Business Writing

Cut Out Frases Wordy e Redundância de sua escrita

08 Jul 2018
Shorter é quase sempre melhor. Palavras curtas são mais claros do que suas alternativas prolixo. Quando você tem um número de frases wordy em uma carta, memorando, e-mail, etc, o documento perde clareza. Curto não significa simples - isso significa que você considerou o idioma que você está usando com cuidado com o seu leitor em mente.

Substituir essas frases wordy com suas alternativas concisa.

Frases wordy
CONCISA
após a conclusão do
depois
no tempo presente
agora
apesar do fato de que
embora
tem provado ser
é
no caso de
se
no futuro próximo
em breve
tendo em vista o fato de que
porque / porque / como
é encontrado para ser
é
está em posição de
pode
com referência a
sobre

Você também deve prestar atenção para fora dos despedimentos colectivos como estas abaixo. Não repita a si mesmo!

Frases redundantes
CONCISA
planejamento antecipado
planejamento
exatamente idênticas
idêntico
o progresso para diante
progresso
cooperação conjunta
cooperação
requisito necessário
exigência
novo avanço
avanço
adiar até mais tarde
adiar
 

Usando letras maiúsculas em sua escrita

01 Jul 2018
Negócios internacionais sofre de um excesso grave e uso incorreto de capital (em maiúsculas) letras. Aqui estão alguns exemplos de capitalização incorreta.

incorrect Não deixe de visitar nosso Web Site.
incorrect Todos os funcionários da empresa devem participar da reunião.
incorrect Somos a maior província do país.
incorrect Nosso Bookkeeper paga a factura.
incorrect Ela foi para a Universidade no Japão.

Aqui estão algumas diretrizes para o uso de letras maiúsculas:

Nomes de Pessoas

Ms Karen Jennifer Montgomery
Sra. Lisa Veronica Mallory
Sr. Ming-Wa Nguyen

Título família como parte do nome

Gostaria de saber onde é a tia Susan. ("Tia" é usado como parte de seu nome.)
Gostaria de saber onde é sua tia. ("Tia" não é usado como parte de seu nome.)

Título família, em vez do nome

Eu me pergunto por Mãe é hoje tarde. ("Mother" é usado como o nome dela.)
Eu me pergunto por que sua mãe está atrasado hoje. ("Mãe" não é usado como o nome dela.)

Dias da Semana

Segunda-feira, quarta-feira, sábado

Meses do Ano

Abril, setembro, dezembro

Férias

Dia dos Namorados, Natal, Ano Novo chinês, Divali, Tet

Nota: os nomes das estações do ano não são capitalizados.

tick1 Minha estação favorita é o outono.
incorrect Minha estação favorita é o Outono.

Cidades

Hong Kong, Xangai, Pequim, Tóquio, Londres, Paris

Estados / Províncias

Flórida, Califórnia, Guangdong, Shenzhen

Edifícios, parques, zoológicos

Visitei a San Francisco Zoo nas minhas férias. ("Zoo" é usado como parte do nome.)
Eu visitei o zoológico nas minhas férias. ("Zoo" não é usado como parte do nome.)

Línguas, países, nacionalidades

Espanhol, Inglês, Chinês
Coreia do Sul, Estados Unidos
Alemão, francês, japonês

MAIÚSCULAS: Fomos para a Coréia do Sul em férias ("Sul" é usado como parte do nome.).
LOWER CASE: Nós dirigimos para o sul na Unidade Harbour ("sul" não é usado como parte do nome.).

Títulos de trabalho e departamentos da empresa

Chief Executive Officer
Gerente de vendas
Auxiliar administrativo
o Departamento de Contas
o Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento
 

Etiqueta e-mail

03 Jun 2018

E-mail Alguém que não sabe que você

Existem alguns pontos importantes a considerar ao escrever e-mail, principalmente quando emailing alguém que não conheço.

  • Incluir um título assunto significativo, o que ajuda a esclarecer o que a sua mensagem é de cerca e também pode ajudar a priorizar o destinatário ler o seu e-mail.
  • Abra seu e-mail com uma saudação como "Caro Sr. Chan 'ou' Querido Tam Ms '.
  • Use a ortografia padrão, pontuação e capitalização. NÃO USE ALL CAPS. Fica muito gritante!
  • Escrever claro, parágrafos curtos e ser direto e ao ponto. Não escreva e-mails desnecessariamente longa.
  • Seja simpático e educado, mas não faça piadas ou comentários espirituosos.
Continuando Conversas e-mail

Depois de ter trocado e-mails com uma pessoa sobre um determinado assunto, é provavelmente OK para deixar saudações fora de seu follow-up e-mails. Aqui estão alguns outros pontos a considerar sobre continuar conversas de e-mail:

  • Tentar responder dentro de um prazo razoável, embora "razoável" vai depender das expectativas do destinatário eo assunto a ser discutido.
  • Remates de volta as mensagens antigas: a maioria dos clientes de e-mail manterá cópia mensagens mais antigas para o fundo de um e-mail. Apagar as mensagens mais antigas, de modo a manter o seu tamanho da mensagem de ficar muito grande, e para manter a sua mensagem com aspecto limpo.
  • Se alguém pede um monte de perguntas, pode ser OK para incorporar suas respostas para a mensagem do remetente copiado na parte inferior do seu e-mail. No entanto, se você vai fazer isso, certifique-se de dizer isso no topo, e deixar muito espaço, por exemplo:
> Vocês oferecem descontos para grandes encomendas?

Sim. 10% para encomendas de mais de 100 unidades.

> Quanto tempo de entrega normalmente?

Cerca de 10 dias a partir da data de um pedido.
 

Conselhos Gerais para melhorar sua escrita

10 Sep 2017

Na dica desta semana, nós vamos dar-lhe alguns conselhos úteis sobre como melhorar a sua escrita.

  • O tempo gasto no planejamento de suas comunicações irá pagar dividendos. Faça um esboço do que você quer escrever ou dizer, de modo que você pode experimentar com várias versões. Lembre-se que a língua é importante porque as palavras que você escolher transmitir suas atitudes, bem como informações. A impressão que você quer transmitir é uma utilidade e eficiência.
  • Vá direto ao ponto desde o início. Corte a conversa fiada e fazer uma boa impressão por ser crocante e empresas similares. Deixe claro desde o início exatamente o que você quer discutir. Cartas que não fazem esse desperdício leitores o tempo e pode acabar no caixote do lixo. As apresentações que não pega o seu público, centrando a sua atenção rapidamente o risco de perder a atenção.
  • Use uma linguagem simples ao invés de jargão. As pessoas preferem ser tratadas como seres humanos, não computadores! Linguagem técnica tem seu lugar, mas é impessoal e deve ser usado somente quando necessário. Lembre-se que o negócio é promovido pela cordialidade pessoal, tanto quanto o lucro.
  • Use frases que são curtos e direto ao ponto, e não frases que divagar e não pode decidir bem o que querem dizer ou como dizê-lo - como este!
  • Mantenha-se longe da voz passiva, pois é uma forma indireta de falar e cria distância entre você e seu público ou leitor. Por exemplo, se você disser: "Vamos atender ao seu pedido prontamente", que promove mais confiança do que se você disser: "Seu pedido será atendido o mais logo para." Isto não tem o toque pessoal e pode dar a impressão de que você não deseja aceitar a responsabilidade no trabalho.
  • É muito importante que você pensa sobre a audiência que você está escrevendo ou falando, e faça um esforço real para se comunicar com eles. Se você está falando com as pessoas, você precisa ser flexível e consciente da sua reação, de modo que você pode mudar a maneira que você está falando, se não estão a responder-lhe positivamente. Se você está escrevendo para um colega de trabalho e você tem uma imagem mental dele ou dela, você vai escrever de forma mais clara e direta. Sua carta vai chegar até eles e prender a atenção deles.
  • Grafia incorreta faz uma má impressão. Se você não tiver certeza sobre a ortografia das palavras que você usou, vale a pena o trabalho de executar uma verificação ortográfica no seu computador. No entanto, os dicionários de computador são geralmente limitados e, portanto, muitos termos técnicos pode ainda precisam ser verificadas manualmente. Uma grave lacuna mais é que o computador aceita qualquer palavra que ele saiba, independentemente de ela tem o significado pretendido. Se você escreve: "Faça uma proposta difícil", mas queria dizer "em bruto", o computador não vai pegar isso. Esta é uma razão por que é melhor ter os seus documentos verificados por profissionais.
  • A gramática correta é tão importante quanto a ortografia. Alguns processadores de texto têm agora gramaticais que operam da mesma forma como os corretores ortográficos. Estes podem ser utilizados como último recurso, mas eles ainda são muito básicos (stupid!) e perder muitos erros. Além disso, consulta tantas construções que estão em perfeita ordem. Este desperdiça seu tempo e que seria melhor ter alguém com boa gramática ter um olhar para o seu trabalho.
  • Finalmente, sempre leia cuidadosamente através de um documento ou de negócios falam para verificar e outros erros tipográficos. São os fatos e datas precisas? Ler em voz alta é uma boa idéia, porque você pode ouvir sons como o de comunicação: o ouvido fornece uma verificação cruzada para que o olho possa ter falhado.
 

Abra pontuação / Style Layout completo bloqueados

25 Oct 2015
No passado, a escrita e colocar para fora uma carta de negócios foi um processo complexo bonito. Não só você tem que ter cuidado onde você coloca a sua pontuação nas seções não-corpo da carta, mas algumas partes da letra em si precisa ser recuado, ou seja, mudou uma série de espaços para a direita. Colocar uma carta, juntamente como este teve um monte de tempo.

Atualmente, escritores de negócios preferem simplicidade sobre a complexidade. O estilo e layout de pontuação preferido é aquele que é o mais fácil e mais rápido para criar. E é o que ocupa o mínimo pensamento.

Escritores de hoje tendem a usar OPEN PONTUAÇÃO e cheio BLOQUEADO estilo do esquema.

Open de pontuação

Em uma pontuação carta estilo aberto há:

  • Sem pontuação no final das linhas no interior endereço
  • Sem pontuação a seguir a saudação de cortesia e fechando
  • Nenhuma pontuação seguintes referências, anexos, cópias, etc

Completamente bloqueada Estilo Layout

Ao usar um layout estilo bloqueado completo em uma letra de negócio que existe:

  • Não recuo da cortesia e fechando saudação
  • Não recuo nos números da carta
  • Não recuo para a data, referência, cercos, cópias, etc

Neste estilo, a única parte da carta que está centrado é o papel timbrado da empresa.

Exemplo de Carta

Aqui está um exemplo de uma carta comercial com pontuação aberta e layout estilo bloqueado completo.

Sunshine Hospedagem
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
Eu P29 7HG

Nosso SLS Ref / ERP

2 20xx abril

Sr. Francis K
29 Mews Darlington
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Caro Sr. Francisco

FERIADO DE INQUÉRITO

Obrigado para seu inquérito recente. Junto enviamos a nossa brochura de férias com fins de semana em Roma.

Estamos muito orgulhosos de nossos fins de semana e têm certeza você vai encontrar apenas o que você está procurando.

Se você gostaria de fazer uma reserva, ou de qualquer informação adicional, não hesite em contactar-nos.

Sinceramente seu


John Jackson
Manager

Enc

Susan James cc

 
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