Il "Good News / Bad News" la lettera è una delle lettere più efficace si può scrivere. Questa lettera è appropriata quando si dispone di una denuncia giustificata e vuoi risoluzione. Ad esempio, l'albergo dove si era rimasti senza acqua calda, e si doveva fare la doccia con acqua fredda prima di una riunione d'affari. Senti che non dovrebbero pagare l'intero importo per la stanza, e si desidera un risarcimento.

Gli elementi importanti della buona notizia / lettera di cattive notizie sono la struttura e il tono.

La struttura dispone di quattro parti:

(1) un paragrafo di apertura di una buona notizia
(2) la cattiva notizia
(3) una soluzione
(4) espressione di buona volontà.

Il paragrafo di apertura dovrebbe preparare il tuo lettore di rinforzo con una buona notizia. Provate a dire qualcosa di positivo sulla tua esperienza passata con l 'individuo, azienda o prodotto. Buone notizie getta le basi e mette il lettore al vostro fianco.

Il corpo della lettera dovrebbe spiegare la cattiva notizia. Avere ben chiaro il problema. Dare modo più dettagliato il lettore ha bisogno, ma non dire al lettore qualcosa che non si preoccupa o bisogno di sapere.

Terzo paragrafo dovrebbe offrire una soluzione al problema. Volete un rimborso, uno scambio, un credito al tuo conto personale? Quando ti offrono una soluzione, si risparmia il tempo di lettore. Non ha invitarvi a scoprire come si desidera che il problema risolto.

Termina la lettera con una espressione di fiducia nel problema da risolvere. Ricorda che la persona a cui stai scrivendo non è responsabile della creazione del problema. Lei non progettazione, produzione, confezione, nave o consegnare il vostro acquisto.

Il tono della lettera è importante. obiettivo Sound. Spiegare i fatti senza esprimere giudizi. Non incolpare il lettore per il problema. Evitare il pronome personale "tu". Utilizzare voce passiva piuttosto che voce attiva.

Invece di dire "Mi hai inviato la parte sbagliata" provare "la parte sbagliata è stata inviata a me", o "Ho ricevuto la parte sbagliata". Il tono dovrebbe concentrarsi sul problema, non che era responsabile per l'errore.

Avere tatto e diplomazia. Se suono arrabbiato o maleducato, non incoraggiare il lettore a risolvere rapidamente il problema.

Ecco un esempio della buona notizia / lettera di cattive notizie.

Gentili Signore e Signori

Ho soggiornato al vostro numero di volte in hotel durante incontri di lavoro, e sono sempre stato soddisfatto del servizio e di alloggio.

Purtroppo, durante la mia recente visita in data 11 gennaio 20xx, non c'era acqua calda a disposizione, e ho dovuto fare la doccia con acqua fredda prima di un incontro di lavoro.

Sono sicuro che sarete d'accordo che il pagamento di $ 100 per una stanza senza acqua calda è irragionevole. Gradirei un qualche tipo di rimborso parziale sul mio numero di conto Visa 4526 8248 8594 7677, 12/xx data di scadenza.

Grazie per la vostra considerazione. Non vedo l'ora di essere un ospite in albergo nuovo.

Distinti saluti

 
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