Utilizzare la seguente lista di controllo per assicurare che il tuo indirizzo e-mail riflette la vostra professionalità e aumenta la credibilità della vostra azienda:

1. E-mail aziendale è la scelta appropriata per questo documento L'e-mail, che possono risiedere nella memoria del sistema ed essere accessibili alle persone non sia il lettore previsto.:
  • Contiene informazioni che riguarda solo le vostre responsabilità di lavoro o di impresa approvati funzioni. Hai seguito le linee guida aziendali per l'utilizzo di posta elettronica per comunicazioni personali.
  • Non contiene informazioni riservate o sensibili. Potrebbe essere resi pubblici o citato in giudizio senza imbarazzo per la vostra azienda o di te, lo scrittore.
  • Non è un modo per evitare di parlare con qualcuno di persona o per telefono. Non lasciare e-mail sostituire l'interazione umana che costruisce relazioni e consente di osservare e sentire le reazioni della gente a quello che stai dicendo.
  • Non contiene formulazione rimprovero o emotivo. Critica costruttiva viene ricevuto meglio in uno-a-uno, in persona sessioni di coaching.
  • Richiede una risposta immediata.
  • Non le informazioni richieste dal lettore a lungo termine di riferimento.

2. La lista di distribuzione è opportuno:

  • Tutti coloro che dovrebbero ricevere le informazioni sono state copiate. Per esempio, non hanno fatto affidamento sul lettore principale per distribuire le informazioni ai suoi / le sue relazioni dirette se si richiede loro di avere le informazioni.
  • Coloro che non hanno bisogno di conoscere le informazioni non sono stati copiati.

3. Hai rispettato il tempo del lettore e curato l'e-mail per maggiore chiarezza si.:

  • Eliminato verbosità; eliminato ogni "flussi di coscienza".
  • Usato parole brevi, frasi e paragrafi.
  • Usato preciso, formulazione di fatto.
  • Tradotto gergo tecnico e acronimi come appropriato per la lista di distribuzione.
  • Eliminato ogni inutile "percorso dei documenti."

4. Hai usato presentazione professionale, il tono, e cortesia Te.:

  • Utilizzato un formato semplice che converte bene a tutti i sistemi informatici / programmi.
  • Usato maiuscole e minuscole piuttosto che tutte le capitali. Lettere maiuscole e minuscole sono più facili da leggere, con tutte le capitali sembra urlare. La regola generale è quello di mettere non più di otto parole in tutte le capitali, sono stati salvati tutti i capoluoghi di enfasi o intestazioni.
  • Hanno scritto e-mail dal tuo punto di vista del lettore. Il tuo testo è premuroso e gentile, è oggettiva e diretta, senza essere brusco.
  • Parole usate che sono appropriate per un ambiente aziendale.

5. Lei ha organizzato l'e-mail strategicamente. Tu assicurato contenuto accurate e complete Te.:

  • Fornito intestazione a soggetto e l'apertura di dichiarazione d'intenti che predicono il contenuto del documento.
  • Anticipato e risposto alle domande del lettore, fornendo informazioni di base quando si aiuta il lettore a capire il messaggio.
  • Ricontrollato l'esattezza dei fatti e cifre.
  • Chiaramente ed esplicitamente chiesto per l'azione o descritto che cosa farete dopo.

6. Hai revisionare l'e-mail Te.:

  • Usato correttamente, punteggiatura coerente.
  • Utilizzato il correttore ortografico e ricontrollato l'ortografia dei nomi delle persone e di prodotti e servizi aziendali.
  • Sostituito "brevi mano" abbreviazioni come "w /" e "info" con ortografia standard.
  • Assicurata l'utilizzo preciso di tutti vocabolario, specialmente di qualsiasi vocabolario sconosciuto raccolte da thesaurus del computer.
  • Grammatica controllato (soprattutto soggetto-verbo contratto) e il loro utilizzo (ad esempio, comunemente confuso termini come "là" e "loro").
  • Struttura della frase selezionata (specialmente per correggere eventuali frammenti o run-in frasi).
 
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