Business Writing

Consigli per la modifica dei documenti di business

15 Sep 2019
Leggere i tuoi testi possano verificare che le idee sono logicamente strutturato, e che il flusso naturale per il lettore. Poi controlla di nuovo per gli errori di ortografia e grammatica.

Una parola di avvertimento

Molte persone usano i correttori ortografici sul loro word processor. Anche se questi possono aiutare, ma hanno anche dei limiti. Ad esempio, alcune parole inglesi hanno più di una corretta ortografia. Per esempio, 'vi' e 'loro' sono entrambi corretti, ma è necessario controllare di avere il diritto di ortografia.

Un altro problema con correttori ortografici è che sono impostati in modo predefinito per uno o inglese americano ortografia britannica. Non importa che l'ortografia sistema scelto, purché si siano coerenti nella vostra scelta. Ad esempio, se il correttore ortografico è impostata su un sistema ortografico inglese americano e si digita la parola "organizzazione", la parola è mostrata come un errore di ortografia. British lingua inglese normalmente (ma non sempre) magia "organizzazione" con una 's'. Se si sta scrivendo in inglese britannico, modificare l'impostazione predefinita in modo che il correttore permette di parole come "organizzazione".

Suggerimenti per la modifica

Leggi la tua scrittura ad alta voce. Questo vi aiuterà a vedere quello che avete scritto attraverso gli occhi del lettore. C'è abbastanza punteggiatura nella tua frase? Se si ottiene senza fiato quando si legge una delle tue frasi, allora saprete che non hanno messo in virgole abbastanza.

Prendi un amico o un collega di leggere la vostra scrittura per voi - che potrebbero trovare qualcosa che non hai visto.

Se si ha abbastanza tempo, lasciare che i tuoi testi per un paio di giorni. Quando si torna ad essa, si potrebbe desiderare di cambiare alcune cose.

Siate consapevoli dei vostri problemi quando si scrive in inglese. Ad esempio, se sai di avere difficoltà con articoli o tempi verbali, cerca attivamente di questo genere di errori quando si controlla la vostra scrittura.

Controllare di stile e di tono. La tua scrittura educato? Ci sono molte frasi standard che usiamo in corrispondenza commerciale al suono gentile. Cortesia va un lungo cammino nel mondo degli affari occidentali e dal suono troppo diretto o maleducato è un errore culturale. lingua inglese non può prendere in considerazione il fatto che l'inglese non è la tua prima lingua.

Lista di controllo per l'editing

  • È chiaro?
  • Il lettore sa che cosa fare dopo?
  • È conciso e al punto?
  • E 'organizzata?
  • Sono le frasi idee e punti collegati?
  • E 'abbastanza semplice?
  • E 'abbastanza educato?
  • È il layout di facile lettura?
  • Sono le espressioni standard corretto?
  • La punteggiatura è corretta?
  • La grammatica è corretta? Controlla i tuoi articoli, tempi verbali, soggetto e verbo accordo, il riferimento e l'ortografia.
 

I 10 errori Classic di inglese commerciale scrittura

08 Sep 2019
Qui ci sono i classici dieci errori di scrittura di affari:

1. Mancanza di obiettivi chiari

Il primo errore è fatto prima ancora di iniziare a scrivere. Molte persone iniziano a scrivere senza chiedere loro cosa voglio dire? o Chi sono io per scrivere? Se non si dispone di un obiettivo chiaro, il tuo lettore non può sapere quello che il testo è di circa.

2. Nessuna pianificazione

La pianificazione è fondamentale per la buona scrittura. Se scrivere le vostre idee in ordine pensi di loro, il testo verrà sconnesso e casuale. La migliore organizzazione del testo, più è probabile che il tuo lettore lo capirà.

3. Mancanza di coesione

E 'importante "segnale" - per mostrare il tuo lettore di quale "senso" che sta assumendo. Fondamentalmente, più è possibile collegare le frasi, idee e punti, più facile è per il tuo lettore di seguire le vostre idee. Usando parole e frasi che collegano aiuta il lettore a tenere il passo con voi.

4. Frasi poco chiare o troppo lunghi

parlando cultura d'impresa-Inglese valori brevità oltre la retorica. Quindi, utilizzando più parole del necessario potrebbe significare che il messaggio chiave viene sepolto in una massa di parole. Scrivi in modo chiaro e conciso, è di vitale importanza se si desidera che i tuoi testi possano avere una possibilità di essere letto e compreso.

5. Inappropriato stile

La vostra scelta di stile è disciplinata dal tuo scopo, nello scrivere e il tuo rapporto con il vostro lettore. Prendi il livello di formalità sbagliato, e si rischia di causare offesa. Una volta deciso il vostro obiettivo, si può anche pensare alla complessità della lingua che si utilizzerà, come pure il tipo di vocabolario e lo stile.

6. Inappropriato tono

Correlati allo stile sta usando il giusto tono di voce con il tuo lettore. Se apparire rude quando si scrive, si hanno meno probabilità di ottenere i risultati desiderati.

7. Non corretta grammatica

grammatica Bad può oscurare il tuo senso e portare a confusione o malintesi. Riletture spesso può aiutare a identificare gli eventuali errori, ma imparare a scrivere è accuratamente fondamentale per la comunicazione d'impresa buona.

8. Non corretta punteggiatura

La punteggiatura sbagliata può rendere la vostra scrittura difficile da leggere, o anche dar luogo a malintesi. La punteggiatura è una zona che sia e non nativo di madrelingua inglese sbagliare, ma ci sono alcune chiare regole relativamente per aiutarti a presentare le proprie idee in modo più chiaro.

9. Qualità di testo layout

Dense blocchi di testo, nessuna distanza o margini, o troppo spaziatura rendono la vostra scrittura visivamente difficile da leggere. Prestando attenzione a come qualcosa appare sulla pagina significa che i tuoi testi ha maggiori possibilità di essere letto.

10. Errata frasi standard

Ci sono alcune frasi standard in stesura di un business, e utilizzando le espressioni convenzionali sbagliato può farti sembrare amatoriale o professionale. Per esempio, la prossima volta che si scrive a una donna, assicurati di non involontariamente insultarla scrivendo Gentile signorina, Gentile Signora, Egregio Signora o, peggio ancora, Gentile signora.

 

Gli errori durante la scrittura di lettere domanda di lavoro

01 Sep 2019
Se hai mai visto una partita di lettere inviate in risposta a una pubblicità di lavoro, sapete che può essere molto divertente. Un sondaggio dimostra di solito ogni errore nel libro (come l'invio della lettera alla società sbagliata). Ecco i 25 errori più comuni da evitare:

1. Affrontare le lettere "Dear Sir" o "Buon giorno" Come sapete, molti lettori di oggi sono donne. Se il sesso non è chiaro, il saluto dovrebbe essere qualcosa come "Caro Responsabile del personale", o "Caro Direttore Risorse Umane".

2. Affrontare le lettere "A chi può interessare." Scopri chi riceve la corrispondenza, e l'indirizzo personalmente. Abbiamo ricevuto una lettera indirizzata al "Caro chiunque," a cui abbiamo risposto: "Risponderò a tutto, ma questo!"

3. Allegando una foto. Dimenticate la foto a meno che non sei un modello o un aspirante attore.

4. Scrittura a mano o digitando su una vecchia o riprendere la carta intestata. Se hai spostato, ricominciare. Modifiche su documenti vecchi non sono accettabili.

5. Nessuna firma. Anche se si scrivi il tuo nome alla fine della corrispondenza, è necessario firmare la pagina scrivendo a mano per dargli un tocco personale.

6. Errori di ortografia. Una candidatura si è detto ben si adatta per "l'editing e restauro di scrittura ... t contac me al adrwss qui sotto." Vuoi dargli il vostro lavoro di editing? Un altro scrittore disse che avrebbe godere "udienza forma di noi." Parola correttori ortografici elaborazione di sbagliare, così tutto prova.

7. lettere della scrittura a mano. Brief 30-parola di ringraziamento possono essere scritte a mano, se leggibili. Tutta la corrispondenza gli altri devono essere dattiloscritte o di trattamento testi, anche se si deve prendere in prestito un word processor o pagare un servizio di segreteria. lettere scritte a mano non dicono "business".

8. FAX lettere in modo imprevisto.

9. Dimenticare di includere il vostro numero di telefono. Una donna ha scritto: "Per favore mi chiami a casa", ma non include un numero di telefono. Che sembrava cattivo.

10. disegno disordine. Alcuni cercatori di lavoro sente la voglia di "essere creativi", utilizzando i formati vari tipi e caratteri. Evitare questo in corrispondenza commerciale. Tranne in rari casi, lettere commerciali dovrebbe essere conservatore. Se si vuole essere creativi, farlo nella vostra scelta delle parole. Salva Microsoft Publisher e Photoshop per le schede di Natale!

11. Utilizzo di una casella postale come indirizzo. Salvo casi rari, come condurre una ricerca di lavoro riservati, utilizzare un indirizzo. caselle postali sembrano "transitorio".

12. fraseggio strane, come "un'opportunità per espandere la mia forza e di cancellare le mie debolezze ...", oppure "Si può sentire che io sono un tantino troppo qualificato". Oppure: "In allegato potete trovare il mio curriculum". Vuoi parlare in quel modo? Si dovrebbe scrivere nel modo in cui parli. Evitare il fraseggio male da dover criticare gli altri le vostre lettere.

13. Errori di battitura, come "Grazie del tuo aiuto."

14. lettere di tipo List. Alcune lettere contengono "riempire gli spazi vuoti". Le forme generiche non funzionano bene.

15. Non è detto abbastanza. One vuoi leggere la lettera di copertura ", prego di accettare il mio curriculum allegato alla carica di direttore esecutivo. Grazie". Questo è troppo breve. Una lettera è la possibilità di vendere. Quindi, dire qualcosa su di te.

16. Per finire con "Grazie per la vostra considerazione." TUTTI termina le loro lettere in questo modo, quindi per favore non. Provate qualcosa di diverso, come "Sono entusiasta di parlare di più", oppure "so che potrei fare un buon lavoro per te." Lo stesso vale per "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti". Tutti li usano. Trovare qualcosa di diverso, come "Auguri", "Con i migliori saluti" o "con grande entusiasmo."

17. SCRITTURA in tutti i tappi. E 'difficile da leggere. NON FARLO.

18. Rep. abbreviare, Ave., Dicembre, e tutte le altre parole. Prendetevi il tempo per scrivere le parole fuori. Sembra molto meglio.

19. Dimenticando di allegare il vostro curriculum. Se tu dici di essere racchiude una, poi fare.

20. Giustificare i margini destro. Quando si "giustifica bene," si creano grandi spazi vuoti tra le parole dentro le tue frasi.

21. Dimenticando la data e / o saluto.

22. Utilizzo di stampanti ad aghi. La maggior parte sono difficili da leggere e ti fanno apparire come un ingegnere. Se possibile, utilizzare una stampante laser, anche se si deve prendere in prestito uno.

23. Con queste sciocchezze. "Lavoro in proprio per infondere condotti mainstream connessioni educativo e nel contempo rafforza i singoli forme creative." Cosa? Scrivere in modo chiaro e moderno inglese.

24. Dimenticando di mettere la lettera nella busta.

25. La parola comma 300. Il peggiore errore di marketing è la scrittura troppo lungo. frasi limite di dieci o venti parole, e paragrafi limite o cinque linee quattro. Nello scrivere la lettera, di solito è breve meglio. Prova a limitare le vostre lettere a una pagina.

 

Strutturare un report di Business formale

04 Aug 2019

Ci sono diversi tipi di relazioni e modi diversi di loro strutturazione. redazione del rapporto può essere molto tecnico, ma qui vi mostriamo un modello per strutturare un business relazione formale.

Quante sezioni?

La maggior parte delle relazioni comprendono le seguenti sezioni:

  • Titolo
  • Astratto
  • Introduzione
  • Metodo
  • Risultati
  • Discussione
  • Conclusioni
  • Riferimenti
  • Appendici

Che cosa va in ogni sezione?

1. Titolo

  • Questo dovrebbe essere breve e preciso. Si devono informare il lettore della natura della tua ricerca.
  • Omettere ogni dettaglio ad esempio inutili 'uno studio di ....' non è necessario.

2. Astratto

L'abstract è una sintesi di auto-contenuto di tutta la vostra relazione. Sarà quindi scritto per ultimo e di solito è limitata ad un paragrafo. Esso dovrebbe contenere:

  • Un profilo di quello che indagato (come indicato nel titolo)
  • Perché si è scelto di guardare quella zona particolare, con breve riferimento alla ricerca precedente effettuata nel campo
  • La tua ipotesi (previsione di ciò che i risultati mostreranno)
  • Un breve riassunto del suo metodo
  • Il vostro principali risultati e di come queste si riferiscono alla tua ipotesi
  • Una conclusione che può includere un suggerimento per ulteriori ricerche

3. Introduzione

L'introduzione 'mette in scena' per il rapporto, lo fa in due modi:

  • Con l'introduzione del lettore in modo più dettagliato per l'area tematica che stai cercando
  • Attraverso la presentazione degli obiettivi e delle ipotesi

Spiegare il contesto in cui il problema con riferimento al precedente lavoro condotto nella zona.

Brevemente discutere i risultati e come queste contatto con la tua ricerca.

Infine, lo stato tuoi obiettivi o ipotesi.

4. Metodo

La sezione di metodo deve descrivere ogni passo di come è svolto la sua ricerca in maniera sufficientemente dettagliata in modo che il lettore capisca quello che hai fatto. sul tuo sperimentale, disegno di campionamento metodi di informazione, i partecipanti, e la procedura complessiva impiegata deve essere chiaramente specificato.

Questa informazione è di solito presentata nelle seguenti sottovoci:

  • Obiettivo
  • Design
  • Partecipanti
  • Procedura (s)

5. Risultati

La tua sezione risultati dovrebbero trasmettere in modo chiaro i risultati. Si tratta di ciò che si baserà il tuo commento nella sezione di discussione, in modo che il lettore ha bisogno di essere certi di quello che hai trovato.

  • Presentazione dei dati in forma sintetica
  • Dati grezzi

Non complicare eccessivamente la presentazione e la descrizione dei risultati. Siate chiari e concisi.

  • Descrivere ciò che i risultati sono stati, non offrono interpretazioni di essi
  • Presentarle in un ordine logico
  • Quelli che puntano più direttamente alla tua ipotesi deve essere somministrato prima

Presentazione dei dati in tabelle e grafici

  • Non presentano gli stessi dati in due o più modi di uso cioè o una tabella o un grafico o solo testo.
  • Ricorda che un grafico deve essere comprensibile a prescindere da qualsiasi testo, ma si può accompagnare ognuna con una descrizione, se necessario.
  • Utilizzare titoli chiari e concisi per ogni figura. Dire quali variabili il grafico o la tabella mette a confronto.
  • Descrivere ciò che la tabella o grafico, quindi verificare che questo è veramente ciò che si vede! Se non lo è, è necessario modificare la vostra figura, o la tua descrizione.

6. Discussione

La sezione di discussione è la parte più importante della sua relazione. Essa riguarda i risultati del tuo studio per la ricerca che hai parlato nella sua introduzione, ponendo in tal modo il proprio lavoro nel contesto più ampio. La discussione aiuta il lettore a capire l'importanza della tua ricerca. Questa è la tua occasione per discutere, analizzare e interpretare i risultati in relazione a tutte le informazioni che avete raccolto.

La discussione sarà probabilmente la sezione più lunga del vostro rapporto e deve contenere i seguenti elementi:

  • Una sintesi dei principali risultati dello studio
  • L'interpretazione di questi risultati in relazione alle vostre obiettivi, previsioni o ipotesi, ad esempio se la tua ipotesi è supportata o respinto, e in relazione ai risultati di altre ricerche nella zona di
  • Esame di più ampie implicazioni di vostri risultati.

7. Conclusioni

La sezione conclusione riassume brevemente le principali questioni derivanti dal rapporto

8. Riferimenti

  • Fornire i dati del lavoro di tutti gli altri autori che vi hanno fatto riferimento a nella vostra relazione
  • Controllare un manuale di stile o di articoli di riviste per le variazioni negli stili di riferimento

9. Appendici

Le appendici contengono materiale che è rilevante per la vostra relazione, ma costituirebbero un ostacolo per la sua portata se fosse contenuta all'interno del corpo principale. Per esempio: i dati grezzi e calcoli; domande di intervista, e un glossario dei termini, o altre informazioni che il lettore può trovare utile fare riferimento. Tutti gli allegati devono essere chiaramente etichettati e di cui, se del caso nel testo principale (ad esempio 'Vedi Appendice A per un questionario esempio').

 

Scrivi Buona Notizia / Lettere Bad News

21 Jul 2019
Il "Good News / Bad News" la lettera è una delle lettere più efficace si può scrivere. Questa lettera è appropriata quando si dispone di una denuncia giustificata e vuoi risoluzione. Ad esempio, l'albergo dove si era rimasti senza acqua calda, e si doveva fare la doccia con acqua fredda prima di una riunione d'affari. Senti che non dovrebbero pagare l'intero importo per la stanza, e si desidera un risarcimento.

Gli elementi importanti della buona notizia / lettera di cattive notizie sono la struttura e il tono.

La struttura dispone di quattro parti:

(1) un paragrafo di apertura di una buona notizia
(2) la cattiva notizia
(3) una soluzione
(4) espressione di buona volontà.

Il paragrafo di apertura dovrebbe preparare il tuo lettore di rinforzo con una buona notizia. Provate a dire qualcosa di positivo sulla tua esperienza passata con l 'individuo, azienda o prodotto. Buone notizie getta le basi e mette il lettore al vostro fianco.

Il corpo della lettera dovrebbe spiegare la cattiva notizia. Avere ben chiaro il problema. Dare modo più dettagliato il lettore ha bisogno, ma non dire al lettore qualcosa che non si preoccupa o bisogno di sapere.

Terzo paragrafo dovrebbe offrire una soluzione al problema. Volete un rimborso, uno scambio, un credito al tuo conto personale? Quando ti offrono una soluzione, si risparmia il tempo di lettore. Non ha invitarvi a scoprire come si desidera che il problema risolto.

Termina la lettera con una espressione di fiducia nel problema da risolvere. Ricorda che la persona a cui stai scrivendo non è responsabile della creazione del problema. Lei non progettazione, produzione, confezione, nave o consegnare il vostro acquisto.

Il tono della lettera è importante. obiettivo Sound. Spiegare i fatti senza esprimere giudizi. Non incolpare il lettore per il problema. Evitare il pronome personale "tu". Utilizzare voce passiva piuttosto che voce attiva.

Invece di dire "Mi hai inviato la parte sbagliata" provare "la parte sbagliata è stata inviata a me", o "Ho ricevuto la parte sbagliata". Il tono dovrebbe concentrarsi sul problema, non che era responsabile per l'errore.

Avere tatto e diplomazia. Se suono arrabbiato o maleducato, non incoraggiare il lettore a risolvere rapidamente il problema.

Ecco un esempio della buona notizia / lettera di cattive notizie.

Gentili Signore e Signori

Ho soggiornato al vostro numero di volte in hotel durante incontri di lavoro, e sono sempre stato soddisfatto del servizio e di alloggio.

Purtroppo, durante la mia recente visita in data 11 gennaio 20xx, non c'era acqua calda a disposizione, e ho dovuto fare la doccia con acqua fredda prima di un incontro di lavoro.

Sono sicuro che sarete d'accordo che il pagamento di $ 100 per una stanza senza acqua calda è irragionevole. Gradirei un qualche tipo di rimborso parziale sul mio numero di conto Visa 4526 8248 8594 7677, 12/xx data di scadenza.

Grazie per la vostra considerazione. Non vedo l'ora di essere un ospite in albergo nuovo.

Distinti saluti

 

Evitare parole e frasi Problema

30 Jun 2019

In questa settimana inglese punta Business, ci ricorda alcune parole e frasi che sono meglio evitare per iscritto business. Ricordate che il vostro scopo è quello di ottenere il vostro messaggio al lettore in modo chiaro e conciso. Provare a usare un linguaggio che non causerà confusione.

A nd anche

Questo è spesso ridondante. Usare e per conto suo e anche omettere.

Quanto alla questione se

La sola parola che significa la stessa cosa come se.

In sostanza, in sostanza, del tutto

Queste parole raramente aggiungono qualcosa di utile per una frase. Provare la pena senza di loro e, quasi sempre, si vedrà la frase migliorare.

Essendo che o essere come

Queste parole sono un sostituto non-standard per la causa o dal momento. Per esempio, possiamo scrivere è che essi erano vecchi clienti, abbiamo dato loro condizioni di credito speciale, quanto perché erano vecchi clienti, abbiamo dato loro condizioni di credito speciale.

A causa del fatto che

Usando questa frase è un segno sicuro che la tua frase è nei guai. Forse intendevi o perché da allora?

Altrettanto

Qualcosa può essere altrettanto importante e altrettanto importante, ma non altrettanto importante.

Lui / lei

Lui / lei o è una convenzione creata per evitare di scrivere sessista, ma non funziona molto bene e la cosa diventa fastidiosa se appare spesso. Utilizzare lui o lei o usare il plurale (se del caso) in modo da poter evitare il problema sessista del tutto.

In primo luogo, in secondo luogo, in terzo luogo, ecc

Numero cose con primo, secondo, terzo, ecc e non con queste forme avverbiali.

Got

Molti scrittori riguardo, ma ho come una brutta parola, e hanno un punto. Se si può evitare per iscritto, in tal senso. Per esempio: ho avuto modo di iniziare a studiare deve subito. E: Ho avuto due incontri di questo pomeriggio.

Tipo di sorta o di

Questi sono OK in situazioni informali, ma in più documenti formali usare in qualche modo, piuttosto o molto invece. Per esempio: Eravamo tipo di piuttosto soddisfatti dei risultati.

 

Gli elenchi puntati in Business Writing

09 Jun 2019

È possibile utilizzare numeri o punti elenco negli elenchi verticali. liste verticali sono un ottimo modo di presentare le informazioni più complesse in modo chiaro. Qui stiamo solo andando a mostrare tre tipi di elenchi puntati. Le differenze tra i tre tipi si trovano nel modo in cui le liste sono punteggiati.

Tipo 1

Le seguenti condizioni sono necessarie per la formazione a capitalizzazione:

  • Questo è il tuo primo corso di formazione.
  • La tua firma datore di lavoro il modulo allegato.
  • Hai una guida pulita licenza.

    La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è una frase completa, in modo che inizia con la lettera maiuscola e termina con un punto.

    Tipo 2

    Le quote comprendono:

    • materiale didattico
    • Tempo di preparazione
    • spese di viaggio.

      La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è breve (una frase) e così i punti di non iniziare con una lettera maiuscola e solo l'ultimo punto è un punto fermo.

      Tipo 3

      I corsi sono progettati per i tirocinanti che:

      • avere una laurea in contabilità;
      • bisogno di esperienza di lavoro, e
      • vivono nella zona di Londra.

        La frase iniziale è una frase completa, ma si conclude con due punti (:) per mostrare che un elenco di seguito. Ogni punto della lista è parte di una frase continuo. I punti non cominciano con le lettere maiuscole e c'è un punto e virgola (;) che separa ogni punto. Prima che l'ultimo punto c'è 'e' a dimostrare che essa è parte di una frase continuo.

        Con questo tipo di elenco, fare attenzione che i punti di arrivo dopo l'introduzione sono grammaticalmente coerente. Date un'occhiata al seguente esempio di un elenco grammaticalmente incoerente.

        Versione errata:

        La gente:

        • che vivono a Londra;
        • che sono oltre 25, e
        • hanno un grado;

        sono ammissibili.

        Questo elenco non è corretto perché è necessario un altro 'che' nel terzo punto a fare una frase grammaticalmente coerente.

        Versione corretta:

        Le persone che:

        • vivo a Londra;
        • sono oltre 25, e
        • hanno un grado;

        sono ammissibili.

        Questa lista è corretta perché "chi vive", "chi sono" e "chi sono" sono tutti i finali di partita plurale 'persone'. L'elenco è grammaticalmente coerente.

         

        Sapere quando utilizzare la voce passiva

        26 May 2019

        Se si utilizza una funzione grammaticale-check, le vostre frasi probabilmente ottenere contrassegnati a volte per un errore di chiamata "Passive Voice." Questa bandiera è solitamente accompagnato da consigli a "considerare la riscrittura con un verbo voce attiva".

        E 'questo grave difetto? No! In realtà, la nostra grammatica-checker ha già segnalato tre delle nostre frasi all'inizio di questa Business Writing Tip, e non siamo preoccupati un po '.

        Noi non siamo preoccupati, ma facciamo attenzione. Questo perché c'è un sacco di buoni consigli su come limitare l'uso dei verbi passivi. Per esempio, ci viene detto di cambiare:

        "La superficie deve essere innescata" (passiva) a "Prime superficie" (attivo). Questo cambiamento ha un senso. I lettori hanno bisogno di istruzioni precise.

        "Il tuo dono è apprezzato" (passiva) a "Ti ringraziamo per il tuo dono" (attivo). Questo è un altro suggerimento bene. "E 'apprezzato" suona impersonale, mentre "Apprezziamo" sente caldo.

        Quando facciamo queste modifiche, si stanno sostituendo verboso, con frasi vaghe conciso, parole dirette. Questo è eccellente.
        Ma ci sono quattro luoghi dove i verbi passivi adatta solo a destra:


        1. Quando non si sa chi ha eseguito l'azione.

        Passivo:

        La sua auto è stata rubata due volte.

        Non:

        Qualcuno ha rubato la sua auto due volte.

        2. Quando non importa chi compie l'azione.

        Passivo:

        Le tavole sono pre-tagliati.

        Non:

        Un lavoratore pre-tagli le tavole.

        3. Se vogliamo evitare incolpare qualcuno.

        Passivo:

        I disegni sono andati perduti.

        Non:

        Andy perso i disegni.

        4. Quando vogliamo ammorbidire una direttiva.

        Passivo:

        Questo paragrafo può essere abbreviato.

        Non:

        Accorciare presente paragrafo.

        I verbi passivi sono perfetti in questi quattro casi. Allo stesso modo, i verbi passivi nelle nostre frasi di apertura anche funzionare bene ("Get segnalati" e "è di solito accompagnato").

        Sapere dove i verbi passivi appartengono, e non si lasceranno intimidire dal-check software grammatica di nuovo. La nostra grammatica-checker appena segnalato la frase precedente, ma sappiamo che il verbo passivo vi si adatta il nostro scopo e sembra proprio giusto!

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Achieving Emphasis in Business Writing

        24 Feb 2019

        Using Emphatic Words

        The simplest way to emphasise something is to tell readers directly that what follows is important by using such words and phrases as especially, particularly, crucially, most importantly, and above all.

        Repetition of Key Words

        Emphasis by repetition of key words can be especially effective in a series, as in the following example:

        See your good times come to colour in minutes: pictures protected by an elegant finish, pictures you can take with an instant flash, pictures that can be made into beautiful enlargements.

        Breaking the Pattern

        When a pattern is established through repetition and then broken, the varied part will be emphasised, as in the following example:

        Murtz Rent-a-car is first in reliability, first in service, and last in customer complaints.

        Inverting the Normal Sentence Structure

        Besides disrupting an expectation set up by the context, you can also emphasise part of a sentence by departing from the basic structural patterns of the language. The inversion of the standard subject-verb-object pattern in the first sentence below into an object-subject-verb pattern in the second places emphasis on the out-of-sequence term, fifty dollars.

        I'd make fifty dollars in just two hours on a busy night at the restaurant.
        Fifty dollars I'd make in just two hours on a busy night at the restaurant.

        Beginning and End Positions

        The beginning and end positions of sentences are more emphatic than the middle section. Likewise, the main clause of a complex sentence receives more emphasis than subordinate clauses. Therefore, you should put words that you wish to emphasise near the beginnings and endings of sentences and should never hide important elements in subordinate clauses. Consider the following example:

        No one can deny that the computer has had a great effect upon the business world.
        Undeniably, the effect of the computer upon the business world has been great.

        In the first version of this sentence, "No one can deny" and "on the business world" are in the most emphasised positions. In addition, the writer has embedded the most important ideas in a subordinate clause: "that the computer has had a great effect." The edited version places the most important ideas in the main clause and in the initial and terminal slots of the sentence, creating a more engaging prose style.

         

        Avoid Weak Sentence Starts

        27 Jan 2019

        The use of "there is" and "there are" signals weak structure and hides the real verb. Often these words are followed by "who" or "that." which indicates the sentence should be rephrased.

        Example: There are not many people who can write well.
        Revised: Few people write well.

        Example: There is no reason that can justify your behaviour to our client.
        Revised: No reason justifies your behaviour to our client.

        Example: There are several issues we need to discuss.
        Revised: We need to discuss several issues.

        Example: There is the self-assessment test, which allows clients to identify what they need.
        Revised: The self-assessment test allows clients to identify what they need.
        Revised: Clients can identify what they need by completing the self-assessment test.

        Example: There is a comprehensive listing of studies and reports related to businesses on the website.
        Revised: The website provides a comprehensive listing of studies and reports.

         

        Lista di controllo per la scrittura di email efficaci

        12 Aug 2018
        Utilizzare la seguente lista di controllo per assicurare che il tuo indirizzo e-mail riflette la vostra professionalità e aumenta la credibilità della vostra azienda:

        1. E-mail aziendale è la scelta appropriata per questo documento L'e-mail, che possono risiedere nella memoria del sistema ed essere accessibili alle persone non sia il lettore previsto.:
        • Contiene informazioni che riguarda solo le vostre responsabilità di lavoro o di impresa approvati funzioni. Hai seguito le linee guida aziendali per l'utilizzo di posta elettronica per comunicazioni personali.
        • Non contiene informazioni riservate o sensibili. Potrebbe essere resi pubblici o citato in giudizio senza imbarazzo per la vostra azienda o di te, lo scrittore.
        • Non è un modo per evitare di parlare con qualcuno di persona o per telefono. Non lasciare e-mail sostituire l'interazione umana che costruisce relazioni e consente di osservare e sentire le reazioni della gente a quello che stai dicendo.
        • Non contiene formulazione rimprovero o emotivo. Critica costruttiva viene ricevuto meglio in uno-a-uno, in persona sessioni di coaching.
        • Richiede una risposta immediata.
        • Non le informazioni richieste dal lettore a lungo termine di riferimento.

        2. La lista di distribuzione è opportuno:

        • Tutti coloro che dovrebbero ricevere le informazioni sono state copiate. Per esempio, non hanno fatto affidamento sul lettore principale per distribuire le informazioni ai suoi / le sue relazioni dirette se si richiede loro di avere le informazioni.
        • Coloro che non hanno bisogno di conoscere le informazioni non sono stati copiati.

        3. Hai rispettato il tempo del lettore e curato l'e-mail per maggiore chiarezza si.:

        • Eliminato verbosità; eliminato ogni "flussi di coscienza".
        • Usato parole brevi, frasi e paragrafi.
        • Usato preciso, formulazione di fatto.
        • Tradotto gergo tecnico e acronimi come appropriato per la lista di distribuzione.
        • Eliminato ogni inutile "percorso dei documenti."

        4. Hai usato presentazione professionale, il tono, e cortesia Te.:

        • Utilizzato un formato semplice che converte bene a tutti i sistemi informatici / programmi.
        • Usato maiuscole e minuscole piuttosto che tutte le capitali. Lettere maiuscole e minuscole sono più facili da leggere, con tutte le capitali sembra urlare. La regola generale è quello di mettere non più di otto parole in tutte le capitali, sono stati salvati tutti i capoluoghi di enfasi o intestazioni.
        • Hanno scritto e-mail dal tuo punto di vista del lettore. Il tuo testo è premuroso e gentile, è oggettiva e diretta, senza essere brusco.
        • Parole usate che sono appropriate per un ambiente aziendale.

        5. Lei ha organizzato l'e-mail strategicamente. Tu assicurato contenuto accurate e complete Te.:

        • Fornito intestazione a soggetto e l'apertura di dichiarazione d'intenti che predicono il contenuto del documento.
        • Anticipato e risposto alle domande del lettore, fornendo informazioni di base quando si aiuta il lettore a capire il messaggio.
        • Ricontrollato l'esattezza dei fatti e cifre.
        • Chiaramente ed esplicitamente chiesto per l'azione o descritto che cosa farete dopo.

        6. Hai revisionare l'e-mail Te.:

        • Usato correttamente, punteggiatura coerente.
        • Utilizzato il correttore ortografico e ricontrollato l'ortografia dei nomi delle persone e di prodotti e servizi aziendali.
        • Sostituito "brevi mano" abbreviazioni come "w /" e "info" con ortografia standard.
        • Assicurata l'utilizzo preciso di tutti vocabolario, specialmente di qualsiasi vocabolario sconosciuto raccolte da thesaurus del computer.
        • Grammatica controllato (soprattutto soggetto-verbo contratto) e il loro utilizzo (ad esempio, comunemente confuso termini come "là" e "loro").
        • Struttura della frase selezionata (specialmente per correggere eventuali frammenti o run-in frasi).
         

        Cut Out Frasi verboso e ridondante dalla tua scrittura

        08 Jul 2018
        Shorter è quasi sempre migliore. Parole brevi sono più chiari rispetto alle loro alternative verboso. Quando hai un certo numero di frasi prolisso, in una lettera, memo, email, ecc, il documento perde chiarezza. Breve non vuol dire semplice - significa che hai considerato la lingua che si sta utilizzando con cura con il tuo lettore in mente.

        Sostituire queste frasi prolisso con le loro alternative concisa.

        FRASI verboso
        Conciso
        dopo la conclusione del
        dopo
        al momento attuale
        ora
        nonostante il fatto che
        sebbene
        è stato dimostrato di essere
        è
        nel caso in cui
        se
        nel prossimo futuro
        presto
        in considerazione del fatto che
        perché / perché / come
        si trova ad essere
        è
        è in grado di
        può
        con riferimento alla
        circa

        Si dovrebbe anche fare attenzione per il licenziamento come queste qui sotto. Non ripetere voi stessi!

        FRASI RIDONDANTE
        Conciso
        anticipo la pianificazione
        pianificazione
        esattamente identici
        identico
        in avanti il progresso
        progresso
        cooperazione congiunta
        cooperazione
        requisito necessario
        requisito
        nuovo passo avanti
        sfondamento
        rinviare a più tardi
        rinviare
         

        Usando le lettere maiuscole nella tua scrittura

        01 Jul 2018
        Business internazionale soffre di una grave abuso e un uso non corretto del capitale (maiuscolo) lettere. Ecco alcuni esempi di utilizzo errato delle maiuscole.

        incorrect Non dimenticate di visitare il nostro sito web.
        incorrect Tutti i dipendenti della Società sono a partecipare alla riunione.
        incorrect Siamo la più grande provincia del paese.
        incorrect Il nostro Bookkeeper pagato la fattura.
        incorrect Andò a University in Giappone.

        Ecco alcune linee guida per l'uso di lettere maiuscole:

        Nomi di persone

        La signora Jennifer Karen Montgomery
        Lisa signora Veronica Mallory
        Mr Ming-Wa Nguyen

        Titolo famiglia come parte del nome

        Mi chiedo dove è la zia di Susan. ("Zia" è usato come parte del suo nome.)
        Mi chiedo dove è tua zia. ("Zia" non viene utilizzato come parte del suo nome.)

        Titolo famiglia invece del nome

        Mi chiedo perché Madre è oggi in ritardo. ("Madre" è usato come il suo nome.)
        Mi chiedo perché tua madre è in ritardo oggi. ("Madre" non è usato come il suo nome.)

        Giorni della Settimana

        Lunedi, Mercoledì, Sabato

        Mesi dell'anno

        Aprile, settembre, dicembre

        Vacanze

        San Valentino, Natale, Capodanno cinese, Divali, Tet

        Nota: i nomi delle stagioni non sono capitalizzati.

        tick1 La mia stagione preferita è l'autunno.
        incorrect La mia stagione preferita è l'autunno.

        Città

        Hong Kong, Shanghai, Pechino, Tokyo, Londra, Parigi

        Regioni / Province

        Florida, California, Guangdong, Shenzhen

        Edifici, parchi, zoo

        Ho visitato il Zoo di San Francisco sulla mia vacanza. ("Zoo" viene utilizzato come parte del nome).
        Ho visitato lo zoo la mia vacanza. ("Zoo" non viene utilizzato come parte del nome).

        Lingue, paesi, nazionalità

        Spagnolo, inglese, cinese
        Corea del Sud, Stati Uniti
        Tedesco, francese, giapponese

        MAIUSCOLA: Siamo andati in Corea del Sud in vacanza ("Sud" viene utilizzato come parte del nome)..
        CASO BASSO: Abbiamo guidato a sud su Harbour Drive ("sud" non viene utilizzato come parte del nome)..

        Titoli di lavoro e dipartimenti dell'azienda

        Amministratore Delegato
        Sales Manager
        Assistente amministrativo
        la Contabilità
        il reparto Ricerca e Sviluppo
         

        Galateo e-mail

        03 Jun 2018

        Emailing Qualcuno che non vi conosce

        Ci sono alcuni punti importanti da considerare durante la scrittura di mail, soprattutto se email qualcuno che non sai.

        • Comprendono una voce significativa soggetto, questo aiuta a chiarire ciò che il tuo messaggio si tratta e può anche aiutare il destinatario priorità di lettura e-mail.
        • Apri la tua e-mail con un saluto come 'Signor Chan' o 'Cara signora Tam'.
        • Utilizzare standard di ortografia, punteggiatura e maiuscole. NON USARE TUTTO MAIUSCOLO. E 'come urlare!
        • Scrivere testi chiari, brevi paragrafi e di essere diretto e al punto. Non scrivere inutilmente lunga e-mail.
        • Essere cordiale e gentile, ma non fare scherzi o battute.
        Conversazioni e-mail continua

        Una volta che hai scambiato messaggi di posta elettronica con una persona su un dato argomento, probabilmente è OK per chiudere saluto dal vostro follow-up e-mail. Ecco alcuni punti da considerare circa continuare le conversazioni e-mail:

        • Prova a rispondere entro un lasso di tempo ragionevole, anche se "ragionevole" dipende dalle aspettative del destinatario e l'oggetto in discussione.
        • Trim indietro i vecchi messaggi: la maggior parte client di posta elettronica continuerà a copiare i messaggi meno recenti in fondo una e-mail. Cancellare i vecchi messaggi in modo da mantenere la vostra dimensione del messaggio da troppo grandi, e per mantenere i vostri messaggi in cerca pulito.
        • Se qualcuno ti chiede un sacco di domande, può essere OK per inserire le vostre risposte nel messaggio del mittente copiato in fondo alla tua email. Tuttavia, se avete intenzione di fare questo, assicuratevi di dire così in alto, e lasciare ampio spazio, ad esempio:
        > Offrite sconti per ordini di massa?

        Sì. 10% per gli ordini di oltre 100 unità.

        > Quanto dura normalmente la consegna?

        Circa 10 giorni dalla data di un ordine.
         
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