Business English Tip of the Week

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Enthalten eine Idee pro Satz

19 Jan 2020

Haben Sie schon einmal einen Brief oder E-Mail, wo die Sätze weiter auf, und einer nach dem anderen in einem Strom, nur mit Kommas zu trennen? Diese Sätze enthalten oft eine Reihe von Punkten, von denen einige in Verbindung stehen könnten. Das macht sie schwer zu lesen und zu verstehen. Hier ist ein Beispiel einer E-Mail erhalten wir Abonnenten von einem unserer:

Ich bin Dubai arbeitet als Manager in der Kommunikation mit unseren Kunden in Englisch ist, deshalb habe ich auf eine E-Mail etc., Briefe, wissen Sie, aber das Problem ist ich will mehr, wie zu schreiben, fühle ich, dass ich bin ganz schlecht im Schreiben, so brauche ich Ihre Hilfe in dieser, wie kann ich mich entwickeln, ich aber lernen von Ihrer Website brauche ich mehr, wenn möglich, danke im voraus für eure Hilfe, ich freue mich auf Ihren Anruf aus.

Mit einer Idee in jedem klaren, prägnanten Satz Nachricht könnte die dies lesen wie:

Ich arbeite als Manager in Dubai. Die Kommunikation mit unseren Kunden "," E-Mail, Briefe, usw. "" ist in englischer Sprache. Das Problem ist, dass ich schreibe sehr schlecht in. Ich möchte lernen, wie man besser schreiben, und ich brauche Ihre Hilfe in dieser. Obwohl ich vor Ort lernen Sie aus Ihren, brauche ich mehr, wenn möglich. Wie kann ich mich entwickeln?

Ich freue mich auf Ihren Anruf aus. Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Wir haben mehr als eine Idee in zwei Sätzen, so dass die Nachricht klingen würde nicht abgehackt. Aber sie waren eng verbundenen Ideen.

Also, hier ist die Botschaft: include nur eine Idee in jedem Satz. Manchmal ist es akzeptabel, Satz sind zwei Ideen in einer allerdings nur, wenn sie eng verwandt sind.

 

Erklären Verfahren - Sequenz von Wörtern und Sätzen

12 Jan 2020
Um Ihnen zu helfen mit dem Erklären Verfahren, können Sie bestimmte Wörter, um Ereignisse zeigen eine Sequenz von.
Um zu erklären, in welcher Reihenfolge bestimmte Dinge getan werden

Erste ...
Vor allem ...
Zunächst ...
Weiter ...
Das nächste, was Sie tun müssen, ist ...
Dann ...
Danach ...
Nachdem Sie (die das getan haben / tun) ...
Schließlich ...
... Und dann endlich ...
Schließlich ...
Danach ...

So fügen Sie einen weiteren Punkt

Vergewissern Sie sich, (nicht zu vergessen) ...
Ach, und übrigens nicht vergessen ...
Oh, und darauf achten, nicht zu ...
Stellen Sie sicher ... / Stellen Sie sicher nicht ...

Um zu überprüfen, dass die andere Person verfolgt dich, oder verstanden hat,

OK, so ist das klar?
Macht das Sinn?
Also wir sind / das war's. Haben Sie Fragen?

 

Open Punctuation /Full Blocked Layout Style

05 Jan 2020

In the past, writing and laying out a business letter was a pretty complex process. Not only did you have to be careful where you put your punctuation in the non-body sections of the letter, but certain parts of the letter itself needed to be indented, i.e. moved a number of spaces to the right. Putting a letter together like this took a lot of time.

Nowadays, business writers prefer simplicity over complexity. The punctuation and layout style preferred is the one that is the easiest and quickest to create. And it's the one that takes up the least thought.

Writers today tend to use OPEN PUNCTUATION and FULL BLOCKED LAYOUT STYLE.

Open Punctuation

In an Open Punctuation Style letter there is:

  • No punctuation at the end of lines in the inside address
  • No punctuation following the salutation and complimentary closing
  • No punctuation following references, enclosures, copies, etc.

Full Blocked Layout Style

When using a full blocked layout style in a business letter there is:

  • No indentation of the salutation and complimentary closing
  • No indentation in the paragraphs of the letter
  • No indentation to the date, reference, enclosures, copies, etc.

In this style, the only part of the letter that is centred is the company letterhead.

Sample Letter

Here's an example of a business letter with open punctuation and full blocked layout style.

Sunshine Holidays
124 High Street
Bury St Edmunds
Suffolk
I
P29 7HG

Our Ref SLS/RWT

2 April 20xx

Mr K Francis
29 Darlington Mews
Bury St Edmunds
Suffolk
1P29 5JA

Dear Mr Francis

HOLIDAY ENQUIRY

Thank you for your recent enquiry. Please find enclosed our holiday brochure containing weekend breaks in Rome.

We are very proud of our weekend breaks and feel sure you will find just what you are looking for.

If you would like to make a booking, or require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely


John Jackson
Manager

Enc

cc Susan James

 
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