이메일은 전문성을 반영하여 회사 내에서 신뢰를 증가시킬 수있다는 것을 보장하기 위해 다음과 같은 점검표를 사용하여

1. 회사 이메일이 문서에 적절한 선택입니다 시스템의 메모리에 상주하고 의도 독자 이외의 사람에게 접근할 수있는 전자 메일,. :
  • 여러분의 업무 책임에 또는 회사의 승인 기능에만 관련된 정보가 포함되어 있습니다. 당신이 개인적인 통신을 위해 전자 메일을 사용하기위한 회사의 지침을 따랐다.
  • 더 기밀이나 중요한 정보를 포함하지 않습니다. 그것은 귀하의 회사 또는 그 작가에 당황하지 않고 공개 또는 소환장을 발부 만들 수 있습니다.
  • 직접 또는 전화로 누군가와 얘기를 피할 방법은 없습니다. 전자 메일 관계를 구축하고 당신이 말하는 것을 사람의 반응을 관찰하거나들을 수있는 인간의 상호 작용을 대체하게하지 마십시오.
  • 더 reprimanding이나 감정 표현을 포함하지 않습니다. 건설적인 비판은 인 - 인 코칭 세션, 일대일에 최선을받은 것입니다.
  • 즉각적인 응답을 필요합니다.
  • 장기 참조 독자가 요구하는 정보가 없습니다.

2. 배포 목록은 적절한입니다

  • 정보를 수신해야 사람이 복사되었습니다 모두. 예를 들어, 당신은 그들이 정보를 요구하는 경우 그 / 그녀의 직접적인 보고서에 정보를 배포하는 기본 판독기에 의존하지 않았습니다.
  • 정보를 알 필요가 없다 사람들은 복사되지 않았습니다.

3. 당신은 독자의 시간을 존중하고 지혜로움에 대해 전자 메일을 편집한이. :

  • 말 많음을 제거, 언제 제거 "의식의 흐름을."
  • 짧은 단어, 문장과 단락을 사용합니다.
  • 정확한 사용, 사실적 표현.
  • 배포 목록에 적절한 기술 전문 용어와 약어를 번역했습니다.
  • 불필요한 "문서 흔적을."삭제

4. 당신은 전문적인 프레 젠 테이션, 음색, 그리고 예의를 사용해야 당신이. :

  • 모든 컴퓨터 시스템 / 프로그램 잘 변환하는 간단한 형식을 사용합니다.
  • 사용 대문자와 소문자가 아닌 문자를 모두 대문자. 대문자와 소문자 읽기 쉽게, 모든 대문자를 사용하면 소리지르는 걸 좋아 보인다. 엄지의 규칙은 모든 수도에 더 이상 팔 이상의 단어를 넣어하는 것입니다, 당신은 강조 또는 머리글의 모든 대문자를 저장했습니다.
  • 보기의 독자의 시점에서 전자 메일을 작성했습니다. 당신의 문구는 배려와 예의이며 그것은 뜻밖하지 않고 객관적이고 직접적이다.
  • 기업 환경에 적합한 사용되는 단어.

5. 당신은 전략적으로 전자 메일을 조직했습니다. 당신은 정확하고 완전한 내용을 보장 너. :

  • 문서의 내용을 예측할 것을 목적 성명을 제목과 오프닝 주제를 제공했습니다.
  • 예상하고 당신의 독자가 메시지를 이해하는 데 도움이 때 배경 정보를 제공하여 독자의 질문에 대답했습니다.
  • 사실과 수치의 정확성을 두 번 확인 했어요.
  • 명확하고 명시적으로 작업을 요청하거나 다음에 무엇을 할 것인 설명했다.

6. 당신은 이메일을 교정해야 당신이. :

  • 사용 정확하고 일관성있는 구두점.
  • 당신의 맞춤법 검사기 사람의 이름과 회사 제품 및 서비스의 이중 체크 철자를 사용합니다.
  • 예 : "W /"와 표준 철자와 "정보"로 대체 "짧은 손"약어.
  • 특히 컴퓨터의 동의어 사전에서 gleaned 어떤 낯선 어휘의 모든 어휘의 정확한 사용을 보장하게되었습니다.
  • 체크 문법 (특히 제목 - 동사 계약)와 사용 (예를 들어, 일반적으로 예 : "있다"와 "그들"로 단어를 혼동).
  • 선택 문장 구조 (특히 모든 조각을 수정하거나 문장 -에서 실행).
 
Menu