фактуры.
incorrect Она пошла в университет в Японии.

Вот некоторые рекомендации по использованию заглавных букв:

Имена людей

Г-жа Дженифер Карен Монтгомери
Г-жа Лиза Вероника Мэллори
Г-н Мин-ва Нгуен

Название Семья, как часть имени

Интересно, где тетя Сьюзен. ("Тетя" используется как часть ее имя.)
Интересно, где ваша тетя. ("Тетя" не используется как часть ее имя.)

Семья Название вместо имени

Я удивляюсь, почему мама сегодня поздно. ("Мать" используется в качестве ее имя.)
Я удивляюсь, почему твоя мать сегодня поздно. ("Мать" не используется в качестве ее имя.)

Дни недели

Понедельник, среда, суббота

Месяцы года

Апрель, сентябрь, декабрь

Каникулы

День святого Валентина, Рождество, китайский Новый год, Дивали, Тет

Примечание: названия сезонов не капитализируются.

tick1 Мое любимое время года осень.
incorrect Мое любимое время года Осень.

Города

Гонконг, Шанхай, Пекин, Токио, Лондон, Париж

Города / Провинции

Флорида, Калифорния, Гуандун, Шэньчжэнь

Здания, парки, зоопарки

Я побывал в зоопарке Сан-Франциско на мой отпуск. ("Зоопарк" используется как часть имени.)
Я посетил зоопарк на мой отпуск. ("Зоопарк" не используется как часть имени.)

Языки, страны, национальностей

Испанский, английский, китайский
Южная Корея, США
Немецкий, французский, японский

Капитализированы: Мы пошли в Южную Корею в отпуск (╚Юг╩ используется как часть имени.).
Нижнем регистре: Мы ехали на юг на диск Харбор ("юг" не используется как часть имени.).

Названия должностей и подразделений компании

Главный исполнительный директор
Коммерческий директор
Референт
Бухгалтерия
Отдел Разработки
 

Этикет электронной почты

03 Jun 2018

Отправка Тот, кто вас не знает

Есть несколько важных моментов, которые следует учитывать при письменном электронной почты, особенно когда по электронной почте, кто не знает вас.

  • Включите значимые заголовке темы, что помогает уточнить, что ваше сообщение о, а также может помочь получателю приоритеты чтения электронной почты.
  • Откройте письмо с приветствием типа ╚Уважаемый г-н Чан╩ или ╚Уважаемый г-жа Tam.
  • Используйте стандартные орфографических, пунктуационных, и капитализации. НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВСЕ CAPS. ЭТО КАК кричать!
  • Напишите ясно, короткие абзацы и быть прямым и по существу. Не пишите излишне длинные письма.
  • Будьте дружелюбны и вежливы, но не шутить или остроумные замечания.
Продолжение беседы Email

После того как вы обменялись письма с человеком на данную тему, это, вероятно, ОК, чтобы оставить приветствия из ваших последующих писем. Вот еще несколько пунктов, чтобы рассмотреть по поводу продолжающихся разговоров электронной почте:

  • Попробуйте дать ответ в течение разумного периода времени, хотя и "разумный" будет зависеть от ожиданий получателя и тема обсуждается.
  • Trim назад старые сообщения: большинство почтовых клиентов будет держать копирование старых сообщений в нижней части письма. Удаление старых сообщений таким образом, чтобы сохранить размер сообщения от получать слишком большие, и сохранить ваши сообщения глядя чистыми.
  • Если кто-то задает много вопросов, это может быть в порядке внедрить ваши ответы на сообщение отправителя скопирован в нижней части вашей электронной почты. Тем не менее, если вы собираетесь это сделать, не забудьте сказать об этом в верхней части, и оставить достаточно места, например:
> Есть ли у вас скидки для оптовых заказов?

Да. 10% при заказе более 100 единиц.

> Сколько времени обычно занимает доставка?

Около 10 дней с даты заказа.
 

Общие советы по улучшению вашей письменной форме

10 Sep 2017

В отзыв на этой неделе, мы дадим Вам несколько полезных советов о том, как улучшить ваши письма.

  • Время, проведенное на планировании связи будет выплачивать дивиденды. Сделайте набросок того, что вы хотите написать или сказать, так что вы можете экспериментировать с различными версиями. Помните, что язык очень важно, поскольку слова, которые вы выбираете передать ваше отношение, а также информацию. Впечатление, которое вы хотите передать является одним из полезности и эффективности.
  • Говорите по существу с самого начала. Cut светскую беседу и произвести хорошее впечатление, будучи четкие и бизнеса, как. Сделать это ясно с самого начала именно то, что вы хотите обсудить. Письма, которые не делают этого отходов читателей времени и может оказаться в мусорное ведро. Презентации, которые не захват аудитории, сосредоточив свое внимание быстро потерять, что внимания.
  • Используйте простой язык, а не жаргон. Люди предпочитают следует рассматривать в качестве человеческого существа, а не компьютеры! Технический язык имеет свое место, но это безличный и должны использоваться только при необходимости. Помните, что бизнес способствует личной тепла столько, сколько прибыли.
  • Использование предложения, которые кратко и по существу, а не предложений, что бродить по и не вполне может решить, что они хотят сказать и как сказать, что это - как этот!
  • Держитесь подальше от пассивного залога, так как это косвенно говорить и создает дистанцию между вами и вашей аудитории или читателя. Например, если вы говорите: "Мы будем присутствовать на ваш заказ оперативно", что способствует большей уверенностью, чем если бы вы говорите: "Ваш заказ примут участие в как можно скорее." Это не хватает личного контакта и может сложиться впечатление, что вы не хотят брать на себя ответственность в работе.
  • Очень важно, что вы думаете об аудитории вы пишете или говорить с и сделать реальные усилия, чтобы общаться с ними. Если вы говорите людям, у Вас должен быть гибким и об их реакции, так что вы можете изменить, как вы говорите, если они не реагируют на вас позитивно. Если вы пишете для делового партнера и у вас есть мысленно его или ее, вы будете писать более четко и прямо. Ваше письмо дойдет до них и заниматься их внимание.
  • Неправильное написание делает плохое впечатление. Если вы не уверены в написании любого слова, которые вы использовали стоит проблема запуска проверки орфографии на вашем компьютере. Однако, компьютерные словари часто ограничены, и поэтому многие технические термины могут по-прежнему должны быть проверены вручную. Более серьезным недостатком является то, что компьютер принимает любое слово он знает, независимо от того, имеет смысл вы хотели. Если вы пишете, "Сделать жесткие проект", но означает "грубый", ваш компьютер не будет поднять это. Это одна из причин, почему лучше, чтобы ваши документы проверяются специалистами.
  • Правильная грамматика также важно, как написание. Некоторые текстовые процессоры теперь грамматики, которые работают так же, как проверка правописания. Они могут быть использованы в качестве последней меры, но они все еще очень простой (stupid!) и пропустить много ошибок. Кроме того, они запроса многих сооружений, которые находятся в полном порядке. Это отходы вашего времени, и было бы лучше, чтобы кто-то с хорошей грамматикой посмотреть на вашу работу.
  • Наконец, всегда внимательно прочитать через или деловой документ говорить, чтобы проверить опечатки и другие ошибки. Факты и даты точной? Чтение вслух является хорошей идеей, потому что вы можете услышать, как связь звуков: уха обеспечивает перекрестную за то, что глаз, возможно, пропустили.
 

Открыть пунктуации / Полный Заблокированные стиль макета

25 Oct 2015
В прошлом письменной форме и с изложением деловое письмо было довольно сложный процесс. Мало того, что вы должны быть осторожны, когда вы кладете препинания в не-секций кузова письма, но некоторые части самого письма необходимо отступ, т.е. переехал количество пробелов в праве. Положив письмо вместе, как это происходило много времени.

В настоящее время, бизнес-авторы предпочитают простоту над сложности. Пунктуация и стиль макета предпочтительным является тот, который является самым простым и быстрым, чтобы создать. И это тот, который занимает мере мысли.

Писатели сегодня, как правило, используют открытые пунктуации и FULL BLOCKED стиль макета.

Открыть пунктуации

В пунктуации Стиль Открытое письмо есть:

  • Нет препинания в конце строк в адрес внутри
  • Нет пунктуации следующие приветствие и бесплатный закрытия
  • Нет пунктуации следующим ссылкам, ограждения, копий и т.д.

Полный Заблокированные стиль макета

При использовании полной заблокирован стиль макета в деловом письме есть:

  • Нет отступа и бесплатный закрытия приветствие
  • Без углубления в пунктах письмо
  • Без углубления в даты, ссылки, ограждения, копий и т.д.

В этом стиле, только часть письма, в центре которого является фирменном бланке.

Образец письма

Вот пример делового письма с открытым пунктуации и полное заблокирован стиль макета.

Sunshine праздники
124-Хай-стрит
Бери-Сент-Эдмундс
Суффолк
Я P29 7HG

Наши работы SLS / RWT

2 апреля 20xx

К г-н Фрэнсис
29 Мьюс Дарлингтон
Бери-Сент-Эдмундс
Суффолк
1P29 5JA

Уважаемый г-н Фрэнсис

ПРАЗДНИК ЗАПРОС

Благодарим Вас за запрос. Прилагаю наш праздник брошюра, содержащая выходные в Риме.

Мы очень гордимся нашими перерыва выходные и чувствовать, что вы найдете именно то, что вы ищете.

Если вы хотели бы сделать заказ, или потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

С искренним уважением


Джон Джексон
Менеджер

Enc

Сьюзан Джеймс CC

 
Menu