Capacità di risposta telefonica sono molto importanti per le imprese. Il telefono è ancora il principale punto di contatto con i clienti per la maggior parte delle aziende. E il modo in cui rispondere telefonica aziendale formeranno la prima impressione dei vostri clienti del vostro business. Questi suggerimenti segreteria telefonica farà in modo che i chiamanti sanno che fare con un business professionale:

Rispondere a tutte le chiamate in arrivo prima che il terzo anello.

Quando si risponde al telefono, essere caldo ed entusiasta. La tua voce alla fine della linea telefonica è a volte l'impressione solo della vostra azienda un chiamante otterrà.

Nel rispondere al telefono, accogliere e identificare i chiamanti educatamente se stessi e la vostra organizzazione. Supponiamo, ad esempio:

Buongiorno. Cypress Technologies. Susan parlare. Come posso aiutarla?

Nessuno dovrebbe mai chiedere se hanno raggiunto tale e tale attività.

Enunciare in modo chiaro, mantenere il volume voce moderata, e parlino lentamente e chiaramente quando si risponde al telefono, in modo che il chiamante può capire facilmente.

Controlla la tua lingua quando si risponde al telefono. Non usare lo slang o gergo. , for instance, say "Certainly" , "Very well" , or "All right" . Invece di dire "OK", o "No problem", per esempio, dire "Certo", "Molto bene", o "Va bene". or "you know" , train yourself carefully not to use these when you speak on the phone. Se sei una persona che utilizza filler quando si parla, come "uh-huh", "um", o frasi come "come" o "sai", allenarsi con attenzione a non usare questi quando si parla al telefono .

Allena la tua voce e vocabolario ad essere positivo quando il telefono risponde, anche in un giorno di "down". Per esempio, invece di dire "non so", dice:

Fammi scoprire che per voi.

Prendere messaggi telefonici completa e accurata. Se c'è qualcosa che non capisci o non può incantesimo, come cognome di una persona, chiedere al chiamante di ripeterlo o incantesimi per voi. Poi assicurarsi che il messaggio arrivi al destinatario.

Rispondere a tutti i vostri messaggi entro un giorno lavorativo.

Chiedete sempre il chiamante, se va bene a mettere lui / lei in attesa prima di farlo, e non lasciare il chiamante in attesa per molto tempo. Fornire ai chiamanti in attesa con relazioni ogni 30 a 45 secondi. Offrire loro scelte, se possibile, quali:

Quella linea è ancora occupata. Volete continuare a tenere o dovrei avere xxx si chiama indietro?

 
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