Verwenden Sie die folgende Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail Ihre Professionalität spiegelt und erhöht Ihre Glaubwürdigkeit in Ihrem Unternehmen:

1. Firma E-Mail ist die richtige Wahl für dieses Dokument Die E-Mail, die in den Speicher Ihres Systems aufhalten dürfen und zugänglich sein von anderen Personen als den vorgesehenen Leser.:
  • Enthält Informationen, bezieht sich nur auf Ihren beruflichen Verpflichtungen oder Unternehmen zugelassenen Funktionen. Sie folgten Unternehmen Richtlinien für die Nutzung von E-Mail für persönliche Kommunikation.
  • Enthält keine vertraulichen oder sensiblen Informationen. Es könnte öffentlich gemacht oder vorgeladen, ohne Peinlichkeit für Ihr Unternehmen oder Sie, der Schriftsteller werden.
  • Ist das nicht ein Weg zur Vermeidung Gespräch mit jemandem persönlich oder per Telefon. Lassen Sie sich nicht per E-Mail ersetzen menschliche Interaktion, die Beziehungen aufbaut und erlaubt Ihnen zu beobachten oder zu hören, die Reaktionen der Menschen auf das, was Sie sagen.
  • Enthält keine Maßregelung oder emotionale Wortlaut. Konstruktive Kritik ist am besten in eins-zu-eins erhalten, in-Person-Coachings.
  • Erfordert sofortige Reaktion.
  • Ist das nicht Informationen, die der Leser für die langfristige Referenz erforderlich.

2. Die Verteilerliste ist angemessen:

  • All diejenigen, die die Informationen erhalten, sollten kopiert wurden. Zum Beispiel, haben Sie nicht auf die primäre Leser auf die Informationen, um seine / ihre direkten Berichte verteilen, wenn man sie zu den Informationen haben müssen verlassen.
  • Diejenigen, die nicht brauchen, um die Informationen wissen noch nicht kopiert worden.

3. Sie haben Ihre Leser die Zeit geachtet und bearbeitet den E-Mail für Klarheit You.:

  • Ausgeschieden wordiness; eliminiert alle "Ströme des Bewusstseins."
  • Gebrauchte kurze Wörter, Sätze und Absätze.
  • Gebrauchte präzise, ​​sachliche Wortwahl.
  • Übersetzt Fachjargon und Abkürzungen entsprechend der Verteilerliste.
  • Deleted unnötige "Dokument Spur."

4. Sie haben professionelle Präsentation, Ton und Höflichkeit verwendet Sie.:

  • Gebrauchte einem einfachen Format, das auch konvertieren, um alle Computer-Systeme / Programme.
  • Gebrauchte Groß-und Kleinbuchstaben als Großbuchstaben. Ober-und Kleinbuchstaben sind leichter zu lesen; mit allen Hauptstädten scheint zu schreien. Die Faustregel ist es, nicht mehr als acht Wörter in Großbuchstaben gesetzt, Sie haben allen Hauptstädten zur Betonung oder Überschriften gespeichert.
  • Geschrieben haben, die E-Mail von Ihrem Leser Sicht. Ihr Wortlaut ist rücksichtsvoll und höflich, es ist objektiv und direkt, ohne abrupt.
  • Gebrauchte Worte, die für ein wirtschaftliches Umfeld sind.

5. Sie haben die E-Mail organisiert strategisch. Sie gewährleistet genaue und vollständige Content-You.:

  • Vorausgesetzt, eine Betreffzeile und Öffnung Zweck Aussage, dass der Inhalt des Dokuments vorherzusagen.
  • Erwartete und beantwortet Ihre Leser die Fragen, Hintergrundinformationen, wenn es Ihre Leser verstehen, Ihre Nachricht hilft.
  • Double-geprüft für die Richtigkeit der Fakten und Zahlen.
  • Deutlich und ausdrücklich zum Handeln aufgefordert oder beschrieben, was Sie als nächstes tun wird.

6. Sie haben die E-Mail-Korrektur You.:

  • Gebrauchte korrekte, konsistente Interpunktion.
  • Gebrauchte Ihre Rechtschreibprüfung und doppelt überprüft die Rechtschreibung die Namen von Personen und Unternehmen Produkte und Dienstleistungen.
  • Ersetzt durch "kurze Hand" Abkürzungen wie "w /" und "info" mit Standard-Schreibweisen.
  • Gewährleistet Ihre genaue Verwendung aller Vokabular, vor allem von neuen Vokabeln aus Ihrem Computer Thesaurus entnommen.
  • Geprüft Grammatik (vor allem Subjekt-Verb-Abkommen) und Nutzung (z. B. häufig Wörter wie "es" und "ihre" verwechseln).
  • Geprüft Satzbau (insbesondere keine Bruchstücke zu korrigieren oder Bandwurmsätze).
 
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