Business Writing

Structurer un rapport d'information officielle

04 Aug 2019

Il existe différents types de rapports et de différentes façons de les structurer. Rédaction du rapport peut être très technique, mais ici nous allons vous montrer un modèle de structuration d'un rapport d'activité formelle.

Combien de sections?

La plupart des rapports comprennent les sections suivantes:

  • Titre
  • Résumé
  • Introduction
  • Méthode
  • Résultats
  • Discussion
  • Conclusions
  • Références
  • Annexes

Ce qui se passe dans chaque section?

1. Titre

  • Cela devrait être court et précis. Il doit informer le lecteur sur la nature de votre recherche.
  • Omettre tout par exemple des détails inutiles »Une étude de ...». n'est pas nécessaire.

2. Résumé

Le résumé est une synthèse d'auto-contenue de l'ensemble de votre rapport. Il sera donc rédigé en dernier et est généralement limité à un seul paragraphe. Il doit contenir:

  • Un aperçu de ce que vous avez enquêté (comme indiqué dans votre titre)
  • Pourquoi avez-vous choisi d'aborder ce domaine particulier brève référence à la recherche antérieure effectuée dans le domaine
  • Votre hypothèse (prévision de ce que les résultats seront affichés)
  • Un bref résumé de votre méthode
  • Votre principales conclusions et leur lien avec votre hypothèse
  • Une conclusion qui peut inclure une proposition pour de nouvelles recherches

3. Introduction

L'introduction "met en scène" pour votre rapport, c'est le fait de deux façons:

  • En introduisant le lecteur de façon plus détaillée dans la zone sous réserve que vous cherchez à
  • En présentant vos objectifs et hypothèses

Expliquez le contexte du problème en se référant aux travaux antérieurs dans le domaine.

Discutez brièvement des résultats et la façon dont ces communiquer avec votre recherche.

Enfin, l'état de vos objectifs ou des hypothèses.

4. Méthode

La section devrait décrire la méthode à chaque étape de la façon dont vous avez effectué vos recherches de manière suffisamment détaillée pour que le lecteur comprenne ce que vous faisiez. sur votre expérience, de la conception des méthodes d'échantillonnage de l'information, les participants, et l'ensemble de la procédure utilisée doit être clairement spécifiée.

Cette information est généralement présentée sous la sous-rubriques suivantes:

  • Objectif
  • Design
  • Les participants
  • Procédure (s)

5. Résultats

Votre section des résultats doit exposer clairement vos conclusions. Ce sont ce que vous allez baser votre commentaire dans la section discussion, de sorte que le lecteur a besoin pour être certain de ce que vous avez trouvé.

  • Présenter les données sous une forme résumée
  • Les données brutes

Ne pas trop compliquer la présentation et la description de vos résultats. Soyez clair et concis.

  • Décrivez ce que les résultats ont été, ne pas proposer des interprétations d'entre eux
  • Présentez-les dans un ordre logique
  • Ceux qui pointent le plus directement à votre hypothèse doit être donnée en premier

Présenter les données dans les tableaux et graphiques

  • Ne pas présenter les mêmes données dans deux ou plusieurs façons à savoir l'utilisation soit d'un tableau ou un graphique, ou texte seulement.
  • Rappelez-vous qu'un graphique devrait être compréhensible indépendamment de tout texte, mais vous pouvez accompagner chacune avec une description si nécessaire.
  • Utilisez des titres clairs et concis pour chaque figure. Dites quelles variables le graphique ou tableau compare.
  • Décrire ce que le montre le graphique ou un tableau, puis vérifier que c'est vraiment ce que ça se voit! Si ce n'est pas, vous avez besoin de modifier votre silhouette, ou votre description.

6. Discussion

La section discussion est la partie la plus importante de votre rapport. Elle concerne les conclusions de votre étude à la recherche que vous avez parlé dans votre introduction, ce qui place votre travail dans le contexte plus large. La discussion aide le lecteur à comprendre la pertinence de votre recherche. Ceci est votre chance de discuter, analyser et interpréter vos résultats par rapport à toutes les informations que vous avez recueillies.

La discussion sera probablement la plus longue section de votre rapport et devrait contenir les éléments suivants:

  • Un résumé des principaux résultats de votre étude
  • Une interprétation de ces résultats par rapport à vos objectifs, des prévisions ou des hypothèses, par exemple, si votre hypothèse est soutenue ou rejetée, et en ce qui concerne les conclusions d'autres recherches dans le domaine
  • Examen des implications plus larges de vos résultats.

7. Conclusions

La section conclusion résume brièvement les principales questions découlant de votre rapport

8. Références

  • Donnez des détails sur le travail par tous les autres auteurs que vous avez mentionné dans votre rapport
  • Vérifier un manuel de style ou des articles pour des variations dans les styles de référencement

9. Annexes

Les annexes contiennent des documents qui sont pertinents à votre rapport, mais perturberait son débit si elle était contenue dans le corps principal. Par exemple: des données brutes et les calculs; questions de l'entrevue, et un glossaire de termes ou d'autres informations que le lecteur peut trouver utile de se référer à. Toutes les annexes doivent être clairement étiquetés et renvoyé le cas échéant dans le texte principal (par exemple: «Voir annexe A pour un questionnaire par exemple).

 

Rédaction Nouvelles Bonne / Lettres Nouvelles Bad

21 Jul 2019
Le "Bonnes Nouvelles / Nouvelles Bad" lettre est l'une des lettres les plus efficaces, vous pouvez écrire. Cette lettre est appropriée lorsque vous avez une plainte justifiée et que vous souhaitez résolution. Par exemple, l'hôtel où vous avez séjourné avait pas d'eau chaude, et vous avez eu à prendre une douche à l'eau froide avant votre réunion d'affaires. Vous vous sentez vous ne devriez pas avoir à payer le montant total pour la chambre, et que vous souhaitez compensation.

Les éléments importants des bonnes nouvelles / lettre de mauvaises nouvelles sont la structure et le ton.

La structure dispose de quatre parties:

(1) un paragraphe d'ouverture de bonnes nouvelles
(2) les mauvaises nouvelles
(3) une solution
(4) une expression de bonne volonté.

Le paragraphe introductif devrait préparer votre lecteur en renforçant avec de bonnes nouvelles. Essayez de dire quelque chose de positif au sujet de votre expérience passée avec la société, personne ou d'un produit. Bonnes nouvelles séries de la scène et met le lecteur de votre côté.

Le corps de la lettre doit expliquer les mauvaises nouvelles. Soyez clair sur le problème. Donner autant de détails que le lecteur a besoin, mais ne disent pas tout lecteur, elle ne se soucie pas ou ont besoin de savoir.

Le troisième paragraphe devrait offrir une solution au problème. Voulez-vous un remboursement, un échange, un crédit à votre compte de charge? Lorsque vous offrez une solution, vous enregistrez le temps du lecteur. Elle n'a pas de vous appeler pour savoir comment vous aimeriez que le problème réglé.

Fin de la lettre avec une expression de confiance dans le problème à résoudre. Rappelez-vous que la personne à qui vous écrivez n'est pas responsable de la création du problème. Elle n'a pas la conception, la fabrication, l'emballage, expédier ou livrer votre achat.

Le ton de la lettre est important. objectif Sound. Expliquer les faits sans porter de jugement. Ne blâmez pas le lecteur pour le problème. Évitez le pronom personnel «vous». Utiliser la voix passive plutôt que la voix active.

Au lieu de dire «Vous m'avez envoyé la mauvaise pièce," essayer "La mauvaise partie a été envoyée à moi», ou «J'ai reçu la mauvaise partie." Le ton devrait se concentrer sur le problème, non pas qui était responsable de l'erreur.

Faites preuve de tact et de diplomatie. Si vous en colère contre son ou grossier, vous ne serez pas inciter le lecteur à résoudre votre problème rapidement.

Voici un exemple des bonnes nouvelles / lettre de mauvaises nouvelles.

Madame, Monsieur,

J'ai séjourné plusieurs fois à votre hôtel lors de déplacements professionnels, et j'ai toujours été satisfait du service et d'hébergement.

Malheureusement, au cours de ma récente visite, le 11 Janvier 20xx, il n'y avait pas d'eau chaude disponible, et j'ai dû prendre une douche à l'eau froide avant une réunion d'affaires.

Je suis sûr que vous serez d'accord que les frais de 100 $ pour une chambre avec eau chaude n'est pas déraisonnable. Je vous serais reconnaissant une sorte de remboursement partiel sur mon numéro de compte Visa 4526 8248 8594 7677, 12/xx date d'expiration.

Je vous remercie de votre attention. Je suis impatient d'être un invité à votre hôtel à nouveau.

Cordialement

 

Problème éviter les mots et phrases

30 Jun 2019

En semaine d'activités de cette pointe de l'anglais, nous allons rappeler quelques mots et des phrases qui sont à éviter dans l'écriture d'affaires. Rappelez-vous que votre but est de faire passer votre message à votre lecteur de façon claire et concise. Essayez d'utiliser un langage qui ne sera pas source de confusion.

Un e aussi

Ceci est souvent redondant. Utilisez et de ses propres et omettre également.

Quant à savoir si

Le seul mot que signifie la même chose que de savoir si.

Fondamentalement, pour l'essentiel, totalement

Ces paroles rarement ajouter quelque chose d'utile à une peine. Essayez la phrase sans eux et, presque toujours, vous verrez la phrase améliorer.

Être ou ne se que

Ces mots sont un standard de substitution non pour cause ou depuis. Par exemple, nous pouvons écrire étant qu'ils étaient d'anciens clients, nous leur avons donné des conditions de crédit spéciales que parce qu'ils étaient d'anciens clients, nous leur avons donné des conditions de crédit spéciales.

En raison du fait que

En utilisant cette expression est un signe certain que votre peine est en difficulté. Vouliez-vous dire parce que ou depuis?

Tout aussi

Quelque chose peut être tout aussi importants ou aussi importante que, mais pas aussi important.

Il / elle

Il ou elle est une convention créé pour éviter d'écrire sexistes, mais il ne fonctionne pas très bien et cela devient ennuyeux si elle apparaît souvent. Utilisez lui-même ou utiliser le pluriel (le cas échéant) de sorte que vous pouvez éviter le problème tout à fait sexiste.

Tout d'abord, d'autre part, en troisième lieu, etc

Nombre des choses avec le premier, deuxième, troisième, etc et non pas avec ces formes adverbiales.

Got

Beaucoup d'écrivains se égard comme un vilain mot, et ils ont un point. Si vous ne pouvez l'éviter, par écrit, le faire. Par exemple: j'ai appris à l'étude doit commencer tout de suite. Et: J'ai deux réunions cet après-midi.

Nature ou type de

Ce sont OK dans des situations informelles, mais en plus des documents officiels utilisation quelque peu, plutôt ou tout à la place. Par exemple: Nous avons été plutôt genre d'heureux des résultats.

 

Les listes à puces dans Business Writing

09 Jun 2019

Vous pouvez utiliser des chiffres ou des puces dans les listes verticales. listes verticales sont un excellent moyen de présenter des informations plus complexes avec clarté. Ici, nous allons juste vous montrer trois types de listes à puces. Les différences entre les trois types se trouvent dans la façon dont les listes sont ponctués.

Type 1

Les conditions suivantes sont nécessaires pour la formation entièrement financée par:

  • Ceci est votre premier cours de formation.
  • Votre employeur signe le formulaire ci-joint.
  • Vous avez un permis de conduire propre licence.

    La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste est une phrase complète, elle commence par une majuscule et se termine par un point.

    De type 2

    Les tarifs comprennent:

    • matériel de cours
    • temps de préparation
    • les frais de déplacement.

      La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste est courte (une phrase) et donc les points ne commencent pas par une majuscule et que le dernier point a un arrêt complet.

      Type 3

      Les cours sont conçus pour les stagiaires qui:

      • avoir un diplôme en comptabilité;
      • besoin d'une expérience de travail et
      • vivent dans la région de London.

        La phrase initiale est une phrase complète, mais se termine par un deux-points (:) pour montrer que la liste suit. Chaque point de la liste fait partie d'une peine continue. Les points ne sont pas débuter par une majuscule et il ya un point-virgule (;) séparant chaque point. Avant le dernier point il est »et« pour montrer qu'il fait partie d'une peine continue.

        Avec ce type de liste, veillez à ce que les points à venir après l'introduction sont grammaticalement. Jetez un oeil à l'exemple suivant d'une liste grammaticalement incompatibles.

        Version incorrecte:

        Le peuple:

        • qui vivent à Londres;
        • qui sont plus de 25, et
        • avoir un diplôme;

        sont admissibles.

        Cette liste est incorrecte, car vous avez besoin d'un autre «qui» dans le troisième point de faire une phrase grammaticalement cohérente.

        Correct Version:

        Les personnes qui:

        • vivre à Londres;
        • sont plus de 25, et
        • avoir un diplôme;

        sont admissibles.

        Cette liste est correcte, car "qui vivent", "qui sont" et "qui ont" toutes les terminaisons du pluriel pour correspondre à «peuple». La liste est grammaticalement cohérente.

         

        Quand utiliser la voix passive

        26 May 2019

        Si vous utilisez une fonctionnalité de grammaire-chèque, vos phrases probablement obtenir battant pavillon parfois pour une faute «passive voix." Ce drapeau est généralement accompagné de conseils pour «Envisager la réécriture par un verbe voix active."

        Est-ce une faute grave? Non! En fait, notre grammaire-checker a déjà marqué trois de nos phrases au début de cette activité d'écriture Conseil, et nous ne sommes pas inquiets un peu.

        Nous ne sommes pas inquiets, mais nous ne prêter attention. C'est parce qu'il ya beaucoup de bons conseils sur la limitation de l'utilisation de verbes passifs. Par exemple, on nous dit de changer:

        "La surface doit être amorcé" (passif) au "Premier de la surface" (actif). Ce changement de sens. Les lecteurs ont besoin d'instructions précises.

        «Votre don est apprécié" (passif) au «Nous apprécions votre cadeau" (actif). Ceci est une autre suggestion amende. "Est apprécié" sons impersonnelle, alors que "Nous apprécions" est chaud.

        Quand nous faisons ces changements, nous remplaçons verbeux, des phrases vagues avec concision, les mots directs. C'est excellent.
        Mais il ya quatre endroits où les verbes passifs forme juste à droite:


        1. Lorsque vous ne savez pas qui a effectué l'action.

        Passive:

        Sa voiture a été volée à deux reprises.

        Non:

        Quelqu'un a volé sa voiture à deux reprises.

        2. Quand il ne fait rien qui exécute l'action.

        Passive:

        Les planches sont pré-coupés.

        Non:

        Un travailleur de pré-coupe les planches.

        3. Quand nous voulons éviter de blâmer quelqu'un.

        Passive:

        Les dessins ont été perdus.

        Non:

        Andy a perdu les dessins.

        4. Quand nous voulons pour adoucir une directive.

        Passive:

        Ce paragraphe pourrait être raccourcie.

        Non:

        Raccourcir ce paragraphe.

        verbes passifs sont parfaits dans ces quatre cas. De même, les verbes passifs dans nos phrases d'ouverture aussi bien fonctionner ("get marqué" et "est généralement accompagné").

        Savoir où verbes passifs appartiennent, et vous ne serez pas intimidé par votre logiciel de vérifier la grammaire à nouveau. Notre grammaire-checker juste signalé la phrase précédente, mais nous savons que le verbe passif il convient à notre but et sonne juste!

         

        Include One idea per Sentence

        28 Apr 2019

        Have you ever received a letter or email where the sentences go on and on, one after the other in a stream, with only commas to separate them? These sentences often contain a number of points, some of which might be related. This makes them difficult to read and understand. Here's an example of an email we received from one of our subscribers:

        I am working as a manager in Dubai, the communication with our customers is in English, therefore I have to send email, letters, etc., you know, but the problem is I want to learn more how to write, I feel that I am very bad in writing, so I need your help in this, how can I develop myself, I learn from your site but I need more if possible, thanks in advance for your help, I look forward to hearing from you.

        With one idea in each clear, concise sentence, the message might read like this:

        I work as an manager in Dubai. The communication with our customers "" email, letters, etc. "" is in English. The problem is that I am very bad in writing. I want to learn how to write better, and I need your help in this. Although I learn from your site, I need more if possible. How can I develop myself?

        I look forward to hearing from you. Thank you for your help.

        We did include more than one idea in two sentences so the message would not sound choppy. But they were closely related ideas.

        So, the message here is: include only one idea in each sentence. Sometimes, it's acceptable to include two ideas in a sentence but only if they are closely related.

         

        Achieving Emphasis in Business Writing

        24 Feb 2019

        Using Emphatic Words

        The simplest way to emphasise something is to tell readers directly that what follows is important by using such words and phrases as especially, particularly, crucially, most importantly, and above all.

        Repetition of Key Words

        Emphasis by repetition of key words can be especially effective in a series, as in the following example:

        See your good times come to colour in minutes: pictures protected by an elegant finish, pictures you can take with an instant flash, pictures that can be made into beautiful enlargements.

        Breaking the Pattern

        When a pattern is established through repetition and then broken, the varied part will be emphasised, as in the following example:

        Murtz Rent-a-car is first in reliability, first in service, and last in customer complaints.

        Inverting the Normal Sentence Structure

        Besides disrupting an expectation set up by the context, you can also emphasise part of a sentence by departing from the basic structural patterns of the language. The inversion of the standard subject-verb-object pattern in the first sentence below into an object-subject-verb pattern in the second places emphasis on the out-of-sequence term, fifty dollars.

        I'd make fifty dollars in just two hours on a busy night at the restaurant.
        Fifty dollars I'd make in just two hours on a busy night at the restaurant.

        Beginning and End Positions

        The beginning and end positions of sentences are more emphatic than the middle section. Likewise, the main clause of a complex sentence receives more emphasis than subordinate clauses. Therefore, you should put words that you wish to emphasise near the beginnings and endings of sentences and should never hide important elements in subordinate clauses. Consider the following example:

        No one can deny that the computer has had a great effect upon the business world.
        Undeniably, the effect of the computer upon the business world has been great.

        In the first version of this sentence, "No one can deny" and "on the business world" are in the most emphasised positions. In addition, the writer has embedded the most important ideas in a subordinate clause: "that the computer has had a great effect." The edited version places the most important ideas in the main clause and in the initial and terminal slots of the sentence, creating a more engaging prose style.

         

        Avoid Weak Sentence Starts

        27 Jan 2019

        The use of "there is" and "there are" signals weak structure and hides the real verb. Often these words are followed by "who" or "that." which indicates the sentence should be rephrased.

        Example: There are not many people who can write well.
        Revised: Few people write well.

        Example: There is no reason that can justify your behaviour to our client.
        Revised: No reason justifies your behaviour to our client.

        Example: There are several issues we need to discuss.
        Revised: We need to discuss several issues.

        Example: There is the self-assessment test, which allows clients to identify what they need.
        Revised: The self-assessment test allows clients to identify what they need.
        Revised: Clients can identify what they need by completing the self-assessment test.

        Example: There is a comprehensive listing of studies and reports related to businesses on the website.
        Revised: The website provides a comprehensive listing of studies and reports.

         

        Liste de contrôle pour écrire des emails efficaces

        12 Aug 2018
        Utilisez la liste suivante pour vous assurer que votre e-mail reflète votre professionnalisme et augmente votre crédibilité au sein de votre entreprise:

        1. Société e-mail est le choix approprié pour ce document L'e-mail, qui peut résider dans la mémoire de votre système et être accessibles aux personnes autres que le lecteur prévu.:
        • Contient des informations qui ne concerne que vos responsabilités professionnelles ou approuvés par l'entreprise des fonctions. Vous avez suivi les lignes directrices pour les entreprises utilisant le courrier électronique pour les communications personnelles.
        • Ne contient aucune information confidentielle ou sensible. Il pourrait être rendu public ou assignation sans gêne à votre entreprise ou vous, l'écrivain.
        • N'est-ce pas une manière d'éviter de parler à quelqu'un en personne ou par téléphone. Ne laissez pas e-mail remplace l'interaction humaine qui établit des relations et vous permet d'observer ou entendre les réactions des gens à ce que vous dites.
        • Ne contient pas de libellé réprimander ou émotionnel. La critique constructive est la meilleure reçue en tête-à-un, des séances de coaching en personne.
        • Exige une réponse immédiate.
        • N'est-ce pas l'information requise par le lecteur à long terme de référence.

        2. La liste de distribution est appropriée:

        • Tous ceux qui doivent recevoir les informations ont été copiés. Par exemple, vous n'avez pas compter sur le lecteur principal pour distribuer l'information à son / ses rapports directs entre eux si vous avez besoin d'avoir l'information.
        • Ceux qui n'ont pas besoin de connaître les informations n'ont pas été copiés.

        3. Vous avez respecté le temps de votre lecteur et édité l'e-mail pour plus de clarté vous.:

        • Eliminé verbiage; éliminé toute «flux de conscience».
        • Utilisé des mots courts, des phrases et paragraphes.
        • Utilisé précis, libellé factuelles.
        • Traduit du jargon technique et les acronymes comme il convient pour la liste de distribution.
        • Supprimer tout «sentier du document." Inutiles

        4. Vous avez utilisé une présentation professionnelle, le ton, et la courtoisie Vous.:

        • Utilisé un format simple qui permet de convertir ainsi à tous les systèmes informatiques / programmes.
        • Utilisé majuscules et les minuscules plutôt que toutes les capitales. Lettres majuscules et minuscules sont plus faciles à lire; en utilisant toutes les capitales semble hurler. La règle de base est de mettre pas plus de huit mots dans toutes les capitales; vous avez enregistré toutes les capitales d'accent ou de rubriques.
        • Ont écrit l'e-mail à partir du point de votre lecteur de vue. Votre formulation est prévenant et poli, il est objective et directe, sans être brutal.
        • Mots utilisés qui sont appropriés pour un environnement d'affaires.

        5. Vous avez organisé l'e-mail de manière stratégique. Vous assurée contenu précis et complet vous.:

        • A fourni une vedette et l'ouverture énoncé de l'objet qui permettent de prédire le contenu du document.
        • Prévus et a répondu aux questions de votre lecteur, fournissant des informations de fond quand il aide le lecteur à comprendre votre message.
        • Double-vérifié l'exactitude des faits et des chiffres.
        • Clairement et explicitement demandé à l'action ou décrit ce que vous allez faire ensuite.

        6. Vous avez relu l'e-mail Vous.:

        • Utilisé correct, la ponctuation cohérente.
        • Utilisé votre correcteur orthographique et vérifié l'orthographe des noms des personnes et des produits de l'entreprise et les services.
        • Remplacé "brève main» des abréviations telles que "w /" et "info" avec des orthographes standard.
        • Assuré votre utilisation précise de tout le vocabulaire, surtout de tout un vocabulaire familier glanées thésaurus de votre ordinateur.
        • Vérifié la grammaire (en particulier accord sujet-verbe) et l'utilisation (par exemple, on confond souvent les mots tels que «là» et «leur»).
        • Structure de la phrase Vérifié (en particulier pour corriger les fragments ou d'exécution des condamnations).
         

        Couper des phrases verbeuses et la redondance de votre écriture

        08 Jul 2018
        Shorter est presque toujours meilleur. Les mots courts sont plus claires que leurs alternatives verbeux. Lorsque vous avez un certain nombre de phrases verbeuses dans une lettre, un mémo, courriel, etc, le document perd la clarté. Court ne signifie pas simple - cela signifie que vous avez considéré comme la langue que vous utilisez avec soin votre lecteur à l'esprit.

        Remplacez ces phrases verbeuses avec leurs alternatives concis.

        PHRASES verbeuse
        CONCISE
        après la conclusion de
        après
        à l'heure actuelle
        aujourd'hui
        malgré le fait que
        bien
        a été prouvé d'être
        est
        dans le cas où
        si
        dans un proche avenir
        dès
        en vue du fait que
        parce que / puisque / comme
        se trouve être
        est
        est en mesure de
        peut
        en référence à
        à propos

        Vous devez aussi faire attention aux licenciements comme ceux ci-dessous. Ne vous répétez pas!

        Phrases redondantes
        CONCISE
        planification préalable
        la planification
        exactement identiques
        identiques
        des avancées en
        le progrès
        coopération conjointe
        la coopération
        condition nécessaire
        exigence de
        nouvelle percée
        percée
        remettre à plus tard
        reporter
         

        En lettres majuscules dans votre écriture

        01 Jul 2018
        D'affaires international souffre d'une surexploitation sérieuse et l'utilisation incorrecte du capital (en majuscules) lettres. Voici des exemples de casse incorrecte.

        incorrect Soyez sûr de visiter notre site Web.
        incorrect Tous les employés de la société à assister à la réunion.
        incorrect Nous sommes la plus grande province du pays.
        incorrect Notre comptable a payé la facture.
        incorrect Elle est allée à l'université au Japon.

        Voici quelques lignes directrices pour l'utilisation de lettres majuscules:

        Des noms de personnes

        Mme Jennifer Karen Montgomery
        Mme Lisa Veronica Mallory
        M. Ming-Wa Nguyen

        Titre famille en tant que partie du nom

        Je me demande où est la tante de Susan. («Tante» est utilisé comme une partie de son nom.)
        Je me demande où votre tante est. («Tante» n'est pas utilisé comme une partie de son nom.)

        Titre famille au lieu du nom

        Je me demande pourquoi la mère est aujourd'hui en retard. («Mère» est utilisé comme son nom.)
        Je me demande pourquoi votre mère est en retard aujourd'hui. («Mère» n'est pas utilisé comme son nom.)

        Jours de la semaine

        Lundi, mercredi, samedi

        Mois de l'année

        Avril, Septembre, Décembre

        Vacances

        Saint Valentin, Noël, Nouvel An chinois, Divali, Tet

        Remarque: les noms des saisons ne sont pas capitalisés.

        tick1 Ma saison préférée est l'automne.
        incorrect Ma saison préférée est l'automne.

        Villes

        Hong Kong, Shanghai, Beijing, Tokyo, Londres, Paris

        États / provinces

        Floride, la Californie, du Guangdong, Shenzhen

        Bâtiments, parcs, zoos

        J'ai visité le zoo de San Francisco pendant mes vacances. ("Zoo" est utilisé comme une partie du nom.)
        J'ai visité le zoo pendant mes vacances. («Zoo» n'est pas utilisé comme une partie du nom.)

        Langues, pays, nationalités

        Espagnol, anglais, chinois
        Corée du Sud, les Etats-Unis
        Allemand, français, japonais

        Capitalisés: Nous sommes allés à la Corée du Sud en vacances ("Sud" est utilisé comme une partie du nom.).
        Minuscules: Nous avons roulé vers le sud sur la promenade Harbour («sud» n'est pas utilisé comme une partie du nom.).

        Titres de poste et les départements de l'entreprise

        Chef de la direction
        Responsable des ventes
        Adjointe administrative
        le département des comptes
        le département Recherche et Développement
         

        Etiquette Email

        03 Jun 2018

        Emailing Quelqu'un qui ne vous connaît pas

        Il ya quelques points importants à considérer lors de l'écriture électronique, en particulier lorsque emailing quelqu'un qui ne vous connaît pas.

        • Inclure une rubrique soumise significative, ce qui permet de clarifier ce que votre message est d'environ et peut également aider le destinataire hiérarchiser la lecture de votre courriel.
        • Ouvrez votre e-mail avec une salutation comme "Chan Monsieur» ou «Chère Madame Tam».
        • Utilisez orthographe standard, la ponctuation et la capitalisation. NE PAS UTILISER TOUTES LES MAJUSCULES. C'EST COMME DE CRIER!
        • Ecrire claire, des paragraphes courts et être direct et au point. Ne pas écrire des emails inutilement long.
        • Soyez aimable et poli, mais ne faites pas de blagues ou de remarques pleines d'esprit.
        Conversations Email continue

        Une fois que vous avez échangé des courriels avec une personne sur un sujet donné, il est probablement OK pour quitter voeux de votre suivi des emails. Voici quelques autres points à considérer quant à la poursuite des conversations par courriel:

        • Essayez de répondre dans un délai raisonnable, même si «raisonnable» dépendra des attentes du destinataire et le sujet abordé.
        • Garniture revenir les anciens messages: la plupart des clients de messagerie gardera copie des messages plus anciens au fond d'un email. Supprimer les anciens messages de façon à maintenir la taille de votre message de devenir trop grands, et de conserver vos messages d'un blanc immaculé.
        • Si quelqu'un demande beaucoup de questions, il peut être OK pour intégrer vos réponses dans le message de l'expéditeur copiée au bas de votre e-mail. Cependant, si vous allez faire ceci, être sûr de le dire au début, et laissez beaucoup d'espace, par exemple:
        > Offrez-vous des remises pour des commandes en vrac?

        Oui. 10% pour les commandes de plus de 100 unités.

        > Combien de temps dure la livraison prend normalement?

        Environ 10 jours après la date d'une ordonnance.
         

        Ponctuation - Le tiret (-) et supports ()

        07 Jan 2018
        Le tiret (-)

        Utiliser un tableau de bord pour indiquer un changement de la pensée, ou de mettre en évidence et accorder davantage d'importance à l'information additionnelle insérée dans une phrase

        Tous les officiers - Jane, Susie, Brent, et Michael - seront présents à la réunion.
        Tous les agents seront présents à la réunion - Jane, Suzie, Brent, et Michael.
        Mary - qui s'occupait occupé avec un client - ne pas assister au séminaire de vente.

        Un tableau de bord peut également être utilisé pour déclencher l'information à la fin d'une phrase.

        Nous avons tous signé le contrat - enfin.

        Supports (.....)

        Utilisez les parenthèses («entre parenthèses» en anglais américain) pour atténuer l'impact de l'information relative qui est ajoutée à une peine d'emprisonnement. Les informations ajoutées ne doit pas être aussi important que l'information contenue dans la phrase.

        Mary (elle ne rejoint la société la semaine dernière) a décidé de ne pas aller au barbecue de la société.

        lui-même la phrase suivante: Remarque: Utilisez des virgules au lieu de crochets de mettre à part l'information qui est à peu près aussi importante que l'information dans le fichier.

        Les supports sont également utilisés si vous donnez un nom long d'une société ou d'un document, puis donner l'abréviation, par exemple, d'aide aux employés (PAE). Les supports doivent joindre le formulaire abrégé quand il apparaît en premier. Vous pouvez ensuite consulter à la forme abrégée seulement, sans crochets, dans le reste de la lettre. C'est une façon, vous pouvez utiliser des abréviations dans votre lettre et être certain que votre lecteur connaît leur signification.

         

        Inclure une idée par phrase

        10 Dec 2017

        Avez-vous déjà reçu une lettre ou un courriel où les phrases encore et encore, les uns après les autres dans un ruisseau, avec des virgules seulement à les séparer? Ces phrases contiennent souvent un certain nombre de points, dont certains pourraient être liés. Cela les rend difficile à lire et à comprendre. Voici un exemple d'un e-mail que nous avons reçu d'un de nos abonnés:

        Je travaille en tant que gestionnaire à Dubaï, la communication avec nos clients est en anglais, donc je dois envoyer des mails, lettres, etc, vous le savez, mais le problème est que je veux en savoir plus la façon d'écrire, je sens que je suis très mauvais en écriture, alors j'ai besoin de votre aide dans ce domaine, comment puis-je me développer, j'apprends à partir de votre site, mais j'ai besoin de plus si possible, merci d'avance pour votre aide, je me réjouis de vous entendre.

        Avec une idée claire de chaque phrase concise, le message pourrait se lire comme suit:

        Je travaille comme gestionnaire à Dubaï. La communication avec nos clients "" e-mail, lettres, etc "" est en anglais. Le problème est que je suis très mauvais dans l'écriture. Je veux apprendre à mieux écrire, et j'ai besoin de votre aide dans ce domaine. Bien que j'apprends de votre site, j'ai besoin de plus si possible. Comment puis-je me développer?

        J'ai hâte de vous entendre. Merci pour votre aide.

        Nous ne comprennent plus d'une idée en deux phrases pour que le message ne ​​serait pas son saccadé. Mais elles sont étroitement liées idées.

        Donc, le message est: y compris une seule idée dans chaque phrase. Parfois, il est acceptable d'inclure deux idées dans une phrase, mais seulement si elles sont étroitement liées.

         

        Conseils généraux pour améliorer votre rédaction

        10 Sep 2017

        En bout de cette semaine, nous allons vous donner quelques conseils utiles sur la façon d'améliorer votre écriture.

        • Le temps consacré à la planification de vos communications des dividendes. Faites un brouillon de ce que vous voulez écrire ou de dire, de sorte que vous pouvez expérimenter avec différentes versions. Rappelez-vous que la langue est importante parce que les mots que vous choisissez transmettre vos attitudes ainsi que des informations. L'impression que vous voulez transmettre est l'un des serviabilité et l'efficacité.
        • Allez à l'essentiel depuis le début. Couper le petit entretien et faire une bonne impression en étant vif et des affaires similaires. Soyez clair dès le départ exactement ce que vous voulez discuter. Lettres qui ne font pas ces déchets lecteurs temps et pourra se retrouver dans la poubelle. Les présentations qui ne saisissent pas leur public en se concentrant leur attention sur le risque de perdre rapidement cette attention.
        • Utiliser un langage simple plutôt que le jargon. Les gens préfèrent être traités comme des êtres humains, pas des ordinateurs! langage technique a sa place, mais il est impersonnel et doit être utilisé uniquement lorsque cela est nécessaire. Rappelez-vous que les entreprises est favorisée par la chaleur personnelle autant que de profit.
        • Utilisez des phrases courtes et qui sont au point, pas des phrases que radoter et ne peut pas tout à fait décider ce qu'ils veulent dire ou comment le dire - comme celui-ci!
        • Évitez les voix passive, la, car elle est une manière indirecte de parler et crée une distance entre vous et votre auditoire ou le lecteur. Par exemple, si vous dites: «Nous allons assister à votre commande rapidement,» qui favorise une plus grande confiance que si vous dites: «Votre commande sera assisté plus tôt à." Ce manque la touche personnelle et peut donner l'impression que vous n'avez pas veulent pas accepter la responsabilité au travail.
        • Il est très important que vous pensez du public que vous écrivant ou en parlant à destination et en faire un réel effort de communiquer avec eux. Si vous parlez aux gens, vous devez être flexible et conscients de leur réaction, de sorte que vous pouvez changer la façon dont vous parlez si elles ne sont pas de vous répondre positivement. Si vous écrivez à un associé d'affaires et vous avez une image mentale de lui, vous allez écrire plus clairement et directement. Votre lettre sera portée à leur rencontre et attirer leur attention.
        • Mauvaise orthographe fait une mauvaise impression. Si vous n'êtes pas certain de l'orthographe des mots que vous avez utilisé, il vaut la peine de courir un correcteur orthographique sur votre ordinateur. Toutefois, des dictionnaires informatiques sont souvent limitées et donc de nombreux termes techniques doivent encore être contrôlés manuellement. Une grave lacune plus est que l'ordinateur accepte tous les mots qu'il connaît, peu importe si elle a le sens que vous vouliez. Si vous écrivez, "Faire un projet difficile», mais signifie «rugueux», votre ordinateur ne sera pas prendre cette place. C'est une des raisons pourquoi il est préférable d'avoir vos documents évalués par des professionnels.
        • Corriger la grammaire est aussi important que l'orthographe. Certains traitements de texte ont maintenant les correcteurs grammaticaux qui fonctionnent de la même manière que les correcteurs d'orthographe. Ils peuvent être utilisés en dernier recours, mais ils sont encore très basiques (stupid!) et de manquer de nombreuses erreurs. En outre, ils interrogent de nombreuses constructions qui sont parfaitement en ordre. Cette perdre votre temps et il serait mieux d'avoir quelqu'un avec une bonne grammaire jeter un oeil à votre travail.
        • Enfin, toujours lire attentivement à travers un document ou de l'entreprise parle de vérifier et d'autres erreurs typographiques. Les faits et les dates exactes? Lecture à haute voix est une bonne idée, parce que vous pouvez entendre comment la communication des sons: l'oreille permet un recoupement pour ce que l'oeil peut-être manqué.
         
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