Business Grammar

Utilisation articles (un / une / la)

07 Jul 2019

Les conseils suivants fournissent les règles de base pour les articles à l'aide (un / une / la). Au cours de la semaine prochaine, consultez les conseils lorsque vous lisez un document d'entreprise, un article de magazine, une page web, etc Localiser quelques substantifs dans la lecture et suivez les conseils d'analyser l'utilisation article.

Utilisation articles est correctement une technique qui se développe au fil du temps grâce à beaucoup de lecture, écriture, expression orale et l'écoute. Pensez aux règles ci-dessous et en tenir compte lors de la lecture et l'écoute de la langue autour de vous. Bientôt, vous trouverez vous n'avez pas de penser à des règles plus. Usage deviendra naturel pour vous.

Règles générales d'utilisation

Nom

un / une

l'

aucun article

dénombrable
Et pluriel

une lettre
une facture

la lettre
la facture

PAS
ADMIS

dénombrable
Et pluriel

PAS
ADMIS

les lettres
les factures

lettres
factures

innombrables

NON ADMIS

l'information

l'information

L'utilisation de l'article indéfini (un / une)

  • Utilisez un ou une quand il est la première fois que nous mentionner ou parler de quelque chose.
  • Utilisez un ou une de singulier, noms comptables.

Pourriez-vous me donner une enveloppe?

J'ai acheté un fax hier.

Il ya une lettre pour vous.

L'utilisation de l'article défini (le)

  • Utilisez le quand le lecteur est clair sur ce qui est visé.

S'il vous plaît fermer la porte.

Suite à la réunion du 4 Décembre ... ...

Nous avons envoyé le fichier que vous avez demandé au département des ventes.

  • Utilisez le quand le nom a déjà été mentionné.
J'ai reçu une lettre d'un client se plaindre d'une personne de vente dans notre branche Mongkok. Le client a dit que le vendeur a été grossier avec elle quand elle a essayé de poser une question. Je vais passer la lettre sur vous.
  • Utilisez le quand il est clair qu'il ya une seule chose.
Le directeur général est venu à notre bureau hier.

Zero article

Nous ne pouvons omettre articles, avec la généralisation à propos du pluriel des noms dénombrables et indénombrables aussi.

Le Service à la clientèle traite les plaintes. (Tous et toutes les plaintes)

Le personnel qui ne respectent pas les règles de la société recevra des avertissements). (L'ensemble du personnel; entreprise tous les règlements

La production débutera en mai. (Uncountable noun)

 

Using Precise Active Verbs

05 May 2019

Strengthen word choice at the word and sentence level by adding precise verbs. Avoid non-specific verbs and the overuse of is, are, was, were, I or we. Always look for verbs that are masked as nouns. Convert the noun back to a verb by using its root and rewrite the sentence.

Example

John Smith will contact you at 11.30 p.m.

Revised

John smith will send you an e-mail at 11.30 p.m.

Revised

John Smith will visit you at 11.30 p.m.

 

Example

We must consider this problem.

Revised

We must resolve this problem.

 

Example

The report is a summary of previous research on drinking.

Revised

The report summarises research on drinking.

 

Example

The copy editor made an improvement to the draft.

Revised

The copy editor improved the draft.

 

Example

John is responsible for the distribution of the daily marketing report.

Revised

John distributes the daily marketing report.

 

Example

Improvement of the invoicing system will be performed by Jane Smith.

Revised

Jane Smith will improve the invoicing system.

 

Example

Candidate interviewing and employment is done by Human Resources.

Revised

Human Resources interviews and employs all candidates.

 

Example

All credit card approval is done by Jane Smith.

Revised

Jane Smith approves credit cards.

 

Using Prepositions of Place

10 Mar 2019

Prepositions are used to relate things or people to various ways of time, place, direction and distance. It is difficult to use prepositions correctly as most of them have a variety of uses and meaning.

Reading through the examples below will help you to become more familiar with the uses and meanings of prepositions of place.

About (approximate position)

I have left the file lying about somewhere.

Around

The accounts department is around the corner.

At (place)

He spent Saturday afternoon at work.
He's staying at the Sheraton Hotel.
I'll meet you at the airport.

At (direction)

We have aimed our campaign at young professionals.

By (close to)

The warehouse is by the main post-office.
The new airport is located by the harbour.

From (source)

This car was imported from Japan.
Where did you get this software from?

In (three-dimensional space)

Los Angeles is in California
The money is kept in the safe.

On (two-dimensional line or surface)

The file is on the desk.
The notice is on the wall.
California is on the Pacific coast.

Through (direction between two points in space)

It can take a long time to clear goods through customs.
Once we're through the city, we'll be able to drive faster.

To (movement, destination)

I have to go to Singapore next week.
The taxi will take you to the airport.
I will bring you to the conference tomorrow.
 

"For" vs. "Since" vs. "Ago"

10 Feb 2019

FOR

We use for when we are talking about the duration of an action or state, i.e. how long something takes:

I have lived in London for seven years. (This tells us how long I have lived in London.)

For is a preposition here. Although generally used with the present perfect tense, for is also used with other tenses.

SINCE

We use since when we are talking about the time the action or state started:

I have lived in London since 1997. (This tells us when I started living in London.)

Since can be a preposition (since five o'clock) or a conjunction (since I met her). Since is usually used with the present perfect tenses.

AGO

Ago is used to say when past events happened, going back from today to the past:

I came to Japan seven years ago.
I passed my driving test two months ago.

Ago is an adverb and is used with the past tense.

 

Vertical Lists: Using Bullets or Numbers

13 Jan 2019

Use numbered lists when working with instructions that are to be carried out in sequence. If the sequence of items is not essential, use bullets.

Example of a Numbered List:

Follow these general steps when you plan a database:

  1. Decide on which categories of information you want to work with, and plan a separate database file for each category.
  2. Analyze your current information management system to determine the tasks to perform.
  3. Decide on the data you want the file to contain, and plan the fields to hold the data.
  4. Determine the relationship between your file and other files containing useful data.

Example of a Bulleted List:

Keep these points in mind:

  • Merge fields by typing the field name with symbols.
  • Use a text field to set data in the browser.
  • Add symbols among merged fields on the layout.
  • Format merged fields with the formatting option.
 

Removing Unnecessary Verb-Noun Combinations

30 Dec 2018

There is something about writing that makes us express ourselves more formally than we would do in speech. For example, you might chat with a co-worker about how you are going to evaluate a marketing campaign. But when you sit down to write a report about it, for some reason you find yourself writing about "the evaluation of the marketing campaign".

This habit, which we call nominalisation, is very common in all areas of government and the business world. What happens is that instead of using a verb, for example, to evaluate, the writer uses the related noun, evaluation.

You're probably thinking that there's nothing wrong with that, but nominalisations appear all over our writing. They lengthen our sentences and make the writing less lively, less human and more official. They prevent our writing being clear as actions are hidden in the nouns.

Here's an example:

Example: The programmer will be a new addition to our staff's expertise.
Revised:
The programmer will add to our staff's expertise.

Example: On this site you will learn how to find solutions to your writing problems.
Revised:
AdminWriting.com helps you solve your writing problems.

Of the verb-noun problems the "made" trap stands out as the most common:

  • made a suggestion (suggested)
  • made a recommendation (recommended)
  • made a choice (chose)
  • made an agreement (agreed)
  • made a presentation (presented)
  • made a proposition (proposed)
  • made a decision (decided)
  • made a revision (revised)

Other common verb-noun problems include:

  • gave an explanation (explained)
  • submitted a resignation (resigned)
  • expressed opposition (opposed)
  • took under consideration (considered)
  • provided maintenance (maintained)
  • reached a conclusion (concluded)
  • provided information (informed)
  • provided a quotation (quoted)
  • came to a realization (realized)
  • conducted an investigation (investigated)
  • put on a performance (performed)
  • led to a reduction (reduced)
  • had a suspicion (suspected)
  • had an expectation (expected)
  • used exaggeration (exaggerated)
  • gave authorization (authorized)

 

 

Usage of Commas

16 Dec 2018

 

1)

to separate independent clauses

The following conjunctions are used in such cases:

and, but, for, nor, or, so & yet¹

The workers demanded extra pay, but the management refused to give it.

2)

after introductory

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

a) If you don't finish it tonight, you'll be late.
b) As a matter of fact, I'm going on vacation to Singapore next week.
c) Unfortunately, we aren't able to agree to all your demands.

3)

when

a) sub-clauses

b) phrases
c) words

appear in the middle of the sentence.

a) Jill, who was sitting behind her desk, gave Tim a smile.
b) We, as a matter of course, will contact your former employer.
c) We have, however, found a number of errors.

4)

to set off three or more words, phrases or main clauses in a series.


She went into the office, sat down at her desk, and started surfing the Net.
He's lived in London, Paris, Hong Kong, Tokyo and New York.

5)

to set off two or more coordinate adjectives if the meaning does not change when the order is altered.

We had to travel over several narrow, winding, dangerous roads.

6)

at the end of a sentence in order to indicate a pause.

He was just ignorant, not stupid.

7)

to set off a nonrestrictive (also non-defining) relative clause².

Unitech, which was established in 1992, employs over 750 workers.

8)

when someone is addressed directly.

Richard, can you do me a big favour?

9)

to show an appositive³.

Chris Patton, former governor of Hong Kong, is still very popular in Hong Kong.

10)

in dates.

Yes, May 11, 20xx, was the date of the last AGM.

11)

in front of tag questions.

You've met this client before, haven't you?

12)

after digits indicating thousands.


10,000
9,999,999

¹ Note that 'but' and 'and' do not take a comma when both clauses are relatively short.
²
restrictive relative clauses = they tell us which person or thing, or which kind of person or thing, is meant;
non-restrictive relative clauses = they tell us more about a person or thing that is already identified.
³
When an appositive is only one word, no comma is needed.

 

Quel que vs

07 Oct 2018
Quel et qui sont difficiles à apprendre pour ceux qui étudient l'anglais comme langue seconde parce que personne, pas même les gens qui devraient savoir mieux, il va droit!

Il a tout à voir avec restrictives (ou définir) les phrases et les clauses.

Vous utilisez que pour introduire une phrase ou d'une clause restrictive qui décrit un lieu ou une chose. Un autre terme pour restrictive est la «définition». «Définition» est un moyen plus facile de se rappeler la règle. Définition des phrases et des clauses ajouter des détails essentiels à une phrase. Ils ne sont jamais introduit par une virgule, parce qu'elles sont essentielles à la description.

Par exemple:

A: Quelle serviette vous appartient?
B: La mallette qui est marqué "KF" appartient à moi.

Remarque: "qui est marqué" décrit la mallette.

Qui introduit des phrases sans restriction ou undefining et les clauses. Ces phrases ajouter des détails supplémentaires que vous pouvez omettre sans changer la phrase. Ils sont introduits et conclus par des virgules.

Par exemple:

A: Parlez-moi du livre que vous lisez.
B: Le livre, que j'ai obtenu à partir de la bibliothèque la semaine dernière, est un mystère très excitant.

Remarque: "ce qui j'ai eu de la bibliothèque" est un détail inutile.

 

Astuce Ponctuation: Colon vs point-virgule

23 Sep 2018

punctuation

Les deux-points (:) et le point-virgule (;) sont utilisés très couramment dans l'écriture d'affaires, mais il ya souvent beaucoup de confusion au sujet de laquelle on à utiliser et quand les utiliser. Pour éviter de vous confondre en outre, ici, nous allons il suffit de regarder l'utilisation principale de chacun.

Un colon est le plus souvent utilisé pour introduire une liste (souvent après », par exemple», «savoir», «i.e '.' Comme suit 'comme dans le suivant", etc). Regardez ces exemples:

La citation a été divisé en les sections suivantes: l'élaboration de cours, les frais de scolarité et pré / post-test bien sûr.

Le Service des ressources humaines est composé de deux sections, à savoir: le Département du personnel et le Département de la formation.

Nous vous proposons plusieurs types de possibilités d'investissement, par exemple: les obligations de revenu, fonds communs de placement et de devises.

Toutefois, si les éléments d'une liste suivis des deux points sont longs ou contiennent des virgules, ils doivent être séparés les uns des autres en utilisant des points-virgules. Cela contribue à rendre la phrase plus claire et plus facile à lire. Par exemple:

S'il vous plaît envoyer cette lettre aux sociétés suivantes: Hon, Wang et Staunton Ltd; Baxter-Mackenzie, et Zerox Co. Ltd

Le séminaire d'écriture d'affaires portera sur trois domaines principaux: clairs, concis et l'anglais moderne, la structure, mise en page et organisation des textes d'affaires, et, les styles d'écriture d'affaires.

 

 

Utilisation de verbes modaux pour exprimer Possibilité

26 Aug 2018
Il ya des moments où les écrivains sont incertains quant à ce qui se passera et le besoin de se référer à des événements futurs que les possibilités ou les probabilités, et non pas comme des certitudes futures.

Ici, nous allons passer brièvement en revue le langage utilisé pour montrer comment «probable» d'événements futurs sont, c'est à dire quelle est la probabilité qu'ils se produiront.

Nous pouvons utiliser certains verbes modaux suivis par l'infinitif nu (c.-à-l'infinitif sans 'to') de se référer à l'avenir. Ces verbes modaux peut être utilisé à la voix active et passive.

Mai / Might + infinitif nu

. Mai et pourrait sont utilisés pour exprimer la possibilité incertaine d'une action à l'avenir. Mai exprime fort possible que les forces.

Les taux d'intérêt peut augmenter dans les prochains mois.
Les taux d'intérêt pourrait être augmenté dans les prochains mois.

Pourriez / Can + infinitif nu

Nous utilisons peut et pourrait exprimer la possibilité avenir, lorsque la possibilité est liée à des suggestions, des plans ou des projets.

Les avocats de la société pense que cela pourrait prendre un certain temps à rédiger le contrat.
Nous sommes expansion à l'étranger, afin que je puisse être envoyé à la Chine ou à Taiwan dans les prochains mois.

Peut exprime fort possible que le pouvait. Cependant, comme le peut de possibilité est facilement confondu avec le peut de la capacité, peut / pourrait sont généralement utilisés pour éviter toute confusion.

Ils peuvent fournir demain à l'heure. (Ils sont en mesure de livrer à temps)
Ils peuvent fournir demain à l'heure. (Il est possible pour eux de livrer à temps)

Quel sens est destiné? Pour éviter une telle confusion peut utiliser.

Ils peuvent / pourraient offrir demain à l'heure. (Il est possible pour eux de livrer à temps)
Ils peuvent / pourraient assister à la réunion le vendredi.

Pourriez est également utilisé pour exprimer une possibilité conditionnelle, c'est à dire la possibilité qu'un événement se produise ou non dépend de quelque chose d'autre se passe.

Nous pourrions aller à Macao la semaine prochaine, si vous prenez lundi hors travail.
La société pourrait se développer si elle avait plus de capitaux.
 

Utilisation de la Tense Past Perfect

15 Jul 2018
Le passé parfait est utilisé pour se référer à des actions qui ont eu lieu et ont été achevés dans le passé. Le parfait passé est souvent utilisé pour souligner que l'un d'action, un événement ou une condition terminée avant qu'une autre action passée, un événement ou état ​​a commencé.

Chacun des verbes soulignés dans les phrases suivantes est dans la parfaite passé.

John est arrivé à 17h00, mais M. Turner avait fermé la boutique

Tous les événements dans cette phrase a eu lieu dans le passé, mais l'acte de fermeture de la boutique a lieu avant que John arrive à la boutique.

Après nous avons trouvé le restaurant où Anne nous avait parlé, nous avons dîné là tous les vendredi.

Voici l'éloge («avait dit") précède la conclusion ("trouvé") du restaurant. Les deux actions ont eu lieu quelque temps avant le moment de parler ou d'écrire.

Bill avait utilisé tous les papiers afin que nous une nouvelle commande.

Dans cette phrase, deux actions ont lieu dans le passé, mais l'utilisation de papier ("avait épuisé») précédée de la commande du nouveau papier.

Erreurs d'usage courant

Une erreur courante est d'utiliser le temps passé inutilement parfaite pour faire référence à des événements passés.

Oui, je leur avait déjà donné ma réponse. incorrect

Dans l'exemple ci-dessus, le passé est parfaite utilisés inutilement plutôt que de le cadeau idéal, peut-être parce avait donné semble plus «passé» que d'avoir donné.

Voici un autre exemple de misuage du parfait passé:

Il ya plusieurs années, nous avions vendu des machines de fax, mais nous n'avons pas plus. incorrect

Ici, le passé simple est suffisante vendus (même si nous avons vendu des machines de fax est avant nous ne sommes pas plus), parce que vous n'êtes pas comparer les deux temps passés.

CONSEIL: Il est préférable d'éviter le passé parfaite sauf si vous êtes sûr de savoir comment l'utiliser. En fait, il n'est pas très utilisé dans l'écriture d'affaires.

 

Problèmes avec les prépositions

17 Jun 2018

prepositions

Règle 1

Vous pouvez mettre fin à une phrase avec une préposition. Il suffit de ne pas utiliser les prépositions supplémentaire lorsque le sens est clair, sans eux.

tick1 C'est quelque chose que je ne peux pas accepter.
tick1 Combien d'entre vous que je peux compter?
tick1 Où at-il aller (à)?
tick1 Où avez-vous la)?
tick1 J'irai plus tard (le).
tick1 Enlevez vos chaussures (de) la lit.
tick1 Vous ne pouvez pas regarder (de) la fenêtre.
tick1 Coupez (jusqu'à) en petits morceaux.

Règle 2

Utilisez le avec des expressions qui indiquent le temps d'un événement.

Il est né le 23 Décembre.
Nous arriverons sur le quatrième.

Règle 3

0f devrait jamais être utilisée à la place du avoir.

tick1 J'ai le faire.
incorrect Je devrais de lui faire.

Règle 4

Entre renvoie à deux. Parmi est utilisé pour trois ou plus.

Diviser l'argent entre les deux de vous.
Diviser l'argent entre les trois.

Règle 5

Into implique l'entrée, en ne.

Sally est entré dans le bureau.
Sally était en attente dans le bureau.
Couper le gâteau en six tranches. (Le couteau entre le gâteau.)
 

Comparaison des adjectifs

20 May 2018
Quand vous étiez à l'école vous avez probablement été forés dans la comparaison des adjectifs: intéressant, plus intéressant, plus intéressant; équitable, plus juste, plus équitable, etc

Les deux exemples ci-dessus sont des formes régulières comparatif. Cependant, un problème commun n'est pas de savoir quand utiliser-er-,-est-ou - plus. Adj-+, la plus-+ adj.

En fait, il ya une règle très simple pour vous aider à mémoriser ce qui comparatives formulaire à utiliser. Comptez le nombre de syllabes dans un adjectif. Les syllabes sont les sons qui composent un mot. Par exemple:

grande a un son ou une syllabe,
cle Ver a deux syllabes,
une Gant RRO a trois syllabes et
Je dis à Gand dispose de quatre syllabes.

Les adjectifs qui contiennent une ou deux syllabes suivre l'ar-,-Est-, de la forme. Par exemple: grand, plus grand, le plus grand et intelligent, plus malin, plus intelligent.

Les adjectifs qui contiennent plus de deux syllabes suivre le-plus-,-plus-forme. Par exemple: arrogant, plus arrogant, plus arrogant, intelligent, plus intelligent, plus intelligent.

C'est une règle facile à retenir!

 

Évitez d'utiliser trop de points négatifs

06 May 2018
Si vous voulez d'ennuyer le lecteur, utilisez des mots négatifs. Non seulement les mots négatifs ennuyeux, mais la recherche montre que cela prend plus le cerveau pour comprendre une déclaration négative que positive. Ils provoquent la confusion!

En écriture, les négatifs sont «non» des mots comme «inutiles» et «moins»; verbes avec les associations négatives comme «éviter» et «cesser de», ainsi que les plus évidentes, comme 'non', 'non', 'sauf' , «moins que» et «pas plus». Quand les lecteurs sont confrontés à un négatif, ils doivent d'abord imaginer les alternatives positives, puis mentalement s'annulent.

Un seul négatif est peu probable de causer des problèmes, bien que beaucoup d'électeur des élections a fait une pause face au défi isoloir:

Votez pour pas plus d'un candidat. (Pas clair)
Votez pour un seul candidat. (Clair)

Mais quand deux, trois ou plus négatifs sont rassemblés dans la même phrase, ce qui signifie peut devenir difficile, comme dans cette note d'un avocat à son client, un assureur:

Preneurs fermes sont, nous considérons que, libres de former le point de vue que les frères James n'ont pas encore prouvé à leur satisfaction que les sacs à court atterri n'ont pas été déchargées du navire, et ne sont pas perdus en transit entre Hong Kong et Singapour, quand ils n'étaient pas couverts par cette police d'assurance.

La phrase ci-dessus est très déroutant à cause du nombre de mots négatifs!

Voici quelques exemples de la façon de réécrire les phrases négatives de façon plus positive:

Nous ne va pas aider si vous nous donnez une mention spéciale.
Nous allons vous aider si vous nous donnez une mention spéciale

La société ne paiera pas moins que les employés y contribuent également.
La société ne paiera que si les employés y contribuer.

Votre crédit ne sera pas prolongée jusqu'à ce que vous nous payez ce que vous devez.
Nous allons vous accorder du crédit si vous payez ce que vous devez.
Nous serions heureux de prolonger votre crédit une fois que nous recevons le paiement pour ce que vous devez.

Nous ne sommes pas ouverts le samedi ou le dimanche.
Nous sommes ouverts du lundi au vendredi.

Nous n'étions pas préparés pour votre demande.
Votre demande nous a pris par surprise.

 

Utilisation des pronoms pour éviter d'écrire sexistes

18 Mar 2018

Pronoms comme lui, elle a, elle, nous, ils, et vous vous tenez dans des substantifs et doit donc correspondre les noms qu'ils remplacent en nombre (singulier ou pluriel) et le sexe (masculin ou féminin). Si le nom est singulier, le pronom doit être trop.

incorrect Tout le monde a besoin d'enlever leurs biens. (Tout le monde est singulier, leur est pluriel.)
tick1 Tout le monde a besoin d'enlever ses biens.

  • Ne pas utiliser seulement «son» pour faire référence à un nom - cela est considéré comme le langage sexiste!
  • Dans un court document de référence avec un pronom unique, nous vous recommandons d'utiliser son à la place du substantif.
  • Dans un document plus long avec des références multiples pronom, vous pourriez alterner entre elle et lui tout au long du document afin d'éviter la répétition constante. Si cela ne fonctionne pas pour vous, il suffit de réécrire la phrase que vous n'avez pas besoin de faire le bon choix.

La phrase ci-dessus pourraient également être réécrite comme:

tick1 Vous devez retirer vos objets.
 
Modification de l'objet d'un pluriel fonctionne aussi:
tick1 Les employés ont besoin d'enlever leurs biens.
 
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